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「ファイルをその都度kintoneにアップロードするのが大変…」
「手動でファイルをアップロードすると、ミスやアップロード漏れが発生してしまう……」
このように、kintoneへのファイルのアップロードに手間や課題を感じていませんか？
もし、フォームで受け付けたファイルをkintoneに自動でアップロードできる仕組みがあれば、これらの面倒な手作業から解放されるでしょう。
これにより重要な顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneへのファイルアップロードを自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで受け付けたファイルをkintoneにアップロードするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォーム機能で送信されたファイルをkintoneに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：kintoneをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとkintoneを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
下記の記事もチェックしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームトリガー設定
「フォーム」を選択します。
既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームをそのまま使用します！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です！
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。
完了ページは以下の「完了ページ」から確認可能です。
その他の項目は有料プランでのみ設定可能な場合もあります。
「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力しましょう。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
実際のフロー稼働時は、回答された内容が反映するので安心してください。
回答できたら「完了」を選択してくださいね。
ステップ4：kintoneにレコードを追加する
「レコードを追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認してください。
今回のフローで使用したいkintoneのアプリの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
今回は例として以下のように設定しました！
「アプリID」を設定しましょう。
候補から選択可能ですが、該当のアプリがない場合は注釈に沿って手動で入力してくださいね。
次に進み、「追加するレコードの値」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
ファイルのアップロードは後続のオペレーションで行うので、空欄にしています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
また、レコードIDが「取得した値」に反映されていない場合、手動で取得する必要があります。
データベース操作時のアウトプット取得については、「データベースを操作するオペレーションで、任意のアウトプットを取得する方法」をご参照ください。
追加できたら「完了」を選択しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
kintoneにレコードが追加されました！
ステップ5：kintoneでファイルをアップロードする
「ファイルをアップロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「サブドメイン名」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下の画像のように設定されていることを確認します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ6：kintoneでファイルとレコードを関連付けする
「ファイルとレコードを関連付け」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「サブドメイン名」と「アプリID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「レコードID」を「取得した値」から設定します。
「フィールドコート」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※フィールドコートの確認方法
該当のアプリの「設定」を選択します。
ファイルをアップロードしたい項目の「設定」をクリックしましょう。
フィールドコートを確認してください。
「ファイルキー」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
ファイルとレコードが関連付けられました！
ステップ7：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
まとめ
kintoneへのファイルアップロードを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやレコード検索、添付といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。
これにより、担当者はファイル管理業務に時間を奪われることなく、より重要なコア業務に集中できる環境を整えることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もしkintone関連業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルとレコードを関連付けた後に、通知できますか？
A：
はい、できます！
例えばSlackで通知したい場合、「ファイルとレコードを関連付け」オペレーション直下の「+」マークからSlackを検索して、該当のオペレーションを設定しましょう。
Q：ファイル名を自動で変更してからアップロードできますか？
A：
はい、できます！
「フォーム」直下の「+」マークから「データ変換」を選択し、「ファイル名の変換」をクリックしましょう。
「ファイル名変換対象の値」をプルダウンから「ファイル」に設定します。
「変換後のファイル名」は「取得した値」の使用が可能です！
その後、kintoneの「ファイルをアップロード」オペレーションで「ファイル」を「ファイル名変換後のファイル」に設定しましょう。
Q：連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
