デザイン作業で作成したPNGファイルをWebサイト用にJPEGへ変換したり、様々な場面で受け取ったPNG形式の画像をJPEG形式に統一して管理したりする必要はありませんか？画像ファイル形式の変換は単純作業でありながら、ファイル数が多いとかなりの時間がかかり、手作業ではファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったミスも起こりやすいため、意外と神経を使う業務です。
もし、特定の場所に保存されたPNGファイルや、メール、フォームなどで受け取ったPNGファイルを自動で検知し、JPEG形式に変換して指定の場所に保存してくれる仕組みがあれば、こうしたファイル変換の手間やミスから解放され、本来集中すべきデザイン業務やコンテンツ作成、データ整理といったコア業務により多くの時間を割くことができるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPNGファイルをJPEG形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Dropboxに格納されたPNGをJPEGに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
デザインデータやスクリーンショットなど、日常的にPNG形式の画像を扱う中で、用途に応じてJPEG形式に変換し、別のフォルダへ保存する作業に手間を感じていませんか。手作業による変換や保存は、時間がかかるだけでなく、保存先の間違いといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPNGファイルが追加されるだけで、JPEGへの変換から別フォルダへの格納までを自動化でき、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で、日常的にPNGなどの画像ファイルの形式変換を手作業で行っている方
- チームでDropboxを共有しており、ファイル形式や保存場所のルールを徹底したい方
- 手作業によるファイルのリネームやフォルダ移動でのミスを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定フォルダにファイルを追加するだけで自動で処理が実行されるため、これまで形式変換や保存作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による変換忘れや保存先の間違い、ファイル名のタイポといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、変換元のPNGファイルが格納されるフォルダを指定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom上にダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、画像変換ツールなどを利用してPNGからJPEGへのファイル形式変換を自動で行います。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を柔軟に設定できます。固定の値だけでなく、ファイルが変換された日時といった前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に変換日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
PNGからJPEGへのファイル変換を自動化する方法
ここでは、様々なツールを起点としてPNGファイルをJPEG形式に自動変換する具体的なテンプレートを紹介します！これにより、ファイル形式の変換にかかる時間を削減し、ファイル管理を効率化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受け取ったPNGをJPEGに変換する
Outlookのようなメールツールで受信したメールに添付されたPNGファイルを自動で検知し、JPEG形式に変換して指定のストレージサービスに保存できるので、メールで受け取った画像の形式を都度確認して変換する手間をなくし、必要な形式でファイルをすぐに利用できるようにしましょう！
Dropboxに格納されたPNGをJPEGに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
デザインデータやスクリーンショットなど、日常的にPNG形式の画像を扱う中で、用途に応じてJPEG形式に変換し、別のフォルダへ保存する作業に手間を感じていませんか。手作業による変換や保存は、時間がかかるだけでなく、保存先の間違いといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPNGファイルが追加されるだけで、JPEGへの変換から別フォルダへの格納までを自動化でき、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で、日常的にPNGなどの画像ファイルの形式変換を手作業で行っている方
- チームでDropboxを共有しており、ファイル形式や保存場所のルールを徹底したい方
- 手作業によるファイルのリネームやフォルダ移動でのミスを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定フォルダにファイルを追加するだけで自動で処理が実行されるため、これまで形式変換や保存作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による変換忘れや保存先の間違い、ファイル名のタイポといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、変換元のPNGファイルが格納されるフォルダを指定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom上にダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、画像変換ツールなどを利用してPNGからJPEGへのファイル形式変換を自動で行います。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を柔軟に設定できます。固定の値だけでなく、ファイルが変換された日時といった前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に変換日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取ったPNGをJPEGに変換する
Googleフォームのようなフォーム経由でアップロードされたPNGファイルを自動でJPEG形式に変換し、指定のストレージサービスに整理して保存できるので、フォーム回答に添付された画像の形式を都度確認・変換する手間から解放され、回答データの管理を効率化しましょう！
Googleフォームで受け取ったPNGをJPEGに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったPNG画像を、都度JPEG形式に手作業で変換して保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純ですが、件数が重なると大きな負担となり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、ファイル形式の変換からGoogle Driveへの格納までの一連の流れを自動化し、こうした定型業務の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPNGファイルを手作業でJPEGに変換している方
