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「チャットボットに来た問い合わせ内容を、いちいち手作業で社内システムに転記するのが面倒…」
「問い合わせ対応後の情報共有やタスク作成に時間がかかり、本来の業務が進まない…」
このように、チャットボットを導入したものの、その後の処理に手間を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">チャットボットでの顧客との新しい会話開始をトリガーに、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）が社内システムへの情報登録を自動で行い、さらに関係者への通知まで完了する仕組み</span>があれば、これらの手作業による負担やヒューマンエラーのリスクから解放されるはずです。
より迅速で質の高い顧客対応とコア業務への集中を実現できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の業務効率を大きく改善するものなので、ぜひこの機会に導入して、反復作業から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">チャットボットからの新規問い合わせ情報をRPAで自社システムに自動登録し、関係部署へ通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
チャットボットとRPAを連携させることで、顧客からの問い合わせ対応を起点とした様々な業務を自動化できます。
例えば、Intercomのようなチャットサポートツールで新しい会話が作成された際に、RPAが社内システムへの情報登録を代行し、その後の情報共有や記録までを自動で行うことが可能です。
これにより、手作業による時間的コストや入力ミスを削減し、顧客対応の迅速化と業務全体の効率化を実現します。
今回は、Intercomのチャットボットを活用した具体的な自動化のパターンをいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Intercomなどのチャットボットで新しい会話が作成されたことをトリガーに、RPAが社内システムへのデータ登録を行い、その結果をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知できます。</span>
リアルタイムな情報共有と迅速な対応が可能になり、チーム全体の連携を強化します。
<span class="mark-yellow">Intercomなどのチャットボットでの新規問い合わせを検知後、RPAが指定されたシステムへ情報を自動入力し、その完了報告や詳細をGmailなどのメールツールを通じて関係者に自動送信できます。</span>
関係者への確実な情報伝達と対応漏れの防止に繋がり、顧客満足度の向上に貢献します。
<span class="mark-yellow">顧客がIntercomなどのチャットボットで新しい会話を開始した際に、RPAが社内システムに必要な情報を登録し、さらにその内容をGoogle スプレッドシートなどのデータベースに自動で追加・記録できます。</span>
問い合わせ履歴の一元管理と分析が容易になり、サービス改善やマーケティング戦略の策定に役立ちます。
それではここから代表的な例として、Intercomでユーザーが新しい会話を作成した際に、RPAで自社システムにその情報を登録し、Microsoft Teamsに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
こちらからChrome拡張機能に「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後、上部URL欄の右から、「拡張機能を管理」を選択し、管理画面にお進みください。
下記赤枠の、「シークレットモードでの実行を許可する」をオンにしてください。
拡張機能追加が完了したら、いよいよYoomの操作をしていきます！
まずは今回のフローで利用するIntercomとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録をしていきます。
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Intercom」と入力し、検索結果からIntercomのアイコンを選択します。
「アクセス名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしてください。
これでIntercomの接続は完了です。
※Intercomのマイアプリ登録方法はこちらのページをご確認ください。
Intercomの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
連携したいアカウントを選択します。
※Microsoft Teamsは、Microsoftサービスです。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにIntercomとMicrosoft Teamsが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
それではIntercomの設定をしていきます。
下記「ユーザーが新しい会話を作成したら（Webhook起動）」をクリックしてください。
こちらでご自身のアカウントと連携されているのを確認したら、「次へ」をクリックします。
下記の説明に従ってIntercomの管理画面で設定を行います。
その後、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックしましょう。
成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されている「取得した値」は次のステップ以降の設定で使えます。
なお、以下の画像はアウトプットが空の状態となります。実際のテスト時には具体的なデータが挿入されている状態です。
続いて、自社システムに登録するためのRPA設定をしていきます。
「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
【注意事項】
・ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
下記画面にて自動化したいブラウザの操作を設定できます。
こちらを参考に、ご自身の使っているシステム上での操作を設定してください。
※二つ目以降のアクションは不要なため、削除しておきましょう。ブロックの上にマウスを当てると「×」が表示されます。
続いてMicrosoft Teamsの設定をしていきます。
下記「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されているか確認し、「次へ」をクリックしてください。
APIの接続設定をしていきます。
「チームID」「チャネルID」ともに、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ」は、入力欄下の説明に従って設定してください。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※入力欄をクリックすると前のステップで取得したIntercomの値を選択できます。
※本テンプレートでは既にメッセージ例が用意されているので、問題なければそのままで大丈夫です。
「メンション情報」なども必要であれば設定いただき、「テスト」を実行して成功したら、「保存する」をクリックします。
全ての工程の設定が終わると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにしたら自動化フローの設定が完了です！
今回ご紹介したフロー以外にもRPA機能やIntercomのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
効率的に情報を収集することで、これまで作業にかけていた時間を短縮でき、コア業務に集中する時間を増やせるでしょう。
スケジュールトリガーも合わせて活用することで、対応漏れや情報の記載忘れといったヒューマンエラーも減るはずです。
新規問い合わせを関係者に自動で通知したり、会話の詳細情報をデータベースツールに集約することができます。
何度もツールを行き来する操作が減ることで、業務負担の軽減が見込めるでしょう。
チャットボットとRPAを連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客からの問い合わせ内容のシステム登録や関係者への情報共有といった一連の業務を自動化し、時間短縮とヒューマンエラーの削減を実現します。</span>
問い合わせ対応後の煩雑な事務作業から解放され、より迅速かつ丁寧な顧客サポートや他の業務に集中できる時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしチャットボット運用やRPA連携の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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