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Airtable・Zoom・Outlookを連携して、Airtableに追加されたリード情報でZoom会議の作成とOutlookでの通知を自動化する方法
顧客の関心が高いうちに次のアクションを起こすことは、リード登録後の重要な業務の一つです。リード登録を行ったAirtableの情報でZoomとOutlookに連携し、リード対応の速度と効率を向上させることができれば、その後の商談結果などにもいい影響があるかもしれません。この記事では、Airtableにリード情報が登録されると自動でZoom会議を設定し、Outlookで会議情報を送信するフローを紹介します。
こんな方におすすめ
・Airtableをリード管理として活用しており、営業プロセスの効率化を図りたい方
・ZoomとOutlookを日常的に利用し、手動での会議設定に手間を感じている方
・リード登録から顧客対応までのスピードアップを目指している営業チームの担当者
・複数メンバーでリード管理や対応を分担しているが、タスクの透明化が課題のチーム
・APIを活用したITツール連携に興味があり、自動化を検討している企業の担当者
AirtableとZoomとOutlookの連携メリットと具体例
メリット1: スピーディーな初動対応
リード登録から初回コンタクトの設定業務を自動で行い、対応スピードを向上させることで顧客の興味関心が高いうちに商談機会などを設けることができます。
例えば、リード登録後のZoom会議作成からOutlookで初回の会議URLを送信までの一連の会議のプロセスを自動化することにより、競合企業よりも早くリード顧客から詳細な話を聞くことができ、成約チャンスアップににつながる可能性があります。特に競争の激しい業界では初動スピードの向上によって、商談獲得にいい影響を与える可能性があります。
メリット2: 業務プロセスの効率化
AirtableからZoomやOutlookへのデータ連携を自動化することで、手作業による入力の手間を解消し、リード登録後の初回ミーティング設定までのプロセスをスムーズに進められます。
例えば、担当者はリード情報を手動でコピーして情報の登録作業を行なったり、会議設定を行い詳細事項のメールを送付するための時間を削減できます。その結果、入力ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。さらに省かれた時間をコア業務に充てることで、リード管理やフォローアップに注力できるようになるかもしれません。
メリット3: プロセスの明確化とチーム連携の強化
Airtableでリード情報を一元管理し、Zoomの会議履歴やOutlookの送信記録と紐づけることで、今後のリード対応をどのチームメンバーに割り振るか、担当者を決めるための指針を明確にします。特に、複数の担当者が関与する大規模な営業チームでは、リード登録から初回ミーティングまでのプロセスが明確になることによって、今後の対応施策のヒントになるかもしれません。
また、業務プロセスが明確化されることにより、タスクの重複を防ぎ効率的に業務を進行することにもつながるでしょう。
さて、ここからはYoomを使用して、実際に連携を行ってみましょう。
[Yoomとは]
Airtable×Zoom× Outlookの連携フローの作り方
今回一緒に設定を行っていくのは「Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に送信する」というフローボットです！
以下のテンプレートをコピーして使用することで、必要な箇所の設定を行うだけで自動化を行うことができますよ。
■概要Airtableに新しいリード情報が登録された後、Zoomで個別にミーティングを設定し、Outlookで案内メールを手動で作成・送信する作業は、手間がかかりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomでの会議作成からOutlookでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
■注意事項- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
・AirtableとZoomとOutlookをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAirtableのトリガー設定と、その後に続くZoomとOutlookのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、それぞれの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：Airtable、Zoom、Outlookをマイアプリ連携
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
【Airtableの登録方法】
まず、Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にAirtableと入力し、表示された候補から「Airtable（OAuth）」を選択します。
すでにAirtableでログインしている場合、以下の画像が出てきます。
連携するベースを＋ボタンから選択して、「アクセスを許可する」をクリックし、設定完了です。
【Zoomの登録方法】
再度検索窓にZoomと入力し、表示された候補から「Zoom（OAuth）」を選択しましょう。
以下の画面が出てくるので、Client IDとClient secretを入力し、「追加」をクリックします。
※Client IDとClient secretの取得方法に関してはこちらを参考にしてください。
次にZoomのログイン情報を入力します。
直前で行なったClient IDとClient secretを取得する際に使用したログイン情報を使用してください。
ログイン後、以下の画面が出てくるので「許可する」をクリックして、設定完了です。
【Outlookの登録方法】
同様に検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から「Outlook」を選択します。
OutlookはOutlookにログインしている場合、新規接続を押すとログインしているOutlookのアカウントと自動連携します。
マイアプリにAirtable、Zoom、Outlookが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：トリガーを設定
続いて自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Airtableに新しいリード情報が登録された後、Zoomで個別にミーティングを設定し、Outlookで案内メールを手動で作成・送信する作業は、手間がかかりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomでの会議作成からOutlookでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
■注意事項- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にAirtableの設定を行うため、「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Airtableと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「トリガーアクション」→レコードが登録されたら
使用するAirtableのベースの設定も行いましょう。
今回は以下のように項目を設定しました。
【ポイント】
・Created Time（作成時刻）」はトリガーを設定する際に必須となるので、必ず項目を設定してください。
・Zoomの会議の設定時に「日付」「開始時刻」「ミーティング時間」を設定しますのでそれぞれ以下の形式で入力するようにしてください。
日付→2024-11-11
開始時刻→13:00
ミーティング時間→90
Yoomの設定の際にAirtableのURLが必要になるので、この画面は開いたままでいてくださいね！
Yoomに戻って設定をしていきます。
以下の設定方法を読んでスクロールして進んでいきます。
フローを起動するための設定を行います。
・トリガーの起動時間：設定してください。
・ベースID：AirtableのURLから取得し設定
・テーブルID：AirtableのURLから取得し設定
