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※この記事でLINEと表記されるアプリは「LINE公式アカウント」です。
メンバーの入退室状況を把握することは、チームのスムーズな運営に役立ちます。
しかし、実際には突然の離席や特定のルームへの戻りなど、メンバーの動きを正確に把握するのは意外と難しいものです。
そこで、Yoomを活用してoviceとLINE公式アカウントを連携し、メンバーの入退室状況を自動的に通知する自動化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
これにより、情報の把握が容易になり、業務の効率化が期待できます。
この記事では、この連携によって得られる具体的なメリットと、その設定方法について詳しく解説します。
以下では、具体的なシチュエーションを通じて、oviceとLINE公式アカウントを連携することによって得られるメリットを2つご説明します。
oviceとLINE公式アカウントを連携させることで、メンバーの入退室状況をLINE公式アカウントで通知することが可能になります。
例えば、マーケティング部のリーダーが会議の準備をしている際に、チームメンバーが突然外出した場合でも、「田中さんが離席しました。離席理由: 顧客との打ち合わせ」という通知がLINE公式アカウントに届くことで、リーダーはメンバーの状況を正確に把握できます。
通知するメッセージ内容は自由に構成することができ、離席メモの内容を通知することができます。
この連携によって、単なる入退室の通知以上に、メンバーの状況や業務の進行状況に対する理解がしやすくなるでしょう。
例えば、突然の外出が顧客との打ち合わせや重要なタスクによるものであると把握できれば、リーダーは適切な対応やフォローアップを行いやすくなります。
リーダーやマネージャーは管理が楽になるでしょう。
入退室の情報が自動的に通知されることで、コミュニケーションの手間の減少と、チームの協力体制の強化に期待が出来ます。
[Yoomとは]
ここからは「oviceで入退室したらLINE公式アカウントに通知する」フローの設定についてご紹介します。
最初に、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
(1)下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
■概要
バーチャルオフィスoviceを導入しているものの、メンバーの在席状況をリアルタイムで把握しきれず、確認に手間がかかることはないでしょうか。また、都度手作業でチームに状況を共有するのは、手間がかかり報告漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、oviceでの入退室をトリガーにして、LINE公式アカウントに自動で通知を送信するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(2)次に、ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されていますので、そちらを確認してください。
(3)以下の画面が表示されたら、ステップ2に進んでください。
次に、oviceの設定に移ります。
(1)画面左側にある「マイアプリ」をクリック
(2)次に、画面右側に表示される「+新規接続」をクリック
(3)アプリの一覧からoviceを選択
(4)新規登録画面の指示に従って、以下を設定
アクセストークンとクライアントIDについて:パブリックAPI – ovice ヘルプセンター
(5)「追加」をクリックし、マイアプリ登録が完了です。
次はLINE公式アカウントの設定です。これも「マイアプリ」に登録します。
(1)アプリの一覧からLINE公式アカウントを選択
(2)アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリック
LINE公式アカウントの詳しいマイアプリ登録方法は、下記のサイトをご参照ください。
LINE公式アカウントのマイアプリ追加方法
(3)登録メールアドレスに送信された認証用のログインコードを入力し、「ログイン」をクリック
(4)以上でLINE公式アカウントの設定も完了です。
ここまで来たら、 コピーしたテンプレートに戻りましょう！
(5)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリック
(6)コピーしたテンプレートをクリックし、ステップ4に進みましょう。
(1)フローの一覧画面から「入退室したら」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※既に設定されているタイトルをそのまま使用しても大丈夫です。
(3)トリガーアクションは「Webhookを受信したら」を選択
(4)「次へ」をクリック
■アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
(5)画面の指示にしたがってWebhookURLをコピーし、以下の設定を行ってください。
(6)「テスト」でエラーが出なければ「保存する」をクリック
(7)続いてアプリトリガーの下に表示される「アプリと連携する」をクリック
(8)タイトルを設定
(9)アクションは「テキストメッセージを送信」を選択
(10)「次へ」をクリック
■API接続設定
(11)送信先のユーザーIDを入力します。
LINE公式アカウントの送信先のユーザーID設定方法は、こちらをご参照ください。
(12)メッセージには、テキストと「入退室したら」のアウトプットを組み合わせて自由に構成が可能です。
項目名は固定値で入力し、トリガーで取得した値と組み合わせると通知を見た際にすぐ分かるようになるはずです。
(13)「テスト」でエラーが出なければ、「保存する」をクリック
(14)以下の画面が表示されたら「トリガーをON」をクリック
これで、oviceとLINE公式アカウントの連携設定が完了しました。
今回紹介したフローボットのテンプレートは、以下からYoomに登録して利用することができます。
ここでは、oviceとLINE公式アカウントを使った具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
さまざまなアプリに通知するテンプレートがありますので、ぜひテンプレート一覧で検索してみてください。
今回はLINE公式アカウントに通知しましたが、Google Chatに通知することも可能です。
■概要
oviceで入退室が行われたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモートワークや仮想オフィスを導入している企業の管理者
2.従業員の稼働状況をリアルタイムで把握したい方
3.Google Chatを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Chatを使用することで、チーム全体で情報を共有しやすくなり、業務の効率が向上します。
・仮想オフィスでの入退室管理が効率化され、リモートワーク中の業務がスムーズに進行します。
■注意事項
・ovice、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
タスク管理や情報管理をGoogleスプレッドシートで行っている場合は、こちらも見てみて下さいね。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報共有を行うチームの方
・コメント機能を活用し、シートに直接指示を追加するリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・バーチャルスペースをリモートワークで活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、リモートワークを行うチームの情報共有に有効的なツールです。
さらにoviceを使用しリモートワークの環境を整え、円滑に業務を進行します。
しかし、Google スプレッドシートでの情報の追加を手作業で通知しなければならないのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
手作業による手間を省き、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたら自動でoviceに通知するため、手入力による手間を省きます。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
メールの見落としを防ぐのに活用できそうですね。
出先でメールがすぐ確認できない場合でも、このフローを利用すればどこでも確認できます。
■概要
Gmailに届くお客様からの問い合わせや注文通知など、重要なメールの確認が遅れてしまい、対応が遅延した経験はありませんか？このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でLINE公式アカウントに通知できます。これにより、外出先でもスマートフォンから手軽に重要なお知らせを確認でき、スムーズな初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
oviceとLINE公式アカウントをYoomで連携させることで、メンバーの入退室状況を通知することが可能です。
この自動化により、突然の離席などの情報が正確に通知されるためスムーズなフォローアップが可能になりますね。
さらに、oviceは企業内の利用にとどまらず、地域イベントや教育機関での出席確認にも活用されています。
今回紹介した自動化は、企業だけでなく、地域コミュニティや教育機関にも最適です。
ぜひ、Yoomでこの連携方法を試してみてください。
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