Airtable・Zoom・Outlookを連携して、Airtableに追加されたリード情報でZoom会議の作成とOutlookでの通知を自動化する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

・AirtableとZoomとOutlookをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAirtableのトリガー設定と、その後に続くZoomとOutlookのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、それぞれの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Airtable、Zoom、Outlookをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。

【Airtableの登録方法】

まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にAirtableと入力し、表示された候補から「Airtable（OAuth）」を選択します。
すでにAirtableでログインしている場合、以下の画像が出てきます。
連携するベースを＋ボタンから選択して、「アクセスを許可する」をクリックし、設定完了です。

【Zoomの登録方法】

再度検索窓にZoomと入力し、表示された候補から「Zoom（OAuth）」を選択しましょう。
以下の画面が出てくるので、Client IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
※Client IDとClient secretの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。

次にZoomのログイン情報を入力します。
直前で行なったClient IDとClient secretを取得する際に使用したログイン情報を使用してください。

ログイン後、以下の画面が出てくるので「許可する」をクリックして、設定完了です。

【Outlookの登録方法】

同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。

マイアプリにAirtable、Zoom、Outlookが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：トリガーを設定

続いて自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にAirtableの設定を行うため、「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Airtableと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「トリガーアクション」→レコードが登録されたら

使用するAirtableのベースの設定も行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました。

【ポイント】
・Created Time（作成時刻）」はトリガーを設定する際に必須となるので、必ず項目を設定してください。
・Zoomの会議の設定時に「日付」「開始時刻」「ミーティング時間」を設定しますのでそれぞれ以下の形式で入力するようにしてください。
日付→2024-11-11
開始時刻→13:00
ミーティング時間→90

Yoomの設定の際にAirtableのURLが必要になるので、この画面は開いたままでいてくださいね！

Yoomに戻って設定をしていきます。
以下の設定方法を読んでスクロールして進んでいきます。

フローを起動するための設定を行います。

・トリガーの起動時間：設定してください。
・ベースID：AirtableのURLから取得し設定
・テーブルID：AirtableのURLから取得し設定
・Created Timeのフィールド名：Airtableで設定した「Created Time」の項目名横のプルダウンを表示させると詳細画面が出てくるのでそちらから取得し設定

全ての設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、以下のような画面が表示されるので、テストで取得した項目をアウトプットに追加する作業を行います。
「アウトプット」とある箇所の「＋取得する値を追加」をクリックします。

すると以下のような画面が表示されるので、今後の設定に必要な項目をアウトプットに追加していきます。
項目名横の「＋」をクリックすると、画面右側に追加されます。
必要項目を全て追加したら、右下の「追加」ボタンを押して完了です。

完了を押すと元の画面に戻ってきます。
アウトプットの欄を確認すると、先ほど追加した項目が表示されていますので、「保存する」を押して完了です。

※アウトプットについてはこちらをご覧ください。

ステップ3：Zoom、Outlook、Airtableのアクションを設定

それぞれのアクションを設定していきましょう。

まずはZoomの「ミーティングを作成」から設定します。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認してくださいね。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Zoomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「アクション」→ミーティングを作成

画面を進めて詳細を設定します。

・メールアドレス：ミーティングを作成するアカウントのメールアドレス
・トピック：任意で設定してください。画像のようにアウトプットを使用して設定も可能です。
・日付：アウトプットを設定
・開始時刻：アウトプットを設定
・会議時間：アウトプットを設定

「テスト」をクリックして、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

続いてOutlookの「メールを送る」の設定をします。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

スクロールして画面を進めて「メール内容」を設定しましょう。
定型的な内容を設定して、変動する部分をアウトプットを使用していきます。

次へをクリックして、実際に送信されるメールの内容を確認していきます。

実際はアウトプットが文字で表示され、以下のようなメールが送信されますよ！
「テスト」をクリックして、成功したら「保存する」で完了です。

最後のアクション、Airtableの「レコードを更新する」の設定を行っていきましょう。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Airtableと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「アクション」→レコードを更新

「次へ」をクリックし進んでいきます。

注意事項に目を通して、スクロールで進めましょう。

トリガーで設定した「ベースID」と「テープルID」と同じものをこちらに入力します。
さらに「レコードID」が必要なので、「レコードを登録」のトリガーで取得していた「レコードID」のアウトプットを入力します。

さらに画面を進めて、「フィールド情報」を設定します。
今回AirtableにミーティングIDと招待リンクを追加できる列を作成していたので、そちらに値を追加します。

・フィールド名：Airtableで設定した「ミーティングID」「招待リンク」それぞれの項目名横のプルダウンを表示させると詳細画面が出てくるのでそちらから取得し設定
・値：「ミーティングID」「招待リンク」それぞれのアウトプットを追加

最後に「テスト」を実行して、「保存する」をクリックして完了です。

ステップ4：アクションを設定

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

設定お疲れ様でした！

Airtableを使ったその他の自動化例

他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加する

名刺の情報がSansanに登録されたら自動でAirtableに登録を行うフローボットです。
手作業での転記を回避することで、共有する情報の正確性を保ち、業務進行の円滑化へと繋げることができますよ。

2.Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

次に紹介するフローボットはAirtableで登録された予定をGoogleカレンダーに登録することができるフローです。ミーティングなどの予定がGoogleカレンダーへ自動で登録されたら、チーム内の予定管理を効率化できるかもしれません。

3.Airtableからクラウドサインで契約書を送信する

最後に紹介するフローボットは、Airtableに登録された情報をもとに契約書を作成して、クラウドサインで送付するフローボットです。Chrome拡張機能を使用することで、Airtableの詳細ページからフローを起動することができます。

まとめ

Airtable、Zoom、Outlookの連携を活用することで、リード対応のスピードを大幅に向上させることができます。この自動化を活用することで、リード登録から初回コンタクトまでのスピードを向上させ、顧客の興味が高いうちに対応することで、商談獲得や成功率向上が期待できます。業務プロセスの効率化も期待できるため、営業チームのパフォーマンスを最大限に引き出したいと考えている人には是非活用してみてはいかがでしょうか。

Yoomを活用して自動化を行い、実際の業務にどんな良い変化があるのか体験してみてください！