・Created Timeのフィールド名：Airtableで設定した「Created Time」の項目名横のプルダウンを表示させると詳細画面が出てくるのでそちらから取得し設定
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のような画面が表示されるので、テストで取得した項目をアウトプットに追加する作業を行います。
「アウトプット」とある箇所の「＋取得する値を追加」をクリックします。
すると以下のような画面が表示されるので、今後の設定に必要な項目をアウトプットに追加していきます。
項目名横の「＋」をクリックすると、画面右側に追加されます。
必要項目を全て追加したら、右下の「追加」ボタンを押して完了です。
完了を押すと元の画面に戻ってきます。
アウトプットの欄を確認すると、先ほど追加した項目が表示されていますので、「保存する」を押して完了です。
※アウトプットについてはこちらをご覧ください。
ステップ3：Zoom、Outlook、Airtableのアクションを設定
それぞれのアクションを設定していきましょう。
まずはZoomの「ミーティングを作成」から設定します。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認してくださいね。
・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Zoomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「アクション」→ミーティングを作成
画面を進めて詳細を設定します。
・メールアドレス：ミーティングを作成するアカウントのメールアドレス
・トピック：任意で設定してください。画像のようにアウトプットを使用して設定も可能です。
・日付：アウトプットを設定
・開始時刻：アウトプットを設定
・会議時間：アウトプットを設定
「テスト」をクリックして、成功したら「保存する」をクリックして完了です。
続いてOutlookの「メールを送る」の設定をします。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Outlookと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
スクロールして画面を進めて「メール内容」を設定しましょう。
定型的な内容を設定して、変動する部分をアウトプットを使用していきます。
次へをクリックして、実際に送信されるメールの内容を確認していきます。
実際はアウトプットが文字で表示され、以下のようなメールが送信されますよ！
「テスト」をクリックして、成功したら「保存する」で完了です。
最後のアクション、Airtableの「レコードを更新する」の設定を行っていきましょう。
アクションをクリックすると以下のような画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
・「タイトル」→必要に応じて変更可能
・「Airtableと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
・「アクション」→レコードを更新
「次へ」をクリックし進んでいきます。
注意事項に目を通して、スクロールで進めましょう。
トリガーで設定した「ベースID」と「テープルID」と同じものをこちらに入力します。
さらに「レコードID」が必要なので、「レコードを登録」のトリガーで取得していた「レコードID」のアウトプットを入力します。
さらに画面を進めて、「フィールド情報」を設定します。
今回AirtableにミーティングIDと招待リンクを追加できる列を作成していたので、そちらに値を追加します。
・フィールド名：Airtableで設定した「ミーティングID」「招待リンク」それぞれの項目名横のプルダウンを表示させると詳細画面が出てくるのでそちらから取得し設定
・値：「ミーティングID」「招待リンク」それぞれのアウトプットを追加
最後に「テスト」を実行して、「保存する」をクリックして完了です。
ステップ4：アクションを設定
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
設定お疲れ様でした！
■概要Airtableに新しいリード情報が登録された後、Zoomで個別にミーティングを設定し、Outlookで案内メールを手動で作成・送信する作業は、手間がかかりやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Airtableへのリード登録をきっかけに、Zoomでの会議作成からOutlookでの案内メール送信までの一連の流れを自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
■注意事項- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Airtableで管理しているリードへの商談設定を、手作業で行っている営業担当者の方
- ZoomやOutlookを使った顧客への連絡業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
- リード獲得から商談化までのプロセスを自動化し、対応漏れを減らしたいマネージャーの方
- Airtableへの登録からOutlookでの連絡までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた商談設定の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるZoomの会議URLの貼り間違えや、顧客への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なアポイント調整を実現します。
- はじめに、Airtable、Zoom、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、商談用の会議を作成します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したZoomの会議情報を顧客に送信します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、作成した会議URLなどの情報をAirtableの該当レコードに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースやテーブルを監視対象として設定することが可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に連携する情報や、Outlookから送信するメールの件名・本文は、Airtableのレコード情報をもとに任意で設定できます。
- Airtable、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- レコーディング情報取得の詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Airtableを使ったその他の自動化例
他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加する
名刺の情報がSansanに登録されたら自動でAirtableに登録を行うフローボットです。
手作業での転記を回避することで、共有する情報の正確性を保ち、業務進行の円滑化へと繋げることができますよ。
■概要
Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを業務に活用している方
・名刺情報の管理を行う方
・画像を読み取って情報を抽出して登録を行う方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・顧客情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報の読み取りを円滑に行うことで、業務進行を円滑にするツールです。
しかしSansanの登録情報を更新したら毎回手入力でAirtableに追加するのは、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを活用すると、Sansanで更新があったら自動でAirtableに登録ができるため、ヒューマンエラーを防ぎます。
手入力の手間と時間を大幅に削減でき、業務効率化に繋げます。
またフローに分岐のアクションを追加することで、更新の内容によって追加するかどうかを自動で選別することも可能です。
■注意事項
