Airtableのステータス更新時にfreee会計の取引先を自動登録する方法

本記事では、Airtableのデータベースに記載された取引先情報が特定のステータスに更新された際に、freee会計に自動で登録する方法を紹介します。この連携により、手作業の負担やエラーリスクの減少が見込めます。売買契約書の締結完了時など、会社にとって最適なタイミングで取引先情報を自動登録し、会計処理をスムーズに進めましょう。

Airtableとfreee会計を連携するメリット

業務効率の向上

連携により、取引先情報を手動で転記する手間を削減できます。営業担当者が商談を進めている間にAirtableに取引先の情報を入力しておけば、受注確定時にステータスを変更するだけでfreee会計にデータが自動反映されます。これにより、経理担当者の作業負担を軽減し、入力ミスや登録漏れのリスクも低減させられます。担当者は経費精算や仕訳処理に集中できるようになり、業務全体の効率向上が期待できるでしょう。

スケーラビリティの確保

取引先の登録を自動化することで、新規取引先が増加しても、担当者の負担を抑えられます。新たな販路を開拓し長期的な取引先の増加が見込まれる場合や、キャンペーンの推進やセール企画によって新規取引の開始が集中する場合でも、柔軟に対応できます。

会計処理の効率化のため、ぜひ連携をご検討ください。自動化ツールYoomを使えば、簡単に設定できます。

[Yoomとは]

Airtableとfreee会計の連携フローの作り方

それでは、Airtableとfreee会計の連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する」業務フローの作成手順を紹介します。

なお、今回のテンプレートで使用している分岐オペレーションは、有料プランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。

はじめる前に

1. Airtableの取引先情報を管理するデータベースを準備しておいてください。
　※下図は一例であり、URLの赤枠部分はベースIDとテーブルIDの参照位置です。

2. Yoomにログインしてください。

2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: Airtableとfreee会計のマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Airtableとfreee会計をそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※参考：Airtableのマイアプリ登録方法

ステップ2: Airtableのレコード更新時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：レコードが更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　各項目の選択・入力をしてください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧　
　※下図は入力例です。

　※「Last modified time」はフィールドタイプの一つです。追加すると、レコードの最終更新日時が自動反映されます。

5. 「テスト」をクリックします。

6. 「アウトプット」欄に表示されている項目以外にfreee会計の取引先登録に使いたい項目があれば、「+ 取得する値を追加」をクリックして設定してください。
　※参考：「取得した値：アウトプット」を追加する方法‍

　※下図は追加例です。

7. 「保存する」をクリックします。

ステップ3: 分岐オペレーションの設定

※Airtableのレコードが更新されても、指定された内容でなかった場合、フローボットは停止します。

1. フローボットから「分岐：コマンドオペレーション」をクリックしてください。

2. 分岐条件を指定します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・分岐対象のアウトプット「オペレーション」：ステップ2のアクション名を選択してください。
　・分岐対象のアウトプット「アウトプット」：取引先登録を行うか判断できるフィールドのアウトプットを選択してください。
　・分岐条件：登録対象を示す語句が異なる場合は、赤枠部分を変更してください。
　※下図は入力例です。

3.「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: freee会計で取引先を登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：取引先の作成」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　ステップ2で取得したアウトプット情報を使用して、各項目の選択・入力をしてください。
　※下図は項目の一部であり、入力されたアウトプットは一例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。

4. 「テスト」をクリックします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると自動で起動します。

以上で、「Airtableでステータスが更新されたらfreee会計に取引先を登録する」フローの完成です。

なお、当フローにAirtableの「レコードを更新する」アクションを追加すれば、取引先登録の完了を示すステータスへの自動更新が可能になります。

Airtable・freee会計を使ったその他の自動化例

他にもAirtableやfreee会計を使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Airtableでステータスが更新された際、freee会計に売上取引を登録するフローです。取引先の企業情報だけでなく、売上取引の情報も同期できます。商品の配送やサービスのインストールの確認がとれた時点で、Airtableに登録しておいた請求情報をfreee会計に自動反映することで、会計処理をスムーズに進められます。

2. Salesforceで商談が受注になった際に、freee会計に取引先を登録するフローです。Salesforceで営業の進捗管理を行っている場合、特定フェーズに進んだ際に、freee会計に相手先の情報を登録できます。一部の部署でSalesforceを導入しているのなら、Airtableのフローと併用してみてください。

3. スマレジで取引が登録された際に、freee会計にも取引を登録するフローです。POSシステムを導入している店舗の取引情報をfreee会計に取り込むことで、転記の手間を省き、店舗の取引情報を一元管理できます。

まとめ

Airtableとfreee会計を連携し、データベースが特定のステータスに更新された際に、取引先を自動登録する方法を紹介しました。この連携により、登録作業の負担軽減やヒューマンエラーの発生減少が見込めます。また、一時的な新規取引の集中や、事業拡大に伴う取引数の増加があっても、柔軟な対応が可能になります。ぜひこの機会に、Airtableとfreee会計をYoomを使って連携し、会計処理の効率化を図りましょう。