・
「kintoneのレコードを更新したいけど、データが多すぎて一つ一つ手作業で対応するのは大変…」
「Microsoft Excelで管理している最新の情報をkintoneに反映させたいけど、転記ミスが心配…」
このように、kintoneのレコード一括更新に関する業務で、手間やヒューマンエラーのリスクに悩んでいませんか？
もし、指定した日時にMicrosoft Excelファイルから最新の情報を自動で取得し、kintoneの該当レコードを一括で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して面倒な更新作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのレコードを一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
kintoneに登録された大量のレコード情報を、Microsoft Excelのリストを元に手作業で更新していませんか？
定期的に発生する更新作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、kintoneのレコードを一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
Microsoft Excelの情報を元にkintoneのレコードを一括更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にMicrosoft Excelから情報を取得し、kintoneのレコードを一括で自動更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[kintone]／[Microsoft Excel]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
kintoneに登録された大量のレコード情報を、Microsoft Excelのリストを元に手作業で更新していませんか？
定期的に発生する更新作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、kintoneのレコードを一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ステップ1：kintoneとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
以下のナビ動画を参考にしながら設定してください。
※なお、「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
kintoneに登録された大量のレコード情報を、Microsoft Excelのリストを元に手作業で更新していませんか？
定期的に発生する更新作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、kintoneのレコードを一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
日付指定やCron設定することもできます。
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：複数のレコードを取得する設定
フローに戻り、「複数のレコードを取得する」のアイコンをクリックします。
なお、今回は以下のようなMicrosoft Excelデータベースを使用します。
事前にデータベースを準備しておいてください。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
まず、ファイルの保存場所をOneDriveかMicrosoft SharePointのどちらか選択してください。
続いてドライブIDとファイル名、シート名を入力します。
ドライブIDとファイル名はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
シート名も同様にボックスをクリックすると対象のシートが表示されるので候補から選択してください。
テーブル範囲は以下のように設定しました。
設定できたら、「次へ」をクリック。
取得したいレコードの条件を設定します。
条件の内容は業務フローにあわせてカスタマイズしてください。
今回は、Microsoft Excelとkintoneでタスクの併用管理をしていることを想定し、前日にステータスが「中止」に更新されたデータを取得できるように設定にしました。
更新日は日付から「昨日」を以下のように選択しています。
テストに成功すると、取得した値にMicrosoft Excelで取得した情報が追加されます。
この取得した値は、のちのフローで使用できます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、繰り返しデータベースからステータスと更新日を取得したいので、「+取得した値を追加」から繰り返し対象の取得した値を増やして、以下のように設定しました。
設定ができたら、「完了」をクリックします。
ステップ6：kintoneのレコードを更新する設定
フローに戻り、「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、データベースの連携を設定していきます。
なお、kintoneには以下のようなアプリが事前に作成されているため、こちらの情報を連携していきます。
アプリIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択し、「次へ」をクリックします。
更新したいレコードの条件はMicrosoft Excelとkintoneそれぞれ同じレコード番号を登録していることを前提に、取得した値から以下のように設定しています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
更新後のレコードの値も同様に該当するデータを取得した値を使って設定して、「テスト」をクリックします。
今回はステータスのみ変更します。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
kintoneのデータを確認すると、ステータスが「中止」に更新されています！
お疲れさまでした。
これでフローの作成は完了です！
ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
データが登録・更新されたら、フォルダ自動作成、Webサイトへの自動投稿、チャットツールへの通知、CRMや会計システムへのデータ同期を行います。
また、メール、タスク管理、SFAなどの外部システムからの情報をデータベースに自動で集約することも可能。
データの入力負荷を軽減し、情報共有とプロセス実行の迅速化を支援します。
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Slackに自動的に通知することができます。
Slackに通知される内容は、設定したフィールドの値や、レコードのURLなど、任意の情報を設定することができます。
◼️設定方法
1.kintoneとSlackを連携してください。
2.マイアプリ連携でkintoneの「レコードが登録されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
3.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、通知するチャンネルやメッセージ内容を設定してください。
4.通知内容は、kintoneから取得した値を自由に利用することができます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
kintoneのデータベースに追加するレコード内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にkintoneのデータベースにレコードを追加するフローです。
Trelloに作成された内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneのデータベースにレコードが追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
kintoneのデータベースに追加する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Trello、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報を、営業活動のためにZoho CRMへ手作業で転記していませんか。この二重入力の手間は、業務の非効率を招くだけでなく、入力ミスや情報の反映漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを登録するだけで、Zoho CRMに取引先情報が自動で作成されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している製品情報やニュースなどを、手作業でWebサイトに投稿していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードを追加するだけで、自動でWordPressに新規投稿を作成できます。手作業による投稿の手間を省き、迅速で正確な情報発信を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneで管理している案件やタスクのステータス更新時、関係者への連絡を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？
手動でのメール作成は時間がかかるだけでなく、連絡漏れや宛先間違いなどのミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kintoneのステータス更新をトリガーとしたOutlookでのメール送信が自動化され、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneとfreee会計で取引先情報をそれぞれ管理しており、情報の更新作業を手間に感じていませんか？手作業での二重入力は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが更新されたら、その内容をトリガーにfreee会計の口座情報を自動で更新する仕組みを構築でき、データ管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
kintoneのレコード一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた大量のデータ更新作業の手間を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、データの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：更新するデータを特定の条件で絞り込めますか？
A：
はい、できます。
今回のフローではステップ4：複数のレコードを取得するアクションにて「更新日が前日」と「ステータスが中止」という2つの条件を設定し、絞り込んでいますが、「+トリガー条件を追加」からさらに条件を追加することが可能です。
Q：処理の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
Q：Microsoft ExcelではなくGoogle スプレッドシートでも可能ですか？
A：
はい、可能です。
今回のフローを修正する場合は、Microsoft Excelのアクションを削除し、「+」からGoogleスプレッドシートのアクションを追加・連携してください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリから確認できます。
