AIエージェントがアカウント発行を代行！フォーム送信を起点に通知までを自動化する方法

企業規模が拡大するにつれて、新入社員や中途入社者のアカウント発行業務は大きな負担となりますよね。
「様々なツールの管理画面を開いてアカウントを作成し、それぞれ招待メールを送る」という単純作業の繰り返しに、時間や手間を奪われていませんか？

高額な上位プラン（SCIM連携など）を契約しなくても、Yoomの標準機能を工夫すれば、コストを抑えつつこの業務を一気に自動化できます。
本記事では、フォーム送信をきっかけに、アカウント発行からウェルカムメールの送信、さらにSlackでの通知までを一気通貫で実行できるAIワーカーの作り方をご紹介します。

とにかく早く試したい方へ

「まずは実際に動かしてみたい！」という方は、以下のフローボットテンプレートをご利用ください。
フォームに回答するだけで、AIが情報を読み取り、アカウント発行、ウェルカムメール送信、Slack通知までを自動で処理します。

フォーム送信をトリガーに入社者のアカウント発行と招待、完了報告をAIが一括実行する

試してみる

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■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行や招待作業は、複数のツールを行き来する必要があり、人事担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。特にSaaSの利用数が増えるほど、設定漏れや作業ミスのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、AIが入社者の情報を正確に読み取り、複数のアプリへの招待処理を自動で一括実行します。AIが複雑な処理を代行するため、個別の設定作業に追われることなく、スムーズな入社準備を整えることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 入社手続きの際、SmartHRやSlackなど複数のSaaSへのアカウント招待作業を効率化したい人事労務担当者の方
• 複雑な条件分岐の設定を避け、AIを活用して柔軟かつ安全にアカウント発行プロセスを自動化したい情シス担当者の方
• 新入社員の受け入れ準備における作業漏れを防ぎ、入社初日から円滑に業務を開始できる環境を整えたい経営者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけにAIがアカウント発行と招待を自動で行うため、手作業による転記ミスや招待漏れのリスクを最小限に抑えられます。
• 複数のアプリへの個別ログインや操作が不要になり、入社手続きに要する時間を短縮して本来注力すべきオンボーディング業務に集中できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Slack、SmartHRをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、Yoomの「フォームに回答したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、AIワーカーに「入社者の情報を読み取り、各アプリのアカウント発行と招待処理を実行し、結果をまとめるためのマニュアル（指示）」を作成し、SmartHRの「従業員を招待する」アクションとSlackの「チャンネルにユーザーを招待する」アクション、およびGmailの「メールを送る」アクションを使用ツールとして設定します
4. 次に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、入社者へウェルカムメールを送信します
5. 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果を特定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォーム設定では、入社者の氏名、メールアドレス、入社日など、アカウント発行に必要な項目を任意にカスタマイズして作成してください。
• AIワーカーのマニュアル（指示）を編集することで、特定の部署ごとに招待するSlackチャンネルを分けるなど、組織のルールに合わせた柔軟な調整が可能です。
• GmailのウェルカムメールやSlackの通知内容には、回答されたフォームの情報を変数として組み込み、パーソナライズされたメッセージを送るように設定してください。

■注意事項

• Gmail、Slack、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

アカウント発行をAIエージェントで自動化するメリットと活用シーン

従来の自動化ツールでは、アプリごとに細かく設定したり、複雑な条件分岐を組んだりする必要があり、構築やメンテナンスに手間がかかるのが課題でした。
しかし、AIエージェントを活用すれば、人間がマニュアルを読んで判断するように柔軟な処理を行うことが可能です。
ここでは、AIエージェントを利用してアカウント発行を自動化するメリットと、実際の活用シーンをご紹介します。

1. アカウント発行・ウェルカムメール送信の自動化

新入社員が入社するたびに、メールやチャット、人事労務ソフトなど各ツールの管理画面を開いてアカウントを個別に作成する必要はもうありません。

大元となるGoogle Workspaceのアカウント情報さえ準備すれば、各ツールへの招待やSlack通知まで自動化できます。

2. フォームトリガーで誤動作を防止

メールやチャットで入社者情報をバラバラに受け取ると、氏名の漢字間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすくなります。

