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従業員のデータ管理は、人事業務の中でも欠かせません。
SPIRALとfreee人事労務を連携し、従業員データを自動同期する自動化を活用すれば、手作業によるミスを減らすことができます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、業務をスムーズに進められるでしょう。
今回は、SPIRALとfreee人事労務の連携方法とメリットをご紹介します。
SPIRALとfreee人事労務を連携させると、手動での転記作業が不要になり、負担を軽減できます。
たとえば、SPIRALで新しく従業員データを登録すると、freee人事労務にも自動反映されるため、二重入力の手間がなくなります。
自動化を導入していない場合、人事担当者が手動で従業員データを転記する必要があり、時間も手間もかかってしまいます。
しかし、この自動化により転記手間が省けるため、採用業務や人事評価といった他の業務に集中できるでしょう。
SPIRALとfreee人事労務を連携させるメリットの一つとして、データの誤入力を防ぐことが挙げられます。
人事データの入力は、従業員の名前や給与方式などの情報が必要で、登録ミスが起こると給与トラブルに発展する可能性あります。
しかし、自動化を導入すれば、SPIRALにデータを登録するだけでfreee人事労務に反映され、正確なデータの転記が可能になるでしょう。
たとえば、SPIRALに新しい従業員の基本給や給与方式を登録すると、freee人事労務に自動反映されるため、ミスなくスムーズに登録できるでしょう。
従業員登録を一元化することで、情報共有を効率的かつスピーディーに行えるでしょう。
SPIRALに登録した従業員データをfreee人事労務に自動同期されるため、管理者は最新のデータを確認できます。
たとえば、新入社員が入社した際でも自動登録により、どちらか一方のアプリでデータを確認するだけで済むため、アプリ間の移動が少なくなるでしょう。
さらに、SPIRALだけに従業員データを登録していて、freee人事労務に登録できていなかったという事態も防げそうです。
SPIRALとfreee人事労務を連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「SPIRALで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、一から自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
SPIRALで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを基幹データベースとして採用している企業
・従業員の情報管理をSPIRALで行っているバックオフィス担当者
・SPIRALとfreee人事労務を併用して従業員情報を管理している方
2.freee人事労務で従業員情報を管理しているバックオフィス担当者
・freee人事労務に従業員情報を追加している方
・情報管理を効率化して、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
SPIRALとfreee人事労務を併用して従業員情報を管理している方がいると思います。
しかし、別々のシステムで同じ情報を扱うと、通常は2度の入力作業が必要となり手間がかかります。
そんな課題を抱えている方はこのテンプレートをおすすめします。
これを活用すると、SPIRALに登録された情報をもとにfreee人事労務に自動的に従業員が追加されるため、SPIRALでの入力だけで入力作業が完結します。
これにより、入力作業の手間が半減し、業務効率が向上します。
余分な入力時間や労力を他の業務に充てられるため、生産性も向上するでしょう。
また、手作業で行う業務が減ることで入力ミスなどのヒューマンエラーが減ります。
その結果、正確にデータ管理ができるようになるでしょう。
■注意事項
・SPIRALとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
SPIRALとfreee人事労務をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズに進みます。
まず、SPIRALのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、「アプリ名で検索」またはアプリ一覧からSPIRALを探します。
以下の画面が表示されたら、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
APIエージェントの作成と設定方法はこちらを確認してください。
続いて、freee人事労務のマイアプリ登録に移ります。
SPIRALのマイアプリ登録と同様に、アプリ一覧から探すか、「アプリ名で検索」でfreee人事労務を検索してください。
以下のような画面が表示されるので、スクロールして左下にある「許可する」をクリックしましょう。
マイアプリにSPIRALとfreee人事労務が表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
SPIRALで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを基幹データベースとして採用している企業
・従業員の情報管理をSPIRALで行っているバックオフィス担当者
・SPIRALとfreee人事労務を併用して従業員情報を管理している方
2.freee人事労務で従業員情報を管理しているバックオフィス担当者
・freee人事労務に従業員情報を追加している方
・情報管理を効率化して、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
SPIRALとfreee人事労務を併用して従業員情報を管理している方がいると思います。
しかし、別々のシステムで同じ情報を扱うと、通常は2度の入力作業が必要となり手間がかかります。
そんな課題を抱えている方はこのテンプレートをおすすめします。
これを活用すると、SPIRALに登録された情報をもとにfreee人事労務に自動的に従業員が追加されるため、SPIRALでの入力だけで入力作業が完結します。
これにより、入力作業の手間が半減し、業務効率が向上します。
余分な入力時間や労力を他の業務に充てられるため、生産性も向上するでしょう。
また、手作業で行う業務が減ることで入力ミスなどのヒューマンエラーが減ります。
その結果、正確にデータ管理ができるようになるでしょう。
■注意事項
・SPIRALとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にSPIRALの設定から行うため、「レコードが作成されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
スクロールし、「アプリID」を設定します。
項目内をクリックすることで、候補が表示されるので該当するアプリIDを設定しましょう。
次に、「データベースID」を設定します。
先ほどと同じように候補から設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、SPIRALでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
