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会議の重要ポイントの把握が迅速化し、更に手間を圧倒的に削減！AI議事録の実装をノーコードで作る方法
議事録を手動で作成するのも立派なスキルです。新人教育では、まず議事録をとって要約することでプロジェクトの全体像を把握するスキルが身につきます。…とは言え、議事録スキル習得済の方は議事録の作成が負担になっていませんか？
実はAIを活用で文字起こしも議事録作成も自動でできてしまうんです！さらに、議事録化した内容を自動で通知することも実現できるようになりました。
本記事ではAI機能を使い会議内容などを自動で議事録化することで、どのようなメリットがあるのかを考察し、更にそれをノーコードで実装する方法をご紹介していきます！
会議の内容を自動で議事録化するメリットと自動化例
AI機能を使い会議内容を自動で議事録化することで、どのようなメリットがあるのか、具体的な自動化例を解説します。
1. 圧倒的に工数削減ができる
メリット: AIを使い会議の内容を議事録化することにより、手作業で行っていた数倍の速さで議事録作成が可能になります。
自動化例: Slackに会議のメモなどを入力すると、その内容をAIが読み取って自動で議事録化し、その内容をSlack投稿者に返す、といったフローを設定することができます。
これにより、手作業で行っていたときとは比べ物にならないほど議事録作成のスピードが向上します。
2. タスクの抽出
メリット: AIを使い会議の内容を議事録化することにより、会議で議論されたタスクを抽出し、チームに共有することができます。
自動化例: 会議の内容を自動で議事録化したうえで、更に指示の仕方では議事録内容をタスクとして記載させることもできます。その内容を抽出して例えばTrelloに対してタスクごとにカードを自動作成すると言ったことも可能です。
3. 研修の効率化
メリット: AI機能を使用すると議事録化だけでなく要約することもできます。そのため会議や研修の内容を要約し、重要点をまとめられるため効率的に学習することができます。
自動化例: AIが会議や研修の動画を自動で要約し、要約された内容をGoogleスプレッドシートにまとめて共有するフローを設定することができます。
これにより、会議や研修の内容を何度でも簡単に見直すことができ、ポイントを効率的に把握することができます。また、研修に参加できなかった人にも、効率的に情報を共有することができます。
自動で議事録を作るフローボットが簡単に作る方法をご紹介します！
AI機能を使った議事録の自動作成例をご紹介しました。
Yoomを使用すれば、これらの自動化が簡単に実現できます！ノーコードでできるので、特別な知識は不要です。
今回は、先ほどご紹介した自動化例の「Slackチャンネルに投稿されたメモをAI機能で議事録化し、再度投稿者にその議事録を返す」フローボットの作り方を解説していきます。
「Slackチャンネルに投稿されたメモをAI機能で議事録化し、再度投稿者にその議事録を返す」フローボットの作り方
ステップ1:テンプレートをコピーする
まずは、こちらからアカウントを発行してください。初心者の方でも短時間で作成できますよ！
※文章の要約・議事録化はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
登録が完了したら、下のテンプレートの「試してみる」よりスタートです！
■概要
Slackチャンネルに投稿されたメモをAI機能で議事録化し、再度投稿者にその議事録を返すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Slackをメインのコミュニケーションツールとして使用している方
・Slackに会議内容を普段メモされている
・顧客とのMTGメモなどもSlackに一度記入している
2.取ったメモを手作業で議事録化している方
・Slackにメモした内容を一度議事録化して、顧客に送付されている
・メモした内容を手で議事録化するのに1日の大半を使っている
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにメッセージ投稿されると自動でフローが起動し、メッセージ内容を自動で議事録化できるので手間の一切を省くことができます。
・また、議事録化した内容を再度Slackに戻すことができるので、その内容をそのまま使って顧客への連絡や社内資料への転記がラクに行えます。
・議事録作成という膨大な作業自体から開放されます。
■注意事項
・SlackとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Slackチャンネルに投稿されたメモをAI機能で議事録化し、再度投稿者にその議事録を返すフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Slackをメインのコミュニケーションツールとして使用している方
・Slackに会議内容を普段メモされている
・顧客とのMTGメモなどもSlackに一度記入している
2.取ったメモを手作業で議事録化している方
・Slackにメモした内容を一度議事録化して、顧客に送付されている
・メモした内容を手で議事録化するのに1日の大半を使っている
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにメッセージ投稿されると自動でフローが起動し、メッセージ内容を自動で議事録化できるので手間の一切を省くことができます。
・また、議事録化した内容を再度Slackに戻すことができるので、その内容をそのまま使って顧客への連絡や社内資料への転記がラクに行えます。
・議事録作成という膨大な作業自体から開放されます。
■注意事項
・SlackとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
マイプロジェクトにコピーされたテンプレートで作成します。
フローボットの右上の「編集する」をクリックしてください。
ステップ2:Slackのトリガー設定
一番上の「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
ここでSlackのアプリトリガー（フローの起点）を設定していきます！
トリガータイトル、アクションはそのままでOKです。
また、Slackは外部アプリのためYoomと連携する必要があります。
連携アカウントを追加を押して、以下に沿ってまずはマイアプリ登録してみてください！
Slackのマイアプリ登録方法
「次へ」をクリックし、起動条件の詳細を設定します。
トリガーの起動間隔は任意で設定してください。※プランによって選択できる間隔が異なります。
また、チャンネルIDは欄をクリックして表示された候補から今回投稿されたら起動させたいチャンネルIDを選択してください！
上記の設定が終わったら「保存する」をクリックします。
ステップ3:AI機能で議事録を作成する
「要約する」をクリックします。
タイトルを任意で変更して、アクションから今回は「GPT3.5｜15,000文字以内の文章から議事録を作成（7タスク）」を選択します。
※文章量などによって使い分けてください！
設定後、「次へ」をクリックしてください。
次に対象のテキストという欄をクリックするとアウトプットというメニューが表示されるので、そこからトリガーで設定したSlackを押します。
押すと、Slackのトリガーで取得したメッセージ内容の項目が出てくるのでそれをクリックすると、そのままメッセージ内容が欄の中に引用される仕組みです！
必須の設定はここまでですが、下部にフォーマットと条件という任意の設定欄もあります。
こちらを設定すると指定した形式の議事録になるべく近づけてAIが議事録を生成してくれます！なんと便利...!
最後にテストして問題なければ保存します。
ステップ4:トークルームにメッセージを送信する
最後に「ダイレクトメッセージを送る」をクリックします。
タイトルやアクションはそのままでOKなので、次に進んでください。
次に進むとSlackメンバーIDを指定する欄があるので、欄をクリックしアウトプットというメニューからSlackのトリガーを選択して、その中にある送信者をそのまま引用します。
その後下のメッセージと言う欄に任意のテキストと、先程議事録生成した「作成された議事録」という項目を引用すればSlackに投稿したメモを議事録化して、
投稿者に返すフローの完成です！
※最後にフローボットのトリガーボタンをONにしてください。
【応用編】AI機能を使い自動で要約・議事録化するフロー
AI機能を使い会議の議事録を自動で要約するフローの作成方法はいかがでしたか？
今回作成したフロー以外にも、企業の課題にあわせて様々なフローを作成することができますよ！
AI機能を使い自動で要約するフローの応用編を2つご用意したので、ぜひこちらもお試しください！
■概要日々受信する大量のメールの確認や、その内容をチームに共有する作業に時間を取られていませんか。重要な情報が埋もれてしまったり、対応が遅れてしまったりすることもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を取得・要約し、Google Chatに通知することが可能です。メール対応業務を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。■このテンプレートをおすすめする方- 大量のメール対応に追われ、情報整理の時間を短縮したいと考えている方
- チーム内での情報共有を円滑にし、対応速度を向上させたいマネージャーの方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている全てのビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット- AIがメール内容を自動で要約するため、全文を読む手間が省け、情報確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要なメールの内容がGoogle Chatに即時通知されるため、確認漏れや対応遅延といったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を追加し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 続いて、オペレーションで要約機能を追加し、抽出したテキストを任意の文字数で要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガー設定では、自動化の対象とする受信用メールアドレスや、件名・本文のキーワードといった起動条件を任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメール本文からどのテキストを抽出するか、例えば「会社名」や「要件」などの項目を任意で指定することが可能です。
- 要約機能では、要約の対象とするテキストや、出力する文字数を任意で設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースやメンション先、メッセージ本文の内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 大量のメール対応に追われ、情報整理の時間を短縮したいと考えている方
- チーム内での情報共有を円滑にし、対応速度を向上させたいマネージャーの方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている全てのビジネスパーソン
