Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
- Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
- 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
- メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「FreshdeskとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Freshdeskに登録されたコンタクト情報をもとに、Outlookでメールを手動作成・送信しており、手間がかかっている…」
このように、手作業でのデータ連携や反復作業に限界を感じていませんか？
特に、顧客対応の初動を担うこれらのツール間の連携は、少しの遅れやミスがビジネス機会の損失に繋がりかねない重要な業務です。
もし、Freshdeskに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、自動的にOutlookから歓迎メールや担当者通知メールを送信する仕組みがあればどうでしょうか。
こうした手作業による時間的コストやヒューマンエラーのリスクから解放され、より戦略的な顧客対応や本来注力すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々の業務の効率化に繋がるため、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはFreshdeskとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
- Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
- 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
- メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
FreshdeskとOutlookを連携してできること
FreshdeskとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Freshdeskに新しいコンタクトが追加された際に、Outlookから自動でメールを送信したり、特定の条件に基づいて通知メールを送ったりすることが可能になります。
これにより、顧客対応の円滑化やミスの削減が実現し、業務全体の生産性も向上するはずです。
具体的な自動化例を複数紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されるたびに、手動でOutlookを開いて歓迎メールやフォローアップメールを作成・送信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を利用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をトリガーに、Outlookから自動でメールを送信できるため、スムーズかつ漏れのない対応を実現し、担当者の手作業を削減します。
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
- Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
- 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
- メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
特定の役職のコンタクトなど、条件を絞ってアプローチしたい場合や社内に通知したい場合に、手作業でリストを抽出しメールを送るのは非効率ですよね。
このフローは、Freshdeskに作成されたコンタクトが特定の条件を満たす場合にのみ、Outlookからメールを自動送信します。
そのため、ターゲットを絞って効率的にメールを送りたいときにおすすめのテンプレートです。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
顧客からの問い合わせ管理にFreshdeskをご利用中の方で、特定の条件の顧客に対して迅速なフォローアップが必要な場面はありませんか。手作業でOutlookからメールを送信していると、対応の遅れや漏れが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、FreshdeskとOutlookをスムーズに連携させることが可能であり、Freshdeskで特定のコンタクトが作成された際に、自動でメールを送信する仕組みを構築できるため、こうした課題を解消し、顧客対応の質を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskでの顧客管理とOutlookでのメール対応を連携させ、業務を効率化したいと考えている方
- Freshdesk上の特定の顧客へのフォローメールを手作業で送信し、手間や抜け漏れに課題を感じている方
- Outlookを使った顧客への定型連絡を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでコンタクトが作成されると、設定した条件に応じてOutlookから自動でメールが送信されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に定型のメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Freshdeskから取得したコンタクト情報（タグ、会社名、ステータスなど）をもとに、メールを送信する条件を任意で設定してください
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などの情報を差し込み、パーソナライズされた内容にカスタムすることが可能です
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
FreshdeskとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にFreshdeskとOutlookを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるYoomを使って設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- FreshdeskとOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Freshdeskのトリガー設定、分岐設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
- Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
- 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
- メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：FreshdeskとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Freshdeskのマイアプリ連携
上記のナビと同様にマイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますので選択してください。
アカウント名とAPIキーを入力します。
それぞれ注釈を確認しご入力ください。
入力できたら「追加」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、「Outlook」と入力します。
アプリが表示されたらクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携したいアカウントを選びましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
以上で、マイアプリ連携が完了です。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
ここから、フローボットを作成していきます。
今回は、テンプレートを使って設定します。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されるたびに、手動でOutlookを立ち上げて挨拶メールなどを送信する作業に、手間や時間を取られていませんか？
このワークフローを活用すれば、Freshdeskへのコンタクト作成をきっかけに、指定した内容のメールをOutlookから自動で送信できます。FreshdeskとOutlook間の定型業務を自動化し、顧客への迅速なアプローチと対応漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとOutlookを連携させて、顧客対応業務の効率化を図りたいと考えている方
- Freshdeskへのコンタクト登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信している方
