Google スプレッドシートとSendGridを連携してGoogle スプレッドシートで行を追加後にSendGridのコンタクトリストに追加する方法

Google スプレッドシートとSendGridの連携は、顧客のコンタクト情報管理の効率化を図るための強力な手段となるでしょう。

この記事では、2つのアプリをYoomで連携することで得られるメリットや具体的な設定方法について、詳しく解説します。

手動作業を減らし、業務をスムーズに進めるためのヒントをお届けします。

こんな方におすすめ

・Google スプレッドシートで顧客データを管理し、SendGridを利用してメール配信を行っている方

・顧客情報の更新や送信リスト作成に時間がかかっていると感じている方

・異なるツール間のデータ連携で整合性の維持やエラー防止に課題を抱えている方

・スプレッドシートをチームで利用しながら、データ共有や作業を効率化したいと考えている方

・ITツールのAPI連携を活用して、手動作業の削減と業務プロセスの標準化を目指している方

Google スプレッドシートとSendGridをAPI連携するメリットと具体例

1.業務プロセスの効率化

Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、SendGridのコンタクトリストに自動でデータを転送することで、手動でのデータ入力が不要になります。

これにより、スタッフは顧客情報を管理するための手間を削減でき、他の重要な業務に時間を充てることも可能になるでしょう。

例えば、頻繁に顧客データを追加する作業環境では、データ入力作業に費やしていた時間が短縮できるので、チームの生産性向上が実現できるかもしれません。

2.データの一貫性維持

Google スプレッドシートとSendGridを自動で連携することで、異なるプラットフォーム間でのデータ整合性が確保されます。

手動でデータを転記する場合、フォーマットの違いや入力ミスにより不一致が発生するおそれがありますが、自動化によりそのリスクが最小限に抑えられます。

具体的には、正確なデータ登録が実現することでマーケティングや顧客対応において正確な情報を提供できるようになるので、親睦を深めたい顧客との信頼性を高め、良好な関係性を築くことにもつながるかもしれません。

3.効率的なチームコラボレーション

Google スプレッドシートによるデータ管理は、複数人が同時に情報を入力・共有できる点が強みです。

さらに、SendGridとの連携により、Google スプレッドシートに入力したデータが自動で送信リストに反映されます。

そのため、データの共有・転記作業を別途行う必要はありません。

例えば、この自動化を導入することにより、異なる配置やメンバー間での情報共有がスムーズになり、重複作業やミスを極力抑えられ、正しいデータをもとに業務を行うことができるかもしれません。

[Yoomとは]

では、「Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する

試してみる

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■概要

メルマガ配信などのために、Google スプレッドシートで管理している顧客リストを、手作業でSendGridへ登録していませんか？ この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、SendGridのコンタクトリストへ自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSendGridで顧客情報を二重管理しており、手作業に手間を感じている方
• メルマガ配信リストの更新を効率化し、最新の状態で管理したいマーケティング担当者の方
• 手作業によるリスト管理業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、SendGridへ自動で連携されるため、これまで手作業で行っていたデータ登録の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が減るため、メールアドレスの入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を連携します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、連携済みであることがわかるように更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートやシートを監視の対象とするか任意で設定してください。
• SendGridへ連携する情報は、メールアドレスだけでなく、氏名などスプレッドシートから取得したどの情報をコンタクトリストに追加するか任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートとSendGridの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携

・テンプレートのコピー

・Google スプレッドシートのトリガー設定とSendGridの設定と、続くGoogle スプレッドシートのオペレーション設定

・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

Google スプレッドシートとSendGridをマイアプリ連携

まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。

Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。

Google スプレッドシートの連携方法は以下の解説ナビをご覧ください！

Google スプレッドシートの新規接続と同じようにアプリを検索します。

アカウント名とアクセストークンを入力後に「追加」をクリックします。

これで2つのアプリがyoomアカウントに接続できました。

テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する

試してみる

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■概要

メルマガ配信などのために、Google スプレッドシートで管理している顧客リストを、手作業でSendGridへ登録していませんか？ この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、SendGridのコンタクトリストへ自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSendGridで顧客情報を二重管理しており、手作業に手間を感じている方
• メルマガ配信リストの更新を効率化し、最新の状態で管理したいマーケティング担当者の方
• 手作業によるリスト管理業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、SendGridへ自動で連携されるため、これまで手作業で行っていたデータ登録の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が減るため、メールアドレスの入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を連携します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、連携済みであることがわかるように更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートやシートを監視の対象とするか任意で設定してください。
• SendGridへ連携する情報は、メールアドレスだけでなく、氏名などスプレッドシートから取得したどの情報をコンタクトリストに追加するか任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレートの内容を確認してください。

