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Trello×AIエージェント｜タスク管理の自動化方法を紹介
Trelloにはプロジェクトの進捗状況や担当者、期限などの情報が蓄積されていますが、対応が必要なタスクを見つけるには、複数のカードを確認して情報を整理する手間がかかります。また、Trelloにタスクを登録する際も、チャットやメール、会議メモなどの受け取った情報から必要な情報を洗い出し、担当者や期限を整理する必要があるため、情報の確認や転記が担当者の負担になりがちです。
AIエージェントを活用すれば、受け取った情報から必要なタスクを整理しカードを作成したり、複数のカードから進捗状況を分析し担当者へ通知することなどが可能です。
この記事では、TrelloとAIエージェントを組み合わせて、タスクの登録から情報管理、進捗確認までを効率化する具体的な活用例をご紹介します。
Trello×AIエージェントで効率化できる業務
AIエージェントを活用して、Trelloを活用した業務をどこまで自動化できるのか見ていきましょう。
依頼内容を整理してタスク化
Google Driveに保存される会議メモやプロジェクトに関するやりとりには、担当者への依頼や対応期限など、タスク管理に必要な情報が含まれています。
YoomのAIワーカーなら、資料の内容とTrelloに登録された既存のタスクを照らし合わせ、新しく登録すべきタスクや優先的に対応すべき作業を判断できます。
例えば、「来週金曜までに資料を作成する必要がある」「既存のタスクと重複しているため登録は不要」といった状況を判断し、必要に応じてTrelloへのカード登録や関係者への通知まで進められます。
①（トリガー）Google Driveにファイルが格納される
▼保存された会議資料
②（AIワーカー） ファイルからタスクを抽出しアプリ操作を実行する
▼登録されたTrelloのカード
▼カードの詳細
▼Slackに送信されたメッセージ
▼今回使用したテンプレートはこちら
プロジェクトの目標から必要なタスクを自動で分析・抽出し、マイルストーンを含めた構成案を作成するAIワーカーです。タスクの粒度を揃え、漏れのない計画を効率的に立案できるため、プロジェクトの可視化や進捗管理をスムーズに行いたい方におすすめです。
- プロジェクトの目標から具体的な実行プランへの落とし込みに時間を要しているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの漏れや重複を防ぎ、論理的な整合性を保ったタスクリストを効率的に作成したいチームリーダーの方
- 進捗管理を円滑にするために、タスクを適切な粒度で細分化し、属性情報を整理したい管理担当者の方
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
実際のAIワーカーの設定方法などは、
AIエージェントでプロジェクト管理｜進捗確認に追われない方法
をご参照ください。
カードに不足している情報を補完
Trelloのタスクを進める中で、顧客情報や契約履歴、関連プロジェクトの情報など、カードに登録されていない情報の確認が必要になることがあります。
YoomのAIワーカーを活用すれば、カードの内容に応じて必要な情報を判断し、他のツールから関連する情報を収集して整理できます。
例えば、「顧客の過去の契約内容を確認する」「関連プロジェクトの進捗状況を把握する」などの場合に、Trelloのカードに必要な情報を取得し追記することで、担当者が別のアプリを開いて情報を探す手間を減らせます。
①（トリガー）Trello上で指定のリストにカードが移動する
②（AIワーカー）スプレッドシート、Google Driveからタスクに関連する情報を読み取る
▼スプレッドシートの顧客情報
▼Google Driveに保存されているプラン情報
▼Google Driveに保存されている契約書
③（AIワーカー）必要な情報をTrelloに追加する
▼今回使用したテンプレートはこちら
多様な形式のデータから必要な項目を抽出し、数値の整合性を検証した上で構造化データへ変換するAIワーカーです。入力業務の自動化とデータの正確性向上を同時に実現できるため、領収書や名刺などのデータ化に時間を費やしている事務担当者や、精度の高いデータ管理を目指す方におすすめです。
- 領収書や名刺などの紙媒体やテキストデータからの抽出・入力作業に時間を費やしている事務担当者の方
- OCRの誤認識による計算ミスを防ぎ、抽出データの正確性を厳密に担保したいと考えているデータ管理担当者の方
- 異なる形式のデータを自社のデータベース仕様に合わせて整形・マッピングする作業を効率化したいエンジニアの方
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
カード情報をもとに進捗を報告
Trelloでプロジェクトの進捗を報告する際には、複数のカードを確認し、タスクの完了状況や期限、更新状況を把握する必要があります。
YoomのAIワーカーなら、複数のカードの更新状況や期限を読み取り、プロジェクトの進捗を分析し、必要な対応を判断できます。
例えば、「期限を過ぎても完了していないタスクがある」「長期間更新されていないカードがある」といった問題点を把握し、対応の優先順位や今後の対応案をまとめた進捗レポートを作成し、関係者に共有できます。
①（トリガー）指定の日時に起動し、プロジェクト内のタスクを読み取る
②（AIワーカー）読み取った内容をもとに報告書の内容を生成し承認依頼を送信
