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社員情報の登録作業に貴重な時間を費やし、重要な業務が後回しになっていませんか？
AirtableとTOKIUMを連携し、従業員登録を自動化して手間を少しでも減らしましょう。
この自動化により、手動入力の手間が省け、ヒューマンエラーのリスクを抑えられます。
今回は、AirtableとTOKIUMの連携方法と自動化の設定方法をご紹介します。
AirtableとTOKIUMを連携すると、従業員データを一元管理することができます。
これにより、どちらかのシステムで従業員データを確認するだけで済むでしょう。
たとえば、従業員データが自動反映されると、担当者はAirtableかTOKIUMを確認するだけで済むため、簡潔にコミュニケーションが取れるかもしれません。
また、手作業による転記が不要になるため、負担を軽減できます。
Airtableで従業員情報が登録された際、TOKIUMに自動反映されるため、データのズレやミスを削減できるでしょう。
たとえば、従業員のメールアドレスや従業員番号をAirtableに登録すると、TOKIUMにも登録されるため、入力ミスや漏れを防ぎます。
手作業で従業員登録をしていると、ヒューマンエラーが起こりがちですが、自動化により防ぐことができます。
これにより、データの整合性を保ちながら、正確に従業員情報の登録ができるでしょう。
Airtableに登録した従業員情報をTOKIUMに自動同期することで、登録作業の時間を大幅に短縮できるかもしれません。
これにより、必要なデータをAirtableに登録するだけでTOKIUMにも自動的に反映され、二重入力の手間が解消されます。
たとえば、社員の情報をAirtableに登録すると、TOKIUMにも反映されるため、経費申請もスムーズに進められるかもしれません。
これにより、登録時間が削減されるだけでなく、担当者の負担も少なくなるという点がメリットです。
AirtableとTOKIUMを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Airtableで従業員情報が登録されたTOKIUMに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
AirtableとTOKIUMをYoomに接続するマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録を先に済ませておくと、自動化設定が簡単になります。
Airtableのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「アプリ名で検索」からAirtableを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
Yoomのヘルプページにマイアプリの登録方法が記載されているので、参照して登録してください。
続いて、TOKIUMのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、「アプリ名で検索」からTOKIUMを探すか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。
AirtableとTOKIUMがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
Airtableの設定から行うため、「レコードが登録されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の設定方法を確認してください。
フィールド情報の取得方法はこちらを確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定してください。
設定できたら「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されます。
こちらのフィールド情報を取得する方法を参照し、アウトプットを設定しましょう。
TOKIUMを設定する際に、アウトプットが必要になるので先に設定します。
設定できたら、「保存」をクリックしてください。
続いて、TOKIUMの設定を行うため、「従業員を登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「従業員名」を設定しましょう。
先ほど設定したAirtableのアウトプットを使用して設定してください。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下のようにAirtableで設定した値がアウトプットとして表示されるので、該当する値を設定しましょう。
他の項目も先ほどと同じように設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、Airtableのレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールして「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」をURLから選択しましょう。
次に、「レコードID」を設定します。
Airtableのアウトプットから選択してください。
スクロールし、「フィールド情報」を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルを自動アップロードするフローです。
手作業で保存する手間が省けるため、請求書をデジタル管理している方におすすめの自動化です。
請求書を自動保存することで、ファイルの紛失を防ぎます。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Google Driveに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMとGoogle Driveの両方を利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をGoogle Driveにも自動で保存したい方
・請求書ファイルをTOKIUMとGoogle Drive間で手動で同期する手間を削減したい方
・Google Driveで請求書情報を一元管理したい方
・請求書処理の効率化を図って入力ミスを減らしたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をGoogle Driveに連携させることにより請求書管理をより便利にしたい方
3.Google Driveを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をGoogle Driveに自動でアップロードしたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールで、Google DriveはGoogleが提供するクラウドストレージサービスでファイルを保管・共有できます。
TOKIUMとGoogle Drive連携することにより、請求書データをGoogle Driveに一元管理することができ担当者は手動でアップロードする手間も省くこともできるため業務効率の改善にも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.TOKIUMで経費が登録されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
経費処理をスピーディーに行いたい経理担当者におすすめの自動化です。
手動で経費の登録完了を伝える手間が省け、業務効率向上が期待できます。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請がされたら迅速にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・申請の通知をMicrosoft Teamsで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにMicrosoft Teamsで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Teamsに自動的に通知が送信されます。これによって担当者は経費登録を直ぐに把握することができて、申請確認などの対応を迅速に行うことができます。また手入力作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に改善されて人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Google スプレッドシートに行が追加されたら、自動的にTOKIUMに取引先を登録するフローです。
Google スプレッドシートに取引先情報を登録している方におすすめの自動化です。
取引先情報を手作業で転記する手間が省けます。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、TOKIUMに取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先情報の管理をしている方
・Google スプレッドシートに取引先情報を日常的に追加している方
・管理業務でGoogle スプレッドシートを活用している方
2.業務でTOKIUMを利用している方
・TOKIUMへの取引先情報の追加を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとTOKIUMの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
取引先情報の管理において複数のツールを利用する場合、手動による情報入力が手間だと感じているかもしれません。
また、手動による情報入力は入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで取引先が追加されるとTOKIUMに自動で追加することができます。
TOKIUMへの取引先の登録が自動化されることで、後続作業をスムーズに進めることができ、業務の効率化を図ることが可能です。
また、手動によるヒューマンエラーの発生を防止することができるため、正確なデータ管理をすることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AirtableとTOKIUMの連携によって、従業員データの管理がスムーズになり、業務の正確性向上に貢献できるでしょう。
これにより、手作業での入力が不要になり、手間と時間を短縮できるかもしれません。
ノーコードで簡単に登録できるYoomを導入して、業務効率を向上させましょう。
ぜひこのブログを参考にTOKIUMとAirtableの連携をお試しください。