入社者情報入力フォームをトリガーに設定し、AIが直接情報を読み取って処理するフローにすることで、転記ミスや手作業の誤動作を未然に防げます。

3. 上位プラン不要でコストを削減

複数のSaaS間でアカウント自動発行や連携（SCIMなど）を行う場合、通常はエンタープライズプランが必要です。

しかし、YoomのAIエージェントを活用すれば、無料プランでもアカウントを自動作成できます。これにより、ランニングコストを抑えながら、業務の自動化を進めることが可能です。

アカウント発行業務をAIエージェントで自動化するフローを作ってみよう

ここからは、代表的な例として「フォーム送信をトリガーに、入社者のアカウント発行・招待・完了報告をAIが一括実行するフロー」を解説します。
担当者が入社者情報入力フォームに必要事項を入力すると、AIワーカーが自動で以下の処理を行います。

• SmartHRへのアカウント登録
• SmartHRおよびSlackへの招待リンク送付（ウェルカムメール）
• 担当者へ完了報告

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Slack／SmartHR

[Yoomとは]

フロー設定の全体像

設定は以下のステップで行います

• テンプレートをコピーする
• フォームのトリガーを設定する
• AIワーカーの設定（基本・マニュアル・使用ツールなど）を行う
• トリガーをONにする

テンプレートをコピー

Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。

フォーム送信をトリガーに入社者のアカウント発行と招待、完了報告をAIが一括実行する

試してみる

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■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行や招待作業は、複数のツールを行き来する必要があり、人事担当者にとって大きな負担ではないでしょうか。特にSaaSの利用数が増えるほど、設定漏れや作業ミスのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、AIが入社者の情報を正確に読み取り、複数のアプリへの招待処理を自動で一括実行します。AIが複雑な処理を代行するため、個別の設定作業に追われることなく、スムーズな入社準備を整えることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 入社手続きの際、SmartHRやSlackなど複数のSaaSへのアカウント招待作業を効率化したい人事労務担当者の方
• 複雑な条件分岐の設定を避け、AIを活用して柔軟かつ安全にアカウント発行プロセスを自動化したい情シス担当者の方
• 新入社員の受け入れ準備における作業漏れを防ぎ、入社初日から円滑に業務を開始できる環境を整えたい経営者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけにAIがアカウント発行と招待を自動で行うため、手作業による転記ミスや招待漏れのリスクを最小限に抑えられます。
• 複数のアプリへの個別ログインや操作が不要になり、入社手続きに要する時間を短縮して本来注力すべきオンボーディング業務に集中できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Slack、SmartHRをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、Yoomの「フォームに回答したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、AIワーカーに「入社者の情報を読み取り、各アプリのアカウント発行と招待処理を実行し、結果をまとめるためのマニュアル（指示）」を作成し、SmartHRの「従業員を招待する」アクションとSlackの「チャンネルにユーザーを招待する」アクション、およびGmailの「メールを送る」アクションを使用ツールとして設定します
4. 次に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、入社者へウェルカムメールを送信します
5. 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理結果を特定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォーム設定では、入社者の氏名、メールアドレス、入社日など、アカウント発行に必要な項目を任意にカスタマイズして作成してください。
• AIワーカーのマニュアル（指示）を編集することで、特定の部署ごとに招待するSlackチャンネルを分けるなど、組織のルールに合わせた柔軟な調整が可能です。
• GmailのウェルカムメールやSlackの通知内容には、回答されたフォームの情報を変数として組み込み、パーソナライズされたメッセージを送るように設定してください。

■注意事項

• Gmail、Slack、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• SmartHRはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
• AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！

【事前準備】

まず、テスト用のGoogle Workspaceアカウントを用意してください。
このテンプレートでは、新入社員や中途入社社員のGoogle Workspaceアカウント情報をもとに、AIワーカーが自動で処理を行います。
担当者は、Google Workspaceアカウントを事前に作成し、その情報を入社者に通知しておきます。