③（ユーザー）確認内容をもとに必要に応じて内容を調整
④（AIワーカー）ユーザーからの調整内容をもとに報告書を生成
▼生成された報告書
⑤（AIワーカー）Slackに報告書作成を通知
▼今回使用したテンプレートはこちら
プロジェクト管理ツールや在庫データのステータスを定期的に確認し、期限超過や在庫不足を検知した際にSlackやメールで関係者へ通知するAIワーカーです。手作業によるチェック業務を減らし、異常への対応をスムーズに進められるので、確認漏れのリスクを抑えたいプロジェクト管理担当者や在庫管理担当者の方におすすめです。
- プロジェクトの進行状況を複数担当しており、期限超過のチェックを手動で行う手間を省きたいプロジェクト管理担当の方
- 在庫数の確認や補充アラートの発信を毎回手作業で行っており、見落としのリスクを減らしたい在庫管理担当の方
- 状況変化の把握が遅れがちで、担当メンバーへの通知フローをスムーズに整えたいチームリーダーやマネージャーの方
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
Trello×AIワーカーで、日々の業務を効率化！
TrelloとAIワーカーを組み合わせれば、会議メモからのタスク登録や関連情報の確認、複数のカードをもとにした進捗レポートの作成など、これまで手作業していた業務の負担の削減につながります。
Yoomを活用することで、プログラミングなどの専門知識がなくても、チャットで実行したい内容を伝えるだけで独自のAIエージェントを構築可能です。AIワーカーの核となるAIには、Gemini、OpenAI、Claude、DeepSeekといったモデルを、個別契約なしで用途に合わせて選択できます。
また、Yoomは750種類以上のアプリと連携可能なため、Trello単体の機能に留まらず、他アプリと連携し一連の業務プロセスを止めることなく自動化できるのが強みです。
あなたもYoomのAIワーカーでTrelloを使ったプロジェクト管理の効率化をしてみませんか？
よくあるご質問
Q：Claude CodeとYoomのAIワーカーは何が違いますか？
A：
Claude Codeは、主にコードの作成や編集、開発環境操作を支援する、エンジニア向けのツールです。そのため、利用には専門的な知識や実装が必要になる場面があります。
対して、YoomのAIワーカーは、エンジニアではない方でも業務上の目的や判断基準を設定するだけで、Trelloへの登録やSlack通知といった実際の業務フローを動かすことができます。「エンジニアではないけれど、AIの力で業務を効率化したい」という場合は、AIワーカーが適しています。
自分の役割や技術的なスキルに合わせて、開発ならClaude Code、日々の業務自動化ならYoomのAIワーカー、といった使い分けがおすすめです。
Q：AIワーカーとフローボットはどう使い分ければいいですか？
A：
フローボットとは、普段使っている複数のアプリをパズルのようにつなぎ合わせて、一連の業務の流れ（ワークフロー）を自動化できる仕組みのことです。 その上で、用途や要望に応じて以下のように使い分けるのがおすすめです。
- 大枠をAIに任せたいなら「AIワーカー」：「今週のチケットを要約してレポートにして」といった、柔軟な要約やアイデアが必要な場面に最適です。指示を出すだけでAIが即座に土台を作ります。
- ロジックを固めたいなら「フローボット」：メールチェッカーのように、実行する処理が明確な業務には、手順をパズルのように定義できるフローボットが確実です。
- 確実性と効率の両立：AIの柔軟性とフローボットの確実性を組み合わせた「ハイブリッド構成」も可能です。タスク消費や確実性に課題を感じた際は、この構成を検討してみてください。
Q：AIワーカーを使う際、他に気をつけるべきことはありますか？
A：
以下の点にご注意ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本的な設定方法は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリや操作などはフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
- AIワーカーはスキル（AIへの指示）を詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
Q：Trelloのカード情報を大量に読み取って処理させたいのですが、注意点はありますか？
A：
AIワーカー内で大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを大きく消費する可能性があるのでご注意ください。 特にTrelloのように多くのカード（データ）を保持するアプリから一度に大量の情報を読み取ると、その分タスクの消費が進みます。必要なデータだけに絞り込んで指示を出すなど、工夫して運用することをおすすめします。
Q：セキュリティが心配ですが大丈夫でしょうか？
A：
はい、安心してご利用いただけます。Yoomでは情報セキュリティの国際規格「ISO/IEC 27001（ISMS）」認証を取得しています。また、AIワーカーでは入力データがAIモデルの学習に利用されないよう、オプトアウト設定が適用されています。重要な判断工程に「担当者依頼」による人の承認ステップを挟むことができるため、安心して導入いただけます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