設定フローは3つです。

Google スプレッドシートのトリガー設定

まず、Google スプレッドシートのアプリトリガーを設定します。

トリガーとなる「行が追加されたら」をクリックします。

連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

次の画面で「トリガーの起動間隔」や「スプレッドシートID」の情報を入力していきましょう。

「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。

※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

「スプレッドシートID」、「シートID」の項目は、入力バーをクリックすると以下の画面のようにアカウントから取得した情報を「候補」として展開できます。

この情報の引用も活用しましょう。

テーブル範囲を指定します。

情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［完了］をクリックします。

SendGridの設定

次に、2つ目のアクション「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックしましょう。

連携するSendGridのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

次の画面で「メールアドレス」などの情報を入力します。

入力バーをクリックすると、アウトプットを選択できます。

例として、下記は前ステップから取得したアウトプット【アドレス】の情報を引用したものです。

「追加するリスト」部分は、前ステップから取得した情報を「候補」として展開できますのでこちらも活用しましょう。

情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

これで2つ目のアクションまで設定が完了しました。

Google スプレッドシートの更新設定

最後に、3つ目のアクション「レコードを更新」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートのアカウント情報が入力されていることを確認しましょう。

下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。

前ステップから取得した情報を「候補」として展開できますのでこちらも活用しましょう。

情報を入力後、［次へ］をクリックしましょう。

次の画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを取得し、レスポンス結果の一番上のレコードの値を更新する設定を行います。

以下は例として、「①更新したいレコードの条件」へ、更新したいレコードに『No』を指定し、条件を『等しい』、条件と一致する情報を『No』(アウトプット活用)と設定したものです。

「②更新後のレコードの値」を設定します。

「①更新したいレコードの条件」に設定した値は、ここで設定した値に更新されます。

入力バーをクリックし情報を入力してください。

以下の画面のように、アウトプットも活用できます。

情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

これで設定は完了です。

トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

Google スプレッドシートで行が追加されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する

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■概要

メルマガ配信などのために、Google スプレッドシートで管理している顧客リストを、手作業でSendGridへ登録していませんか？ この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、SendGridのコンタクトリストへ自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSendGridで顧客情報を二重管理しており、手作業に手間を感じている方
• メルマガ配信リストの更新を効率化し、最新の状態で管理したいマーケティング担当者の方
• 手作業によるリスト管理業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、SendGridへ自動で連携されるため、これまで手作業で行っていたデータ登録の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が減るため、メールアドレスの入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を連携します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、連携済みであることがわかるように更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートやシートを監視の対象とするか任意で設定してください。
• SendGridへ連携する情報は、メールアドレスだけでなく、氏名などスプレッドシートから取得したどの情報をコンタクトリストに追加するか任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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その他の自動化例

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

他にも、Google スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でSlackに通知する

顧客との打ち合わせ日程をGoogleスプレッドシートで管理している方や、タスクのリマインドをSlackで受け取りたい方におすすめのフローです。

手作業による通知が不要となるため、通知漏れを防止しチーム間の情報伝達をスピーディーに実施することができます。

毎日、Google スプレッドシートで日付が今日に該当するレコードを取得してSlackに通知する

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■概要

Google スプレッドシートで管理しているタスクや案件の進捗について、毎日確認してSlackでリマインドするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れにも繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを自動で参照し、今日の日付に該当するレコード情報をSlackへ自動で通知できるため、こうした日々の確認業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシート上のタスクや期日管理を手動で確認し、通知している方
• Slackへの定期的なリマインド連絡を自動化し、コミュニケーション漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• 日次での情報共有やレポート作成を効率化したいと考えている業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートの情報を自動取得してSlackへ通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を短縮します。
• 手作業による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日決まった時間にフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを起動したい日時（例：毎朝9時）を自由に設定してください。
• Google スプレッドシートからレコードを取得する際の検索条件は、日付だけでなく、担当者名やステータスといった任意の項目に変更が可能です。
• Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意に設定でき、スプレッドシートから取得したタスク名などの情報をメッセージ内に埋め込むこともできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する

入力フォームに領収書をアップロードすると、その内容をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。

スマホなどからもファイルをアップロードできるので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルをアップロードすることも可能です。

領収書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートへ記載する

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■概要

経費精算などで発生する領収書の処理、手作業での入力に手間を感じていませんか？目視での確認と転記作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた領収書の情報をOCRで自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連の流れを自動化し、こうした課題を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 経費精算などで大量の領収書を手作業で処理している経理担当者の方
• 領収書の情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力の手間を削減したい方
• OCR機能を活用して、紙や画像の書類からのデータ転記を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにアップロードするだけで領収書の情報が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記による、金額の入力間違いや項目の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、領収書のアップロード用フォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「領収書を読み取る」アクションを設定し、フォームでアップロードされたファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」などのアクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに転記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、領収書の画像ファイル以外に、申請者名や日付などの質問項目を任意で追加・編集することが可能です。
• Google スプレッドシートへ転記する際、どのシートのどの列にOCRで読み取ったどの情報を記載するかを任意で設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Googleスプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する

Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方に最適のフローです。

Google スプレッドシート上でデータの編集を行なうと、JUST.DB側でも自動で修正が行われるので、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新する

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらJUST.DBのレコードも更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・顧客企業と情報のやり取りを共有シートを使用して行う方

・チームで同一のシートを編集し、情報のクオリティをあげたいチームリーダー

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2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方

