Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
・Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
・手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「FreshdeskとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Freshdeskに登録されたコンタクト情報をもとに、Outlookでメールを手動作成・送信しており、手間がかかっている…」
このように、手作業でのデータ連携や反復作業に限界を感じていませんか？
特に、顧客対応の初動を担うこれらのツール間の連携は、少しの遅れやミスがビジネス機会の損失に繋がりかねない重要な業務です。
もし、Freshdeskに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、自動的にOutlookから歓迎メールや担当者通知メールを送信する仕組みがあればどうでしょうか。
こうした手作業による時間的コストやヒューマンエラーのリスクから解放され、より戦略的な顧客対応や本来注力すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々の業務の効率化に繋がるため、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはFreshdeskとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
・Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
・手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
FreshdeskとOutlookを連携してできること
FreshdeskとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Freshdeskに新しいコンタクトが追加された際に、Outlookから自動でメールを送信したり、特定の条件に基づいて通知メールを送ったりすることが可能になります。
これにより、顧客対応の円滑化やミスの削減が実現し、業務全体の生産性も向上するはずです。
具体的な自動化例を複数紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されるたびに、手動でOutlookを開いて歓迎メールやフォローアップメールを作成・送信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を利用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をトリガーに、Outlookから自動でメールを送信できるため、スムーズかつ漏れのない対応を実現し、担当者の手作業を削減します。
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
・Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
・手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
特定の役職のコンタクトなど、条件を絞ってアプローチしたい場合や社内に通知したい場合に、手作業でリストを抽出しメールを送るのは非効率ですよね。
このフローは、Freshdeskに作成されたコンタクトが特定の条件を満たす場合にのみ、Outlookからメールを自動送信します。
そのため、ターゲットを絞って効率的にメールを送りたいときにおすすめのテンプレートです。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
顧客からの問い合わせ管理にFreshdeskをご利用中の方で、特定の条件の顧客に対して迅速なフォローアップが必要な場面はありませんか。手作業でOutlookからメールを送信していると、対応の遅れや漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、FreshdeskとOutlookをスムーズに連携させることが可能であり、Freshdeskで特定のコンタクトが作成された際に、自動でメールを送信する仕組みを構築できるため、こうした課題を解消し、顧客対応の質を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Freshdeskでの顧客管理とOutlookでのメール対応を連携させ、業務を効率化したいと考えている方
・Freshdesk上の特定の顧客へのフォローメールを手作業で送信し、手間や抜け漏れに課題を感じている方
・Outlookを使った顧客への定型連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
FreshdeskとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にFreshdeskとOutlookを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるYoomを使って設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- FreshdeskとOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Freshdeskのトリガー設定、分岐設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
・Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
・手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：FreshdeskとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Freshdeskのマイアプリ連携
上記のナビと同様にマイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますので選択してください。
アカウント名とAPIキーを入力します。
それぞれ注釈を確認しご入力ください。
入力できたら「追加」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、「Outlook」と入力します。
アプリが表示されたらクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携したいアカウントを選びましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
以上で、マイアプリ連携が完了です。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
ここから、フローボットを作成していきます。
今回は、テンプレートを使って設定します。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
・Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
・手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Freshdeskでコンタクトが作成または更新されたらフローが起動する設定
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
