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AIエージェントでシフト作成を自動化！欠員時の調整まで任せる方法
毎月のシフト表作成、考えるだけでも億劫になりますよね…。
単にカレンダーを埋めるだけなら簡単ですが、現実はそう甘くはありません。
「この日はベテランが一人もいない、どうしよう」
「Aさんは今月、扶養の範囲ギリギリだからもう入れられない」
希望休の調整だけでなく、こういったメンバーのスキルや勤務状況まで考慮してシフトを組むとなると、時間も精神的な負荷もかかります。
シフト管理アプリを使えばシフト表の作成自体は楽になりますが、突然の欠員や月中での修正が発生すると、結局は手で直さなければいけなくなることも。
代わりに入れる人を急いで探したり、変更をシフト表に反映させたりといった作業は、日々の忙しい仕事の間に差し込まれたくないものです。
こういった煩わしいシフト作成業務は、AIエージェントに任せましょう！
AIエージェントなら、勤務条件やメンバーの情報をもとにシフトを作成するだけでなく、欠員が発生した際に代替スタッフを探し、必要に応じてシフトを組み直すといった調整にも対応できるんです。
本記事では、条件を渡すだけでシフト表のたたき台を完成させるAIエージェントの詳しい設定方法をご紹介します。
AIエージェントなら条件を渡すだけでシフト表が作れる！
これまではシフト表作成を自動化しようとすると、複雑な条件を設定しなければいけなかったり、急な変更に柔軟な対応ができなかったりすることもありましたよね。
しかしAIエージェントなら、あなたの意思を汲み取って、表の構成まで自ら考えて提案してくれますよ。
AIはもう、単なるチャットツールではありません。会話をするように設定や依頼ができる表作成アシスタントとしても活躍するんです！
実際にどのようなシフト表を作ってくれるのか見てみましょう。
例えば、普段使っているツールにまとめてある店舗ルールやスタッフ情報、希望休を渡して「来月のシフト表を作成して」と伝えるだけで…。
数十秒もしないうちに、シフト表が作成されました！
作成されたシフト表は普段使っているツールにも出力されるので、メンバーへの共有も素早く行えますよ。
まるで、気の利く優秀な事務スタッフが作業を進めてくれるような感覚ですね！
AIエージェントはあらかじめ設定した条件やルールに沿って情報の整理や判断を行い、自動で処理を進めることができます。スタッフのスキルレベルや勤務可能な日・時間、「この時間帯は最低3人必要」といった店舗独自の条件を考慮して、シフトを組むことができ、人間はAIが作った案に目を通し、微調整と最後の確認をするだけ。何時間もかけてシフトを調整する必要はありません。
YoomのAIワーカーなら会話するだけで設定が完了！
「使い方は簡単そうだけど、AIエージェントの設定ってプログラマーがいないと難しいんじゃない？」
実はそんなことはないんです！
YoomのAIエージェントである「AIワーカー」を使えば、シフト作成の条件や使用するツールまで、全てチャット上での会話形式で設定できますよ。
誰でもプログラミング知識ゼロで自社専用のシフト表作成エージェントを作ることができるんです。
▼今回使用するテンプレート
箇条書きや断片的なデータを受け取り、用途に合った列構成を自ら考えて読みやすい表に整理するAIワーカーです。項目の整理や書式の統一といった細かな手間を減らせるので、表づくりに時間を取られている方や、最適な構成案を提示してほしい方におすすめです。
- テキストや数値データを表にまとめる作業が多く、整理に時間を取られている方
- 表の項目構成や書式をどうするか迷いやすく、最適な構成案を提示してほしい方
- データの見やすさや記載の一貫性を保ちたいが、手作業での整理が追いつかない方
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
上記のテンプレートを早速試してみましょう！
バナーの「試してみる」をクリックして、無料のアカウント登録を済ませると、以下のようなチャット画面が表示されます。
このテンプレートに、店舗のルールやスタッフの勤務情報といったデータの参照先や、出力してほしい表について設定することで、店舗に合うシフト表が作成できるようになります。
