AirtableとKING OF TIMEの連携|従業員の登録を自動で同期する方法

AirtableとKING OF TIMEの連携フローの作り方

フロー完成までのおおまかなプロセスは以下です。

・AirtableとKING OF TIMEをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Airtableのトリガー設定及びそれに続くKING OF TIME、Airtableの各種オペレーションの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1：AirtableとKING OF TIMEをマイアプリ連携

(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。

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(2)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。

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これでAirtableの接続ができました。

(3)次にKING OF TIMEを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でKING OF TIMEのアプリアイコンを検索し、クリックします。
KING OF TIMEのマイアプリ登録の方法についてはこちらのページを確認しましょう。

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表示されている内容に沿って、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認した後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるため、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

ステップ2：Airtableのトリガー設定

(1)まず、Airtableのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する」をクリックしてください。

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上記のような画面に移動するので、さっそくフローボットの設定を行っていきましょう。

(2)まずはトリガーとなる「レコードが登録されたら」をクリックします。

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(3)こちらの画面で連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
トリガーアクションは「レコードが登録されたら」のままにしてください。

(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

ステップ3：KING OF TIMEの設定

(1)次に、KING OF TIMEに情報を追加する設定を行います。
2つ目のアクション、「従業員を登録」をクリックします。

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連携させたいKING OF TIMEのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(2)次の画面で「所属コード」や「性別」などの従業員情報を取得する設定を行います。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。

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(3)入力が済んだら［テスト］をクリックし［保存］します。
なお、このステップで、KING OF TIME側の【登録した従業員識別キー】をアウトプットとして取得します。
取得したアウトプットはその後のアクションで引用可能となります。

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ステップ4：Airtableの設定

(1)最後にAirtable側のレコード情報を更新する設定を行います。
3つ目のアクション、「レコードを更新」をクリックします。

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アカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

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(2)移行後の画面では「ベースID」、「テーブルIDまたは名前」、「レコードID」を注釈を参考にして入力します。

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(3)さらに「フィールド情報」、「値」に任意の情報を入力します。
今回は例として、KING OF TIMEのステップで取得したアウトプット【登録した従業員識別キー】を引用しています。

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(4)入力が済んだら［テスト］をクリックし、［保存する］をクリックしてください。

ステップ5：トリガーをONにする

すべての設定が完了したという表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

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これでフローボットの設定が完了しました。

今回使用したテンプレートはこちら

AirtableやKING OF TIMEを使ったその他の自動化例

他にもAirtableやKING OF TIMEを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Airtableで従業員情報が更新されたらKING OF TIMEの情報も更新する

このテンプレートを活用することで、Airtableで従業員情報の更新時にKING OF TIMEの情報も更新できます。
Airtableで従業員情報の更新が行われたらKING OF TIMEに自動で反映を行うので、手入力の完了を待つことなくKING OF TIMEの情報を最新のものにアップデートすることができます。

②YoomデータベースからKING OF TIMEアカウントを発行する

日常的にKING OF TIMEを使用している企業におすすめのフローです。
新入社員の入社時などにYoomデータベースの従業員情報を元に、新たにKING OF TIMEのアカウントを発行します。
アカウント発行の自動化による作業の時間短縮が見込めるでしょう。

③kintoneに登録された情報を連携したKING OF TIMEに追加する

このテンプレートの導入でkintoneの登録をするだけでKING OF TIMEに内容が反映されるので、労働時間の管理を登録後すぐに始めることが可能です。
入社対応業務や労働時間の管理、kintoneで登録された内容をKING OF TIMEに連携して、自動で反映させる給与計算を担当する方や、手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方におすすめのフローです。

まとめ

AirtableとKING OF TIMEの連携は、人事・労務管理の効率化に大きく貢献するでしょう。
スムーズなオンボーディングの実現、ヒューマンエラーの削減、時間管理業務のコスト削減といった複数のメリットが想定できるので、特に多くの従業員を抱える企業にとっては有用です。

Yoomの自動化を導入することで、業務の効率化とコスト削減を実現し、より付加価値の高い業務に集中できる環境を整えましょう。