AIエージェントでWBS作成を自動化！Google スプレッドシートとTrelloへの連携ガイド

「新規プロジェクトの担当になったが、何から始めればいいか分からない…」
「タスクの抜け漏れやスケジュールの遅れが不安…」
プロジェクトの立ち上げ時に、このような課題を感じていませんか？
ゴールや期限が決まっていても、具体的なタスクや中間マイルストーンを整理するには時間と手間がかかります。
特に、未知の業務や他部署と連携するプロジェクトでは、必要な作業を洗い出しきれず、後から抜け漏れが発覚することもあります。
そこで本記事では、そこで本記事では、AIワーカーを活用して「WBSのたたき台作成」「チャットでの壁打ちによる調整」「Google スプレッドシートへの記録」「Trelloへのリスト・カード作成」までを行う方法をご紹介します。
この仕組みを導入すれば、プロジェクトの初動をスムーズに進め、チームで具体的な作業に着手しやすくなるでしょう。

とにかく早く試したい方へ

Yoomには、プロジェクトの目的や開始日、期限をもとにAIと壁打ちしながらWBSを作成し、確定したタスクをGoogle スプレッドシートとTrelloに自動反映するAIワーカーのテンプレートが用意されています。

まずはすぐに試してみたいという方は、以下のテンプレートからWBS作成とタスク登録の自動化を体験してみましょう。

WBSプランナー

対話を通じてWBSを策定し、Google スプレッドシートへの記録とTrelloへのタスク登録を自律的に行うAIワーカーです。煩雑な入力作業や転記ミスをなくし、精度の高い計画立案をサポートします。プロジェクト管理を効率化し、本来の業務に集中したい方におすすめです。

試してみる

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■概要

プロジェクトの始動時に欠かせないWBSの作成ですが、タスクの洗い出しから各ツールへの入力まで、多大な時間と労力を費やしていませんか？タスク漏れの不安や、スケジュール調整のたびに発生する転記作業は、プロジェクトマネージャーにとって大きな負担となります。このAIワーカーは、対話を通じて最適なWBSを自律的に策定し、Google スプレッドシートへの記録とTrelloへのタスク登録を一件ずつ確実に行います。煩雑な入力作業から解放され、より本質的なプロジェクト管理業務に集中できる環境を整えることができます。

■このAIワーカーをおすすめする方

• プロジェクトの立ち上げ時に、WBSの策定や各ツールへの登録作業に時間を取られているプロジェクトマネージャーの方
• Google スプレッドシートとTrelloを併用してタスク管理を行っており、手作業による転記ミスを防ぎたい方
• 対話を通じてタスクの過不足やスケジュールの整合性を客観的に確認し、精度の高い計画を立てたいと考えている方

■AIワーカー設定の流れ

• AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
• AIワーカー内で使用するGoogle スプレッドシートやTrelloをYoomと連携し、アクションを設定します。普段お使いの他のアプリに変更することも可能です。
• AIワーカーへの指示書である「マニュアル」を作成します。プロジェクトの特性や自社の運用ルールに合わせて、必要項目の追加や調整を行ってください。

■このAIワーカーのカスタムポイント

• マニュアル内の「# 使用するツール」という項目に、記録先となるGoogle スプレッドシートのシートIDやTrelloのボードIDを設定してください。これにより、AIが指定された場所へ正確に情報を集約できるようになります。
• マニュアル内の「# 登録項目」を「タスク詳細: 作業の概要や具体的なアウトプットの定義」などのように自社の運用に合わせてカスタマイズしてください。担当者の割り当てや優先度など、追加したい項目を定義することで、より実務に即したアウトプットが得られるようになります。
• Trelloのリスト名やGoogle スプレッドシートのタブ名の命名ルールを指定することで、自社の管理体系に合わせた整理が可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート, TrelloとYoomを連携してください。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る このAIワーカーと働く