テンプレートを使うことで、その他の項目はあらかじめ設定されています。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Freshdeskの画面に移動しコンタクトを新規作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Freshdeskにコンタクトが作成または更新されたら起動します。
そのため、実際に動かせるかをテストするにはテスト用のコンタクトを作成する必要があるのです。
今回は下記のコンタクトを新規作成しました。
※Freshdeskに登録したコンタクトのメールアドレスへOutlookでメールを送信する場合、Eメールが設定されていないとフローボットがエラーになりますのでご注意ください。
ドメイン名を設定します。
注釈を確認しながらFreshdeskのURLからドメインをコピーし、入力してください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
より詳しく知りたい方は、下記のリンク先をご覧ください。
アウトプットについて
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ4：分岐コマンドオペレーションの設定
今回ご紹介するテンプレートでは、分岐機能を使用し、コンタクトが新規作成されたものか、更新されたものかを判断します。
新規作成されたコンタクトにはメールを送り、更新されたコンタクトには何も処理しないといった、このあとの処理の判別をしているのです。
それでは、「分岐コマンドオペレーション」をクリックしてください。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
- 「分岐」の設定方法
こちらの項目については、今回はテンプレートの状態のままで変更を行いません。
確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Outlookでメールを送る設定
「メールを送る」をクリックしてください。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
問題なければ、そのままメール内容の設定へ進みます。
To（送り先）を設定します。
コンタクトに登録したメールアドレスにメールを送信する場合は、下記のように入力欄をクリックし、取得した値から設定してください。
特定の担当者にメールを送る場合は、メールアドレスを直接入力します。
※To（送り先）は必須項目のため、取得した値からメールアドレスを設定する際、コンタクトのEメールが未入力だとエラーになるため、ご注意ください。
CC、BCCの設定を行いましょう。
※直接メールアドレスを入力するとコンタクトが新規作成されるたびに今回設定したメールアドレスに毎回メールが送信されます。
ご利用予定の方はご入力ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
件名と本文を設定します。
件名、本文はデフォルトで設定されていますが、どちらも自由に変更できます。
直接入力した文字は、コンタクトを新規作成するたびに、同じ内容で送信されますのでご注意ください。
本文に設定されている{{名前}}の箇所には、コンタクトに登録した氏名が反映されます。
今回は下記のように設定しました。
※取得した値を設定することも可能ですが、設定した項目が入力されていないコンタクトが作成された場合、空欄のままメールが送信されるのでご注意ください。
例えば、役職や電話番号などを取得した値から設定できますが、コンタクトの作成時に未入力の場合、空欄で送信されます。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
メールの送信内容を確認しましょう。
誤字や文章の内容をチェックし、問題なければ「テスト」をクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
また、メールも送信されていますので確認しておきましょう。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上が、「Freshdeskにコンタクトが作成されたらOutlookでメールを送信する方法」でした！
OutlookのデータをFreshdeskに連携したい場合
今回はFreshdeskからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで受信したメールをきっかけにFreshdeskでアクションを起こすこともできます。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
お客様からの問い合わせメールをOutlookで確認してから、手作業でFreshdeskにチケットを登録する運用では、対応の遅れや漏れが発生するリスクがあります。
このテンプレートを使えば、Outlookでメールを受信した際に、その内容を基にFreshdeskのチケットを自動で作成できるため、問い合わせへの初動をスムーズにし、サービス品質の向上に繋がります。
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
・FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
・手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
■注意事項
・OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
日々の大量の受信メールの中から、緊急性の高い問い合わせや特定のキーワードを含むメールだけを選別してチケット化するのは大変な作業ではないでしょうか。
この連携では、件名や添付ファイルの有無などの条件を指定し、合致するメールだけを自動でFreshdeskにチケットとして登録できます。
重要な問い合わせを見逃さず、迅速に対応できる環境を整えたいときにおすすめのテンプレートです。
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookに届く問い合わせメールを、一件ずつ確認してFreshdeskに手作業で起票していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OutlookとFreshdeskを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でチケットを作成することが可能になり、手作業による手間やミスを解消し、顧客対応の初動を迅速化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信した問い合わせメールを手動でFreshdeskに転記している方
・FreshdeskとOutlookを用いた問い合わせ対応の効率化や自動化を検討している方
・手作業によるチケットの起票ミスや対応漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
FreshdeskやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
FreshdeskやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Freshdeskを使った便利な自動化例
チャットツールやデータベースアプリと連携することで、チケットが作成されたことを通知したり、作成されたチケット情報を転記したりする業務を自動化できます。
手作業で入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
Freshdeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Freshdeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsに通知することが可能です。このフローを活用することで、サポートチームの反応速度が向上し、顧客対応のスピードを加速できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Freshdeskを使用してカスタマーサポートを管理しているが、チケットの管理を手動で行っている方
・チームの反応速度を改善したいと考えているサポートマネージャーやチームリーダー
・Microsoft Teamsをチームの連絡ツールとして利用しており、重要な通知を自動で受け取りたい方
・Freshdeskのチケット管理をもっと効率的に行いたいサポート担当者
・サポートチームの全体的なワークフローをスムーズにしたいと考えている企業の経営者
■注意事項
・FreshdeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Freshdeskでチケットが作成されたら、Google スプレッドシートに追加することが可能です。これにより、チケットの管理がより可視化され、追跡や分析がしやすくなります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Freshdeskでサポートチケットの管理をしているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
・Google スプレッドシートでデータを集計・分析し、チケットの管理を効率化したいサポート担当者
・Freshdeskのチケットを定期的にレビューしたいが、データの可視化に時間をかけたくないチームリーダー
・サポートチームの業務の進捗や成果を簡単に把握したい経営者やマネージャー
・チケット管理の自動化を進め、より効率的に業務を回したい方
■注意事項
・JotformとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの回答内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する」ワークフローを利用すると、Googleフォームの回答をもとにFreshdeskにコンタクトが自動的に作成されます。
手動で入力する手間が省け、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客からの問い合わせやフィードバックを収集している方
・Freshdeskを既に導入しているが、Googleフォームのデータを手動で移行するのに時間がかかっている方
・顧客対応を迅速に行うために、問い合わせデータをスピーディにFreshdeskに反映させたい方
・チーム内で顧客対応を共有し、誰がどの問い合わせを担当しているかを明確に把握したい方
・Freshdeskに直接Googleフォームのデータを取り込みたい方
■注意事項
・GoogleフォームとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
HubSpotで登録された企業情報をFreshdeskに同期する
試してみる
■概要
「HubSpotで登録された企業情報をFreshdeskに同期する」ワークフローは、営業とカスタマーサポートの連携を強化する業務ワークフローです。
HubSpotで新しい企業情報が登録されるたびに、そのデータを自動的にFreshdeskに同期します。これにより、営業チームとサポートチームが同じ情報を共有でき、迅速かつ一貫した対応が可能になります。手動でのデータ入力や情報のずれを防ぎ、業務効率を向上させることができます。
このワークフローを活用することで、企業情報の管理が格段に楽になり、チーム間の連携がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して企業情報を管理しており、サポートチームとの連携に課題を感じている方
・Freshdeskを使用して顧客対応を行っているが、情報の一貫性に不安があるサポート担当者
・営業とカスタマーサポートのデータを統合して効率化を図りたい営業マネージャー
■注意事項
・HubSpot、FreshdeskそれぞれをYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Meta広告（Facebook）で登録されたリード情報をFreshdeskに同期する
試してみる
■概要
「Meta広告（Facebook）で登録されたリード情報をFreshdeskに同期する」ワークフローは、広告から得られたリードデータを自動的にFreshdeskに連携し、顧客対応をスムーズにする業務ワークフローです。
FacebookのMeta広告を活用して獲得したリード情報を、一つ一つ手動でFreshdeskに登録するのは手間がかかってしまいます。Yoomを使えば、このプロセスを自動化し、効率的にリード管理が可能になります。広告運用とカスタマーサポートをシームレスに連携させ、ビジネスの成長をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）を活用してリードを獲得しているマーケティング担当者
・Freshdeskを使用して顧客サポートを行っており、リード情報の管理を効率化したい方
・リード情報の手動入力による作業負担やヒューマンエラーを減らしたい企業
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、FreshdeskそれぞれをYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを使った便利な自動化例
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■注意事項
・Notion、Google ドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
まとめ
FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規コンタクトへのメール送信や、問い合わせメールからのチケット登録といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は正確な情報をもとに対応できるようになり、より付加価値の高い業務に取り組むための貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単にフローを構築できます。
もし日々のSaaS連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール本文はもっと細かく設定できますか？
A：はい、できます。
今回ご紹介した解説では、コンタクトの名前のみを設定していましたが、他にも様々な項目をメール文に設定できます。
例えば、コンタクトの説明やSNSのIDといった情報を設定することも可能です。
業務にあわせて柔軟に設定してご利用ください。
Q：メール送信が失敗したらどうなりますか？
A：ご使用中にメール送信失敗など、エラーが出てフローボットが停止している場合は、Yoomにご登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内容の中にエラーの原因などが記載されていますのでご確認ください。
対処方法が分からずお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：送信したメールの履歴はどこで確認する？
A：送信したメールの履歴は、Outlookの送信済みアイテムからご確認いただけます。
なお、送信したメールの履歴は、Yoomに連携したOutlookアカウントの送信済みアイテム内に保存されています。
.jpg)
.avif)
.png)
.avif)
