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「Zoomでミーティングを設定するたびに、Outlookカレンダーに手動で登録するのが面倒…」
「ミーティングの招待URLをOutlookのメールに貼り間違えて、再送する羽目になった…」
このように、ZoomとOutlookを併用する中で、日々の手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？重要なミーティング情報を扱うからこそ、入力ミスや共有漏れは避けたいものです。
もし、<span class="mark-yellow">Zoomで作成されたミーティング情報が自動でOutlookに通知されたり、カレンダーに登録される自動化</span>があれば、これらの煩わしい繰り返し作業やヒューマンエラーのリスクから解放され、会議の準備といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZoomとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZoomとOutlookのAPIを連携すれば、ミーティング情報の手動による転記や通知作業をなくし、業務プロセスを大幅に効率化できます。
例えば、Zoomでミーティングを作成するだけで、関連情報が自動的にOutlookへ送信されるため、入力ミスや共有漏れを防ぎ、常に正確な情報をチームで共有することが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例を複数紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoomでミーティングを設定する都度、その情報を手作業でOutlookのメールにコピー＆ペーストして関係者に通知する作業は、時間もかかり、単純ながらもミスが許されないストレスの多い業務です。
この連携を利用すれば、Zoomでミーティングが作成されると同時に、会議のトピック、時間、参加用URLなどの情報が自動でOutlookから関係者に通知されるため、<span class="mark-yellow">手作業による通知の手間を完全に排除し、迅速かつ正確な情報共有を実現</span>します。
すべてのミーティングを通知するのではなく、「特定のプロジェクトに関する会議」や「役員が参加する重要な打ち合わせ」だけを関係者に通知したいというケースも多いはずです。
このテンプレートは、ミーティングの件名や参加者など、あらかじめ設定した条件に合致するミーティングが作成された場合のみ、自動でOutlookに通知を送信できるため、<span class="mark-yellow">不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけを的確に関係者へ届ける</span>ことが可能になります。
それでは、さっそく実際にZoomとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ZoomとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1.先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOutlookを検索します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにZoomとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが作成されたら（Webhook）」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、Zoomの画面で設定を行います。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Zoomで、ミーティングを作成しましょう！
テスト用のため、ミーティング内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
作成したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.「ホストID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールして進んでください。
メール内容の各項目を設定していきます。
「To」は、任意の宛先メールアドレスを設定してください。
※入力したメールアドレスが、アドレス形式になっているか、@などが大文字になっていないかを確認しましょう！
「件名」は、任意の件名を設定してください。入力欄をクリックして表示される取得した値や日付から選択することもできます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
テンプレートを活用して、以下画像のように、設定しました。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。
今回の「以下の回答をご確認ください。」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
Tips:「件名」「本文」は、固定の文章や前ステップで取得した値を組み合わせて自由にカスタマイズできます。送信したい形式で設定しましょう！
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.メールの送信内容を確認します。
今回は、Zoomの取得した値が空白のため、設定で「取得した値を選択した部分」が空欄になっています。
※テストを行うと、設定したメールアドレスに、実際にメールが送信されます。
送信してもよいアドレスか、事前に確認していただくと安心です。
確認後は「テスト」を行い、実際にOutlookにメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はZoomからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからZoomへのデータ連携も自動化できます。顧客との打ち合わせ調整など、Outlookを起点とした業務を効率化したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookのタスク管理機能で打ち合わせの予定を立てた後、別途Zoomを開いて手動でミーティングを作成し、発行されたURLを再度Outlookの予定に紐付ける作業は手間がかかります。
この連携を用いれば、Outlookで特定のタスクが作成されると、その情報をもとに<span class="mark-yellow">自動でZoomミーティングが生成され、参加用URLが発行される</span>ため、ミーティング設定にかかる一連の手間を大幅に削減できます。
すべてのタスクでミーティングを作成するのではなく、「【要打ち合わせ】」といった特定のキーワードが含まれるタスクが作成された場合のみ、Zoomミーティングを自動生成できます。
条件を設定することで、<span class="mark-yellow">意図しないミーティングの乱立を防ぎ、必要な場面でのみミーティング設定を自動化する</span>、よりスマートな業務フローを構築できます。
今回ご紹介した連携以外でも、ZoomやOutlookのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
指定の日時になったらミーティングを作成し、チャットツールに通知したり、ミーティング終了後にレコーディング情報をデータベースに追加したり、AIで議事録の文字起こしと要約を行なったりします。
また、顧客管理ツールやメールからの情報をトリガーに、ウェビナー登録やミーティングの自動登録を可能にし、ミーティング関連業務を効率化します。
メールの受信をトリガーに、タスク管理ツールへのタスク追加、データベースへのレコード追加、別のメールソフトへの本文送信などを自動で行います。
また、データベースやフォームといった外部ツールからの情報をトリガーに、自動でメールを送信し、顧客対応や情報共有を効率化します。
手動でのデータ転記やメール送信の手間をなくし、業務効率を向上させましょう。
ZoomとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や関係者への通知作業の手間を削減し、コピーミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、ミーティング内容の準備や本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q:Zoomのミーティングだけでなく、ウェビナーにも対応していますか？
A:はい、対応しています。
Yoomには、Zoomのウェビナーにも対応しているテンプレートが複数あります。
フローボットテンプレートは、こちらから検索できます。
Q:この連携機能は無料で使い続けられますか？（Yoomの料金プランについて）
A:はい、使えます。
Yoomにはフリープラン以外にも、ミニプラン・チームプラン・サクセスプランがございます。
詳しい料金プランは、こちらをご参照ください。
Q:連携がうまく動かない時、どこで確認すればよいですか？
A:連携が失敗し、エラーになった場合、Yoomに登録しているメールアドレス宛や通知設定したチャットツールに通知されます。
エラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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