- 手動でのメール送信による対応漏れや、宛先の設定ミスなどを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskへのコンタクト登録をトリガーにメールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたOutlookでのメール作成や送信業務の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、メールの送信忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務品質を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：新規作成されたコンタクトのみ）の場合に後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したコンタクト情報をもとにメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookで送信するメールの件名や本文は、用途に応じて任意の内容に設定してください。
- メール本文には、Freshdeskから取得したコンタクトの氏名や会社名などを差し込むことで、よりパーソナライズされた内容のメールを送信できます。
■注意事項
- FreshdeskとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Freshdeskでコンタクトが作成または更新されたらフローが起動する設定
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
テンプレートを使うことで、その他の項目はあらかじめ設定されています。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、Freshdeskの画面に移動しコンタクトを新規作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Freshdeskにコンタクトが作成または更新されたら起動します。
そのため、実際に動かせるかをテストするにはテスト用のコンタクトを作成する必要があるのです。
今回は下記のコンタクトを新規作成しました。
※Freshdeskに登録したコンタクトのメールアドレスへOutlookでメールを送信する場合、Eメールが設定されていないとフローボットがエラーになりますのでご注意ください。
ドメイン名を設定します。
注釈を確認しながらFreshdeskのURLからドメインをコピーし、入力してください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
より詳しく知りたい方は、下記のリンク先をご覧ください。
アウトプットについて
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ4：分岐コマンドオペレーションの設定
今回ご紹介するテンプレートでは、分岐機能を使用し、コンタクトが新規作成されたものか、更新されたものかを判断します。
新規作成されたコンタクトにはメールを送り、更新されたコンタクトには何も処理しないといった、このあとの処理の判別をしているのです。
それでは、「分岐コマンドオペレーション」をクリックしてください。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
- 「分岐」の設定方法
こちらの項目については、今回はテンプレートの状態のままで変更を行いません。
確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Outlookでメールを送る設定
「メールを送る」をクリックしてください。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
問題なければ、そのままメール内容の設定へ進みます。
To（送り先）を設定します。
コンタクトに登録したメールアドレスにメールを送信する場合は、下記のように入力欄をクリックし、取得した値から設定してください。
特定の担当者にメールを送る場合は、メールアドレスを直接入力します。
※To（送り先）は必須項目のため、取得した値からメールアドレスを設定する際、コンタクトのEメールが未入力だとエラーになるため、ご注意ください。
CC、BCCの設定を行いましょう。
※直接メールアドレスを入力するとコンタクトが新規作成されるたびに今回設定したメールアドレスに毎回メールが送信されます。
ご利用予定の方はご入力ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
件名と本文を設定します。
件名、本文はデフォルトで設定されていますが、どちらも自由に変更できます。
直接入力した文字は、コンタクトを新規作成するたびに、同じ内容で送信されますのでご注意ください。
本文に設定されている{{名前}}の箇所には、コンタクトに登録した氏名が反映されます。
今回は下記のように設定しました。
※取得した値を設定することも可能ですが、設定した項目が入力されていないコンタクトが作成された場合、空欄のままメールが送信されるのでご注意ください。
例えば、役職や電話番号などを取得した値から設定できますが、コンタクトの作成時に未入力の場合、空欄で送信されます。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
メールの送信内容を確認しましょう。
誤字や文章の内容をチェックし、問題なければ「テスト」をクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
また、メールも送信されていますので確認しておきましょう。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上が、「Freshdeskにコンタクトが作成されたらOutlookでメールを送信する方法」でした！
OutlookのデータをFreshdeskに連携したい場合
今回はFreshdeskからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで受信したメールをきっかけにFreshdeskでアクションを起こすこともできます。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
お客様からの問い合わせメールをOutlookで確認してから、手作業でFreshdeskにチケットを登録する運用では、対応の遅れや漏れが発生するリスクがあります。
このテンプレートを使えば、Outlookでメールを受信した際に、その内容を基にFreshdeskのチケットを自動で作成できるため、問い合わせへの初動をスムーズにし、サービス品質の向上に繋がります。
Outlookでメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
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■概要
Outlookで受信した顧客からの問い合わせメールを、都度手作業でFreshdeskに転記していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーに、Freshdeskへ自動でチケットを作成する仕組みです。FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、問い合わせ対応の迅速化と品質向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせをFreshdeskで管理しているカスタマーサポート担当者の方
- FreshdeskとOutlookを活用し、チームの問い合わせ対応業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力をなくし、ヒューマンエラーを防止したい情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメール情報をもとにFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より迅速な対応が可能になります
- 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、問い合わせ内容の転記ミスやチケットの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、特定のメール受信をきっかけにフローが起動します
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、受信メールの件名や本文といった情報を紐付けてチケットを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでチケットを作成するオペレーションにて、チケットの件名や内容、ステータス、優先度などを、Outlookから取得した情報や固定値を元に任意で設定してください
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
日々の大量の受信メールの中から、緊急性の高い問い合わせや特定のキーワードを含むメールだけを選別してチケット化するのは大変な作業ではないでしょうか。
