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議事録を手動で作成するのも立派なスキルです。新人教育では、まず議事録をとって要約することでプロジェクトの全体像を把握するスキルが身につきます。…とは言え、議事録スキル習得済の方は議事録の作成が負担になっていませんか？
実はAIを活用で文字起こしも議事録作成も自動でできてしまうんです！さらに、議事録化した内容を自動で通知することも実現できるようになりました。
本記事ではAI機能を使い会議内容などを自動で議事録化することで、どのようなメリットがあるのかを考察し、更にそれをノーコードで実装する方法をご紹介していきます！
AI機能を使い会議内容を自動で議事録化することで、どのようなメリットがあるのか、具体的な自動化例を解説します。
メリット: AIを使い会議の内容を議事録化することにより、手作業で行っていた数倍の速さで議事録作成が可能になります。
自動化例: Slackに会議のメモなどを入力すると、その内容をAIが読み取って自動で議事録化し、その内容をSlack投稿者に返す、といったフローを設定することができます。
これにより、手作業で行っていたときとは比べ物にならないほど議事録作成のスピードが向上します。
メリット: AIを使い会議の内容を議事録化することにより、会議で議論されたタスクを抽出し、チームに共有することができます。
自動化例: 会議の内容を自動で議事録化したうえで、更に指示の仕方では議事録内容をタスクとして記載させることもできます。その内容を抽出して例えばTrelloに対してタスクごとにカードを自動作成すると言ったことも可能です。
メリット: AI機能を使用すると議事録化だけでなく要約することもできます。そのため会議や研修の内容を要約し、重要点をまとめられるため効率的に学習することができます。
自動化例: AIが会議や研修の動画を自動で要約し、要約された内容をGoogleスプレッドシートにまとめて共有するフローを設定することができます。
これにより、会議や研修の内容を何度でも簡単に見直すことができ、ポイントを効率的に把握することができます。また、研修に参加できなかった人にも、効率的に情報を共有することができます。
AI機能を使った議事録の自動作成例をご紹介しました。
Yoomを使用すれば、これらの自動化が簡単に実現できます！ノーコードでできるので、特別な知識は不要です。
今回は、先ほどご紹介した自動化例の「Slackチャンネルに投稿されたメモをAI機能で議事録化し、再度投稿者にその議事録を返す」フローボットの作り方を解説していきます。
まずは、こちらからアカウントを発行してください。初心者の方でも短時間で作成できますよ！
※文章の要約・議事録化はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
登録が完了したら、下のテンプレートの「試してみる」よりスタートです！
マイプロジェクトにコピーされたテンプレートで作成します。
フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。
一番上の「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
ここでSlackのアプリトリガー（フローの起点）を設定していきます！
トリガータイトル、アクションはそのままでOKです。
また、Slackは外部アプリのためYoomと連携する必要があります。
連携アカウントを追加を押して、以下に沿ってまずはマイアプリ登録してみてください！
Slackのマイアプリ登録方法
「次へ」をクリックし、起動条件の詳細を設定します。
トリガーの起動間隔は任意で設定してください。※プランによって選択できる間隔が異なります。
また、チャンネルIDは欄をクリックして表示された候補から今回投稿されたら起動させたいチャンネルIDを選択してください！
上記の設定が終わったら「保存する」をクリックします。
「要約する」をクリックします。
タイトルを任意で変更して、アクションから今回は「GPT3.5｜15,000文字以内の文章から議事録を作成（7タスク）」を選択します。
※文章量などによって使い分けてください！
設定後、「次へ」をクリックしてください。
次に対象のテキストという欄をクリックするとアウトプットというメニューが表示されるので、そこからトリガーで設定したSlackを押します。
押すと、Slackのトリガーで取得したメッセージ内容の項目が出てくるのでそれをクリックすると、そのままメッセージ内容が欄の中に引用される仕組みです！
必須の設定はここまでですが、下部にフォーマットと条件という任意の設定欄もあります。
こちらを設定すると指定した形式の議事録になるべく近づけてAIが議事録を生成してくれます！なんと便利...!
最後にテストして問題なければ保存します。
最後に「ダイレクトメッセージを送る」をクリックします。
タイトルやアクションはそのままでOKなので、次に進んでください。
次に進むとSlackメンバーIDを指定する欄があるので、欄をクリックしアウトプットというメニューからSlackのトリガーを選択して、その中にある送信者をそのまま引用します。
その後下のメッセージと言う欄に任意のテキストと、先程議事録生成した「作成された議事録」という項目を引用すればSlackに投稿したメモを議事録化して、
投稿者に返すフローの完成です！
※最後にフローボットのトリガーボタンをONにしてください。
AI機能を使い会議の議事録を自動で要約するフローの作成方法はいかがでしたか？
今回作成したフロー以外にも、企業の課題にあわせて様々なフローを作成することができますよ！
AI機能を使い自動で要約するフローの応用編を2つご用意したので、ぜひこちらもお試しください！
新しいメールを受信したら、メールの文面からAIが自動で内容を取得・要約して、Google Chatに通知することができるフローです。
AIによるデータ抽出を活用するため、メール内の名前・住所・メールアドレスなどの取得において、複雑なの設定が不要となりフローボット自体も短縮化することが可能です。
Zoomでミーティングが終了したら、会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こし結果をMicrosoft Teamsに通知することができるフローです。
ミーティング終了後に自動で文字起こしと要約を行うことにより、手入力の作業時間を大幅に節約することができます。
また、AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約しているため、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
今回は、AIによる会議の議事録化および内容の通知フローの設定方法をご紹介しました。
AIは学習レベルに依存するため、まだまだ議事録の精度が十分ではないこともあります。長期運用プロジェクトでは学習タイミングが多いため、AIの活用と学習を並行して進めるきっかけになればと思います。
民間の企業のプロジェクト管理者や、学校の先生にもぜひ使ってみていただきたいです。
Yoomでは難しいプログラミングを必要とせず、ノーコードでアプリの連携や業務の自動化ができるサービスを開発しています。
人生の中でもとりわけ多くの時間を消費する『仕事』を自動化することで、人々の時間がより豊かになり、世界がもっともっと加速することを私たちは信じています。
ぜひこの機会に、無料のプランからサービスをお試しくださいね。
