名刺管理は、多くのビジネスパーソンにとって重要な業務ですが、同時に手間のかかる作業でもありますよね。交換した名刺情報を一枚一枚システムに手入力したり、スキャンした名刺画像を整理したりするのは時間がかかり、入力ミスが発生するリスクも…
そこで活用したいのが、SansanとOCRを連携した名刺登録の自動化 ！
実は、OCR技術を活用して名刺画像をテキストデータ化し、その情報をSansanに自動で登録する方法があるんです。
本記事では、ノーコード でこの自動化を実現する方法を詳しく解説。最後まで読めば、業務効率改善のヒントがきっと見つかるはずです。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、メールやストレージ、フォーム経由で受け取った名刺画像をOCRで読み取り、Sansanへ自動登録する自動化テンプレートがあります。
Outlookに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
展示会や商談後、Outlookで受け取った名刺画像を都度Sansanに手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付された名刺画像をOCR機能が自動で読み取り、Sansanへデータを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った名刺画像を、手作業でSansanに登録している営業担当者の方 名刺情報の入力ミスや登録漏れをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方 営業担当者のノンコア業務を削減し、生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信をきっかけに名刺登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記が不要になるため、会社名や氏名などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、メールに添付されたファイル情報を特定します。 次に、取得した情報をもとにOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、名刺画像をダウンロードします。 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが格納された際にのみワークフローを起動させることが可能です。 OCR機能では、会社名や氏名・部署・メールアドレスなど、名刺画像からテキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。 Sansanに登録する内容は、前段のOCR機能で読み取った会社名や氏名などの値をそれぞれの項目に自動で埋め込むよう設定できます。 ■注意事項
Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
様々なツールから取得した名刺ファイルをOCR処理してSansanに自動登録する方法
OCR技術を使って名刺情報を読み取り、Sansanへ自動登録する方法は様々です。
メールツールに添付された名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録する
OutlookやGmailなどのメールツールに名刺画像が添付されて送られてきた際、自動でOCR処理を行い、抽出した情報をSansanに自動登録することができます。
Gmailで添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った名刺画像をSansanに手作業で登録している方 名刺情報のデータ化に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手入力による登録ミスや漏れをなくし、顧客情報管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにメールが届くと自動で名刺情報がSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。 次に、オペレーションのOCR機能で、メールに添付された名刺画像を読み取り、必要なテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を連携して登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取る対象ファイルや、会社名・氏名・メールアドレスといった抽出項目を自由にカスタマイズすることが可能です。 Sansanへの登録アクションでは、固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSansanとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Gmailのラベル設定で添付ファイルの有無を登録している場合、「分岐する」オペレーションは不要となります。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
展示会や商談後、Outlookで受け取った名刺画像を都度Sansanに手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付された名刺画像をOCR機能が自動で読み取り、Sansanへデータを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った名刺画像を、手作業でSansanに登録している営業担当者の方 名刺情報の入力ミスや登録漏れをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方 営業担当者のノンコア業務を削減し、生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信をきっかけに名刺登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記が不要になるため、会社名や氏名などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、メールに添付されたファイル情報を特定します。 次に、取得した情報をもとにOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、名刺画像をダウンロードします。 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが格納された際にのみワークフローを起動させることが可能です。 OCR機能では、会社名や氏名・部署・メールアドレスなど、名刺画像からテキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。 Sansanに登録する内容は、前段のOCR機能で読み取った会社名や氏名などの値をそれぞれの項目に自動で埋め込むよう設定できます。 ■注意事項
Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスにアップされた名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録する
Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージに名刺画像ファイルが保存されると、OCR技術により自動でテキストデータを読み取り、Sansanに情報を登録することも可能です。
Google Driveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Sansanに登録する
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■概要
展示会や商談で獲得した名刺をスキャンしてGoogle Driveに保存したものの、Sansanへの登録は手作業になっていませんか。一枚一枚情報を確認しながら入力するのは手間がかかる上、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに名刺ファイルをアップロードするだけでOCR機能が文字を読み取り、Sansanへ自動でデータを登録することができるためこのような課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した名刺データを手作業でSansanに登録している方 名刺情報の入力作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方 手入力による登録ミスをなくし、顧客データの正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加をきっかけに名刺情報の読取りからSansanへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名や会社名、連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にデータを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象のフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、会社名や氏名、メールアドレスなど、名刺から読み取りたい項目を自由に設定することが可能です。 Sansanへのデータ登録アクションでは、前段のOCR機能で読み取った情報を、Sansanのどの項目に登録するかをそれぞれ指定できます。 ■注意事項
Google Drive、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Sansanに登録する
試してみる
■概要