この連携では、件名や添付ファイルの有無などの条件を指定し、合致するメールだけを自動でFreshdeskにチケットとして登録できます。
重要な問い合わせを見逃さず、迅速に対応できる環境を整えたいときにおすすめのテンプレートです。
Outlookで特定条件に合うメールを受信したら、Freshdeskにチケットを作成する
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■概要
Outlookに届く問い合わせメールを、一件ずつ確認してFreshdeskに手作業で起票していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、OutlookとFreshdeskを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でチケットを作成することが可能になり、手作業による手間やミスを解消し、顧客対応の初動を迅速化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせメールを手動でFreshdeskに転記している方
- FreshdeskとOutlookを用いた問い合わせ対応の効率化や自動化を検討している方
- 手作業によるチケットの起票ミスや対応漏れをなくしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信した際に自動でFreshdeskへチケットが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するため、手作業による入力間違いや問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとFreshdeskをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケット化したいメールの条件（件名や差出人など）を指定します
- 最後に、条件に合致した場合のオペレーションとしてFreshdeskの「チケットを作成」を設定し、受信メールの情報をもとにチケットが自動作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、件名に特定のキーワードを含むメールや、特定のドメインからのメールのみを処理の対象にするなど、チケットを起票したい条件を任意で設定してください。
- Freshdeskでチケットを作成する際に、Outlookで受信したメールの件名や本文、差出人アドレスなどを、チケットのどの項目に割り当てるかを自由に設定できます。
■注意事項
- OutlookとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
FreshdeskやOutlookのAPIを使ったその他の自動化例
FreshdeskやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Freshdeskを使った便利な自動化例
チャットツールやデータベースアプリと連携することで、チケットが作成されたことを通知したり、作成されたチケット情報を転記したりする業務を自動化できます。
手作業で入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
Freshdeskでチケットが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Freshdeskで新しいチケットが作成されるたびに、担当チームへ手動で通知する作業は、手間がかかるだけでなく通知漏れによる対応遅延のリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Freshdeskでのチケット作成をきっかけに、Microsoft Teamsの指定チャンネルへ自動でメッセージを送信できるため、チーム全体へ迅速に情報を共有し、対応漏れを防ぐ体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- FreshdeskとMicrosoft Teamsを利用し、チケット管理をしているカスタマーサポート担当者の方
- チケットの対応漏れや初動の遅れを防ぎ、迅速な顧客対応を実現したいチームリーダーの方
- 手作業による情報共有を自動化し、サポート業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、手作業での情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知が不要になることで、メッセージの送り忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsを選択し、「チャットにメッセージを送る」アクションを設定し、Freshdeskから取得したチケット情報を本文に含めて通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへ通知を送るアクションでは、通知先のチャンネルや個人を任意で設定できます。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなったFreshdeskのチケット情報（チケットID、件名、内容など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- FreshdeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Freshdeskで受け付けた問い合わせチケットの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Freshdeskでチケットが作成されると、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Freshdeskで受け付けた問い合わせを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- チケット情報の入力ミスや漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている担当者の方
- 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体で情報を共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Freshdeskでチケットが作成されると自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FreshdeskとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したチケット情報を指定のスプレッドシートに追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、追加対象のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
- Freshdeskのチケット情報（チケットID、件名、担当者など）の中から、Google スプレッドシートのどの列にどのデータを追加するかを自由に設定できます。
■注意事項
- JotformとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームの回答内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたお問い合わせやリード情報を、手作業でFreshdeskへ登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、自動でFreshdeskにコンタクト情報を作成し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとFreshdesk間のデータ登録を手作業で行い、手間を感じている方
- 顧客情報の登録ミスや漏れを防ぎ、迅速な初期対応を実現したいカスタマーサポート担当の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、問い合わせ管理業務の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があるたびに、自動でFreshdeskにコンタクトが作成されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとFreshdeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでFreshdeskの「コンタクトを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容がFreshdeskの各項目に反映されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでコンタクトを作成する際、フォームの回答項目とFreshdeskのコンタクト項目を自由に紐付けることができます。
■注意事項
- GoogleフォームとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
