BacklogとChatworkを連携して、Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知する方法

日々膨大なタスクをこなすなかで、どうしても重要課題をいくつか見落としてしまうこともあるでしょう。
Yoomを活用してBacklogとChatworkを連携することで、新たな課題がBacklogに追加された際にChatworkの指定したトークルームへ自動的に通知されるようになります。
これにより、都度Backlogを確認しなくてもChatworkの通知により課題の種類を見分けられるようになるので、確認作業の時間と手間の削減となることが見込めるはずです。
本記事では、Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、タスク管理の効率化と対応スピードの向上が実現できるかもしれません。ぜひご覧ください。

こんな方におすすめ

BacklogとChatworkを利用している企業
タスクの見落としや進捗確認の手間を減らしたいと考えている責任者
リモートワークや多拠点での業務を円滑に進めたい方
タスクの優先順位を明確にしたいチームマネージャー
複数プロジェクトを管理しており、タスク対応のスピードを向上させたい方

BacklogとChatworkの連携メリットと具体例

1.課題の見落としを防げる

Backlogに課題が追加された際にChatworkへ自動通知することで、新規に追加された課題の見落としを防止できます。
例えば、ウェブ開発チームに対し企業内のシステム改修の追加依頼があった場合でも、通知を受け取った開発チームメンバーがすぐに作業に取り掛かれるようになるはずです。
普段使いのチャットツールに届いた通知の内容からタスクの概要を把握できるため、Backlog側で都度課題を確認する手間を省けます。

2.作業の進捗を可視化する

Chatworkへの自動通知により、関連チームのメンバーがBacklogの課題の追加状況を把握しやすくなります。
例えば、大規模な開発プロジェクトで複数の課題を上げる必要がある場合、Chatworkへの自動通知によって他メンバーが対応中のタスクも把握しやすくなり、全体のスケジュール管理が効率的に行えるかもしれません。
また、チームの責任者や各スタッフはタスクの割り振りや優先順位の調整が容易になる可能性があるため、進捗の遅れやミスを未然に防ぐことができます。

3.作業のスピードアップが期待できる

タスクの追加状況は定期的にBacklogにアクセスしなければ確認できず、作業効率の悪さを感じてしまったことはありませんか？
Chatworkの指定したトークルームに自動で通知が行われることで、Backlogに追加されたタスク情報を確認する手間を省くことができます。
例えば、カスタマーサポートチームで受けた新たな問い合わせがBacklogに課題として追加された際、Chatworkに迅速に通知が届くので、担当者は新しい問い合わせに対し、素早く対応しやすくなるはずです。
問い合わせに対する回答スピードが上がることは、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

では、「Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

[Yoomとは]

Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知する方法

Backlogに課題が追加されたことをBacklogのAPIを利用して受け取り、Chatworkの提供するAPIを用いて追加された課題情報を指定のChatworkルームに通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

BacklogとChatworkをマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Backlogの起動設定とメッセージを送信するChatworkの設定
トリガーをONにして動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

・BacklogとChatworkをマイアプリ連携

(1)まずはBacklogをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からBacklogを検索してください。

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(2)Backlogのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)接続したいドメイン情報を入力し、［追加］をクリックしましょう。

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(4)移行後の画面でYoomのアクセスを［許可する］をクリックし、接続完了です。

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まずは、1つ目のBacklogのアプリが設定できました。

(5)次にChatworkのアプリ連携を行います。
先ほどと同様の操作で、Chatworkを選択してください。

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(6)Chatworkのログイン画面に移行するので、Chatworkアカウントのメールアドレスを入力し、［続ける］をクリックします。
次の画面で「パスワード」を入力し、［ログイン］をクリックしてください。

(7)連携を許可するかの画面に移行するので、内容を確認し、［許可］をクリックします。

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クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは2つです。

・Backlogの起動設定

(1)まず、Backlogのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる1つ目のアクション「Backlogに課題が追加されたら」をクリックします。

(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

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(5)「ドメイン」と「プロジェクトID」に情報を入力します。
「プロジェクトID」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を選択してください。

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(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・通知するChatworkの設定

(1)最後に、2つ目のアクション「LINE WORKSに通知する」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「ルームID」を設定します。
以下の画面のように、連携したアカウントから内容を取得し、『候補』にその内容が展開されるので、そちらから情報を選択できます。

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(4)「メッセージ内容」は、通知時のメッセージとして設定します。
以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(5)メンション設定を行いたい場合、[To:{アカウントID}]と記載することで、特定のユーザーにメンションが可能です。
アカウントIDの確認方法については、こちらをご確認ください。

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

BacklogとChatworkを使ったその他の自動化例

他にもBacklogとChatworkを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Backlogで課題にコメントが追加されたらChatworkに通知する

Backlogで課題にコメントが追加されたら、Chatworkの特定のルームにその内容を通知するフローボットです。
自動的にChatworkにコメント内容が追加されるので、新着メッセージの内容を確認する作業を省略できます。

Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらChatworkに通知する

Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Chatworkの特定のルームに通知するフローボットです。
メンション先を自身に指定することで、対応漏れを未然に防止できます。

Chatworkにメッセージが投稿があったら、Backlogに課題を追加する

Chatworkに新しいメッセージが投稿があったら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。
新着メッセージの内容を都度確認することなく自動的にBacklogへ課題が追加されるので、情報管理の抜け漏れをなくせます。

まとめ

今回紹介したBacklogとChatworkのアプリ連携を業務に導入することにより、Backlogに挙げられた課題をChatworkで通知し、重要な課題を見落とすリスクを抑制できます。
また、通知の際にタスクの概要をメッセージ内に記載するように設定していることで、タスク情報を一目で把握しやすくなり、後続業務がスムーズに行えるはずです。
関連チームへの情報伝達のスピードが上がることで、チーム全体の生産性向上にもつなげられるでしょう。
プロジェクト管理をよりスムーズに進めるために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。