OneDriveに保存した名刺などのファイルを、都度Sansanへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーを誘発する可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取りSansanへ名刺データを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveに保存した名刺データを手作業でSansanに登録している方 名刺情報の入力作業における時間や手間、入力ミスを削減したいと考えている方 獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルを格納するだけでSansanへの登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 手作業による転記がなくなることで、氏名や会社名の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 その後、オペレーションでYoomの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングして登録が完了します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダのパスを任意で指定してください。 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、対象のファイルから抽出したい項目（氏名・会社名・役職など）を任意でカスタムできます。 Sansanへデータを登録するアクションでは、OCR機能で読み取ったどの情報をSansanのどの項目（氏名・メールアドレス・部署名など）に登録するかを任意でマッピングしてください。 ■注意事項
One Drive、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームから受け付けた名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録する
GoogleフォームやYoomフォームなどで名刺画像を受け付けた際、自動的に画像をOCRで解析し、Sansanに情報を登録することもできます。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りSansanに登録する
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■概要
Googleフォームで受け取った名刺画像を、一件ずつ手作業でSansanに登録する作業に手間を感じていませんか。この単純作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された名刺画像をOCRで自動的に読み取り、Sansanへ情報を登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、より生産的な業務に時間を活用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとSansanを利用し、手作業での名刺情報登録に課題を感じている方 イベントやウェビナーで獲得した名刺情報を、迅速かつ正確にデータ化したい方 手入力による登録ミスをなくし、顧客データベースの品質を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの送信からSansanへの登録までを自動化することで、手作業によるデータ入力の時間を短縮し、業務を効率化します。 OCR機能によって情報を直接読み取り登録するため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで名刺画像のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、会社名や氏名、メールアドレスなど、読み取りたい情報の項目を任意でカスタマイズすることが可能です。 Sansanにデータを登録するアクションでは、OCRで読み取った情報をどの項目に割り当てるか自由に設定できるほか、固定値を入力することもできます。 Googleフォームでは、任意のフォームを指定可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 Sansanとの連携およびOCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Sansanに登録する
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■概要
展示会や日々の営業活動で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか。一枚ずつ情報を手入力する作業は非効率であり、入力ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけでOCRが文字情報を読み取り、自動でSansanへ登録します。面倒な名刺登録作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Sansanを利用しており、獲得した名刺の手入力作業に手間を感じている営業担当者の方 展示会などで一度に多くの名刺を獲得し、データ化と登録作業を効率化したい方 名刺情報の入力ミスを防ぎ、正確な顧客データベースを構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像を送信するだけでSansanへの登録が完了するため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像の情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を紐付けてSansanに登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで作成するフォームの入力項目は、名刺画像以外にも、必要に応じて自由に追加や変更が可能です。 OCR機能では、会社名や氏名、メールアドレスなど、名刺画像から読み取りたい情報の項目を任意で設定できます。 Sansanに登録するデータ項目は、OCR機能で取得した情報をもとに、登録したい項目へ自由にマッピング（紐付け）することが可能です。 ■注意事項
SansanとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookに添付された名刺画像をOCR処理してSansanに自動登録するフローを作ってみよう
今回は例として、「Outlookに添付された名刺画像をOCRで読み取り、Sansanに自動登録する 」自動化フローの作り方を解説します。
今回はYoom を使用して、ノーコード で設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
今回ご紹介するフローは、大きく分けて以下の手順で作成していきます。
OutlookとSansanをマイアプリ登録
テンプレートのコピー
Outlookのトリガー設定とSansanのアクション設定
トリガーをONにしてフローの動作確認
Outlookに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
展示会や商談後、Outlookで受け取った名刺画像を都度Sansanに手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付された名刺画像をOCR機能が自動で読み取り、Sansanへデータを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った名刺画像を、手作業でSansanに登録している営業担当者の方 名刺情報の入力ミスや登録漏れをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方 営業担当者のノンコア業務を削減し、生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信をきっかけに名刺登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記が不要になるため、会社名や氏名などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、メールに添付されたファイル情報を特定します。 次に、取得した情報をもとにOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、名刺画像をダウンロードします。 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが格納された際にのみワークフローを起動させることが可能です。 OCR機能では、会社名や氏名・部署・メールアドレスなど、名刺画像からテキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。 Sansanに登録する内容は、前段のOCR機能で読み取った会社名や氏名などの値をそれぞれの項目に自動で埋め込むよう設定できます。 ■注意事項
Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：OutlookとSansanをマイアプリ登録
はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携するためのマイアプリ登録を行いましょう。
1. Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」を選択します。Outlook と入力し、検索結果からOutlookのアイコンを選択してください。
2. サインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。
3. パスワードを入力して「サインイン」をクリックしたら、Yoomとの連携完了です！
4. 続いてSansanのマイアプリ登録です。
※Sansanは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
5. 以下の必須項目を入力して「追加」をクリックしたら、Yoomとの連携完了です！
アカウント名：任意の値で入力頂けます。
アクセストークン：Sansanの管理画面から値を取得して入力します。連携するSansanのアカウントにログインし、「設定＞外部サービス連携設定＞API Key」と進み、アクセストークンを取得しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから実際に、自動化フローを作っていきましょう！
Outlookに添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
展示会や商談後、Outlookで受け取った名刺画像を都度Sansanに手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで添付された名刺画像をOCR機能が自動で読み取り、Sansanへデータを登録するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った名刺画像を、手作業でSansanに登録している営業担当者の方 名刺情報の入力ミスや登録漏れをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方 営業担当者のノンコア業務を削減し、生産性を向上させたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信をきっかけに名刺登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記が不要になるため、会社名や氏名などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、メールに添付されたファイル情報を特定します。 次に、取得した情報をもとにOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、名刺画像をダウンロードします。 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定することで、そのフォルダにメールが格納された際にのみワークフローを起動させることが可能です。 OCR機能では、会社名や氏名・部署・メールアドレスなど、名刺画像からテキストとして抽出したい項目を任意で設定できます。 Sansanに登録する内容は、前段のOCR機能で読み取った会社名や氏名などの値をそれぞれの項目に自動で埋め込むよう設定できます。 ■注意事項
Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、自動的にテンプレートがコピーされます。下図の画面が表示されるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
まずは、Outlookのトリガー設定から行います。
【事前準備】
詳細設定後にテストを行うため、事前にテスト用の名刺画像をOutlookに送信しておきましょう！
※送信した名刺画像は、以下です。
1. コピーしたテンプレートの、「メールを受信したら 」をクリックしてください。
2. 「連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう。
3. 次に詳細を設定していきます。こちら
4. 「メールフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5. 入力を終えたら「テスト」を実行します。テストが成功すると、テスト用に事前に送信しておいたメールの情報がアウトプットとして取得されます。正しく情報が取得できていることを確認して保存しましょう。アウトプット
ステップ4：Outlookの情報取得設定
続いて、Outlookで受信したメールの添付ファイル情報を取得する設定です。
1.「メールの添付ファイルの情報を取得する 」をクリックしてください。
2. 先ほどと同様に各項目の設定内容を確認し、アクションはそのままにして「次へ」をクリックします。
3. 次にAPI接続設定を行います。
入力を終えたら「テスト」を実行し、事前にテスト用に送信しておいた名刺画像のファイル情報が取得されることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
ステップ5：Outlookの添付ファイルをダウンロードする設定
続いて、Outlookで受信したメールの添付ファイルをダウンロードする設定を行います。
1. 「メールの添付ファイルをダウンロード 」をクリックしてください。
2. 先ほどまでと同様に各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
「ファイルID」も同じように、アウトプット(取得した値)から「ファイルIDの一覧」を選択しましょう。
ステップ6：画像・PDFから文字を読み取る設定
続いて、受信したメールの添付ファイルから、OCR技術を使ってテキストを抽出する設定を行います。
1. 「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしてください。
2. 各項目の設定内容を確認し、「次へ」をクリックします。
入力を終えたら「テスト」を実行し、名刺画像から正しくテキストデータを取得できていることを確認してください。確認したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Sansanに名刺データを登録する設定
最後に、抽出したテキストデータを用いて、Sansanに名刺データを登録する設定を行います。
1. 「名刺データを登録 」をクリックしてください。
2. 連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。アクションはそのままにし、「次へ」をクリックしてください。
3. 次に、API接続設定です。
入力を終えたら「テスト」を実行し、Sansanに正しく名刺データが登録されることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックして設定完了です！
ステップ8：トリガーをONにし、フローの動作確認
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。下図赤枠の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが自動的に起動します。正常に動作するかどうか、チェックしてみましょう！
SansanやOCRを使ったその他の自動化例
Yoomでは、今回ご紹介したSansanとOCRの連携以外にも、様々な業務フローの自動化を実現できるテンプレートが豊富に用意されています。
Sansanを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したOCRとの連携以外にも様々なツールと連携でき、多様な業務フローを自動化することができます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートでデータを整理する方
・Googleスプレッドシートに都度情報を蓄積しているデータ管理者
・顧客リストを一元管理している営業担当者
2.顧客データをSansanに集約している方
・Sansanで名刺情報をデジタル化している営業部門の方
・Sansanのデータを元に企業との関係構築を図っている人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは顧客データの一元管理に適したツールです。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートに情報を追加すると、自動でSansanに名刺データを登録することができます。
コミュニケーションツールと連携することで、Sansanに名刺情報が登録された後、特定のメンバーに通知を出すことができるため、スピーディーに情報共有をすることが可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceでリードオブジェクトにレコードが登録されたら、Sansanにも追加する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Sansanにも手動で情報を入力していませんか。こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceにリードが登録されると、その情報が自動でSansanにも追加されます。これにより、面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報管理の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとSansanへの二重入力に手間を感じている営業・マーケティング担当者の方 Salesforceに登録されたリード情報をSansanでもれなく管理したいと考えているチームの方 顧客データの入力ミスを防止し、業務の正確性を高めたいと考えているSFA/CRM管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceにリードが登録されると自動でSansanに情報が追加され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。 手作業での転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの一貫性と正確性を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新しいレコードが作成されたら」フローが起動するよう設定します。 最後に、オペレーションでSansanを選択し、「名刺を追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したSalesforceのリード情報を連携させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、Sansanに連携したいリード情報（リード名、会社名、電話番号、メールアドレスなど）を任意で選択することが可能です。 Sansanのオペレーション設定では、Salesforceから受け取った情報を、Sansanのどの項目に名刺情報として登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Sansan、SalesforceとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Sansanに登録された名刺情報をNotionに登録する