HubSpotで登録された企業情報をFreshdeskに同期する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、その情報を手作業でFreshdeskにも入力するのは手間がかかり、時には入力漏れや遅延の原因となることはありませんか？ このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい会社情報が登録された際に、自動でFreshdeskにも会社情報が作成されるため、二重入力の手間を省き、データの同期をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとFreshdesk間で企業情報を手作業で同期している営業担当の方
- 顧客サポート業務で、Freshdeskの情報更新の迅速化を図りたい担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、業務全体の効率を上げたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの企業情報登録後、Freshdeskへの転記作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- 手作業による情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとFreshdeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、HubSpotに新しい会社情報が登録されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてFreshdeskを選択し、「会社を作成」アクションを設定します。この際、HubSpotから取得した企業情報を基にFreshdeskに新しい会社を作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskで「会社を作成」アクションを設定する際に、HubSpotのどの情報をFreshdeskのどの項目（例：会社名、ドメイン名、電話番号、住所など）に紐付けるかを任意で設定してください。同期したい情報に応じて、フィールドのマッピングを調整することが重要です。
■注意事項
- HubSpot、FreshdeskそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Meta広告（Facebook）で登録されたリード情報をFreshdeskに同期する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得した新しいリード情報を、都度Freshdeskへ手作業で登録するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、リード獲得数が増えてくると、入力作業の負担や、入力漏れ・間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されると自動でFreshdeskにコンタクトとして同期されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）のリード情報をFreshdeskで管理しており、手作業での同期に課題を感じているマーケティング担当者の方
- リード情報の入力漏れや入力ミスを防ぎ、顧客対応の質を向上させたいカスタマーサポート担当者の方
- 広告運用と顧客管理の業務を効率化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）で新しいリード情報が作成されると、自動でFreshdeskにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とFreshdeskをYoomと連携する
- 次に、トリガーで、Meta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定する
- 最後に、オペレーションで、Freshdeskの「コンタクトを作成」アクションを設定する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Freshdeskでコンタクトを作成する際に、Meta広告（Facebook）から取得した情報の中から、名前、ドメイン名、メールアドレスなど、Freshdeskのどの項目にどの情報を紐付けるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Meta広告（Facebook）、FreshdeskそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを使った便利な自動化例
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお客様からの問い合わせや通知メールを、都度Zendeskに手入力してチケットを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや転記ミスに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でZendeskにチケットを作成できます。これにより、カスタマーサポート業務の効率化と対応品質の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZendeskを併用し、顧客対応を行っているカスタマーサポート担当者の方
- メールからのチケット起票を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- 定型的なチケット作成業務を自動化し、より重要な顧客対応に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信すると自動でZendeskにチケットが作成されるため、手作業での転記時間を短縮することができます。
- 手動でのチケット作成時に起こりうる、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのOutlookアカウントとZendeskアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したメール情報を元にチケットが作成されるように紐付けを行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、チケット作成の対象としたいメールのキーワードや、監視対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。また、フローが起動する間隔も調整が可能です。
- Zendeskのチケット作成オペレーションでは、ご利用のZendeskアカウントのサブドメインを指定します。また、チケットの件名や詳細に、受信メールの件名や本文といった情報を動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業
・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■注意事項
・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookの予定をkintone上で管理したい場合などにご利用ください。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookで予定が登録されてから5~15分でkintoneにレコードが追加されます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた新規コンタクトへのメール送信や、問い合わせメールからのチケット登録といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は正確な情報をもとに対応できるようになり、より付加価値の高い業務に取り組むための貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単にフローを構築できます。
もし日々のSaaS連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メール本文はもっと細かく設定できますか？
A：はい、できます。
今回ご紹介した解説では、コンタクトの名前のみを設定していましたが、他にも様々な項目をメール文に設定できます。
例えば、コンタクトの説明やSNSのIDといった情報を設定することも可能です。
業務にあわせて柔軟に設定してご利用ください。
Q：メール送信が失敗したらどうなりますか？
A：ご使用中にメール送信失敗など、エラーが出てフローボットが停止している場合は、Yoomにご登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内容の中にエラーの原因などが記載されていますのでご確認ください。
対処方法が分からずお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：送信したメールの履歴はどこで確認する？
A：送信したメールの履歴は、Outlookの送信済みアイテムからご確認いただけます。
なお、送信したメールの履歴は、Yoomに連携したOutlookアカウントの送信済みアイテム内に保存されています。
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