まずはこの状態で、シフト作成に必要な情報をまとめているツールを渡してみましょう。
今回は例として、Google スプレッドシートの各タブにそれぞれの情報をまとめているものとします。
▼スプレッドシートの店舗ルール
▼スプレッドシートのスタッフ情報
▼スプレッドシートの希望休
AIワーカーにスプレッドシートのURLを渡して「以下のスプレッドシートに含まれる店舗ルール、スタッフ情報、希望休を読み取って」と指示してみます。
すると、Google スプレッドシートから情報を読み取るにあたって追加したいアクションがAIワーカーから提案されました。
上書きや削除といった、元のデータに変更を加えてしまうようなアクションが含まれていないことを確認したら「許可」をクリックしましょう。
これだけで使用ツールとアクションが追加されました！
データの読み取りも問題なくできていそうですね。
それでは、このデータを使ってシフト表を作成してもらいましょう。
今度は「読み取ったデータをもとに来月分のシフト表を新しいスプレッドシートとして作成して」と指示してみます。
作業を追加したことで、AIワーカーがアクションの追加を提案してきました。
このように足りない情報や権限があればAIワーカーのほうから提案してくるため、プログラミング知識がなくても安心です！
アクションを許可して待つこと十数秒。翌月のシフト表がスプレッドシートとして作成されました！
しっかり店舗ルールや希望休に則ったシフト表になっていますね。
あっという間に設定が完了しました。これで何時間もかかっていた毎月のシフト表作成は数十秒に短縮されます！
最後に、ここまでの設定も保存しておきましょう。
AIワーカーからも提案されていますが、「スキル」を更新することによって毎回読み取ってほしいデータを渡す必要がなくなりますよ。
スキルというのはAIワーカーが処理を実行するための手順書のことです。
スキルに参照先のツールや実行する処理の手順などが記載されていることで、指示する手間が省けて、出力結果の精度も安定します。
どのようなスキルが作成されるのかが表示されるため、内容を確認して、問題がなければ「許可」をクリック。
追加、変更したい内容があればチャットでその旨を伝えてください。
これで、この店舗専用の情報がスキルとして保存されました！
今後は「翌月のシフトを作成して」と一言指示するだけでシフト表を作成できますよ。
月中の急な休みへの代替スタッフ探しもAIワーカーがサポート
これだけならシフト管理アプリでも実現できそうですよね。
ですがAIワーカーの強みは、月初のシフト作成時だけにとどまりません！
「子供が熱を出したので今日は休みたい」といった月中の突発的な欠員にも柔軟に対応できるんです。
店舗ルールやスタッフ情報は既にAIワーカーがスキルとして記録していますから、日付と名前を伝えるだけで、誰が代わりに入れるのかを素早くピックアップしてくれます。
このように、複数の代替スタッフ候補とピックアップした理由まで回答してくれるので、誰に頼めばいいのかが一目で分かります。
当日の朝に急ぎで欠員の埋め合わせを考えたり、スタッフのスキルを読み取って代替スタッフを探したりする、精神的にも負担となるこの作業をAIワーカーに肩代わりしてもらえるのは嬉しいですね！
代替スタッフがいない場合にも、現在のメンバーで現場を回せるか判断してくれますよ。
現場でのトラブル対応に余裕を持って向き合えるようになるのも、AI活用の大きなメリットです。
ツール変更や作業の追加も自由自在
「店舗のルールはNotionで、スタッフ情報はkintoneで管理しているんだけど…」
「代替スタッフに送るメッセージも考えてほしい…」
こういった店舗ごとのカスタマイズも、同じようにチャットで指示するだけで実現できますよ。
▼ツールの変更も1文で設定完了
▼作業の追加も会話形式で指示するだけ！
スタッフと話すように、シフト表作成で困っていることや、その後の運用で自動化したいことをAIワーカーに伝えて、シフト管理の問題をささっと解決しましょう！
シフト管理はAIエージェントにおまかせ
いかがでしたか？
シフト作成やその管理は現場の大きな負担となりますが、AIエージェントに任せることで調整にかかる時間や精神的なストレスを減らせますよ。
こうした事務業務から解放されることで、お店づくりやスタッフとのコミュニケーションに集中できる環境も整えられます。
