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SmartHRを活用することで、人事労務の業務を効率化することが可能です。
しかし、Airtableで管理している従業員情報を、SmartHRにも再度入力する必要がある場合、手動による転記作業は、時間と手間がかかり、非効率的です。
本記事では、AirtableとSmartHRを連携し、Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに自動で追加する方法をご紹介します。
この方法を活用することで、手動入力の手間とヒューマンエラーを削減し、データの正確性を保つことが可能です。
プログラミング不要でAirtableとSmartHRを連携し、業務を自動化する方法を解説しますので、ぜひご覧ください。
従業員情報の管理をAirtableで行っている人事担当者にとって、SmartHRへ再度従業員情報を手動入力することは、手間がかかり、作業の効率も低下します。
しかし、AirtableとSmartHRを連携することで、Airtableに新しい従業員情報が追加されると、SmartHRへも自動で情報を反映することができるため、手動入力の手間を大幅に削減することが可能です。
これにより、人事担当者は他の重要な業務に集中する時間を増やすことができ、全体の作業効率が向上します。
AirtableとSmartHRを連携することで、異なるプラットフォーム間での手動データ移行が不要になります。
これにより、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減し、データの正確性を保つことが可能です。
特に従業員情報の正確性は、給与計算や福利厚生管理の基盤となるため、この連携を活用することで業務品質の向上が期待できます。
[Yoomとは]
ここからは、Yoomを使用してAirtableとSmartHRを連携し、『Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する』というフローボットを作成する手順をご紹介します。
工程は3ステップだけなので、簡単に設定できます。
〈事前準備〉下記バナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録フォームに入力を行ってください。
※すでに登録済みの方は、ログインしてください。
これで、テンプレートを編集できるようになりました。
早速、作成していきましょう！
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でAirtableを利用する方
・従業員情報をAirtableのデータベースで管理している方
・AirtableのデータをSmartHRにも連携している方
2.管理業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・AirtableとSmartHRを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは人事労務の業務を効率化できるクラウド型のプラットフォームです。
しかし、Airtableのデータベースで管理している従業員情報をSmartHRにも反映する必要がある場合、手動による転記作業は時間がかかります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されると自動でSmartHRにも追加できるため、手動作業を軽減することができます。
SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
このフローの後に、チャットツールと連携することで従業員情報の追加をメンバー間で共有できるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Airtable、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まず、YoomにAirtableとSmartHRをマイアプリ連携してください。
1. Airtableの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からAirtableを検索します。
上記画面の「＋ペースを追加」から任意で使用したいワークスペースを選択します。
選択できたら、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました。
2. SmartHRの登録方法
次は「新規接続」から、SmartHRを検索してください。
SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
参照）SmartHRのマイアプリ登録方法
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でAirtableを利用する方
・従業員情報をAirtableのデータベースで管理している方
・AirtableのデータをSmartHRにも連携している方
2.管理業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・AirtableとSmartHRを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは人事労務の業務を効率化できるクラウド型のプラットフォームです。
しかし、Airtableのデータベースで管理している従業員情報をSmartHRにも反映する必要がある場合、手動による転記作業は時間がかかります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されると自動でSmartHRにも追加できるため、手動作業を軽減することができます。
SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
このフローの後に、チャットツールと連携することで従業員情報の追加をメンバー間で共有できるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Airtable、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、「レコードが登録されたら」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
トリガーアクションが「レコードが登録されたら」になっていることを確認し、そのまま「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は、任意で選択可能です。
※注意）トリガーの起動間隔は、プランによって選択できない場合があります。
ベースID・テーブルID・Created Timeのフィールド名は、枠外の注釈を参考に設定してください。
※レコードのフィールド情報を取得する方法はこちらの記事をご確認ください。
Airtableの該当テーブルに、サンプルのレコードを登録してください
テストを行い成功すると、先ほど登録したAirtableのレコード情報がアウトプットとして取得されます。
アウトプットが正しく取得されていることを確認したら、保存してください。
次に、「従業員の登録」という項目をクリックしてください。
このページは、すでに設定されています。
アクションが「従業員の登録」になっていることを確認し、そのまま「次へ」をクリックしてください。
次のページで、Airtableの情報を取得する項目を設定します。
社員番号の欄は、上記画像のように設定してください。
※設定方法）枠内をクリックし「レコードが登録されたら」のタブの中にある「社員番号」をクリックしてください。
※解説）上記のように設定することで、Airtableにレコードが登録されたら、「社員番号」を自動で取得し、SmartHRに反映できます。
「姓」と「名」の欄も同様に設定することで、Airtableから自動で情報を取得しSmartHRに反映することができます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
SmartHRに正しく情報が反映されたことを確認したら、保存してください。
フローボットの全ての設定が完了しました！
上記画面が表示されたら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させましょう。
これで、「Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する」フローボットの完成です。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でAirtableを利用する方
・従業員情報をAirtableのデータベースで管理している方
・AirtableのデータをSmartHRにも連携している方
2.管理業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・AirtableとSmartHRを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは人事労務の業務を効率化できるクラウド型のプラットフォームです。
しかし、Airtableのデータベースで管理している従業員情報をSmartHRにも反映する必要がある場合、手動による転記作業は時間がかかります。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されると自動でSmartHRにも追加できるため、手動作業を軽減することができます。
SmartHRへの従業員情報の追加作業が効率化されるため、誤入力や追加漏れといったヒューマンエラーの防止をすることが可能です。
このフローの後に、チャットツールと連携することで従業員情報の追加をメンバー間で共有できるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Airtable、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomでは、今回作成したフローボット以外にも、AirtableやSmartHRを使用した多くの自動化例をご用意しています。
今回は、3つのフローボットをご紹介しますので、ぜひ活用して業務を自動化しましょう！
1.SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を自動で更新するフローです。
このフローを活用すると、異なるツール間でもシームレスに従業員情報を同期でき、管理業務を円滑に進められます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに自動で通知するフローです。
このフローを活用すると、通知を手動で行う必要がなくなり、他の重要な作業に時間を割くことが可能です。
ルームやメッセージ内容を任意で設定できるので、チームの運用に合わせて柔軟に対応できます。
■概要
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用してデータ管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・Airtableを使用してタスク管理しているチーム
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Chatworkのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
・Chatworkを使用してタスク管理を行っている方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
・Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Chatworkによる通知を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Chatworkによる通知は、ルームやメッセージ内容を任意で設定することができ、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
・Chatworkでタスク管理をしている場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■注意事項
・Airtable、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.更新があったSmartHRの従業員情報を月に1回自動で取得し、Googleスプレッドシートを更新するフローです。
このフローを活用すると、手作業による更新の手間を削減できるため、業務の効率化が期待できます。
また、月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することが可能です。
■概要
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogle スプレッドシートで定期的に集計・分析したい方
・手作業での情報収集やスプレッドシート更新の手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
・従業員情報の変化を月次で把握し、人事戦略や組織改善に役立てたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogle スプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータを月次でGoogle スプレッドシートに集約し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
・SmartHRから従業員情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを更新するため、手作業による情報収集や更新の手間を大幅に削減できます。
■注意事項
・SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
本記事では、AirtableとSmartHRを連携し、Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに自動で追加する方法をご紹介しました。
このフローの活用により、入力作業の自動化による業務の効率化とデータの正確性向上が期待できます。
Yoomでさまざまなアプリを連携し、業務を自動化しましょう！
ぜひ、こちらのフローボットテンプレート一覧から、気になるフローをお試しください。
