■概要
特定のメールを受信するたびに、関連するGoogle Drive上のファイルを探し出し、手作業で説明文を更新する業務は手間がかかる上に、更新漏れや記載ミスが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが自動でメール内容を解析し、該当するGoogle Driveのファイル説明を更新します。これにより、手作業による更新業務の非効率性を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- メールで受け取った情報を元にした手作業での更新業務に、時間的な制約を感じている方
- AIを活用して定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にファイル説明が自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信者のメールのみを対象とするよう、条件を指定することも可能です。
- 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から、ファイル名や更新したい説明文などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、Google Driveの「ファイル・フォルダの説明を更新」を選択し、AIによって抽出された情報をもとに、対象となるファイルの説明を自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「テキストからデータを抽出する」オペレーションにおいて、どのような情報をメール本文から抽出したいかに応じて、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズしてください。
- 特定のキーワードを含むメールのみを処理の対象とするなど、業務内容に合わせて抽出の条件を細かく設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、GoogleDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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