本記事では、Airtableのデータベースに記載された取引先情報が特定のステータスに更新された際に、freee会計に自動で登録する方法を紹介します。この連携により、手作業の負担やエラーリスクの減少が見込めます。売買契約書の締結完了時など、会社にとって最適なタイミングで取引先情報を自動登録し、会計処理をスムーズに進めましょう。
連携により、取引先情報を手動で転記する手間を削減できます。営業担当者が商談を進めている間にAirtableに取引先の情報を入力しておけば、受注確定時にステータスを変更するだけでfreee会計にデータが自動反映されます。これにより、経理担当者の作業負担を軽減し、入力ミスや登録漏れのリスクも低減させられます。担当者は経費精算や仕訳処理に集中できるようになり、業務全体の効率向上が期待できるでしょう。
取引先の登録を自動化することで、新規取引先が増加しても、担当者の負担を抑えられます。新たな販路を開拓し長期的な取引先の増加が見込まれる場合や、キャンペーンの推進やセール企画によって新規取引の開始が集中する場合でも、柔軟に対応できます。
会計処理の効率化のため、ぜひ連携をご検討ください。自動化ツールYoomを使えば、簡単に設定できます。
[Yoomとは]
それでは、Airtableとfreee会計の連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する」業務フローの作成手順を紹介します。
なお、今回のテンプレートで使用している分岐オペレーションは、有料プランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。
1. Airtableの取引先情報を管理するデータベースを準備しておいてください。
※下図は一例であり、URLの赤枠部分はベースIDとテーブルIDの参照位置です。
2. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Airtableとfreee会計をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考：Airtableのマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：レコードが更新されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
※下図は入力例です。
※「Last modified time」はフィールドタイプの一つです。追加すると、レコードの最終更新日時が自動反映されます。
5. 「テスト」をクリックします。
6. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にfreee会計の取引先登録に使いたい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法
※下図は追加例です。
7. 「保存する」をクリックします。
※Airtableのレコードが更新されても、指定された内容でなかった場合、フローボットは停止します。
1. フローボットから「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。
2. 分岐条件を指定します。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・分岐対象のアウトプット「オペレーション」：ステップ2のアクション名を選択してください。
・分岐対象のアウトプット「アウトプット」：取引先登録を行うか判断できるフィールドのアウトプットを選択してください。
・分岐条件：登録対象を示す語句が異なる場合は、赤枠部分を変更してください。
※下図は入力例です。
3.「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：取引先の作成」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
ステップ2で取得したアウトプット情報を使用して、各項目の選択・入力をしてください。
※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは一例です。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると自動で起動します。
以上で、「Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する」フローの完成です。
なお、当フローにAirtableの「レコードを更新する」アクションを追加すれば、取引先登録の完了を示すステータスへの自動更新が可能になります。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する
他にもAirtableやfreee会計を使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. Airtableでステータスが更新された際、freee会計に売上取引を登録するフローです。取引先の企業情報だけでなく、売上取引の情報も同期できます。商品の配送やサービスのインストールの確認がとれた時点で、Airtableに登録しておいた請求情報をfreee会計に自動反映することで、会計処理をスムーズに進められます。
2. Salesforceで商談が受注になった際に、freee会計に取引先を登録するフローです。Salesforceで営業の進捗管理を行っている場合、特定フェーズに進んだ際に、freee会計に相手先の情報を登録できます。一部の部署でSalesforceを導入しているのなら、Airtableのフローと併用してみてください。
3. スマレジで取引が登録された際に、freee会計にも取引を登録するフローです。POSシステムを導入している店舗の取引情報をfreee会計に取り込むことで、転記の手間を省き、店舗の取引情報を一元管理できます。
Airtableとfreee会計を連携し、データベースが特定のステータスに更新された際に、取引先を自動登録する方法を紹介しました。この連携により、登録作業の負担軽減やヒューマンエラーの発生減少が見込めます。また、一時的な新規取引の集中や、事業拡大に伴う取引数の増加があっても、柔軟な対応が可能になります。ぜひこの機会に、Airtableとfreee会計をYoomを使って連携し、会計処理の効率化を図りましょう。
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