「Microsoft Teamsでの会議後、作成した議事録を毎回手動でDropboxにアップロードするのが面倒…」
「議事録のファイル名や保存先フォルダを統一するのに手間がかかり、後から探しにくい…」
このように、Microsoft Teamsで作成・共有される議事録をDropboxへ手作業で連携・管理することに、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Microsoft Teamsの特定チャネルに議事録が投稿されたら自動でDropboxの指定フォルダに格納されたり、音声ファイルから自動で議事録を作成して保存したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるはずです。
また、議事録作成や管理にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に議事録管理の自動化を導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsの議事録をDropboxに自動で格納する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納することが可能です。フこれにより、手作業によるファイル管理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで議事録の管理に手間を感じているビジネスユーザー
・議事録の保存や共有を効率化したいチームリーダー
・Dropboxを活用してファイル管理を行っている企業のIT担当者
・手動での議事録処理に時間を取られがちな事務職の方
・業務のデジタル化を推進し、効率化を図りたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsとDropboxを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとDropbox間で発生する議事録の連携や管理作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、議事録作成・共有の効率化はもちろん、保存漏れや管理の煩雑さを解消し、チーム全体の情報共有をスムーズにできるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの議事録を処理・変換してDropboxに自動で格納する
Microsoft Teamsに投稿された議事録の内容をPDF形式に変換したり、音声ファイルからAIが議事録を自動作成したりしてDropboxに格納するフローです。
手作業でのファイル変換や文字起こしの手間を省き、議事録の標準化と利便性向上を実現できます！
Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納することが可能です。フこれにより、手作業によるファイル管理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで議事録の管理に手間を感じているビジネスユーザー
・議事録の保存や共有を効率化したいチームリーダー
・Dropboxを活用してファイル管理を行っている企業のIT担当者
・手動での議事録処理に時間を取られがちな事務職の方
・業務のデジタル化を推進し、効率化を図りたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsに音声ファイルが投稿されたら、議事録を自動作成してDropboxに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsに音声ファイルが投稿されたら、議事録を自動作成してDropboxに格納することが可能です。これにより、手動での議事録作成や保存作業を削減し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを頻繁に利用し、会議の議事録作成に時間を取られているビジネスパーソンの方
・議事録を一元管理したいと考え、Dropboxを活用しているチームリーダーの方
・会議記録の自動化により、情報共有の迅速化と精度向上を目指す企業のIT担当者の方
・手作業による議事録作成でエラーが発生しやすい環境に悩んでいる方
■注意事項
・Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの議事録ファイルをDropboxに自動で連携する
Microsoft Teamsの特定のチャネルや会話に議事録ファイルが投稿された際に、そのファイルをそのままDropboxの指定フォルダへ自動的に連携・保存する基本的な連携フローです。
手動でのアップロード作業をなくし、議事録の確実なバックアップと一元管理を可能にします！
Microsoft Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Teamsに議事録ファイルが投稿されたら、Dropboxに自動格納することが可能です。これにより、情報の一元化と円滑なアクセスが可能となります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、議事録の管理に手間を感じているビジネスパーソン
・Dropboxを活用してファイルを整理・保管したいと考えているチームリーダー
・議事録の自動保存によって業務の効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者
・情報共有の迅速化とファイル管理の一元化を目指しているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft Teamsの議事録をDropboxに自動格納するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsのチャネルに新しいメッセージで議事録が投稿された際に、その内容をPDFファイルに変換し、Dropboxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- Microsoft TeamsとDropbox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Microsoft Teamsのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納することが可能です。フこれにより、手作業によるファイル管理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで議事録の管理に手間を感じているビジネスユーザー
・議事録の保存や共有を効率化したいチームリーダー
・Dropboxを活用してファイル管理を行っている企業のIT担当者
・手動での議事録処理に時間を取られがちな事務職の方
・業務のデジタル化を推進し、効率化を図りたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft TeamsとDropbox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
はじめに、Microsoft TeamsとDropbox、GoogleドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Teamsに、議事録を投稿しておきましょう！
※後続のMicrosoft Teamsのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のように投稿してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
また、今回は議事録の作成に雛形を使用します。事前にGoogleドキュメントで、雛形を作成しておきましょう！
なお、雛形書類内の{}で囲った文字列に自動でデータを挿入します。作成日時、議事録の内容、作成者など、議事録を作成するたびに変化する箇所は{}で囲っておきましょう！
今回は、以下のような雛形を作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDropboxを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
アカウントに登録されているメールアドレス宛にコードが送信されます。
送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。
※今回設定するテンプレートは、Googleドキュメントも使用するので、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう！
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogleドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしましょう。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにMicrosoft TeamsとDropbox、Googleドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納することが可能です。フこれにより、手作業によるファイル管理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで議事録の管理に手間を感じているビジネスユーザー
・議事録の保存や共有を効率化したいチームリーダー
・Dropboxを活用してファイル管理を行っている企業のIT担当者
・手動での議事録処理に時間を取られがちな事務職の方
・業務のデジタル化を推進し、効率化を図りたい経営者
■注意事項
・Microsoft Teams、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：書類発行の設定
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Dropboxの設定
1.アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にDropboxにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft TeamsとDropboxを使ったその他の自動化例
他にも、Microsoft TeamsやDropboxを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方
■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Dropboxを使った便利な自動化例
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Docusignで書類が締結したら、書類をDropboxに格納する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、完了証明書を手動でダウンロードし、Dropboxの指定フォルダに保存する作業は手間がかかる上に、失念するリスクも伴います。
特に契約件数が多い場合、この単純作業が大きな負担になることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングをトリガーに、完了証明書を自動でDropboxにアップロードできます。
手作業による契約管理の非効率を解消し、重要な書類を確実に保管します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで締結した契約の完了証明書をDropboxで管理している法務・総務担当者の方
・手作業でのファイルダウンロードやアップロードに時間を取られ、非効率だと感じている方
・契約関連書類の保存漏れを防ぎ、管理体制を強化したいと考えているマネージャーの方
■注意事項
・Docusign、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームの画像をRPAを経由で圧縮後、Dropboxに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.画像の圧縮を効率化したい方
・日常的に画像圧縮を行っているが、手動のため手間がかかると感じている方
・様々なフォーマットの画像を日々扱っており、効率的な圧縮手段を探している方
2.クラウドストレージとしてDropBoxを利用している方
・Dropboxを活用してファイルを一元管理しているが、手動でアップロードする作業に時間を取られている方
・大量の画像をスムーズにクラウドに保存したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
まとめ
Microsoft TeamsとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の転記、ファイル変換、アップロードといった作業負荷を削減し、保存漏れや形式の不統一といったヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、会議内容の迅速な共有や、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に実現可能です。
直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしMicrosoft Teamsの議事録管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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