【Asana×Discord】新規タスクを自動通知する方法

本記事では、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加された際に、Discordで自動通知する方法を紹介します。連携により、業務で普段から使っているチャットツールでタスクの情報を共有できます。連携のメリットと自動化の方法を詳しく解説しますので、迅速な問題対応やタスクの見落とし防止、プロジェクト管理の効率化を図るため、ぜひ導入をご検討ください。

こんな方におすすめ

今回紹介する内容は、次のような方々におすすめです！

・AsanaとDiscordを使ってチーム内のタスク通知とプロジェクト管理の精度向上を図りたい方
・クレーム処理などの迅速な対応が必要となる業務を担当している方
・複数のプロジェクトを管理し、情報の見落とし防止やタスク整理に課題を感じている方

AsanaとDiscordの連携メリットと具体例

メリット1: 迅速な問題対応

Asanaでタスクが登録された際、関連するチームにDiscordで通知を自動送信することで、スムーズな対応が可能となります。

例えば、顧客対応やクレーム処理などの素早い対応が求められるシーンにおいて、速やかに情報が共有されることで、問題解決に向けたアクションを迅速に開始できます。さらに、上長への確認や指示が必要な場合でも、相手がDiscord上ですぐに状況を把握できるため、チーム全体がスムーズに対応を進められるでしょう。その結果、顧客満足度や業務の信頼性の向上につながるかもしれません。

メリット2: タスクの見落とし防止

Asanaに登録されたタスクがDiscordで通知されることで、担当者や管理者がタスクを見落とすリスクの低減が見込めます。

例えば、営業やカスタマーサポートなど複数のタスクが次々と発生する業務では、忙しさのためにタスクが埋もれてしまうことが少なくないでしょう。タスクが追加されるたびにDiscordの自動通知が関係者に送信されることで、情報共有の精度向上が期待できます。また、手動で通知する場合と比べ、作業の負担軽減や抜け漏れの防止を図れるでしょう。

メリット3: マルチプロジェクト管理の効率化

複数のプロジェクトを同時に進行する場合、各プロジェクトの状況把握や優先順位の調整が煩雑になりがちです。AsanaのタスクをDiscordの専用チャンネルごとに振り分けて通知することで、プロジェクトごとの進捗管理が容易になるでしょう。

例えば、製品開発、マーケティング、カスタマーサポートなど、異なる部門のプロジェクトをDiscordの各チャンネルで管理することで、関係者は必要な情報のみを効率的に確認できるでしょう。これにより、業務の優先順位付けのスムーズ化が見込まれます。

これらのメリットを得るため、自動化ツールYoomを使った連携をお試しください。

[Yoomとは]

AsanaとDiscordの連携フローの作り方

それでは、以下のテンプレートを使って、「Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する」業務フローの作成手順を紹介します。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

・AsanaとDiscordをマイアプリ連携
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるAsanaのトリガー設定と、その後に続くDiscordのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、AsanaとDiscordの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1: AsanaとDiscordのマイアプリ連携

※両方のアプリ連携が完了している場合は、ステップ2へ進んでください。
　片方のアプリのみ連携済みの場合は、その手順をスキップしてください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、Asanaを選択し、連携します。
　※検索窓にアプリ名を入力すると、候補を絞り込めます。
　※Asanaにログインしていない場合、ログイン画面が表示されます。

3. マイアプリの新規接続一覧から、Discord(v2)を選択します。

4. アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
　※アクセストークン欄に入力するBotトークンは、こちらの記事を参考にして、Discord Developer Portalから取得してください。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加された時に起動するトリガーの設定

1. 以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

2. 以下のダイアログの「OK」をクリックします。

3. 表示されたテンプレートのタイトルと説明文を確認します。
　※下図の赤枠部分です。該当箇所をクリックすると、任意の内容に変更できます。

4. フローボットの「アプリトリガー：特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。

5. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

6. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　各項目の選択・入力をしてください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧　

7. 「テスト」をクリックします。

8. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ3: Discordにメッセージを送信するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：メッセージを送信」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　チャンネルIDとメッセージ内容を入力してください。
　※メッセージ内容には、メンション機能やステップ2で取得したアウトプットを使用できます。メンション設定に使うユーザーIDが不明な場合、こちらの記事を参考にしてください。
　※下図は入力例です。

　※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。

4. 「テスト」をクリックします。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。

ステップ4: AsanaとDiscordの自動化の動作確認

1. 設定完了ダイアログの「トリガーをON」をクリックします。

2. フローボットが正しく起動するか確認します。

以上で、「Asanaでタスクが登録されたらDiscordに通知する」フローの完成です。

こちらのバナーの「試してみる」をクリックして、ぜひ実際に作成してみてください。

Asanaを使ったその他の自動化例

他にもAsanaを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。

1. Asanaの特定プロジェクトで新しいタスクが追加された際、Garoonのカレンダーに登録するフローです。チーム全体がカレンダー上でタスクの期日を確認できるため、タスクやプロジェクトの進捗管理に役立つでしょう。自動化により、転記ミスや登録漏れの防止も期待できます。

2. Asanaの特定セクションで新しいタスクが追加された際、Gmailでタスク情報を送信するフローです。チーム内や関係者にメールでの情報共有が必要な相手がいる場合、Discordの通知フローとの併用をおすすめします。特定セクションだけでなく、プロジェクト全体のタスク追加時に起動するよう、トリガーを変更できます。

3. Asanaの特定プロジェクトで新しいタスクが追加された際、Zendeskでチケットを作成するフローです。営業やカスタマーサポートなどの業務で、顧客情報に関連付けてタスクを管理する場合に役立つでしょう。

まとめ

AsanaとDiscordを連携し、新しいタスクの情報を自動で通知することにより、スムーズなタスクの実行やタスクの見落とし防止を図ることができるでしょう。複数のプロジェクトを同時に進めている場合も、通知先や通知内容を変更し運用することで、タスク管理の効率化が期待できます。Yoomを使えば、設定が簡単に行えます。ぜひ、この機会にAsanaとDiscordの連携を試してみてください。