kintoneでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのステータス更新を、手作業でOutlookからメール通知している方
• kintoneを中心とした業務フローの自動化によって、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
• 案件やタスクの進捗共有を効率化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータスが更新されると自動でメールが送信されるため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による宛先間違いや本文の記載ミス、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を基にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのレコードを取得するアクションでは、トリガーで受け取ったレコードIDなどを変数として設定し、対象のレコード情報を取得するように設定してください
• Outlookのメール送信設定では、宛先や件名、本文などを任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件情報などを変数としてメールの件名や本文に差し込むことで、より実用的な通知が可能です

■注意事項

• kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。