フォームトリガーの設定

フローの起点となるフォームを設定します。
「フォーム」をクリックしてください。

フォームのタイトルと説明文を任意で入力します。

質問項目はテンプレートであらかじめ設定されているのでこのままで問題ありません。

パーソナルプラン以上であれば、フォーム送信後に表示される完了ページのカスタマイズも可能です。
各プラン別のオプションや詳細は、下記よりご確認いただけます。

• フォームの基本設定・オプション設定について

  

画面最下部の「アクセス権限」と「共有フォーム利用時のフローボット起動者」を任意で設定し、「次へ」をクリックします。

下記画像を参考にし、回答のサンプル値（取得した値）を入力します。
入力が完了したら、「完了」をクリックして完了です！

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。

AIワーカーの基本設定

フローの中で実行するAIワーカーの基本情報を設定します。
「入社手続きサポーター」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、画面右側にある鉛筆マークをクリックしてください。

AIワーカーの設定画面が表示されます。
名前・説明・役割はテンプレートで設定されているので、このまま使用します。

AIワーカーの基本設定は、「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。 

AIワーカーのマニュアル設定

AIが迷わずに作業を行えるよう、具体的な手順やルールをマニュアルとして設定します。
「入社者SaaSアカウント発行・招待」を選択して、マニュアルの中身を確認していきましょう。

マニュアルの設定画面が表示されます。
「マニュアル名」はこのままでも良いですし、より分かりやすい名前にしてもOKです。

マニュアルの「内容」もあらかじめ設定されていますが、以下の[]内の情報は自分で設定する必要があります。

• 【Slack招待】：[ウェルカムメールに記載する招待リンク]
• 【通知先】：[完了レポートを送信するSlackチャンネル名]

マニュアル設定の詳細は、「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。 

AIワーカーの使用ツール設定

次に、AIワーカーで使用するツールの設定をしましょう。
今回はGmail・SmartHR・Slackを使用ツールとして設定するので、順番に設定していきます。

まず「Gmail」の歯車マークをクリックしましょう。

以下のような画面が表示されます。
「連携アカウントを追加」をクリックし、以下ナビを参考にアカウントを追加しましょう。

※下記のナビはフローボットからマイアプリ連携する内容になっています。
しかし、「連携アカウントを追加」をクリックして以降の手順は同じなので、ナビの内容に従って進めてください。

連携アカウントを追加できたら、次にアクションを設定します。
あらかじめ設定されている「メールを送る」をクリックしてください。

「AIが設定」のチェックをはずすと、任意でアドレスなどを設定することができます。
From・CC・BCC・差出人の名前を設定したい場合は、任意で設定してください。

件名や本文については基本的には「AIが設定」のままでOKです。
「保存」をクリックしましょう。

次に、Slackの設定を行います。
Slackの歯車マークをクリックしてください。

以下のような画面が表示されます。
「連携アカウントを追加」をクリックし、以下ナビを参考にアカウントを追加しましょう。

アカウントを追加できたら、次にアクションを設定します。
あらかじめ設定されている「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

投稿先のチャンネルIDは、先ほどマニュアルの内容で指定したので「AIが設定」のままでOKです。

※Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
該当チャンネルの「インテグレーション」からYoomを追加しておいてくださいね！

• SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法

メッセージは、基本的には「AIが設定」のままでOKです。
「保存」をクリックしましょう。

次に、SmartHRの設定を行います。
SmartHRの歯車マークをクリックしてください。

「連携アカウントを追加」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、サブドメインを注釈に従って入力しましょう。
入力できたら「追加」をクリックします。
詳しくは以下をご参照ください。

• SmartHRのマイアプリ登録方法

アクションは、あらかじめ設定されているのでこのまま「保存」をクリックします。

AIモデルの設定

使用するAIモデルを選択します。Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンで選択できるので、適したものを選びましょう。
なお、おすすめは「Gemini-3-Flash」です。
処理精度が高いうえタスク消費が少ないので、迷ったらGemini-3-Flashを選択するのがおすすめです！