・Sansan、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Sansanで名刺情報が更新されたらAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを業務に活用している方
・名刺情報の管理を行う方
・画像を読み取って情報を抽出して登録を行う方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・顧客情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報の読み取りを円滑に行うことで、業務進行を円滑にするツールです。
しかしSansanの登録情報を更新したら毎回手入力でAirtableに追加するのは、貴重な時間を浪費することになります。
このフローを活用すると、Sansanで更新があったら自動でAirtableに登録ができるため、ヒューマンエラーを防ぎます。
手入力の手間と時間を大幅に削減でき、業務効率化に繋げます。
またフローに分岐のアクションを追加することで、更新の内容によって追加するかどうかを自動で選別することも可能です。
■注意事項
・Sansan、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する
次に紹介するフローボットはAirtableで登録された予定をGoogleカレンダーに登録することができるフローです。ミーティングなどの予定がGoogleカレンダーへ自動で登録されたら、チーム内の予定管理を効率化できるかもしれません。
■概要Airtableで管理しているタスクや顧客情報を、都度Googleカレンダーに手動で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。こうした二重入力は作業負荷を高めるだけでなく、入力漏れや日時の間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Googleカレンダーへの予定登録が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに削減し、効率的なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- AirtableとGoogleカレンダーを併用し、二重入力の手間を減らしたい方
- Airtableの情報を基にしたスケジュール管理でのミスを減らしたいプロジェクトリーダーの方
- データベースとカレンダーの連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableにレコードを追加するだけでGoogleカレンダーに予定が自動作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、予定の日時や内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとに予定を作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベース（ベースおよびテーブル）を任意で設定してください。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や日時、説明欄などに連携するAirtableのレコード情報は任意で設定可能です。
■注意事項- Airtable、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- AirtableとGoogleカレンダーを併用し、二重入力の手間を減らしたい方
- Airtableの情報を基にしたスケジュール管理でのミスを減らしたいプロジェクトリーダーの方
- データベースとカレンダーの連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
- Airtableにレコードを追加するだけでGoogleカレンダーに予定が自動作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、予定の日時や内容の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、AirtableとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Airtableから取得した情報をもとに予定を作成するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベース（ベースおよびテーブル）を任意で設定してください。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や日時、説明欄などに連携するAirtableのレコード情報は任意で設定可能です。
- Airtable、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Airtableからクラウドサインで契約書を送信する
最後に紹介するフローボットは、Airtableに登録された情報をもとに契約書を作成して、クラウドサインで送付するフローボットです。Chrome拡張機能を使用することで、Airtableの詳細ページからフローを起動することができます。
■概要
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・帳票類の一元管理を行う方
・契約締結までの一連の作業の効率化を行いたい方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・情報を集約して登録し一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結に関連する業務の効率化に有効的なツールです。
Airtableで情報を登録し、それを基に契約書を作成することで業務進行を円滑にします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、デジタル化の進展を妨げる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページの情報を基に自動で契約書の作成・送付を行うことができ、手作業の手間を省きます。
契約書の作成業務のほとんどを自動化することで、他の業務に時間をかけることができチーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
また引用した情報を活用して契約書を作成し、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・帳票類の一元管理を行う方
・契約締結までの一連の作業の効率化を行いたい方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・情報を集約して登録し一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結に関連する業務の効率化に有効的なツールです。
Airtableで情報を登録し、それを基に契約書を作成することで業務進行を円滑にします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、デジタル化の進展を妨げる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページの情報を基に自動で契約書の作成・送付を行うことができ、手作業の手間を省きます。
契約書の作成業務のほとんどを自動化することで、他の業務に時間をかけることができチーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
また引用した情報を活用して契約書を作成し、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
まとめ
Airtable、Zoom、Outlookの連携を活用することで、リード対応のスピードを大幅に向上させることができます。この自動化を活用することで、リード登録から初回コンタクトまでのスピードを向上させ、顧客の興味が高いうちに対応することで、商談獲得や成功率向上が期待できます。業務プロセスの効率化も期待できるため、営業チームのパフォーマンスを最大限に引き出したいと考えている人には是非活用してみてはいかがでしょうか。
Yoomを活用して自動化を行い、実際の業務にどんな良い変化があるのか体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
