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日々膨大なタスクをこなすなかで、どうしても重要課題をいくつか見落としてしまうこともあるでしょう。
Yoomを活用してBacklogとChatworkを連携することで、新たな課題がBacklogに追加された際にChatworkの指定したトークルームへ自動的に通知されるようになります。
これにより、都度Backlogを確認しなくてもChatworkの通知により課題の種類を見分けられるようになるので、確認作業の時間と手間の削減となることが見込めるはずです。
本記事では、Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、タスク管理の効率化と対応スピードの向上が実現できるかもしれません。ぜひご覧ください。
今すぐ試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要 Backlogに課題が追加されたら、指定のChatworkルームに通知します。 通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。 ■設定方法 ・BacklogとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） ・トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。 ・Chatworkの「Chatworkに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。 ・最後にフローボットのトリガーをONにしてください。これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したChatworkのチャットルームに通知が送信されます。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・Chatworkの投稿先のルームIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
BacklogとChatworkを連携してできること
BacklogとChatworkのAPIを連携すれば、BacklogのデータをChatworkに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBacklogとChatworkの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知
Backlogに課題が追加されたら、指定のChatworkルームに通知するフローです。都度Backlogを確認しなくてもChatworkの通知により課題の種類を見分けられるようになるので、確認作業の時間と手間の削減が期待できます。
■概要 Backlogに課題が追加されたら、指定のChatworkルームに通知します。 通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。 ■設定方法 ・BacklogとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） ・トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。 ・Chatworkの「Chatworkに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。 ・最後にフローボットのトリガーをONにしてください。これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したChatworkのチャットルームに通知が送信されます。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・Chatworkの投稿先のルームIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらChatworkに通知する
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Chatworkの特定のルームに通知するフローです。Backlogのメンション通知を見逃しがちで、対応が遅れてしまうことがある方やChatworkを活用し、チーム内でBacklogの重要なコメントをスムーズに共有したい方におすすめです。
■概要 Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Chatworkの特定のルームに通知するフローボットです。 通知先のトークルームや通知内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Backlog、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。 ・コメントに特定のメンション（@田中優夢など）が含まれた場合のみChatworkに通知します。
BacklogとChatworkの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBacklogとChatworkを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでBacklogとChatworkの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Backlog／Chatwork
[Yoomとは]
今回は、「Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 Backlogに課題が追加されたら、指定のChatworkルームに通知します。 通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。 ■設定方法 ・BacklogとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） ・トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。 ・Chatworkの「Chatworkに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。 ・最後にフローボットのトリガーをONにしてください。これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したChatworkのチャットルームに通知が送信されます。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・Chatworkの投稿先のルームIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
・BacklogとChatworkをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
(1)まずはBacklogをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からBacklogを検索してください。
(2)Backlogのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)接続したいドメイン情報を入力し、［追加］をクリックしましょう。
(4)移行後の画面でYoomのアクセスを［許可する］をクリックし、接続完了です。
まずは、1つ目のBacklogのアプリが設定できました。
(5)次にChatworkのアプリ連携を行います。
