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「Backlogで新しいプロジェクトが立ち上がるたびに、関係部署への連絡や共有フォルダの作成を手作業で行っている…」
「毎回同じような作業の繰り返しで手間がかかるうえ、連絡漏れやフォルダの作成忘れといったヒューマンエラーでプロジェクトのスタートが遅れてしまう…」
このように、プロジェクト開始時の定型業務に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Backlogで新しいプロジェクトが追加されたことをトリガーに、関係者へ自動で通知を送信し、同時に必要なフォルダを自動で作成できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
プロジェクトの初期設定に費やしていた時間をより重要な業務に充てることが可能になります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Backlogで新しいプロジェクトが作成された際の関連業務を自動化するテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Backlogに新しいプロジェクトが追加された際に、Slackに自動で通知し、Google Driveにプロジェクトフォルダを自動で作成する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Slack／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackのマイアプリ登録については以下を参考に進めましょう。
以下の手順を参考に進めてください。
アプリ一覧でGoogle Driveを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウント情報を選択しましょう。
「次へ」を選択します。
「続行」をクリックしたら、Google Driveのマイアプリ登録が完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「新しいプロジェクトが追加されたら」をクリックしてください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
ドメインはBacklogのURLを確認し、注釈の通り入力してください。
設定後、Backlogでトリガー（新しいプロジェクトを追加）を実行しましょう。
実行したらYoomに戻りテストをクリックしてください。
テストが成功したら、取得した値に情報が追加されるはずです。
取得した値は、フローボットが起動する毎に新しい値が反映されます。
ここまでできたら保存してください。
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDは候補から選択してください。
メッセージにはSlackに通知したい内容を設定してください。
Backlogの取得した値から「プロジェクトID」などを選択しておくと、SlackからBacklogの情報を確認できます。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、Slackに通知できたか確認しましょう。
Slackに通知できたことを確認できたらYoomに戻り保存をクリックしてください。
次に「フォルダを作成する」をクリックして、Backlogで作成されたプロジェクトのフォルダを自動的に作成する設定を行いましょう。
フォルダ名はBacklogで取得した値から「プロジェクトキー」や「プロジェクト名」を設定しておきましょう。
取得した値を使用すれば、プロジェクトが作成される度に、新しい値が反映されるため、手動で設定する手間が省けて便利です！
作成先のフォルダIDは、親ファイルとなるファイル名を候補から選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、Google Driveにファイルが作成できたか確認してください。
Google Driveにファイルが作成できたら、Yoomに戻り保存をクリックしましょう。
最後にトリガーをONに設定し、作成したフローボットが正常に起動するか確認しておきましょう。
これでフローボットの設定ができました。
今回ご紹介した連携以外でも、BacklogのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Backlogで課題が追加されたタイミングで、OutlookやChatworkに自動で通知を送ることができます。
このような自動化により、手作業での情報共有や更新作業を減らし、プロジェクトの進行をスムーズにすることができるでしょう。
Backlogでの新規プロジェクト作成と他ツールへの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係者への連絡や共有フォルダの作成といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクトの立ち上げが迅速かつスムーズになり、担当者は本来注力すべき企画やタスク管理といった業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のプロジェクトだけを自動化の対象にできますか？
A：はい、「分岐」オペレーションを活用することで実現可能です。
下記画像のように設定することで、「重要」というキーワードが含まれている場合のみ次のフローに進むことが出来ます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルがあり、無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけます。
Q：Slack通知で特定の人にメンションを付けることは可能ですか？
A：はい、可能です。
Slackのアクション設定で、「@メンバーID」と記載すればメンションをつけることができます。
その他のメンション方法はこちらをご覧ください。
Q：Google Drive以外のストレージサービスも利用できますか？
A：Yoomで連携できるストレージアプリであれば可能です。
例えば、Boxのアプリを連携すると以下のようなフローボットとなります。
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