- AIがメール内容を自動で要約するため、全文を読む手間が省け、情報確認にかかる時間を短縮できます。
- 重要なメールの内容がGoogle Chatに即時通知されるため、確認漏れや対応遅延といったリスクの軽減に繋がります。
- はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を追加し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 続いて、オペレーションで要約機能を追加し、抽出したテキストを任意の文字数で要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、要約した内容を指定のスペースに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、自動化の対象とする受信用メールアドレスや、件名・本文のキーワードといった起動条件を任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメール本文からどのテキストを抽出するか、例えば「会社名」や「要件」などの項目を任意で指定することが可能です。
- 要約機能では、要約の対象とするテキストや、出力する文字数を任意で設定できます。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースやメンション先、メッセージ本文の内容を自由にカスタマイズしてください。
- Google ChatとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
新しいメールを受信したら、メールの文面からAIが自動で内容を取得・要約して、Google Chatに通知することができるフローです。
AIによるデータ抽出を活用するため、メール内の名前・住所・メールアドレスなどの取得において、複雑なの設定が不要となりフローボット自体も短縮化することが可能です。
■概要Zoomでのミーティング後、録画を聞き返して議事録を作成し、要約して共有する作業に時間を取られていませんか？このワークフローは、ミーティングの終了をきっかけに、Zoomの録画から自動で文字起こしと要約を行い、完成した議事録をMicrosoft Teamsに通知します。一連の作業を完全に自動化するため、議事録作成にかかる手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や共有に手間を感じている担当者の方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方
- ミーティングの録画データを活用して、業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了から議事録の文字起こし、要約、共有までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による共有漏れや、文字起こしの聞き間違いなどのヒューマンエラーを防ぎ、議事録の品質と情報共有の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、録画ファイルをダウンロードします。
- 次に、ダウンロードした音声ファイルをYoomの文字起こし機能でテキスト化し、さらに要約機能で内容をまとめます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、要約された議事録を指定のチャネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを指定して、特定の定例会議などだけを自動化の対象にすることが可能です。
- 文字起こし機能では対象の音声ファイルを、要約機能では対象のテキストや要約後の文字数などを任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを自由に設定でき、本文に要約結果などの変数を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 音声文字起こし、要約はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら、会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こし結果をMicrosoft Teamsに通知することができるフローです。
ミーティング終了後に自動で文字起こしと要約を行うことにより、手入力の作業時間を大幅に節約することができます。
また、AIオペレーションを使用して自動で文字起こしおよび要約しているため、会議での議論や決定事項を正確に記録することが可能です。
まとめ
今回は、AIによる会議の議事録化および内容の通知フローの設定方法をご紹介しました。
AIは学習レベルに依存するため、まだまだ議事録の精度が十分ではないこともあります。長期運用プロジェクトでは学習タイミングが多いため、AIの活用と学習を並行して進めるきっかけになればと思います。
民間の企業のプロジェクト管理者や、学校の先生にもぜひ使ってみていただきたいです。
Yoomでは難しいプログラミングを必要とせず、ノーコードでアプリの連携や業務の自動化ができるサービスを開発しています。
人生の中でもとりわけ多くの時間を消費する『仕事』を自動化することで、人々の時間がより豊かになり、世界がもっともっと加速することを私たちは信じています。
ぜひこの機会に、無料のプランからサービスをお試しくださいね。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
