Airtableの従業員情報を自動でSmartHRに追加｜業務効率UP

ステップ1:AirtableとSmartHRをマイアプリ連携

まず、YoomにAirtableとSmartHRをマイアプリ連携してください。

1. Airtableの登録方法

左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からAirtableを検索します。

上記画面の「＋ペースを追加」から任意で使用したいワークスペースを選択します。
選択できたら、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました。

2. SmartHRの登録方法
次は「新規接続」から、SmartHRを検索してください。

SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
参照）SmartHRのマイアプリ登録方法

ステップ2:Airtableにレコードが登録されたら起動するトリガーの設定

まずは、「レコードが登録されたら」という項目をクリックしてください。

このページは、すでに設定されています。
トリガーアクションが「レコードが登録されたら」になっていることを確認し、そのまま「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔は、任意で選択可能です。
※注意）トリガーの起動間隔は、プランによって選択できない場合があります。

ベースID・テーブルID・Created Timeのフィールド名は、枠外の注釈を参考に設定してください。
※レコードのフィールド情報を取得する方法はこちらの記事をご確認ください。

Airtableの該当テーブルに、サンプルのレコードを登録してください
テストを行い成功すると、先ほど登録したAirtableのレコード情報がアウトプットとして取得されます。
アウトプットが正しく取得されていることを確認したら、保存してください。

ステップ3:SmartHRに従業員の登録をする

次に、「従業員の登録」という項目をクリックしてください。

このページは、すでに設定されています。
アクションが「従業員の登録」になっていることを確認し、そのまま「次へ」をクリックしてください。

次のページで、Airtableの情報を取得する項目を設定します。

社員番号の欄は、上記画像のように設定してください。
※設定方法）枠内をクリックし「レコードが登録されたら」のタブの中にある「社員番号」をクリックしてください。
※解説）上記のように設定することで、Airtableにレコードが登録されたら、「社員番号」を自動で取得し、SmartHRに反映できます。

「姓」と「名」の欄も同様に設定することで、Airtableから自動で情報を取得しSmartHRに反映することができます。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
SmartHRに正しく情報が反映されたことを確認したら、保存してください。

フローボットの全ての設定が完了しました！
上記画面が表示されたら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させましょう。

これで、「Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する」フローボットの完成です。

その他のAirtableやSmartHRを使った自動化例のご紹介

Yoomでは、今回作成したフローボット以外にも、AirtableやSmartHRを使用した多くの自動化例をご用意しています。
今回は、3つのフローボットをご紹介しますので、ぜひ活用して業務を自動化しましょう！

1.SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を自動で更新するフローです。
‍このフローを活用すると、異なるツール間でもシームレスに従業員情報を同期でき、管理業務を円滑に進められます。

2.Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに自動で通知するフローです。
このフローを活用すると、通知を手動で行う必要がなくなり、他の重要な作業に時間を割くことが可能です。
ルームやメッセージ内容を任意で設定できるので、チームの運用に合わせて柔軟に対応できます。

3.更新があったSmartHRの従業員情報を月に1回自動で取得し、Googleスプレッドシートを更新するフローです。
このフローを活用すると、手作業による更新の手間を削減できるため、業務の効率化が期待できます。
また、月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することが可能です。

まとめ

本記事では、AirtableとSmartHRを連携し、Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに自動で追加する方法をご紹介しました。
このフローの活用により、入力作業の自動化による業務の効率化とデータの正確性向上が期待できます。
Yoomでさまざまなアプリを連携し、業務を自動化しましょう！
ぜひ、こちらのフローボットテンプレート一覧から、気になるフローをお試しください。