WBS作成をAIで自動化するメリットと活用シーン

突然プロジェクトを任されたものの、「何から始めればいいか分からない」「必要なタスクが抜けていないか不安」など、感じたことはありませんか？
特に経験の少ない業務や他部署を巻き込むプロジェクトでは、ゴールと期限は決まっていても中間マイルストーンや具体的な作業項目を洗い出すだけで時間がかかってしまいます。
ここでは、AIエージェントを活用してWBS作成を自動化するメリットをご紹介します。

1. 未知のプロジェクトでも一般論から抜け漏れを防げる

新規事業やイベント運営、展示会準備など、初めて担当するプロジェクトでは、必要なタスクを最初から正確に洗い出すのは簡単ではありません。

経験者であれば自然に想定できる確認事項や準備項目も、知見がない状態では見落としてしまう可能性があるでしょう。

AIエージェントを活用すれば、プロジェクトの目的や期限をもとに、一般的に必要とされるタスクやフェーズを洗い出すことができます。

これにより、初期段階からスケジュールのたたき台を作成しやすくなり、終盤になって重要な作業の抜け漏れが発覚するリスクを抑えられます。

2. AIとの壁打ちでタスクの解像度が上がり、具体的なアクションに落とし込める

プロジェクトの立ち上げ時は、やるべきことが漠然としていて、どの粒度までタスクを分ければよいか迷うケースも少なくありません。

AIエージェントと対話しながらWBSを作成することで、目的や期限、関係部署、必要な確認事項などを整理しながら、タスクを段階的に細分化できます。

たとえば「採用イベントを開催する」という大きな目標も、会場手配、告知準備、参加者管理、当日運営、事後フォローといったフェーズに分け、さらに具体的な作業へ落とし込むことが可能です。

これにより、何から着手すべきかが明確になり、初動の停滞を防ぎながら、実行に移しやすい状態を作れます。

3. タスク一覧や管理ツールへの反映を自動化し、転記の手間を削減できる

AIエージェントでWBSのたたき台を作成しても、その内容を別途表にまとめたり、プロジェクト管理ツールへ登録するといった作業が発生すると、実行までに時間がかかってしまいます。

AIエージェントを活用すれば、対話を通じて整理したWBSをタスク一覧や管理ツールへ反映する工程まで自動化できます。

これにより、転記や登録作業の手間を削減しながら、プロジェクト全体の作業項目と進行状況を管理しやすくなります。

WBS作成担当のAIワーカーを作ってみよう

それではここから、プロジェクトの目的や期限をもとに、AIとの壁打ちを通じてWBSを作成するAIワーカーを作成していきます。

YoomのAIワーカーは、ノーコードで直感的に作成できるのが特長です。

まだYoomのアカウントをお持ちでない方は、こちらの登録フォームから事前に発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Trello

[Yoomとは]

AIワーカー設定の全体像

1. テンプレートをコピーする

2. AIワーカーの基本設定を行う

3. AIワーカーのマニュアルに評価基準やプロンプトを登録する

4. 使用ツールの連携設定を行う

5. チャットに指示を送信して動作を確認する

ステップ1：AIワーカーをコピー

以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、AIワーカーのテンプレートを自分のワークスペースにコピーしましょう。

WBSプランナー

対話を通じてWBSを策定し、Google スプレッドシートへの記録とTrelloへのタスク登録を自律的に行うAIワーカーです。煩雑な入力作業や転記ミスをなくし、精度の高い計画立案をサポートします。プロジェクト管理を効率化し、本来の業務に集中したい方におすすめです。

試してみる

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■概要

プロジェクトの始動時に欠かせないWBSの作成ですが、タスクの洗い出しから各ツールへの入力まで、多大な時間と労力を費やしていませんか？タスク漏れの不安や、スケジュール調整のたびに発生する転記作業は、プロジェクトマネージャーにとって大きな負担となります。このAIワーカーは、対話を通じて最適なWBSを自律的に策定し、Google スプレッドシートへの記録とTrelloへのタスク登録を一件ずつ確実に行います。煩雑な入力作業から解放され、より本質的なプロジェクト管理業務に集中できる環境を整えることができます。