 AIワーカーへの指示の設定

フォームから取得した情報をAIワーカーに渡し、「この情報をもとにアカウント発行と招待を行ってください」という具体的な実行指示（プロンプト）を設定します。
処理手順や行動指針はマニュアルで設定しているので、ここではフォームトリガーから取得した値を活用して設定しましょう。

取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！

赤枠内は、直接テキストを入力します。

• Slack招待リンク
  Slackのワークスペースから確認できます。Slackにログインし、画面左上の「ワークスペース名」をクリックし、「招待リンクをコピー」を選択してください。なお、デフォルト設定ではリンクの有効期限は30日間となっている場合が多いです。フローボットで使用するために、無期限の招待リンクを作成しておきましょう。無期限リンクは、ワークスペースの管理者（オーナーや管理者権限を持つ人）のみ作成可能です。
  ワークスペース管理者は、リンク経由の参加者を自動で参加させるか、管理者承認を経由させるかを選択できます。セキュリティを強化するために、承認制をオンにしておくことをおすすめします。
• 完了レポートの送付
  以下画像を参考に、通知チャンネルを含めて設定してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックします。

※AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。
詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。

テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！

続いて設定したアクションが実行されているか確認していきましょう。
SmartHRに従業員情報が登録されました！

Gmailにウェルカムメールが届きました！

Slackの指定チャンネルに完了レポート報告が届きました！

トリガーON

すべての設定が完了したら、フローのトリガーを「ON」にして稼働を開始します。
これで、フォームが送信されるたびに自動でアカウント発行フローが実行されます。
実際にフォームを送信して、フローが正常に動作するか確認してみましょう！

実務で役立つ！さらに便利にするアレンジTips

Yoomのテンプレートは、自社の運用に合わせて自由自在にアレンジ可能です。

配属先に応じたウェルカムメールの出し分け

配属部署ごとに参加するSlackワークスペースが異なる場合におすすめです。
AIワーカーのマニュアルに部署ごとのSlack招待リンクを登録しておくと、AIがフォームの「配属先」を読み取り、自動で適切なSlackワークスペースに招待を振り分けることが可能です。

導入時の注意点と運用ルール

個人情報を扱うアカウント発行業務にAIワーカーを導入する際は、あらかじめルールを決めておくことが重要です。
以下のポイントを押さえて、安全かつスムーズに運用しましょう。

1. 流れを事前にアナウンスする

入社予定者には、以下の流れを事前に周知しておきましょう。  

• 個人メールアドレス宛に社内用Google Workspaceアカウントを通知します。
• 社内用メールアドレスでログイン後、ウェルカムメールからSmartHR・Slackへの参加をお願いします。

2. パスワード乱立防止（SSO徹底）

SmartHRやSlackのログイン時には「Googleアカウントでログイン（SSO）」を利用するよう入社予定者に通知しセキュリティを強化しましょう。  

3. 初回ログイン時のパスワード変更要求をオフにする

担当者がGoogle Workspaceのユーザーを新規作成する際に、 「次回ログイン時にパスワードの変更を要求する」にチェックを入れないように注意しましょう。 入社者にパスワードを変更させないことで、管理者側のガバナンスを維持することをおすすめします。

4. Slack招待リンクの運用

Slackの招待リンクは、管理者承認制に設定してセキュリティ対策を行いましょう。 承認制でない場合、退職者も誤ってアクセスできてしまう可能性があるからです。
今回のテンプレートでは無期限の招待リンク作成を推奨していますが、デフォルトで設定されている有効期限を30日のままに設定するなど、運用ルールを設けるのも安全です。 毎月末に担当者が新しいリンクを発行し、YoomのAIワーカーのマニュアルを更新することで、より安全に運用できます。

まとめ

AIワーカーを活用することで、今まで手作業で行っていたアカウント発行から各種ツールへの招待、ウェルカムメールの送信までを自動化することができます。

プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問