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要 Backlogに課題が追加されたら、指定のChatworkルームに通知します。 通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。 ■設定方法 ・BacklogとChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携） ・トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。 ・Chatworkの「Chatworkに通知」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。 ・最後にフローボットのトリガーをONにしてください。これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したChatworkのチャットルームに通知が送信されます。 ■注意事項 ・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。 ・Chatworkの投稿先のルームIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
・Backlogの起動設定
(1)まず、Backlogのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Backlogに課題が追加されたらChatworkに通知」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる1つ目のアクション「Backlogに課題が追加されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「ドメイン」と「プロジェクトID」に情報を入力します。
「プロジェクトID」は、入力バーをクリックすると連携したアカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を選択してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
・通知するChatworkの設定
(1)最後に、2つ目のアクション「LINE WORKSに通知する」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「ルームID」を設定します。
以下の画面のように、連携したアカウントから内容を取得し、『候補』にその内容が展開されるので、そちらから情報を選択できます。
(4)「メッセージ内容」は、通知時のメッセージとして設定します。
以下の画面のように、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(5)メンション設定を行いたい場合、[To:{アカウントID}]と記載することで、特定のユーザーにメンションが可能です。
アカウントIDの確認方法については、こちらをご確認ください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
ChatworkのデータをBacklogに連携したい場合
今回はBacklogからChatworkへデータ連携する方法をご紹介しましたが、逆にBacklogからChatworkへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Chatworkにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する
Chatworkに新しいメッセージの投稿があったら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。Chatworkに投稿された内容をBacklogに登録している方やChatworkとBacklogを連携してタスクの追加漏れや登録ミスを防ぎたい方におすすめです。
■概要 Chatworkに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。 新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。 Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。 ■注意事項 ・Backlog、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
Chatworkで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する
Chatworkに特定のメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。特定のメッセージとして対象を絞ることで、フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、指定した内容の課題のみ、自動的にBacklogに追加できます。
■概要 Chatworkで受け取ったタスク依頼や重要な報告を、都度Backlogに手作業で課題登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定メッセージの投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を解消し、業務の確実性を高めることが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
BacklogやChatworkの連携を活用したその他の自動化例
BacklogとChatworkの連携は、メッセージの通知の自動化だけでなく、さまざまな業務の効率化にも活用できます。もし気になるものがあれば、ぜひこちらの自動化フローも試してみてくださいね！
Backlogを使った便利な自動化例
Backlogの課題が作成されたことを通知したり、他のアプリをトリガーにBacklogでタスクや課題を作成することができます。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BacklogとOneDriveを併用しているプロジェクトマネージャー・チームリーダー
・Backlogの課題ごとにOneDriveに専用のフォルダを作成し、関連ファイルを整理したい方
・手作業でのフォルダ作成の手間を省き、効率的にファイル管理を行いたい方
2.Backlogで課題管理を行い、OneDriveでファイル共有を行っているチーム
・課題関連のファイルをOneDriveの専用フォルダに集約することで、情報共有をスムーズにしたい方
・フォルダ作成を自動化することで、チームメンバーの負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Backlogで新規課題が追加された際に、OneDriveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務効率を向上させます。
・手作業によるフォルダ作成ミスを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます。
・Backlogに追加された課題ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルの整理が容易となり、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・OneDrive、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogで新しい課題が追加されるたびに、進捗管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや漏れが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Backlogに課題が追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Backlogで新しい課題が追加されるたびに、その内容を確認し、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、情報の転記ミスや登録漏れは、重要なタスクの見落としにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Backlogに新しい課題が追加されると、その説明文をAI機能が自動で要約し、Googleカレンダーに予定として登録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して案件管理を行っている企業