■このAIワーカーをおすすめする方

• プロジェクトの立ち上げ時に、WBSの策定や各ツールへの登録作業に時間を取られているプロジェクトマネージャーの方
• Google スプレッドシートとTrelloを併用してタスク管理を行っており、手作業による転記ミスを防ぎたい方
• 対話を通じてタスクの過不足やスケジュールの整合性を客観的に確認し、精度の高い計画を立てたいと考えている方

■AIワーカー設定の流れ

• AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行います。
• AIワーカー内で使用するGoogle スプレッドシートやTrelloをYoomと連携し、アクションを設定します。普段お使いの他のアプリに変更することも可能です。
• AIワーカーへの指示書である「マニュアル」を作成します。プロジェクトの特性や自社の運用ルールに合わせて、必要項目の追加や調整を行ってください。

■このAIワーカーのカスタムポイント

• マニュアル内の「# 使用するツール」という項目に、記録先となるGoogle スプレッドシートのシートIDやTrelloのボードIDを設定してください。これにより、AIが指定された場所へ正確に情報を集約できるようになります。
• マニュアル内の「# 登録項目」を「タスク詳細: 作業の概要や具体的なアウトプットの定義」などのように自社の運用に合わせてカスタマイズしてください。担当者の割り当てや優先度など、追加したい項目を定義することで、より実務に即したアウトプットが得られるようになります。
• Trelloのリスト名やGoogle スプレッドシートのタブ名の命名ルールを指定することで、自社の管理体系に合わせた整理が可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート, TrelloとYoomを連携してください。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る このAIワーカーと働く

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ2：AIワーカーの基本設定

AIワーカーの名前・説明・役割を設定しましょう。
テンプレートにあらかじめ設定されている内容をそのまま活用することも可能です。

※AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。

名前：担当させる業務や処理内容がひと目で分かる名前に設定すると、管理しやすくなります。

説明：使う人が分かれば問題ないので、メモ程度に書いておきましょう。

役割：ChatGPTなどのAIに対して「あなたはどのような立場で回答するのか」を明確に指示する工程です。たとえば「あなたはプロのSEOライターです」といった形で役割を定義することで、アウトプットの質や方向性をコントロールできます。
AIワーカーに対して、「あなたの仕事はこれです」「あなたはこんな人です」と伝えられるようにしましょう。

以上で基本設定は終了です！

ステップ3：AIワーカーのマニュアル設定

マニュアルは、AIワーカーが設定された役割に沿って業務を進めるための手順書です。

内容を適切に設定することで、より精度の高い処理が期待できます。

参考：【AIワーカー】マニュアルの作成方法

テンプレートにもマニュアルは用意されていますが、判定基準や分析対象のデータなどは、自社の運用に合わせて調整することをおすすめします。

マニュアル名をクリックして、内容を編集しましょう。

「マニュアル名」は、必要に応じて変更してください。

「内容」には、AIワーカーが迷わず処理できるよう、具体的な手順を設定していきます。

新人に業務を引き継ぐ際の手順書をイメージし、曖昧な表現を避けて記載することがポイントです。

また、注意点や判断基準、出力ルールなどもあわせて設定することで、AIワーカーの精度向上につながります。

今回の「ユーザーと対話しながらプロジェクトのWBSを作成し、確定したタスクをGoogle スプレッドシートとTrelloへ登録する」AIワーカーであれば、プロジェクトの到達目標、開始予定日、最終期限などの入力情報をもとに、フェーズ名、タスク名、開始予定日、完了期限、タスク詳細を整理できるよう、取得項目や登録項目を明確に定義しておくことが重要です。

あわせて、AIとの壁打ちを通じてタスクの過不足やスケジュールを調整し、確定したWBSを1件ずつ個別のレコードとして扱える形式に整えておきましょう。

さらに、Google スプレッドシートには一覧記録として各タスクを追加し、Trelloにはフェーズごとのリストと期限付きのカードを作成する流れまで定めておくことで、WBSの作成から実行管理までスムーズに進めやすい運用が実現できます。