注意事項を確認してください。
取得する値を追加する方法は、こちらから確認できます。
「レコードが作成されたら」と同様に候補から設定してください。
スクロールして、「レコードID」を設定します。
「レコードが作成されたら」のアウトプットを使用して設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットを選択できます。
「レコードID」を選択しましょう。
「テスト」をクリックすると、SPIRALの値が結果として表示されます。
この値を用いてfreee人事労務の設定を行います。
「テスト成功」と表示されれば、こちらを参照してアウトプットを設定します。
設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
続いて、freee人事労務の設定を行うので、「従業員の作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「事業所ID」を候補から選択しましょう。
スクロールし、他の項目を設定します。
赤枠内に先ほど設定したアウトプットが表示されるので、該当する項目を選択してください。
他の項目も同様に設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
SPIRALで従業員情報が登録されたら、freee人事労務にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを基幹データベースとして採用している企業
・従業員の情報管理をSPIRALで行っているバックオフィス担当者
・SPIRALとfreee人事労務を併用して従業員情報を管理している方
2.freee人事労務で従業員情報を管理しているバックオフィス担当者
・freee人事労務に従業員情報を追加している方
・情報管理を効率化して、作業時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
SPIRALとfreee人事労務を併用して従業員情報を管理している方がいると思います。
しかし、別々のシステムで同じ情報を扱うと、通常は2度の入力作業が必要となり手間がかかります。
そんな課題を抱えている方はこのテンプレートをおすすめします。
これを活用すると、SPIRALに登録された情報をもとにfreee人事労務に自動的に従業員が追加されるため、SPIRALでの入力だけで入力作業が完結します。
これにより、入力作業の手間が半減し、業務効率が向上します。
余分な入力時間や労力を他の業務に充てられるため、生産性も向上するでしょう。
また、手作業で行う業務が減ることで入力ミスなどのヒューマンエラーが減ります。
その結果、正確にデータ管理ができるようになるでしょう。
■注意事項
・SPIRALとfreee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
1.freee人事労務の従業員情報が更新されたら、自動的にkintoneの従業員管理表も更新するフローです。
従業員情報をkintoneにも登録している場合、更新の手間が省けるので便利です。
更新内容が多い場合は作業時間も増えますが、この自動化により短縮できます。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の更新を担当している方
・freee人事労務で従業員情報を一元管理している人事担当者
・freee人事労務とkintoneの両ツールの更新作業をしている方
2.kintoneで従業員管理表を管理している方
・kintoneとfreee人事労務の従業員情報の整合性を保ちたい方
・freee人事労務の従業員情報の連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務の従業員情報を元に、kintoneの従業員管理表も更新する場合、手動による情報連携が手間だと感じているかもしれません。
更新する情報が多い場合、その分作業時間も増えてしまうため、手動での情報連携は手間です。
kintoneの従業員管理表の更新作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
freee人事労務で従業員情報が更新されると自動でkintoneの従業員管理表に反映することができるため、手動による作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、更新作業の漏れを防止することができ、管理業務にかかる負担が軽減することが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.freee人事労務で従業員が登録されたら、Notionの従業員管理表にも自動追加するフローです。
従業員の登録を自動化して、Notionに反映することもできます。
手作業で登録する必要がなくなり、ミスを防ぎます。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務を業務で活用している方
・freee人事労務の情報をNotionに手動で追加している方
・Notionへの情報を自動で追加したい方
2.Notionで従業員情報を管理している方
・特定の従業員情報をNotionで一元管理したい方
・チーム内での情報共有をスピーディーに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は、労務関連のデータを一元管理できるのがメリットです。
しかし、特定の従業員情報をNotionで管理する際、手入力によるデータ入力作業が発生するため、非効率的で時間がかかります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務に従業員が登録されると自動でNotionの従業員管理表に従業員を追加することができます。
Notionに自動で従業員情報が追加されることで、最新の情報を元に作業を進めることができ、データ管理を効率化することができます。
手動による追加作業が不要となるため、他の業務へ適切なリソース配分をすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.勤怠の修正申請があったら、承認後にfreee人事労務の勤怠情報を自動更新し、Google Chatに通知するフローです。
勤怠情報を自動更新してGoogle Chatに通知されるため、情報共有が容易になるでしょう。
承認依頼も自動化できるため、見落としを防ぐことができます。
SPIRALとfreee人事労務を連携することで、従業員データの管理が正確かつ効率的に行えるかもしれません。
この自動化を導入すれば、登録手間が省かれ、ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。
担当者の負担も軽減されることで、他のタスクに専念できるでしょう。
Yoomを使った自動化は、誰でも手軽に導入できます。
今より人事業務を効率化されたい方は、ぜひこの連携をお試しください。
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