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取引先のデータ管理をどうしていますか？
どんどん増えていくデータを、効率的に管理したいですよね？
そんな時は、Yoomを使って複数のツールを連携し、情報を一元化できます。
本記事では、SPIRALとMicrosoft SharePointを連携することで、SPIRALで取引先情報の登録を行うと、同時に関連するフォルダをMicrosoft SharePointに自動で作成する方法とメリットを紹介します。
この連携により、顧客管理の効率化を図り、業務のスピードアップが期待できます。
SPIRALとMicrosoft SharePointの連携により、取引先情報や関連するフォルダを一元管理することが可能です。SPIRALで登録されたデータは自動的にMicrosoft SharePointのフォルダに保存されるため、複数のシステムやフォルダを行き来する必要がなくなります。これにより、情報の重複や見落としを防ぎ、業務全体の効率を向上させるとともに、データ管理がシンプルでわかりやすくなります。特に営業チームやプロジェクトマネージャーにとって、情報を一元管理することで業務がスムーズに進むでしょう。
SPIRALとMicrosoft SharePointの連携することで、チーム全体で最新の取引先情報をタイムリーに共有できます。Microsoft SharePointはクラウドベースのプラットフォームなので、どこでもアクセスが可能で、この自動化により、SPIRALの情報がすぐに反映されることで、確認作業がしやすくなります。
これによりコミュニケーションロスが減少し、業務のスピード向上が期待できます。
特にリモートワークや多拠点での業務では、タイムリーな情報共有が役立つでしょう。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを主に利用する営業担当者
・Microsoft SharePointのファイル共有機能を活用して、取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
2.Microsoft SharePointを主に利用するバックオフィス担当者
・SPIRALで登録された取引先情報をMicrosoft SharePointで自動的に把握したい方
・SPIRALとMicrosoft SharePointの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は、単純作業ではありますが積み重なると大きな負担になりかねません。
このフローを導入することで、この作業を自動化して業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができます。
これにより、業務効率が向上して生産性向上に繋がります。
■注意事項
・SPIRAL、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、SPIRALをクリックします。
(3)SPIRALの新規登録画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
APIエージェントの作成方法は下記のサイトをご参照ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
(4)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft SharePointをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSPIRALとMicrosoft SharePointが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを主に利用する営業担当者
・Microsoft SharePointのファイル共有機能を活用して、取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
2.Microsoft SharePointを主に利用するバックオフィス担当者
・SPIRALで登録された取引先情報をMicrosoft SharePointで自動的に把握したい方
・SPIRALとMicrosoft SharePointの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は、単純作業ではありますが積み重なると大きな負担になりかねません。
このフローを導入することで、この作業を自動化して業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができます。
これにより、業務効率が向上して生産性向上に繋がります。
■注意事項
・SPIRAL、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリトリガーの「レコードが作成されたら」をクリックします。
(2)SPIRALの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「レコードが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
アプリＩＤとデータベースＩＤを候補から選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Microsoft SharePointと連携を行います。
「フォルダを作成」をクリックします。
(2)Microsoft SharePointの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「フォルダを作成」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、各項目に入力をします。
・サイトID：候補から選択
・ドライブID：候補から選択
・親フォルダ名：アウトプットから選択
・親フォルダのアイテムID：候補から選択
・フォルダ名：アウトプットから選択
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「SPIRALで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する」フローボットの完成です。
■概要
SPIRALで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALを主に利用する営業担当者
・Microsoft SharePointのファイル共有機能を活用して、取引先との情報共有をスムーズに行いたい方
2.Microsoft SharePointを主に利用するバックオフィス担当者
・SPIRALで登録された取引先情報をMicrosoft SharePointで自動的に把握したい方
・SPIRALとMicrosoft SharePointの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先が登録されるたびにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する作業は、単純作業ではありますが積み重なると大きな負担になりかねません。
このフローを導入することで、この作業を自動化して業務担当者はより付加価値の高い業務に集中することができます。
これにより、業務効率が向上して生産性向上に繋がります。
■注意事項
・SPIRAL、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomでは他にもSPIRALとMicrosoft SharePointを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する
このフローを使用することで、Google スプレッドシートに行が追加された際に、自動的にSPIRALに情報が反映されます。Googleスプレッドシートを業務で活用している方や、共有シートで業務管理を行いたい方におすすめです。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーン作成やデータを集計・分析に使用しているマーケティング担当者
・リード管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはチームで集めた情報を共有するために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートに入力された情報を手入力でSPIRALに改めて追加することは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
手入力の手間を省き、スムーズに業務を進行したいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用して、自動でSPIRALへレコード追加することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Googleスプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する
上記で紹介したフローは「レコードの追加」でしたが、このフローを使うことで、更新作業も自動化することが可能です。
追加と更新を自動化することで、Google スプレッドシートへの手動入力の削減に役立つでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・集めた情報を集約するために使用しているプロジェクトチーム
・外出先でも気軽に資料の確認を行いたいフィールドセールス担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーンの作成やデータ集計・分析を行うマーケティング担当者
・リード顧客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは個々により集めた情報を管理する場として有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで修正された情報を手入力でSPIRALを改めて編集することは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの編集内容を引用して、自動でSPIRALの情報を更新することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
3.フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
Microsoft SharePointとOutlookを連携することで、フォームから回答された際に、自動で書類の雛形を作成し、Outlookに送信します。書類の作成からメール送信まで一貫して自動化されるため、情報の抜けや漏れを防ぐことが期待できます。
■概要
フォームの回答をもともにMicrosoft SharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Outlookに送信するフローです。
YoomフォームとMicrosoft SharePoint、Outlookを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft SharePointにファイルのダウンロードとOutlookに送信されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Microsoft SharePoint、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
さらに、SPIRALとMicrosoft SharePointを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Microsoft SharePointを使用したフローボットテンプレート一覧
SPIRALとMicrosoft SharePointを連携することで、取引先情報の管理やファイルの一元化がスムーズになりそうですね！
この連携により、フォルダ作成の自動化や情報共有がスピードアップし、セキュリティ強化も期待できます。また、複数のシステムを行き来する手間がなくなり、データの管理がシンプルになることで、より正確で効果的な業務運営が可能となるでしょう。
ぜひこの連携を活用して、業務の最適化を図りましょう！
