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「会議が終わるたびに、録音データを聞き返して文字起こしするのが大変…」
「文字起こしした内容を、手作業でkintoneにまとめているけど時間がかかりすぎる…」
このように、会議後の議事録作成やデータ入力といった定型業務に、多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、Web会議が終了すると同時に音声データが自動で文字起こしされ、その内容が要約された上でkintoneのデータベースに自動で記録される仕組みがあれば便利ですよね！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Web会議が終了した際に自動で文字起こしを行い、要約した結果をkintoneに登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携させて、操作が行えるようにしていきます。
下記をご参照ください。
続いて、Yoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「このテンプレートを試す」をクリックして、フローの編集画面を開きましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まずは、Web会議トリガーの設定を行います。
1つ目の赤枠をクリックしてください。
トリガーとなる会議を作成します。
会議に参加して、リンクをコピーしましょう。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加を承認してYoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
文字起こしのデータから文章を要約する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
変換タイプがデータの条件に当てはまっているか確認しましょう。
今回は、15,000文字以下のデータを処理するため、こちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、要約したい対象のテキストを選択します。
文字数を指定します。
任意で、要約の条件などを細かく指定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
ページ下部の「完了」をクリックしておきましょう！
これまでに取得した値を使用して、kintoneのベータベースにレコードを追加する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう！
kintoneと連携するアカウント情報を確認します。
アカウント情報に問題がなければ、データベースの連携に移りましょう！
アプリIDは、候補から選択するか手動で入力することも可能です。
設定ができたら「次へ」ボタンで、レコードの値の設定をしていきましょう！
追加するレコードの値を設定します。
「要約」アイコンから要約結果をレコードとして追加します。
レコードの設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
テスト成功という表記が確認できたら、kintoneで新規レコードが追加されています。
該当のkintoneのページを確認してみましょう！
確認ができたら、最後にYoomにて完了ボタンをクリックして設定を保存しておきます。
最後に、フローボットをONに切り替えて、実際にWeb会議を実施し録画を終了させてみましょう。
フローが正常に起動し、文字起こしされた会議の要約がkintoneに自動で登録されれば設定は完了です！
レコードが登録・更新された際、チャットツールへの通知やクラウドストレージへのフォルダ作成、Webサイトへの新規投稿が可能です。
また、顧客管理システムや会計ソフトとの連携により、取引先情報や口座情報もタイムリーに同期。
二重入力の手間をなくして常に最新の情報を共有できる体制を構築しましょう。
会議の音声データを自動で文字起こしし、kintoneに連携するフローを構築することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成やkintoneへの転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、面倒な事務作業から解放され、会議で得られたインサイトを元にした次のアクションに迅速に着手できるため、組織全体の意思決定スピードの向上にも繋がるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できるでしょう。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：文字起こしの全文と要約の両方をkintoneに登録できますか？
A：
はい、できます。
その際、kintoneには全文と要約のフィールドを作成してください。
その後、「レコードを追加する」アクション部分で全文の部分に、取得した値から「会議内容の文字起こし」をマッピングしましょう。
Q：Web会議トリガーでは、複数人の発言を区別して記録できますか？
A：
はい、記録できます。
しかし、複数人が同時に話したり、早口や専門用語の多い会話は精度が下がる可能性があります。
はっきりとわかりやすく発言することで、より精度の高い会議の議事録を作成することができます。
Q：フローの連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