以上でマニュアル設定は終了です！

AIワーカーの使用ツール設定

マニュアルの設定が完了したら、続いてAIワーカーが使用するツールを連携していきましょう。

ここで設定したツールをもとに、AIワーカーが各処理を実行します。

【事前準備】

あらかじめ、WBSを記録するためのGoogle スプレッドシートを用意しておきましょう。

今回は、タスク一覧を登録するための雛形シートとして下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。

Yoomの操作画面に戻り、Google スプレッドシートとTrelloを連携します。

使用するツールのアプリ名をクリック後、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。

Google スプレッドシートのアクション設定

まずはGoogle スプレッドシートとYoomのアプリ連携を行いましょう。

基本的な設定方法については、以下の解説ナビをご参照ください。

※下記のナビはフローボットからマイアプリ連携を行う手順を案内していますが、「連携アカウントを追加」をクリックした後の流れは共通のため、同様の手順で設定を進められます。

Google スプレッドシートとの連携が完了したら、続いてAIワーカーに許可するアクションを設定していきましょう。

今回は、確定したWBSをGoogle スプレッドシートへ記録するため、「シート（タブ）をコピーする」「シート名を更新する」「レコードを追加する」にチェックを入れ、それぞれのアクション名をクリックします。

アクション名「シート（タブ）をコピーする」をクリックすると、設定の詳細画面が表示されます。

「シート（タブ）をコピーする」では、コピー元のスプレッドシートIDとシートID、コピー先のスプレッドシートIDを設定します。

基本的にはAIが自動で設定を行いますが、必要に応じて各IDを手動で入力することも可能です。
入力欄をクリックするとアプリ連携をしたアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。

各項目について設定が完了したら「保存」をクリックしましょう。

「シート名を更新する」では、スプレッドシートID、シートID、更新後のシート名を設定します。

シートIDやシート名は基本的にAIが自動で設定できますが、必要に応じて手動で入力することも可能です。

また、「レコードを追加する」では、登録先のスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定します。

各項目の設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

続いて、Trelloのアプリ連携を行いましょう。

使用するツールのアプリ名をクリック後、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。

連携方法について、以下の手順をご参照ください。

Trelloとの連携が完了したら、続いてAIワーカーに許可するアクションを設定していきましょう。

今回は、確定したWBSをTrello上で管理できるようにするため、「リストを作成」と「新しいカードを作成」にチェックを入れ、それぞれのアクション名をクリックします。

アクション名をクリックすると、設定の詳細画面が表示されます。

「新しいカードを作成」では、TrelloのボードIDやリストIDなどを設定します。

これらの項目はAIが自動で設定を行いますが、必要に応じて手動で調整することも可能です。

設定が完了したら「保存」をクリックします。

「リストを作成」では、リスト名、ボードID、コピー元リストIDを設定します。
これらの項目はAIが自動で設定できますが、必要に応じて手動で調整することも可能です。

• 基本的なフローボットの作成方法

アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Trelloと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

事前準備として、Trelloでボードを作成しておきましょう。
ボードにリストがない状態だと、テスト時に取得できるデータが空になってしまうため、あらかじめテスト用のリストも1件追加しておきます。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。

Yoomの操作画面に戻ります。
ボードID
Trelloの連携させるボードを開き、表示されるURLから入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、「idBoard」を確認しましょう。

テストに成功すると、設定したボードIDから「idBoard」が表示されるので、コピーしましょう。

AIワーカーの操作画面に戻り、コピーしたidBoardの内容をボードID欄に貼り付けましょう。

設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

以上でツールの設定は完了です！

チャットに指示を送信

設定が完了したら、チャット画面からテストを行いましょう。

今回は以下のとおり、プロジェクトの目標や期間を入力し、AIワーカーと壁打ちしながらWBSを作成する流れをテストしました。
まずは、AIワーカーにプロジェクトの目標・開始予定日・最終期限を伝え、WBSのたたき台を作成してもらいます。