試してみる
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Sansanで管理している名刺情報を、基幹システムへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Sansanの名刺情報ページからワンクリックで情報を取得し、お使いの基幹システムへ自動で登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Sansanの情報を基幹システムへ登録する業務を効率化したいと考えている営業担当者の方 顧客データの入力作業を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指す管理部門の方 営業部門全体のデータ入力作業を標準化し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Sansanの名刺情報ページから直接データを取得し基幹システムへ自動登録するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「名刺情報ページから起動」するように設定します。 続いて、オペレーションで再度Chrome拡張機能のアクションを設定し、Sansanの名刺ページから必要な情報を取得します。 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、取得した情報を基幹システムに自動で入力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、情報を登録したい基幹システムのページURLや、入力したいテキスト項目、クリックするボタンなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Chrome拡張機能を使用し、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動します。
Sansanで名刺情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Sansanで新しい名刺情報を登録した際、その情報をチームメンバーに都度共有するのは手間がかかりますよね。
■このテンプレートをおすすめする方
Sansanで得た名刺情報を迅速にチーム共有したい営業担当者の方 手作業による通知作成や共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方 SansanとMicrosoft Teamsを活用し、情報共有の効率化を図りたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Sansanへの名刺登録をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手動で行っていた情報共有の手間や時間を削減できます。 手作業による通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報連携を実現します。 ■フローボットの流れ
SansanとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、名刺が登録された旨をチームに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsの通知アクションでは、通知を送りたいチャネルを指定してください。 通知するメッセージ本文には、Sansanから取得した会社名や氏名などの名刺情報を変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Sansan、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
OCRを使ったその他の便利な自動化例
様々なツールとOCR技術を組み合わせることで、色々な業務フローの自動化を実現できます。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方 BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。 オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
試してみる
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとTrelloを使い、手作業で名刺情報を管理している方 展示会などで獲得した名刺の管理を効率化し、素早くフォローアップを行いたい営業担当者の方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームに名刺画像を添付するだけでTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に指定のリストへカードを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、会社名や氏名、電話番号といった、名刺から抽出したい項目を任意で設定・追加することが可能です。 Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードのIDやリストのID、カードのタイトルなどを任意で設定してください。 ■注意事項
GoogleフォームとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合がある AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで受け取る請求書や申込書などのファイル処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業でのデータ転記やスクリプト実行は、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されると、自動的にOCR機能で内容を読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行するため、定型的なファイル処理業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受け取ったファイルの情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを活用し、Google Apps Scriptでの処理を自動化したい方 手作業による転記ミスやスクリプトの実行漏れといった課題を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、データ抽出からスクリプト実行までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 ファイルの情報を自動で転記・処理するため、手作業による入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータをGoogle スプレッドシートに記録します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガーでは、フローボットを起動させたい対象のチャネルを任意で設定してください。 OCR機能では、読み取りたいファイルの種類に応じて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートでは、任意のシートにデータを追加でき、各項目にどの情報を紐付けるかなどを柔軟にカスタムできます。 Google Apps Scriptでは、前段階のアクションで取得した情報を変数として利用したり、固定値を設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方 SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？今回は、OCR技術を使って名刺画像をデータ化し、Sansanに自動登録する方法について解説しました。メール、ストレージサービス、フォームなど、様々な方法で受け取った名刺情報を、手間なく正確にSansanへ集約できる自動化は、日々の名刺管理業務をグッと楽にしてくれるはずです。
Yoom を使えば、一見複雑そうな自動化フローの構築も、ノーコード で実現可能！
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に しませんか？
名刺管理をもっと効率化したい！と考えている方は、ぜひこの機会に、一度Yoomのテンプレートを試してみて、その効果を実感してみてください。面倒な作業から解放されて、もっと価値ある業務に集中できる環境を整えましょう！