YoomのAIエージェントならプログラミングの知識不要で、普段使っているツールと連携させることができるので、これまでの業務フローにも取り入れやすいです。
まずは日頃のシフト作成で一番手間だと感じている作業から、AIエージェントでの自動化を試してみてください。
▼条件を渡すだけでシフト表を自動作成！
箇条書きや断片的なデータを受け取り、用途に合った列構成を自ら考えて読みやすい表に整理するAIワーカーです。項目の整理や書式の統一といった細かな手間を減らせるので、表づくりに時間を取られている方や、最適な構成案を提示してほしい方におすすめです。
- テキストや数値データを表にまとめる作業が多く、整理に時間を取られている方
- 表の項目構成や書式をどうするか迷いやすく、最適な構成案を提示してほしい方
- データの見やすさや記載の一貫性を保ちたいが、手作業での整理が追いつかない方
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
[Yoomとは]
▼1つで10人分働くAIエージェントの活用方法！
よくあるご質問
Q：Claude CodeとYoomのAIワーカーにはどのような違いがありますか？
A：
Claude Codeは主にエンジニア向けの開発特化型エージェントであるのに対し、YoomのAIワーカーはプログラミング知識不要でビジネス業務を自動化できる業務特化型エージェントです。
Claude CodeはターミナルやIDE上で動作し、直接コードを書き換えたりコマンドを実行したりすることを得意としています。一方でYoomのAIワーカーは、会話形式で設定を行ったり、kintoneやfreee、Chatworkといった国産ツールと簡単に連携して処理を実行したりできるのが強みです。
また、トリガー機能を使えば自動で起動するので毎回指示を出す必要がなく、上司への確認依頼などもフローに組み込めるため、今の業務フローを安全かつスマートに自動化したい方に最適です。
Q：どんなアプリと連携できますか？
A：
Google スプレッドシートやNotion、Slackなどの定番アプリから、kintone、freee、Chatworkなどの国産ツールまで、幅広いアプリと連携可能です。詳細は「連携アプリ一覧」をご確認ください。
Q：AIワーカーの設定で気を付けることはありますか？
A：
AIワーカーの設定時には、以下の注意点とヘルプページを参考にしてください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
※【AIワーカー】基本的な設定方法 - AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。
※【AIワーカー】スキルの作成方法 - AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクが消費されます
※【AIワーカー】タスク実行数の計算方法
Q：AIワーカーが意図しないデータ操作をしてしまうことはありませんか？
A：
AIワーカーの「カスタムコネクト」では、AIワーカーの判断によって、意図しないデータの削除や更新が実行されてしまう可能性があります。
予期しないデータ操作を防ぐため、スキル内にデータの削除・更新を禁止する旨を明記し、事前に挙動を確認してから運用を開始しましょう。
Q：Google スプレッドシートへのアクセス時に「アクセスできません」と言われます
A：
このエラーは、Yoomに連携しているGoogleアカウントと、操作しようとしているドキュメントの所有アカウントが一致していない場合に発生します。
連携アカウントに該当スプレッドシートへの閲覧権限があるか、あるいは正しいアカウントでYoomのマイアプリ連携が行われているかをご確認ください。
Google スプレッドシートの手動での連携方法は以下の通りです。
Q：100人以上のスタッフ情報も読み込めますか？
A：
一度に全てのデータを読み込めなかった場合は、処理を繰り返して最後までデータを取得します。
ただし、AIワーカー内で大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを大きく消費する可能性があるのでご注意ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