AIワーカーからWBSのドラフトが提示されたら、内容に不足しているタスクや調整したい期限がないか確認しましょう。

続いて、ノベルティの発注に関するタスクを追加するため、以下のように返信しました。

すると、AIワーカーから下記のように、修正内容を反映したWBSが再提示されました。

内容を確認し、Google スプレッドシートとTrelloへの登録に進むため以下のチャットを送りました。

テストに成功すると、Google スプレッドシートにはフェーズ名・タスク名・開始予定日・完了期限・タスク詳細が1件ずつ記録され、Trelloにはフェーズごとのリストと各タスクのカードが作成されます。

実際にそれぞれのアプリを開き、確認してみましょう。
今回は以下のとおり作成されていました！

【Google スプレッドシート】

【Trello】

実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips

このテンプレートでは、WBSの記録先としてGoogle スプレッドシート、タスク管理先としてTrelloを使用していますが、自社で利用しているツールに合わせて登録先を変更することもできます。

たとえば、タスク管理にAsanaやBacklog、Notionなどを使っている場合は、Trelloの代わりに普段利用しているプロジェクト管理ツールへタスクを登録する構成に変更できます。

【設定方法】

AIワーカー設定画面の使用ツールからTrelloを削除します。

その後、「ツールを追加」から自社で利用しているタスク管理アプリを追加しましょう。

あわせて、AIワーカーのマニュアル内にある「Trelloへ登録する」という記載も、追加したアプリ名や登録内容に合わせて変更してください。

※ご利用には事前にマイアプリ連携が必要です。
詳しい設定方法はマイアプリの登録方法をご確認ください。

導入時の注意点と運用ルール

AIワーカーは、プロジェクトの目標や期間をもとにWBSのドラフトを作成し、Google スプレッドシートやTrelloへの登録まで自動化できる便利な仕組みです。

ただし、AIが作成したスケジュールやタスクは、必ずしもそのまま実務に適用できるとは限りません。

安全かつ効果的に活用するためのポイントを整理しました。

1. AIが作成したWBSはたたき台として扱う

AIワーカーは、入力された到達目標・開始予定日・最終期限をもとに、必要なタスクやフェーズを洗い出します。

しかし、プロジェクトの背景や社内事情、関係部署ごとの確認フローまでは完全に判断できない場合があります。

そのため、AIが作成したWBSは完成版ではなく、あくまでたたき台として扱うことが重要です。

特に、社内稟議、広報確認、法務チェック、情報システム部門の確認など、自社独自の工程が抜けていないか確認しましょう。

チャットでの壁打ち段階で内容を精査し、不足しているタスクや調整したい期限があれば、出力前に修正を依頼する運用がおすすめです。

2. 出力前にタスクの粒度と期限を確認する

WBSをGoogle スプレッドシートやTrelloへ登録する前に、各タスクの粒度や期限が適切か確認しましょう。

タスクが大きすぎると、実行時に何から着手すればよいか分かりにくくなります。

一方で、細かすぎると管理するカード数が増え、運用負荷が高くなる可能性があります。 出力前に、担当者が実行しやすい粒度になっているかを確認しておくことで、登録後の手戻りを防ぎやすくなります。

また、各タスクの完了期限がプロジェクト全体の最終期限を超えていないかも確認しましょう。

3. 出力後も状況に合わせて微修正する

WBSを出力した後も、プロジェクトの進行に応じてタスクや期限を見直すことが大切です。

実務では、関係者の都合、承認の遅れ、外部ベンダーとの調整、追加要件などによって、当初のスケジュール通りに進まないことがあります。

そのため、Google スプレッドシートやTrelloに登録された内容を定期的に確認し、必要に応じて更新する運用ルールを決めておきましょう。 AIワーカーで作成したWBSは、出力して終わりではなく、実際の進行状況に合わせて育てていくことが重要です。

まとめ

AIを活用することで、プロジェクトの目標や期間からWBSのたたき台を作成し、Google スプレッドシートへの記録やTrelloへのタスク登録まで効率化できます。
YoomのAIワーカーを活用して、プロジェクト立ち上げ時のタスク洗い出しや管理ツールへの登録作業を自動化する第一歩を踏み出してみませんか？
未知のプロジェクトでも初動をスムーズに進めるために、ぜひ登録フォームからAIワーカーの活用を体感してみてください。

よくあるご質問