- Webサイトの更新などで、画像ファイルの形式を統一する作業に時間を要している方
- 定型的なファイル変換や保存作業を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル変換、保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや、指定とは異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答から「ファイルをダウンロードする」アクションを設定してPNGファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のファイル変換サイトでPNGをJPEGに変換する操作を自動化します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードするオペレーションでは、フォームの回答情報からファイルIDを動的に指定することで、常に最新のPNGファイルを取得します。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、利用するファイル変換サイトのURLや、サイト上での操作ステップを正確に設定する必要があります。
- Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、変換後のファイルを格納するGoogle Drive内のフォルダIDとファイル名を任意に設定できます。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ストレージ上のPNGをJPEGに変換する
Dropboxのような特定のストレージフォルダに追加されたPNGファイルを自動でJPEG形式に変換し、別の指定フォルダに格納できるので、ストレージサービス内でのファイル形式の整理や共有をスムーズにし、ファイル管理の手間を削減しましょう！
Outlookで受け取ったPNGをJPEGに変換して、OneDriveに格納する
試してみる
■概要
取引先から送られてくる画像ファイルがPNG形式で、社内システムで利用するために都度JPEGへ手動で変換していませんか？このような繰り返し発生するファイル変換と保存作業は、地味に時間を奪い、本来の業務を圧迫する一因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたPNGファイルを自動でJPEGに変換し、指定のOneDriveフォルダへ格納するため、こうした定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った画像ファイルの変換と保存を手作業で行っている方
- ファイル変換のような定型業務の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、変換ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、ファイル変換からOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの変換忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サイトでPNGからJPEGへの変換とダウンロードを実行します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいメールの受信フォルダや、特定の差出人、件名に含まれるキーワードといった条件を任意で設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」オペレーションでは、利用するファイル変換サイトのURLや、サイト上でのファイルアップロード、変換後のダウンロードといった一連の操作ステップを正確に設定する必要があります。
- OneDriveのオペレーションでは、変換したファイルを保存する先のフォルダを、プロジェクト別や日付別など管理しやすいように任意で設定できます。
■注意事項
- OutlookとOneDriveをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
ストレージ上のPNGファイルをJPEGに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Dropboxの特定フォルダにPNGファイルが追加された際に、自動でJPEG形式に変換し、別の指定フォルダに格納するフローを解説していきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローボット設定の流れ
- Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Dropboxのトリガー設定（監視対象フォルダの指定）
- ファイル変換アクションの設定（出力形式をJPEGに指定）
- Dropboxのアクション設定（変換後のファイルの保存先フォルダを指定）
- フローをONにし、PNGファイルを追加してテスト実行
[[ 200137]]
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Dropbox
検索結果からアプリ名をクリックします。Dropboxのアカウント情報を入力する画面に切り替わります。
連液するアカウント情報を入力すると、アクセス権限の確認に進みます。
「許可」をクリックすると、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。
Chromeの拡張機能
- この操作はChromeを使用します。アカウントをご準備ください。
- Chromeの拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
- Chromeの拡張機能を追加したら、拡張機能の管理からシークレットモードの実行を許可するようオンに設定してください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Dropboxに格納されたPNGをJPEGに変換して、別のフォルダに格納する
試してみる
■概要
デザインデータやスクリーンショットなど、日常的にPNG形式の画像を扱う中で、用途に応じてJPEG形式に変換し、別のフォルダへ保存する作業に手間を感じていませんか。手作業による変換や保存は、時間がかかるだけでなく、保存先の間違いといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにPNGファイルが追加されるだけで、JPEGへの変換から別フォルダへの格納までを自動化でき、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropbox上で、日常的にPNGなどの画像ファイルの形式変換を手作業で行っている方
- チームでDropboxを共有しており、ファイル形式や保存場所のルールを徹底したい方
- 手作業によるファイルのリネームやフォルダ移動でのミスを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定フォルダにファイルを追加するだけで自動で処理が実行されるため、これまで形式変換や保存作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による変換忘れや保存先の間違い、ファイル名のタイポといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、変換元のPNGファイルが格納されるフォルダを指定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom上にダウンロードします。
