BacklogとChatworkを連携して、フォームに回答があったら、Backlogに課題を追加しChatworkに自動通知する方法

ステップ1:BacklogとChatworkをマイアプリ登録

BacklogとChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

まず、Backlogのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索機能を活用してBacklogを検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明に従って設定を行ってください。

続いて、Chatworkのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様にChatworkを一覧から探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、Chatworkにログインします。

BacklogとChatworkがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下の画面から変更してください。
最初に、フォームに回答が送信されるとフローボットが起動する設定を行うので、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるのフォームトリガー設定とその後に続くBacklogとChatworkのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
フォームの設定方法は、こちらを確認してください。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。

設定できたら、「次へ」→「プレビューページ」をクリックして確認してください。

スクロールし、「取得した値」を確認します。
確認できたら、「保存」をクリックしましょう。

続いて、Backlogの設定を行うので、「課題を追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Backlogと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→課題の追加
  

以下の必須項目の設定を行いましょう。

次に、「課題の件名」を設定してください。
フォームのアウトプットを活用することで、自動的に件名を設定できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。

スクロールし、「課題の種別ID」を候補から選択するか、説明の通りに設定してください。

次に、以下の設定を行いましょう。

• 「課題の優先度」→高、中、低から選択
• 「課題の詳細」→フォームのアウトプットを活用して設定
  以下は例ですので、自由に設定しましょう。

他にも必要な項目があれば設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Chatworkの設定を行うので、「Chatworkに通知する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Chatworkと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→メッセージを送る
  

以下の注意事項を確認してください。
アカウントIDの確認方法は、こちらを確認しましょう。

次に、「ルームID」を設定します。
候補から選択するか、説明を確認して設定してください。

最後に「メッセージ内容」の設定を行いましょう。
フォームやBacklogのアウトプットを活用して設定を行ってください。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、BacklogとChatworkの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のBacklogとChatworkを使った自動化の例

他にもBacklogとChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Backlogに課題が追加されたら、自動的にChatworkに通知するフローです。
Backlogのタスク情報をChatworkに通知できるため、タスクの共有がスムーズになります。
Chatworkでタスクを確認できるため、システム間の移動を減らせます。

2.Backlogで課題にコメントが追加されたら、Chatworkに自動通知するフローです。
コメント情報がChatworkに通知されるため、コメントを見逃すリスクを防ぎます。
Chatworkの通知先は自由に設定できるので、柔軟に設定可能です。

3.Chatworkで特定のメッセージが投稿されたら、自動的にBacklogに課題を登録するフローです。
「タスク」や「要望」などの自身が指定したメッセージを受信した際に、Backlogに課題を追加できます。
手作業でタスクを追加する手間が省け、タスクの見落としを防ぎます。

BacklogとChatworkの連携メリットと具体例

メリット1:課題追加や通知漏れを防止する

問い合わせ内容をタスクとして手動で管理する場合、タスクの追加漏れやミスが起こる可能性があります。
しかし、フォームに回答されたデータをBacklogの課題として追加し、Chatworkに通知する自動化を活用すれば、その問題を解消できるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">顧客からの問い合わせがフォームに届いた際に、Backlogに課題が追加されるので、正確にタスク情報を追加できます。</span>
また、タスク情報がChatworkに通知されるので、情報共有も容易になるでしょう。
これにより、タスク追加が滞ることがなくなるため、対応遅れ防止にもつながることが期待できます。

メリット2:タスク追加から通知までを一元化できる

フォームの回答内容を手動で管理するのは、手間と時間がかかる作業と言えます。
<span class="mark-yellow">フォームの回答をBacklogの課題として追加し、Chatworkに自動通知すれば、煩雑になりがちなタスク管理を一元化できます。</span>
たとえば、プロジェクトの依頼をフォームで受け取り、タスクの追加と共有を一元化すると、タスク内容を把握しやすくなるでしょう。
これにより、タスク内容や優先度が明確になり、スムーズに担当者を振り分けられるはずです。

メリット3:コミュニケーションが円滑になる

BacklogとChatworkの連携により、異なるチーム間のコミュニケーションが円滑になるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">進行中のタスクに関して修正依頼がフォームに届くと、Chatworkを通じてチーム全体に共有され、該当するチームがスムーズに対応できるでしょう。</span>
これにより、チーム全体が最新のタスク情報を取得できるようになり、適切な対応が可能になるでしょう。
その結果、チーム間での確認作業が減り、チーム全体の業務効率の向上が期待できます。

まとめ

回答されたフォーム内容を基にBacklogに課題を追加し、Chatworkに通知する自動化を活用することで、タスクの追加や通知漏れを防ぐことができます。
これにより、タスクの優先度が明確化されるため、担当者の振り分けがしやすくなるでしょう。
さらに、チーム内で最新のタスクを確認できるため、スムーズに対応できる環境を整えられるかもしれません。
今回は問い合わせフォームを例として設定しましたが、必要に応じてフォームを変更できるので、使用用途に合わせて設定してみてください。

Yoomの自動化は、ノーコードで導入できるため、操作が非常に簡単です。
この機会に自動化をぜひ試してみてください。