ノーコードでBacklogとOutlookを連携する方法をまとめてみた

BacklogとOutlookのマイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試す」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！

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右上の新規作成をクリック！検索窓に「Backlog」と入力するとBacklogのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
ドメインを入力するページが表示されるので入力し、追加を押すと…

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上記のような画面に移行するので「許可する」を押します。
Yoomの画面に戻ったらBacklogのマイアプリの登録が完了しました！

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次はOutlookの連携です。

Outlookのマイアプリ連携はMicrosoft 365にログインしておくと瞬時に完了するので、あらかじめMicrosoft 365にログインしておきましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Backlogと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わる…ことなく数秒で連携が終わります。本当に早いです！

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！

Outlookのトリガー設定

まずはじめに、テストで必要になるためBacklogと連携するOutlookにあらかじめメールを送信しておきましょう。
実際に課題を追加する際のメールの内容と同じにしておいてくださいね！今回はシンプルに、下記のようにしてみました。

テスト用のメールが送信できたら、画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookに届いたメールの内容をBacklogに課題として追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。

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Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を押します。
テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！

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トリガーの起動間隔とメールフォルダのIDを指定しましょう。ここは今回のフローで使用するOutlookのメールフォルダIDを入力する必要がありますが、ボックス内をクリックすると一覧表示されるので選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしているため、こんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね！
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりるのでご注意ください。

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メールフォルダIDを選択したら、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。
‍青い「成功」が表示されたら保存を押して次へすすみます。

Backlogの設定

Backlogのアイコンの「課題の追加」をクリック！
連携アカウントとアクションを選択という画面に移行しますが、先ほどと同じく必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へを押します。

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そうすると上記のような画面に移行します。
既に色々と入力してあるのですが、これはテンプレート用に入力してあるものなので内容を変えなければいけません。

とは言え、ボックス内をクリックして一覧から選択するか、Backlogからコピペで大丈夫です！
課題の詳細にはメールの本文がそのまま登録されるようになっているので、そこだけ注意が必要でしょう。

入力が終わったら下にあるテストのボタンを押してください。そうすると…

Backlogに追加されていますね！

以上でフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

BacklogやOutlookを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもBacklogやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍BacklogとOutlookを連携した自動化例

Outlookメールに届いた情報からAIで特定の内容を抽出してBacklogに課題を追加することもできます。
また、Backlogに課題が追加されたらOutlookに送付したり、Notionに新しいページが作成されたらBacklogにタスクを作成しOutlookメールを送信したりする連携も可能です。

Backlogを活用した自動化例

Backlogに課題が登録されたらデータベースに追加する

Backlogに登録された課題をGoogle スプレッドシートやkintoneなどに自動登録します。

Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

フォームに回答があったらBacklogに課題を追加する

Googleフォームなどに回答があったら、Backlogに課題を自動で追加します。

Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Outlookでメールを受信したらチャットツールに通知する

Outlookでメールを受信したら、Microsoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

探してみると、自動化できそうな細かいフローや、明らかに時間短縮につながりそうなフローはたくさんあるはずです。
日々向き合うタスクの中に自動化できそうなフローがないか思い浮かべながら、ぜひテンプレートギャラリーをご覧くださいませ！

テンプレートギャラリーはこちら

BacklogとOutlookを連携するメリットとは

1.プロジェクト管理が楽になる！‍

課題が自動で生成されることにより、複数のプロジェクトを同時進行している場合でも管理がしやすくなります。
また、BacklogとOutlookの異なるアプリを移動しなくてもメールの受信履歴から追加した課題を一覧で見ることができるため、どの課題がいつごろ追加されたのか容易に知ることが可能です！

2.効率が上がる！

Outlookで受信したメールがそのまま課題として追加されれば、Backlogのページを開き手動で課題を入力するというフローがなくなるため、時間の節約ができるようになります。
これなら、課題に追加し忘れるミスも減りますよね！

3.チーム全体で情報共有が可能になる！

Outlookの受信履歴からチームとしてどの課題にとりかかっているのかすぐに把握できます。
自分が担当しているプロジェクト以外の動向も把握できるため、チームが全体がどういったフェーズにいるのか理解しやすくなるでしょう！
これによりコミュニケーションが円滑に運ぶ効果も期待できます。

BacklogとOutlookが連携すると何を自動化ができるのか？

1.課題を自動で作成する！

Outlookに受信したメールをそのままBacklogの課題として作成できるようになります。
これによりメールで届いた内容を課題に落とし込んだり、Backlogに手動入力したりする手間が省けますね！
課題の作成はつい後回しにしがちではありませんか？確認→入力という手間の間に潜むヒューマンエラーも、自動化をすることにより防げるでしょう。

2.課題の期限を管理する！

課題を自動生成する際に期限の設定が可能です。
普通のタスクはもちろん、重要性の高いタスクや急ぎのタスクであっても自動で期限を設定できるため、タイムリミットを意識しながら課題を進めていくことができます！

3.課題をクリアしたら通知する！

課題をクリアした際はBacklogで状態を「完了」にしますが、それをチームメンバーに報告する必要がありますよね。
BacklogとOutlookを連携すれば、課題完了に合わせてOutlookへ自動通知が届くようになります。
自動で通知が来ることにより報告をする手間がなくなりますし、Backlogを確認しにいかなくてもプロジェクトの進行具合を把握できるようにもなりますね！

BacklogとOutlookを連携したら効率がアップした！

Outlookでメールを確認しつつBacklogに課題を追加するというフローは、すぐに終わる仕事だけれども地味であり、つい後回しにされがちなタスクとも言えます。
こうした細かい業務フローこそ自動化に向いているのではないでしょうか。

また、コミュニケーションツールであるOutlookをBacklogと連携することによりチーム全体で情報をくまなく共有できるようになります。
そうすれば効率がアップし、プロジェクトが円滑に運びますよね。

自動化したら時間を効率的に使えて生産性がアップするなんて最高です！
ぜひこの機会にYoomでフローボットを作成してみましょう！‍