・HubSpotで顧客の情報管理をしている営業事務の方
・商談のステータス変更後、Backlogに課題を追加して営業事務の方に仕事を任せることがある方
2.Backlogでプロジェクトやタスクを管理している企業
・毎回手動でBacklogに課題を追加している方
・定型的なタスクが発生した際に自動でBacklogに課題を追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはタスク管理を効率化してくれる便利なツールですが、タスクが発生するたびに手動で課題を追加するのは手間に感じることもあると思います。
手動で行う作業が多いと人為的なミスも発生しやすいため、なるべく定型的な業務は自動化したいですよね。
そこで、このテンプレートが役に立ちます。
このテンプレートを使うと、HubSpotで商談が受注ステータスになった際、自動的にBacklogに課題が追加されるため、受注後の処理がスムーズに進みます。
また、課題の自動追加により、ヒューマンエラーを防ぎ、Backlogへの登録漏れや情報の誤りを未然に防止することができます。
■注意事項
・HubSpotとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを導入している企業
・案件管理とタスク管理を紐づけて管理したい方
2.プロジェクト管理ツールとしてBacklogを利用している企業
・商談受注後に定型的なタスクをBacklogに課題として追加し、タスク管理している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、課題の追加作業が自動化されます。
Salesforce上で商談のフェーズが受注になった後、定型的なタスクを毎回Backlogに課題として追加している方におすすめです。
追加作業が不要になるため、担当者は他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
また、自動化によりヒューマンエラーの防止にもつながります。
課題を追加する際に入力ミスが発生したり、課題を追加し忘れたり、といったことを未然に防ぐことが可能です
■注意事項
・SalesforceとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Chatworkを使った便利な自動化
フォームやデータベースの情報をChatworkに送信したり、Chatworkに届いたメッセージを元にGoogle スプレッドシートに記録したりすることができます。
■概要
Chatworkでの定期報告や依頼のたびに、手作業でGoogle スプレッドシートのテンプレートをコピーしていませんか？このような定型業務は手間がかかるだけでなく、コピーミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定の投稿をトリガーに指定したGoogle スプレッドシートのシートを自動でコピーできるため、報告内容に応じたシートの準備が自動化され業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google Driveに保存されたPDFファイルの内容を確認し、編集可能な形式に変換してからチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが作成されると、自動でGoogleドキュメントへ変換し、Chatworkで通知までを完結させます。手作業によるファイル管理を自動化で効率化し、よりスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Googleフォームの情報をもとに契約書を作成してChatworkに通知する」フローは契約手続きに必要なデータを効率的に管理し、自動で契約書を生成するとともにチームへ素早くに通知する業務ワークフローです。
これにより、手作業の煩雑さを軽減し、スムーズな契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約情報を収集している担当者
・契約書の作成作業を自動化したい企業の経営者
・Chatworkを利用してチーム内で迅速に情報共有を行いたい方
・契約プロセスの効率化を図りたい事務担当者
・人的ミスを減らし、正確な契約書を作成したい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書作成の自動化で作業時間を削減
・Googleフォームのデータを活用し、正確な契約書を生成
・Chatworkを通じてチームに即時通知し、素早い対応が可能
・人的ミスを抑え、契約プロセスの信頼性を向上
・業務ワークフローの標準化により、業務の一貫性を確保
■概要
Yoomフォームに添付された音声データを、AI機能を用いて文字起こしおよび要約（議事録化）し、Chatworkに通知するフローです。
音声データをYoomフォームに投稿するだけで、AIが自動的に音声を文字起こしし、さらに指定したフォーマットに沿って要約（議事録化）します。
Chatworkに議事録の内容を通知することで、Yoomフォームの投稿のみで会議内容などの議事録をチームに共有することができます。
■注意事項
・ChatworkとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneに新しいレコードが追加されたら、Chatworkに通知するフローです。
kintoneの追加されたレコード内容をわざわざ確認しなくても、自動的にChatworkに通知されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Chatworkの通知先のチャンネルや通知内容は自由に変更することができます。
■注意事項
・kintone、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回紹介したBacklogとChatworkのアプリ連携を業務に導入することにより、Backlogに挙げられた課題をChatworkで通知し、重要な課題を見落とすリスクを抑制できます。
また、通知の際にタスクの概要をメッセージ内に記載するように設定していることで、タスク情報を一目で把握しやすくなり、後続業務がスムーズに行えるはずです。
関連チームへの情報伝達のスピードが上がることで、チーム全体の生産性向上にもつなげられるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：「優先度が高い」課題だけを通知できますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上で使用できる「分岐」機能を使用することで、特定の条件を満たしたタスクでのみ次の設定を行うよう設定ができます。「分岐機能」については以下のリンクをご確認ください。
Q：課題のステータス変更でも通知できますか？
A：
はい、可能です。今回は課題の追加をトリガーにしましたが、「課題の追加または更新されたら」をトリガーにすることで、課題の更新を自動化のトリガーにすることができます。
Q：連携がエラーになった時の確認方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
