【ノーコードで実現】Microsoft Teamsで議事録を作成しDropboxに自動で格納する方法

Microsoft Teamsの議事録ファイルをDropboxに自動で連携する

<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定のチャネルや会話に議事録ファイルが投稿された際に、そのファイルをそのままDropboxの指定フォルダへ自動的に連携・保存する</span>基本的な連携フローです。

手動でのアップロード作業をなくし、議事録の確実なバックアップと一元管理を可能にします！

Microsoft Teamsの議事録をDropboxに自動格納するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsのチャネルに新しいメッセージで議事録が投稿された際に、その内容をPDFファイルに変換し、Dropboxの指定フォルダに自動で格納するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft TeamsとDropbox、Googleドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft Teamsのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

ステップ1：Microsoft TeamsとDropbox、Googleドキュメントをマイアプリ連携

はじめに、Microsoft TeamsとDropbox、GoogleドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Teamsに、議事録を投稿しておきましょう！
※後続のMicrosoft Teamsのトリガー設定時のテストで必要になります。

今回は下図のように投稿してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

また、今回は議事録の作成に雛形を使用します。事前にGoogleドキュメントで、雛形を作成しておきましょう！
なお、雛形書類内の{}で囲った文字列に自動でデータを挿入します。作成日時、議事録の内容、作成者など、議事録を作成するたびに変化する箇所は{}で囲っておきましょう！
今回は、以下のような雛形を作成してみました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

4.続いてDropboxをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からDropboxを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしましょう。

パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

アカウントに登録されているメールアドレス宛にコードが送信されます。
送信されたコードを入力し、「続行」をクリックしてください。

※今回設定するテンプレートは、Googleドキュメントも使用するので、Googleドキュメントもマイアプリ登録しましょう！

先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogleドキュメントを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしましょう。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。

マイアプリにMicrosoft TeamsとDropbox、Googleドキュメントが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft Teamsで議事録が投稿されたら、PDFにしてDropboxに自動格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。

4.「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：書類発行の設定

1.「書類を発行する」をクリックしましょう。

2.「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。

「ドキュメントのファイルID」は、事前に作成した雛形書類のファイルIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！

「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。

各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。

3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Dropboxの設定

1.アプリと連携する「フォルダを作成」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。

設定完了後は「テスト」を行い、実際にDropboxにデータが追加されることを確認してください。

確認後、保存しましょう。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

Microsoft TeamsとDropboxを使ったその他の自動化例 

他にも、Microsoft TeamsやDropboxを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft Teamsを使った便利な自動化例

Dropboxを使った便利な自動化例

まとめ

Microsoft TeamsとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた議事録の転記、ファイル変換、アップロードといった作業負荷を削減し、保存漏れや形式の不統一といったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>

これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、会議内容の迅速な共有や、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うかもしれませんよね！

今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に実現可能です。
直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしMicrosoft Teamsの議事録管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！