・データ集計を担当しているマーケター

・顧客情報の管理に使用しているカスタマーサービス部門の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは情報のまとめや共有をスムーズに行うために有効的なツールです。
さらにJUST.DBも活用することで、プロジェクトの進行を促進することができます。
しかし、Google スプレッドシートで編集された情報をJUST.DBでも手作業で編集することは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

Google スプレッドシートで修正された情報を、手間なくJUST.DBにも反映させたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの編集が行われたら、JUST.DBでも自動で修正を行うため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。

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SendGridを使ったその他の自動化例

Outlookで特定のメールを受信したら、AIで要約してSendGridで転送する

Outlookで受信した重要なメールをAIが自動で要約し、SendGridを通じて指定の宛先へ転送するフローです。大量のメールの中から必要な情報だけを簡潔に把握できるため、情報共有のスピードを上げたいチームや、外出先で素早く内容を確認したい方に適しています。

Outlookで特定のメールを受信したら、AIで要約してSendGridで転送する

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■概要

Outlookで受信する重要なメールの内容を把握し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約し、SendGridで指定の宛先に転送する一連の流れを自動化できます。これにより、メールの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する大量のメールから重要な情報を抽出し、共有する作業に時間を要している方
• SendGridを活用して、Outlookに届いた特定のメールを関係者に自動で通知したいと考えている方
• AIによる文章要約を取り入れ、手作業での転記ミスや共有漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からSendGridでの転送までが自動化されるため、手作業での確認や要約作成の時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が完了するため、重要なメールの見落としや転送時の宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を利用し、トリガーで受信したメール本文を要約します。
4. 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、要約したテキストを本文に含めて指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、検知対象としたいキーワードを「問い合わせ」や「至急」など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
• AIへの指示内容は自由にカスタマイズが可能です。「100字以内で要約して」や「重要なポイントを3つ箇条書きで抽出して」など、目的に応じた指示を作成できます。
• SendGridの「メールを送信する」オペレーションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームが送信されたらSendGridで添付ファイル付きメールを自動送信する

Googleフォームから申し込みや問い合わせがあった際に、SendGridから自動で資料などの添付ファイルを送信するフローです。
手動でのメール送信作業を省き、希望者へ必要な資料を漏れなく届けることが可能になります。

Googleフォームが送信されたらSendGridで添付ファイル付きメールを自動送信する

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■概要

Googleフォームで受け付けた回答者へ、資料などのファイルを都度添付してメールを手動で送信する作業は、手間がかかるものです。また、手作業による対応は、送信漏れやファイルの添付忘れといったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、SendGridから指定のファイルを添付したお礼メールなどを自動送信することが可能です。定型的なメール送信業務を自動化し、円滑なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで資料請求などを受け付け、手動でファイルを添付しメールを送っている方
• SendGridを活用したメール送信のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
• フォーム回答者への迅速な一次対応を実現し、顧客体験を向上させたいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答をトリガーにメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• 手作業によるメールの宛先間違いやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、メールに添付したいファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する（ファイル添付）」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを添付してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
• Google Driveのオペレーションで、メールに添付して送付したいファイルのファイルIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 

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Slackで特定のメッセージが投稿されたら、テキストを抽出しSendGridでコンタクトリストを作成する

Slackの特定のチャンネルに投稿されたメールアドレスなどの情報をAIが自動で抽出し、SendGridのコンタクトリストへ直接登録するフローです。 

チャット上のやり取りから手作業でリスト化する手間をなくし、リード情報の蓄積やメルマガ配信リストの更新を自動化したいチームに最適です。

Slackで特定のメッセージが投稿されたら、テキストを抽出しSendGridでコンタクトリストを作成する

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■概要

Slack上での問い合わせやイベント申し込みなど、特定のメッセージに含まれる情報を手動でメールリストに登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Slackの特定メッセージをトリガーとして、AIが自動でテキストを抽出しSendGridへコンタクトリストを作成する一連の業務を自動化できます。SendGridと連携したマーケティングオートメーションの第一歩として、定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SendGridとSlackを連携させ、マーケティング業務の自動化を推進したいご担当者様
• Slack上のテキスト情報を手作業でSendGridに転記しており、手間やミスに課題を感じている方
• 特定のキーワードを含むSlackメッセージを起点に、効率的なリード管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackで特定のメッセージが投稿されると、自動でSendGridのコンタクトリストが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SendGridとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションでSlackのメッセージからメールアドレスなどの必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでSendGridを選択し、「コンタクトリストの作成」アクションで、抽出した情報を基にリストを作成します
5. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「スレッドにメッセージを送る」アクションで、処理が完了したことを元の投稿に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のチャンネルIDを指定してください
• 最後のSlackへの通知オペレーションでは、固定のテキストだけでなく、それまでのアクションで取得したコンタクト情報などを活用し、任意のメッセージ内容を設定することが可能です

■注意事項

• ‍‍SendGrid、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  

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まとめ

Google スプレッドシートとSendGridの連携は、業務の効率化とデータの一貫性を保つための強力な手段です。

この自動化の導入により、これまで行っていた手動作業が削減されるので、チームの生産性向上にもつながるかもしれません。

ビジネスの信頼性を高めることで、より効果的な顧客対応や戦略的なマーケティング活動への挑戦も期待できます。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。

よくあるご質問