AirtableとTOKIUMを連携して従業員データの登録を自動化しよう！

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• AirtableとTOKIUMをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるAirtableのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、AirtableとTOKIUMの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:AirtableとTOKIUMをマイアプリ登録

AirtableとTOKIUMをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録を先に済ませておくと、自動化設定が簡単になります。

Airtableのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」からAirtableを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

Yoomのヘルプページにマイアプリの登録方法が記載されているので、参照して登録してください。

続いて、TOKIUMのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、「アプリ名で検索」からTOKIUMを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。

AirtableとTOKIUMがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるAirtableのトリガー設定とその後に続くTOKIUMのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
• 「トリガーアクション」→レコードが登録されたら
  

以下の設定方法を確認してください。
フィールド情報の取得方法はこちらを確認しましょう。

以下の画面が表示されたら、設定してください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
• 「ベースID」、「テーブルID」→URLの一部から選択
• 「Created Timeのフィールド名」→任意で設定

設定できたら「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されます。
こちらのフィールド情報を取得する方法を参照し、アウトプットを設定しましょう。
TOKIUMを設定する際に、アウトプットが必要になるので先に設定します。
設定できたら、「保存」をクリックしてください。

続いて、TOKIUMの設定を行うため、「従業員を登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可能
• 「TOKIUMと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
• 「アクション」→従業員を登録
  

以下の画面が表示されたら、「従業員名」を設定しましょう。
先ほど設定したAirtableのアウトプットを使用して設定してください。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下のようにAirtableで設定した値がアウトプットとして表示されるので、該当する値を設定しましょう。

他の項目も先ほどと同じように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いて、Airtableのレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Airtable(OAuth)と連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
• 「アクション」→レコードを更新
  

以下の注意事項を確認してください。

スクロールして「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」をURLから選択しましょう。

次に、「レコードID」を設定します。
Airtableのアウトプットから選択してください。

スクロールし、「フィールド情報」を設定しましょう。

• 「フィールド名」→任意で設定
• 「値」→ジョブID
  TOKIUMのアウトプットから選択してください。

設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、AirtableとTOKIUMの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

TOKIUMを使ったその他の自動化例

1.TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルを自動アップロードするフローです。
手作業で保存する手間が省けるため、請求書をデジタル管理している方におすすめの自動化です。
請求書を自動保存することで、ファイルの紛失を防ぎます。

2.TOKIUMで経費が登録されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
経費処理をスピーディーに行いたい経理担当者におすすめの自動化です。
手動で経費の登録完了を伝える手間が省け、業務効率向上が期待できます。

3.Google スプレッドシートに行が追加されたら、自動的にTOKIUMに取引先を登録するフローです。
Google スプレッドシートに取引先情報を登録している方におすすめの自動化です。
取引先情報を手作業で転記する手間が省けます。

まとめ

AirtableとTOKIUMの連携によって、従業員データの管理がスムーズになり、業務の正確性向上に貢献できるでしょう。
これにより、手作業での入力が不要になり、手間と時間を短縮できるかもしれません。

ノーコードで簡単に登録できるYoomを導入して、業務効率を向上させましょう。
ぜひこのブログを参考にTOKIUMとAirtableの連携をお試しください。