2024/10/23
アプリ同士の連携方法

Airtableの従業員情報を自動でSmartHRに追加|業務効率UP

y.matsumoto

目次

SmartHRを活用することで、人事労務の業務を効率化することが可能です。
しかし、Airtableで管理している従業員情報を、SmartHRにも再度入力する必要がある場合、手動による転記作業は、時間と手間がかかり、非効率的です。
本記事では、AirtableとSmartHRを連携し、<span class="mark-yellow">Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに自動で追加する方法</span>をご紹介します。
この方法を活用することで、手動入力の手間とヒューマンエラーを削減し、データの正確性を保つことが可能です。
プログラミング不要でAirtableとSmartHRを連携し、業務を自動化する方法を解説しますので、ぜひご覧ください。

AirtableとSmartHRを連携するメリット

メリット1: 入力作業の自動化による業務の効率化

従業員情報の管理をAirtableで行っている人事担当者にとって、SmartHRへ再度従業員情報を手動入力することは、手間がかかり、作業の効率も低下します。
しかし、AirtableとSmartHRを連携することで、Airtableに新しい従業員情報が追加されると、SmartHRへも自動で情報を反映することができるため、手動入力の手間を大幅に削減することが可能です。
これにより、人事担当者は他の重要な業務に集中する時間を増やすことができ、全体の作業効率が向上します。

メリット2: データの一貫性と正確性の向上

AirtableとSmartHRを連携することで、異なるプラットフォーム間での手動データ移行が不要になります。
これにより、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減し、データの正確性を保つことが可能です。
特に従業員情報の正確性は、給与計算や福利厚生管理の基盤となるため、この連携を活用することで業務品質の向上が期待できます。

[Yoomとは]

Yoomを使用しAirtableとSmartHRを連携する方法

ここからは、Yoomを使用してAirtableとSmartHRを連携し、『Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する』というフローボットを作成する手順をご紹介します。

工程は3ステップだけなので、簡単に設定できます。

  1. AirtableとSmartHRをマイアプリ登録する
  2. Airtableにレコードが登録されたら起動するトリガーの設定
  3. SmartHRに従業員の登録をする

〈事前準備〉下記バナーの「試してみる」をクリックし、Yoomの登録フォームに入力を行ってください。
※すでに登録済みの方は、ログインしてください。

これで、テンプレートを編集できるようになりました。
早速、作成していきましょう!

ステップ1:AirtableとSmartHRをマイアプリ連携

まず、YoomにAirtableとSmartHRをマイアプリ連携してください。

1. Airtableの登録方法


左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からAirtableを検索します。

上記画面の「+ペースを追加」から任意で使用したいワークスペースを選択します。
選択できたら、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

これでAirtableのマイアプリ登録が完了しました。

2. SmartHRの登録方法
次は「新規接続」から、SmartHRを検索してください

SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
参照)SmartHRのマイアプリ登録方法

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2:Airtableにレコードが登録されたら起動するトリガーの設定

まずは、「レコードが登録されたら」という項目をクリックしてください。

このページは、すでに設定されています。
トリガーアクションが「レコードが登録されたら」になっていることを確認し、そのまま「次へ」をクリックしてください。

トリガーの起動間隔は、任意で選択可能です。
※注意)トリガーの起動間隔は、プランによって選択できない場合があります。


ベースID・テーブルID・Created Timeのフィールド名は、枠外の注釈を参考に設定してください。
※レコードのフィールド情報を取得する方法はこちらの記事をご確認ください。

Airtableの該当テーブルに、サンプルのレコードを登録してください
テストを行い成功すると、先ほど登録したAirtableのレコード情報がアウトプットとして取得されます。
アウトプットが正しく取得されていることを確認したら、保存してください。

ステップ3:SmartHRに従業員の登録をする

次に、「従業員の登録」という項目をクリックしてください。

このページは、すでに設定されています。
アクションが「従業員の登録」になっていることを確認し、そのまま「次へ」をクリックしてください。

次のページで、Airtableの情報を取得する項目を設定します。

社員番号の欄は、上記画像のように設定してください。
※設定方法)枠内をクリックし「レコードが登録されたら」のタブの中にある「社員番号」をクリックしてください。
※解説)上記のように設定することで、Airtableにレコードが登録されたら、「社員番号」を自動で取得し、
SmartHRに反映できます。

「姓」と「名」の欄も同様に設定することで、Airtableから自動で情報を取得しSmartHRに反映することができます。

設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
SmartHRに正しく情報が反映されたことを確認したら、保存してください。

フローボットの全ての設定が完了しました!
上記画面が表示されたら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させましょう。

これで、「Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する」フローボットの完成です。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する

その他のAirtableやSmartHRを使った自動化例のご紹介

Yoomでは、今回作成したフローボット以外にも、AirtableやSmartHRを使用した多くの自動化例をご用意しています。
今回は、3つのフローボットをご紹介しますので、ぜひ活用して業務を自動化しましょう!

1.SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を自動で更新するフローです。
このフローを活用すると、異なるツール間でもシームレスに従業員情報を同期でき、管理業務を円滑に進められます。

2.Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに自動で通知するフローです。
このフローを活用すると、通知を手動で行う必要がなくなり、他の重要な作業に時間を割くことが可能です。
ルームやメッセージ内容を任意で設定できるので、チームの運用に合わせて柔軟に対応できます。

3.更新があったSmartHRの従業員情報を月に1回自動で取得し、Googleスプレッドシートを更新するフローです。
このフローを活用すると、手作業による更新の手間を削減できるため、業務の効率化が期待できます。
また、月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することが可能です。

まとめ

本記事では、AirtableとSmartHRを連携し、Airtableで従業員情報が登録されたらSmartHRに自動で追加する方法をご紹介しました。
このフローの活用により、入力作業の自動化による業務の効率化とデータの正確性向上が期待できます。
Yoomでさまざまなアプリを連携し、業務を自動化しましょう!
ぜひ、こちらのフローボットテンプレート一覧から、気になるフローをお試しください。

この記事を書いた人
y.matsumoto
これまでは、人材業界で営業・営業事務を経験してきました。 前職の経験を踏まえ、さまざまな企業が抱えている悩みは「業務の自動化」により軽減できると実感しています。 Yoomを通して、皆様のお悩みを少しでも解決できるよう、日々情報を発信していきます!
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