- 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、画像変換ツールなどを利用してPNGからJPEGへのファイル形式変換を自動で行います。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を柔軟に設定できます。固定の値だけでなく、ファイルが変換された日時といった前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に変換日付を自動で付与するなどの設定ができます。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のフォルダ内でファイル作成または更新されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、Dropboxの中で検知するフォルダと、検知するファイルの条件を設定します。さらに、フローボットの起動間隔も選びます。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Dropboxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（1/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- 対象のフォルダパス
- URLから取得できます。https://www.dropbox.com/home/document/変換の場合、/home/document/変換 になります。
- ファイル名
- 今回はPNGを検知したいので、.png と設定します。
指定したフォルダに、テスト用にPNGファイルをアップロードしてください。ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、以下のような結果が表示されます。
これは、YoomがDropboxに正しくつながり、指定の画像ファイルの情報が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。【ダウンロード可能か：はい、可能です（is_downloadable: true）】と記載されています。
取得できる項目・値は以下です。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、指定のフォルダにアップロードされたファイル・フォルダをダウンロードする設定を行います。
(1/1)アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Dropboxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）詳細を設定
- フォルダのパス
- ファイル名
- 事前設定で、前の操作で取得できる引用コードが埋め込まれています。この引用コードは編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
テストボタンをクリックします。成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
ステップ5：ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、「https://www.ilovepdf.com/ja」にアクセスしてPNGからJPEGに変換してダウンロードするまでの設定を行います。
（1/1）ブラウザ操作の詳細設定
この画面では、サイトにアクセスしてダウンロードするまでの工程が設定済みです。
- URLにアクセス
- ファイルをアップロード
- クリック
- 待機
- ファイルをダウンロード
テストをクリックして動かしてみましょう。
成功すると、各アクションの右下にみ水色の成功アイコンが点灯します。すべて成功すると、取得した値に、JPEGに変換されたファイルがダウンロードできたことが表示されます。
ファイルが取得できたことを確認したら、保存するをクリックして次に進みます。
ステップ6：アプリと連携する
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作でJPEGに変換したファイルを、Dropboxの指定フォルダにアップロードします。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Dropboxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- フォルダのパス
- 変換したJPEGファイルを格納するフォルダのパスを入力します。
- ファイル名
- 前の操作で取得した、JPEGファイルの引用コードを埋め込みます。編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜取得した値＜ブラウザを操作するの中から、ファイルを選択すると、引用コードが埋め込まれます。
すべての操作が確認できたら、テストボタンをクリックしてください。成功すると、以下のような内容が表示されます。
この結果からわかるのは、「Yoomを使ってDropboxから特定の画像ファイルを正しく読み取れる状態になっている」ということです。API連携がしっかりできている証拠です。
保存するをクリックしましょう。ちなみに、Dropbox上でもJPEGデータのアップロードが確認できました。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
データ変換を活用したその他の自動化例
Yoomには、今回紹介したもの以外にもたくさん業務効率化につながるテンプレートがあります！
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったらバナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
データ変換を含む自動化例
日々の業務で扱うデータ形式を自動で変換することで、手作業を減らし、ツール間の連携をスムーズにできます。
例えば、PDFからテキストを抽出（OCR）してデータ登録したり、日付や通貨などのフォーマットを整えて他のツールに連携するようなケースもあります。
データの形式や構造を自動で整えることで、ツール間のデータ活用が一段と効率化されます！
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方
- テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方
- 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。
- 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
- 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
- データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■注意事項
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
