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Airtableで管理しているデータを活用してStripeで請求を行う際、商品や個数、金額などを転記する必要があります。さらにStripeの支払いリンクを別途送付する場合は、顧客のメールアドレスへ送信することとなり、少々手間がかかってしまうと言えるでしょう。
そこで今回はAirtable・Stripe・Outlookを連携し、Chrome拡張機能を活用した自動化をご紹介します。
Airtableのレコードの詳細ページからクリックだけで請求業務が完了できるため、業務改善を図りたい方はぜひご活用ください。
今回の連携を導入すると、Airtableの特定のレコードの詳細ページからChrome拡張機能を起動して、Stripeの支払いリンクをOutlookから送付可能となります。そのため、業務負担の軽減が見込めるでしょう。
例えば、通常はAirtableのデータを確認した上で請求内容を手動作成することとなります。その後Stripeの支払いリンクをOutlookで送付するため、顧客のメールアドレスなどをその都度入力する必要があります。
請求件数が多い場合、このような一連のフローは大きな負担となる可能性がありますが、自動化をすることでクリックだけで完了するため、業務負担の軽減となるはずです。
今回の連携はChrome拡張機能を活用するため、請求内容や顧客のメールアドレスなどを管理しているAirtableからデータを自動取得し、Outlookからメールを送信可能です。これにより、作業時間が短くなり効率が向上する可能性が高まるでしょう。
例えば、一連のフローの長さから請求業務が長引いてしまう、また、多忙により請求業務が後回しになってしまうなど、日々の業務でタスク処理が上手くいかないことがあるはずです。
しかしアプリ連携を行えばこれらのフローが自動化できるため、作業時間が短縮し、効率の向上が見込めるはずです。
Airtable・Stripe・Outlookの連携により、請求内容にミスが発生しにくくなるかもしれません。
例えば、これまでは一連のフローを全て手動で行っていた場合、データの転記ミスなどにより誤った内容を請求してしまうことも考えられます。
そこで今回のアプリ連携を取り入れると、Airtableのデータをそのまま支払い内容に反映できるため、保管してあるデータに相違さえなければ、手動で請求を行うよりも内容の正確性が保ちやすくなるはずです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「AirtableからStripeの支払い用リンクを作成してOutlookで送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Chrome拡張機能でAirtableのAPIをクリックのみで起動し、保管してあるデータを取得します。
その後、StripeのAPIを用いてそのデータを取得し支払いリンクを作成可能です。さらにOutlookのAPIも活用してメールを送信します。
このように、Airtable・Stripe・Outlooklが提供するAPIを用いることで格納済みのデータを基に支払いリンクの作成やメールの送信が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Airtable・Stripe・Outlookをマイアプリ連携
・Airtableの詳細ページからChrome拡張機能を起動する設定
・Stripeの支払いリンクを作成しOutlookで送信する設定
・トリガーボタンをONにして、Airtable・Stripe・Outlookの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Airtableの準備
使用するAirtableを現段階で用意します
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。
2.検索する
Airtableの準備ができたら、検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
3.ログイン
まずはAirtableにログインします。
Airtableのサインイン画面が表示されます。連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
4.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、連携したいベースを選択してください。
5.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Stripeのアイコンを選択してください。
※Stripeは有料プランのみご利用いただけるアプリです。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.必須項目の入力
アカウント名とアクセストークンを入力します。
アカウント名は任意のネーミングにしましょう。会社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
アクセストークンに関して、詳しくはStripeのマイアプリ登録方法をご確認ください。
3.追加する
アカウント名とアクセストークンの入力ができたら、右下の追加ボタンを押してください。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Outlookのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】AirtableからStripeの支払い用リンクを作成してOutlookで送付する」をクリックします。
3.Chrome拡張機能トリガー
Chrome拡張機能のアイコンの「レコードの詳細ページから起動」を選択してください。
4.Chrome拡張機能のインストール
YoomのChrome拡張機能のインストールを実行してください。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法をご確認ください。
Chrome拡張機能のインストールが完了したら次へを押します。
5.IDの入力
必須項目を入力しましょう。
Airtableにアクセスし、特定のデータベースのURLからボックス下部の補足どおりに設定してください。
6.起動ページのURLサンプルの入力
Airtableの詳細ページからChrome拡張機能を起動するため、Airtableの詳細ページURLを入力します。
顧客データのフィールド左にある矢印をクリックしてください。
画像のような詳細ページが開きます。
右上のアイコンからURLをコピーし、先ほどの起動ページのURLサンプルにペーストします。
7.テストの実行
全ての設定が完了したらテストボタンをクリックし、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
8.アウトプットの追加
AirtableのデータをStripeの請求内容に反映するため、購入品価格IDのデータの取得を行います。
赤枠をクリックしてください。
「+」マークをクリックしてください。
画面の右側に取得したデータが表示されます。
他に取得すべきデータがある場合は同様に取得し追加しましょう。
9.保存する
画像のようにデータの取得が完了したら保存しましょう。
1.アプリと連携する
Stripeのアイコンの「支払いリンクを作成」を選択してください。
次へ進みます。
2.必須項目の設定
赤枠部分の必須項目を設定します。
テンプレートを使用しているためデータの挿入は既に完了しています。画像と同じ状態になっているか確認してください。
3.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。
続けてOutlookからメールを送信する設定を行います。
4.メールを送る
Outlookのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。
5.内容の設定
送り先を設定します。ボックスをクリックしてください。
赤枠をクリックしましょう。
送り先に該当するデータを選択してください。
挿入できると画像のようになります。
なお、画像の「アドレス」はデータが置換されている状態のため正式なメールアドレスとは異なりますが、実際にはAirtableに保管しているアドレスが使用されます。
必要に応じて件名や文面を修正してください。
6.確認とテストの実行
作成したメールの詳細が表示されます。
間違いがないか確認をしたらテストボタンを押しましょう。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
その後Airtableにアクセスし、右上のChrome拡張機能のボタンからYoomを選択してください。
作成したフローボットのタイトルをクリックすることでフローボットが起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
AirtableからStripeの支払い用リンクを作成してOutlookで送付する
Yoomには他にもAirtable・Stripe・Outlookを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Stripeで支払いが行われたらOutlookでサンクスメールを送信する
「ご購入ありがとうございました」などのメールをオリジナル文章で作成し自動送信可能です。
2.Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
Outlookで受け取った内容をAirtableに蓄積することもできます。顧客対応がスムーズになるかもしれません。
3.Stripeで支払いが作成されたらfreeeに売上取引を登録する
売上取引が自動登録されることで経理担当者の業務負担を軽減できる可能性が高まるでしょう。
請求のような定型業務を自動化することで日々の作業時間に余裕が持てるようになるかもしれません。
また、手作業によるミスなども回避しやすくなり、仕事の精度が向上する可能性もあります。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。難しい知識は必要ありません。今まで自動化をあきらめていた方でもチャレンジしやすい仕様になっています。
これらの一連のフローを見直すことで業務改善が見込めるため、ぜひこの機会に試してみませんか？
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