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業務効率化が求められる現代、スケジュール管理と情報共有は重要な課題です。そこで今回は、オンライン予約システムのTimeRexとビジネスチャットツールのChatworkを連携し、TimeRexでの予定登録を自動的にChatworkに通知する方法をご紹介します。この自動化により、チーム内での情報共有がスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。ノーコードで導入できる業務効率化についてですので、ぜひ最後までご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
TimeRexのデータベースにレコードが登録されたことをTimeRexのAPIを利用して受け取り、
Chatworkの提供するAPIを用いてChatworkにTimeRexで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は以下の4つのプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとChatworkを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
・自動化によりヒューマンエラーを減らし、正確な情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
まず今回使用するTimeRexとChatworkのマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を行うことで、今後の操作がスムーズです。
TimeRexのマイアプリ連携を行います。
画面左側のマイアプリをクリックし、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にTimeRexと入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容の通りに入力しましょう。
続いてChatworkのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にChatworkを入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画面が表示されたら、赤枠の「許可」をクリックします。
連携が完了するとマイアプリの画面に戻りChatworkが表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとChatworkを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
・自動化によりヒューマンエラーを減らし、正確な情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
フローボットを操作し、自動化の設定を進めます。
以下の画像の様な画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。
TimeRexでWebhookの設定が必要です。
設定を行い、完了後「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
以下の分岐の箇所では、TimeRexで取得した情報を元に「イベントタイプが予定の確定でない場合」にChatworkに通知が届くように設定されています。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
最後にChatworkへの通知設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
入力項目をクリックすると、連携したアプリから取得したアウトプットが表示されます。
アウトプットを使用することで、必要事項を簡単に入力することが可能です。
メッセージ内容もアウトプットを活用し入力しましょう。
今回は予定が登録されたこと、またカレンダーURLと予定の開始時間を確認できるようにしました。
入力ができたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に以下の画面が表示されるのでトリガーをONにしましょう。フローボットが自動で起動します。
以上で自動化の設定は完了です。今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとChatworkを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
・自動化によりヒューマンエラーを減らし、正確な情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
①TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成する
TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。このフローを活用することで、TimeRexの予定を自動で任意のGoogleカレンダーに追加することができます。予定の追加を自動化することで、手作業を省き人的ミスの発生を未然に防ぐことができます。
■概要
TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexで予定の予約を受け付けている方
・社内の面談予定の予約に使用している方
・外部の方とのMTG設定に活用している方
2.Googleカレンダーで予定の管理を行なっている方
・チーム全体の予定を可視化するために登録している方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexはミーティングなどの予定を円滑に管理するために有効的なツールです。
追加された予定を任意のGoogleカレンダーに追加していくことで、チーム全体の予定の可視化が可能となります。
しかし、TimeRexに追加された予定を毎回手作業で追加しなければいけないのは、手間がかかりヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、TimeRexの予定を自動で任意のGoogleカレンダーに追加することができます。
予定の追加を自動化することで、手作業を省き人的ミスの発生を未然に防ぐことができます。
■注意事項
・TimeRex、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
②TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
Chatworkに定期的にリマインド通知をするフローです。チームメンバーとのやり取りをChatworkで行っている方やリマインドを設定しChatworkから定期的に通知を受け取りたい方におすすめです。
■概要
Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexでミーティングの予約等を受け付けている方
・部門長などWeb上で従業員と定期的にミーティングしている方
・セミナー申し込みとして使用しているカスタマーサービス部門の方
・採用活動に使用している人事部門の担当者
2.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・TimeRexの予約から自動でZoomにミーティングを作成することで、業務の漏れやミーティングの作成ミスを削減できます。
・ミーティング作成を自動で完結することで手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・このフローに続けて作成したミーティングのURLを通知したり、応用して使用することができます。
■注意事項
・TimeRex、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
③TimeRexで予定が登録されたらMicrosoft Excelに追加する
TimeRexで予定が登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。ミーティングや商談、説明会、セミナーなどを実施する機会が多い方やスケジュール管理にMicrosoft Excelを活用している方におすすめです。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. TimeRexを利用した日程調整を行っている方
・ミーティングや商談、説明会、セミナーなどを実施する機会が多い方
・登録された日程や参加者の情報を他のツールでも活用したい方
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
・スケジュール管理にMicrosoft Excelを活用している方
・TimeRexの登録情報を使ったデータ分析を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexはスケジュール管理の効率化に役立つツールですが、登録情報をMicrosoft Excelに手動で転記すると、担当者の作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを導入すると、TimeRexで予定の登録やキャンセルが発生した際に、Microsoft Excelに日程や参加者のデータが自動同期されます。管理画面や通知メールを頻繁に確認する必要がないため、担当者は本来の業務に集中でき、入力ミスや登録漏れのリスクも減少します。
■注意事項
・TimeRex、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
JUST.DBのレコード登録時にChatworkへ通知することで、タスクの対応漏れを防ぐことにつながります。特に、複数の担当者が関与する業務では、誰が対応するのか明確でないまま作業が遅れるケースがあります。Chatworkに通知が送られることで、対応すべき業務が可視化され、関係者間で認識を共有しやすくなります。また、過去の通知を振り返ることで、対応状況の確認もしやすくなるため、業務の進捗管理の効率化に繋がります。
TimeRexとChatworkの連携により、スケジュール情報が自動で共有され、手動での情報伝達が不要になります。例えば、プロジェクトリーダーが各メンバーにスケジュールを個JUST.DBに登録された情報をChatworkで通知することで、ヒューマンエラーの発生を抑えることが期待されます。手動での情報共有や確認作業が多いと、伝達ミスや確認漏れが生じることがあります。特に、情報を別のツールへ転記する際には、入力ミスや抜け漏れが発生しやすくなります。自動通知を活用することで、情報伝達の正確性が向上し、必要な対応を適切なタイミングで行いやすくなります。これにより、業務全体の品質向上にもつながることが期待できます。
JUST.DBのデータ更新をChatworkで通知することで、部門間の情報共有がスムーズになることが期待できます。特に、異なる部署が連携して業務を進める場合、それぞれの進捗状況を適切に把握できていないと、業務の停滞を引き起こす可能性があります。Chatworkへ自動通知を行うことで、部門をまたいだ情報の伝達が速やかに行われ、連携の遅れを防ぐことが期待されます。また、通知を見た関係者がすぐに対応すべき業務を把握しやすくなるため、組織全体の業務効率向上につながります。
TimeRexとChatworkの連携によって、スケジュール管理と情報共有が効率化し、チーム全体の生産性向上が期待できます。本記事で紹介した方法を活用することで、対応漏れの防止やコミュニケーション負担の軽減、タスクの見える化が実現できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひYoomの自動化を利用し、業務の効率化を実感してみてください。
