Google スプレッドシートとSendGridの連携でリストの追加作業を自動化する！

Google スプレッドシートとSendGridの連携は、顧客のコンタクト情報管理の効率化を図るための強力な手段となるでしょう。
この記事では、2つのアプリをYoomで連携することで得られるメリットや具体的な設定方法について、詳しく解説します。
手動作業を減らし、業務をスムーズに進めるためのヒントをお届けします。

こんな方におすすめ

・Google スプレッドシートで顧客データを管理し、SendGridを利用してメール配信を行っている方
・顧客情報の更新や送信リスト作成に時間がかかっていると感じている方
・異なるツール間のデータ連携で整合性の維持やエラー防止に課題を抱えている方
・スプレッドシートをチームで利用しながら、データ共有や作業を効率化したいと考えている方
・ITツールのAPI連携を活用して、手動作業の削減と業務プロセスの標準化を目指している方

Google スプレッドシートとSendGridの連携メリットと具体例

1.業務プロセスの効率化

Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、SendGridのコンタクトリストに自動でデータを転送することで、手動でのデータ入力が不要になります。
これにより、スタッフは顧客情報を管理するための手間を削減でき、他の重要な業務に時間を充てることも可能になるでしょう。
例えば、頻繁に顧客データを追加する作業環境では、データ入力作業に費やしていた時間が短縮できるので、チームの生産性向上が実現できるかもしれません。

2.データの一貫性維持

Google スプレッドシートとSendGridを自動で連携することで、異なるプラットフォーム間でのデータ整合性が確保されます。
手動でデータを転記する場合、フォーマットの違いや入力ミスにより不一致が発生するおそれがありますが、自動化によりそのリスクが最小限に抑えられます。
具体的には、正確なデータ登録が実現することでマーケティングや顧客対応において正確な情報を提供できるようになるので、親睦を深めたい顧客との信頼性を高め、良好な関係性を築くことにもつながるかもしれません。

3.効率的なチームコラボレーション

Google スプレッドシートによるデータ管理は、複数人が同時に情報を入力・共有できる点が強みです。
さらに、SendGridとの連携により、Google スプレッドシートに入力したデータが自動で送信リストに反映されます。
そのため、データの共有・転記作業を別途行う必要はありません。
例えば、この自動化を導入することにより、異なる配置やメンバー間での情報共有がスムーズになり、重複作業やミスを極力抑えられ、正しいデータをもとに業務を行うことができるかもしれません。

[Yoomとは]

では、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

Google スプレッドシートとSendGridの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Google スプレッドシートのトリガー設定とSendGridの設定と、続くGoogle スプレッドシートのオペレーション設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携

(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

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Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(2)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。

(3)次はSendGridを接続しましょう。
Google スプレッドシートの新規接続と同じようにアプリを検索します。

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アカウント名とアクセストークンを入力後に「追加」をクリックします。
これで2つのアプリがyoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレートの内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・Google スプレッドシートのトリガー設定

(1)まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる「行が追加されたら」をクリックします。

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(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(4)「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。
この情報の引用も活用しましょう。

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(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

・SendGridの設定

(1)次に、2つ目のアクション「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックしましょう。

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(2)連携するSendGridのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次画面で「メールアドレス」などの情報を入力します。
入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。
例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【アドレス】の情報を引用したものです。

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(4)「追加するリスト」部分は、前ステップから取得した情報を「候補」として展開できますのでこちらも活用しましょう。

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(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで2つ目のアクションまで設定が完了しました。

(6)最後に、3つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。

・Google スプレッドシートの更新設定

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(7)Google スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
前ステップから取得した情報を「候補」として展開できますのでこちらも活用しましょう。

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情報を入力後、［次へ］をクリックしましょう。

(8)次画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。
以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『ID』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『ID』(アウトプット活用)と設定したものです。

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(9)「②更新後のレコードの値」を設定します。
「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。
入力バーをクリックし情報を入力してください。
以下の画面のように、アウトプットも活用できます。

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(10)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にも、Google スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でSlackに通知する

顧客との打ち合わせ日程をGoogleスプレッドシートで管理している方や、タスクのリマインドをSlackで受け取りたい方におすすめのフローです。
手作業による通知が不要となるため、通知漏れを防止しチーム間の情報伝達をスピーディーに実施することができます。

領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する

入力フォームに領収書をアップロードすると、その内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
スマホなどからもファイルをアップロードできるので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルをアップロードすることも可能です。

Googleスプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する

Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方に最適のフローです。
Google スプレッドシート上でデータの編集を行なうと、JUST.DB側でも自動で修正が行われるので、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

‍まとめ

Google スプレッドシートとSendGridの連携は、業務の効率化とデータの一貫性を保つための強力な手段です。
この自動化の導入により、これまで行っていた手動作業が削減されるので、チームの生産性向上にもつながるかもしれません。
ビジネスの信頼性を高めることで、より効果的な顧客対応や戦略的なマーケティング活動への挑戦も期待できます。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。