BacklogとOutlookを連携する方法をまとめてみた

BacklogとOutlookを連携するメリットとは

1.プロジェクト管理が楽になる！‍

課題が自動で生成されることにより、複数のプロジェクトを同時進行している場合でも管理がしやすくなります。
また、BacklogとOutlookの異なるアプリを移動しなくてもメールの受信履歴から追加した課題を一覧で見ることができるため、どの課題がいつごろ追加されたのか容易に知ることが可能です！

2.効率が上がる！

Outlookで受信したメールがそのまま課題として追加されれば、Backlogのページを開き手動で課題を入力するというフローがなくなるため、時間の節約ができるようになります。
これなら、課題に追加し忘れるミスも減りますよね！

3.チーム全体で情報共有が可能になる！

Outlookの受信履歴からチームとしてどの課題にとりかかっているのかすぐに把握できます。
自分が担当しているプロジェクト以外の動向も把握できるため、チームが全体がどういったフェーズにいるのか理解しやすくなるでしょう！
これによりコミュニケーションが円滑に運ぶ効果も期待できます。

BacklogとOutlookが連携すると何を自動化ができるのか？

1.課題を自動で作成する！

Outlookに受信したメールをそのままBacklogの課題として作成できるようになります。
これによりメールで届いた内容を課題に落とし込んだり、Backlogに手動入力しに行く手間が省けますね！
課題の作成はつい後回しにしがちではありませんか？確認→入力という手間の間に潜むヒューマンエラーも、自動化をすることにより防げるでしょう。

2.課題の期限を管理する！

課題を自動生成する際に期限の設定が可能です。
普通のタスクはもちろん、重要性の高いタスクや急ぎのタスクであっても自動で期限を設定できるため、タイムリミットを意識しながら課題を進めていくことができます！

3.課題をクリアしたら通知する！

課題をクリアした際はBacklogで状態を「完了」にしますが、それをチームメンバーに報告する必要がありますよね。
BacklogとOutlookを連携すれば、課題完了に合わせてOutlookへ自動通知が届くようになります。
自動で通知が来ることにより報告をする手間がなくなりますし、Backlogを確認しにいかなくてもプロジェクトの進行具合を把握できるようにもなりますね！

BacklogとOutlookをノーコードで連携する方法

では、ここからは実際に「Outlookに届いたメールの内容をBacklogに課題として追加する」というフローボットを作成します。
国産ノーコードツールのYoomを用いて作成するので、プログラミングの知識がない方でも簡単にフローの自動化が可能です！

Yoomの登録はコチラ。30秒で簡単に登録できます！

Yoomについての公式ドキュメントはコチラ。ぜひご覧ください！

今回はイチからフローボットを作成せず、すでにフローが組んであるテンプレートを使用します。
Yoomにはテンプレートが色々あるので、希望のフローボットがノーコードですぐに作成可能です！
Yoomの登録が終わったら、以下のバナーをクリックして進んでくださいね。

次はYoomと各アプリを連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です！

BacklogとOutlookのマイアプリ設定

テンプレートのバナーをクリックすると、画面の下に「このテンプレートを試してみる」というボタンがあるので押します。
そうすると「マイプロジェクト」というページに飛ぶので、画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！

　　　　　↓

右上の新規作成をクリック！検索窓に「Backlog」と入力するとBacklogのアイコンが出てくるのでクリックしましょう。
ドメインを入力するページが表示されるので入力し、追加を押すと…

　　　　　↓

‍

上記のような画面に移行するので「許可する」を押します。
Yoomの画面に戻ったらBacklogのマイアプリの登録が完了しました！

　　　　　↓

次はOutlookの連携です。

Outlookのマイアプリ連携はMicrosoft 365にログインしておくと瞬時に完了するので、あらかじめMicrosoft 365にログインしておきましょう。

　　　　　↓

Backlogと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリック。そうすると画面が切り替わる…ことなく数秒で連携が終わります。本当に早いです！

これで2つのアプリがYoomと連携されたので、次はフローボットの作成にいきましょう！

Outlookのトリガー設定

まずはじめに、テストで必要になるためBacklogと連携するOutlookにあらかじめメールを送信しておきましょう。
実際に課題を追加する際のメールの内容と同じにしておいてくださいね！今回はシンプルに、下記のようにしてみました。

‍

‍

テスト用のメールが送信できたら、画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Outlookに届いたメールの内容をBacklogに課題として追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。

　　　　　↓

Outlookのアイコンの「メールを受信したら」を押します。
テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！

　　　　　↓

メールフォルダのIDを指定しましょう。ここは今回のフローで使用するOutlookのメールフォルダIDを入力する必要がありますが、ボックス内をクリックすると一覧表示されるので選択すればいいだけです。
マイアプリ連携をしているため、こんなに楽に設定できるようになっています。すごいですよね！

　　　　　↓

メールフォルダIDを選択したら、すぐ下のテストのボタンを押してみましょう。
‍青い「成功」が表示されたら保存を押して次へすすみます。

Backlogの設定

Backlogのアイコンの「課題の追加」をクリック！
連携アカウントとアクションを選択という画面に移行しますが、先ほどと同じく必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へを押します。

　　　　　↓

‍

‍

そうすると上記のような画面に移行します。
既に色々と入力してあるのですが、これはテンプレート用に入力してあるものなので内容を変えなければいけません。

とは言え、ボックス内をクリックして一覧から選択するか、Backlogからコピペで大丈夫です！
課題の詳細にはメールの本文がそのまま登録されるようになっているので、そこだけ注意が必要でしょう。

入力が終わったら下にあるテストのボタンを押してください。そうすると…

‍

Backlogに追加されていますね！

以上でフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

BacklogとOutlookの連携【応用編】

テンプレートを使用すると入力しなければならない項目が必要最低限になっているため、とっても楽にフローボットが作れちゃいます。
骨組が完成されているのではじめからフローを考える手間も省け、メリットだらけと言えるでしょう！
Yoomには今回使用したテンプレート以外にもたくさんのテンプレートが用意されています。気になるものがあったらぜひ試してみてくださいね。

例えば、バグの問い合わせを即座にBacklogに追加して、Slackに通知するのはいかがですか？

Backlogへの課題追加をトリガーにGoogle Driveにフォルダを作成したり…

‍

Backlogの課題の更新に合わせてフォルダ名を変更することもできます。

‍

Yoomならノーコードで書類を文字化して、Microsoft Excelに追加して、Outlookに送信することも可能です！

‍

Outlookのカレンダー機能を活用するフローボットもありますよ。

探してみると、自動化できそうな細かいフローや、明らかに時間短縮につながりそうなフローはたくさんあるはずです。
日々向き合うタスクの中に自動化できそうなフローがないか思い浮かべながら、ぜひテンプレートギャラリーをご覧くださいませ！

テンプレートギャラリーはこちら

BacklogとOutlookを連携したら効率がアップした！

Outlookでメールを確認しつつBacklogに課題を追加するというフローは、すぐに終わる仕事だけれども地味であり、つい後回しにされがちなタスクとも言えます。
こうした細かい業務フローこそ自動化に向いているのではないでしょうか。

また、コミュニケーションツールであるOutlookをBacklogと連携することによりチーム全体で情報をくまなく共有できるようになります。
そうすれば効率がアップし、プロジェクトが円滑に運びますよね。

自動化したら時間を効率的に使えて生産性がアップするなんて最高です！
ぜひこの機会にYoomでフローボットを作成してみましょう！‍