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GMOサインは多くの企業が利用する、信頼性の高い電子契約ツールです。Chatworkと連携させれば、契約完了のタイミングでリアルタイム通知が届き、チームでの情報共有がスムーズになります。従来の方法ではプログラミングが必要でしたが、当社のフローボットならノーコードで簡単に設定可能です。本記事では、プログラミング不要の設定方法と便利な活用シーンを解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
今回ご紹介するフローボットは以下のような方にぴったりです。
営業マネージャーと営業担当者の視点から、契約完了通知を活用したスピーディな業務改善についてご紹介します。
GMOサインで契約が完了すると、Chatworkにリアルタイムで通知が届きます。営業マネージャーは、この通知によって契約完了のタイミングを正確に把握しやすくなり、必要に応じて迅速に次の対応を指示できます。通知には文書名や署名者情報、契約金額などの必要なデータが含まれるため、確認にかかる手間が減り、顧客対応がよりスムーズに進みます。特に顧客への契約完了報告や次回打ち合わせの調整といったアクションを、最適なタイミングで実施する土台が整うことが利点かもしれません。Chatworkのインターフェースでは、全メンバーが同時に情報を把握できるため、部署内外での効率的なコミュニケーションが期待できます。
契約完了の通知がChatworkに届くことで、営業担当者は上司への報告がスムーズに行えます。通知には契約内容や期日といった重要な情報が含まれており、確認や手動での報告の手間が軽減されます。報告漏れのリスクも減り、上司も契約状況をすぐに把握できるため、やりとりが効率的です。担当者は、契約完了後の確認業務に集中できるため、次の対応にも素早く取りかかれる体制整備が見込めます。
経理担当者にとっても、GMOサインとChatworkの連携で契約情報が自動で受信できることは大きな助けとなります。契約金額や支払いスケジュール、契約更新の有無といった重要なデータが自動で通知されるため手動での確認作業が減り、見落としが起きにくくなります。さらに、Chatworkでのデータ一元管理により契約情報がすぐに確認でき、スムーズな財務処理が期待できます。
ここからは、「GMOサインで契約が完了したらChatworkに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
GMOとの連携には、GMOサインの連携オプションが必要になります。詳しくはGMOサイン公式サイトをご確認ください
GMOサイン公式ヘルプ：外部サービス連携で契約業務をシームレスに
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
下記は事前にGMOサインにお問い合わせいただき取得してください。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの画面内の＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。
検索結果からヒットしたアプリ名をクリックします。値を入力する画面が表示されます。
値を入力したら、追加ボタンをクリックします。これでGMOサインのマイアプリ登録が完了です。
検索結果からChatworkを選択します。ログイン画面が表示されます。
連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。
これでChatworkのマイアプリ登録が完了です。
こちらのバナーをクリックします。
マイプロジェクトに、テンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。
GMOサインでのイベント（署名の完了）をトリガーにするため、Webhookの設定を行います。
こちらに表示される項目は、すでに初期設定済みです。
→次へをクリック
→テストをクリック →成功 トランザクションIDが取得できます。
イベント（署名が完了した案件）が発生していないことが考えられます。テスト案件を設定の上、再テストに進んでください。
→保存する をクリックします
次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。
この工程ではGMOサインのアクセストークンを取得します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットにはアクセストークンが生成されました。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの3つ目の工程をクリックします。
この工程では文書名などの情報を取得する操作を行います。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功 アウトプットは、文書情報が取得されます。
→保存するをクリックします。
次に、テンプレートの4つ目の工程をクリックします。
この工程でChatworkに通知する定型文を作成します。
こちらの項目は初期設定済みです。
→次へをクリックします。
→テストをクリックします。 →成功
→保存するをクリックします。今回の設定は以上になります。
全ての工程が設定されると、コンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレートの左上にあるトグルをスイッチで切り替えできます。Chatworkでは、テスト通知を確認しました。
プログラミングなしでフローボットの設定ができました。今回使用したテンプレートについては、以下をご覧ください。
GMOサインはChatworkのほか、他のアプリとも連携して自動化を活用できます。
kintoneの情報を元に、1クリックで契約書を作成しGMOサインで送付します。これにより契約業務の効率化が可能です。手作業が減り入力ミスも防ぎやすくなり、業務がスムーズに進みます。
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報が自動更新されます。これにより作業時間が短縮し、チームは本来の業務に専念できます。正確なデータが保たれ業務効率の向上が期待できます。
GMOサインでの書類締結後、ファイルを自動でDropboxに保存するフローです。ファイル保存の手間が減り、保存場所が一貫します。効率的なファイル管理により、業務がスムーズに進みます。
今回ご紹介した自動化フローは、営業や経理担当者の負担軽減や報告漏れの防止に役立ちます。営業は契約完了を即時把握でき、経理は必要な契約情報を見落としなく管理できます。この自動化で、各部門が効率よく本来の業務に集中しやすくなることが期待できます。
Yoomのフローはプログラミングなしで簡単に設定可能です。今すぐフローを導入して、GMOサインとChatworkの連携で業務効率化を実感してください！
では、またお会いしましょう！
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