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「FreshdeskとOutlookを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Freshdeskに登録されたコンタクト情報をもとに、Outlookでメールを手動作成・送信しており、手間がかかっている…」
このように、手作業でのデータ連携や反復作業に限界を感じていませんか？
特に、顧客対応の初動を担うこれらのツール間の連携は、少しの遅れやミスがビジネス機会の損失に繋がりかねない重要な業務です。
もし、<span class="mark-yellow">Freshdeskに新しいコンタクトが作成されたタイミングで、自動的にOutlookから歓迎メールや担当者通知メールを送信する仕組み</span>があればどうでしょうか。
こうした手作業による時間的コストやヒューマンエラーのリスクから解放され、より戦略的な顧客対応や本来注力すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に構築でき、日々の業務の効率化に繋がるため、ぜひこの記事を参考に作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">FreshdeskとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
FreshdeskとOutlookのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Freshdeskに新しいコンタクトが追加された際に、Outlookから自動でメールを送信したり、特定の条件に基づいて通知メールを送ったりすることが可能になります。
これにより、顧客対応の円滑化やミスの削減が実現し、業務全体の生産性も向上するはずです。
具体的な自動化例を複数紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Freshdeskに新しいコンタクトが登録されるたびに、手動でOutlookを開いて歓迎メールやフォローアップメールを作成・送信する作業は、時間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Freshdeskへのコンタクト作成をトリガーに、Outlookから自動でメールを送信できる</span>ため、スムーズかつ漏れのない対応を実現し、担当者の手作業を削減します。
特定の役職のコンタクトなど、条件を絞ってアプローチしたい場合や社内に通知したい場合に、手作業でリストを抽出しメールを送るのは非効率ですよね。
このフローは、<span class="mark-yellow">Freshdeskに作成されたコンタクトが特定の条件を満たす場合にのみ、Outlookからメールを自動送信します。</span>
そのため、ターゲットを絞って効率的にメールを送りたいときにおすすめのテンプレートです。
それでは、実際にFreshdeskとOutlookを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるYoomを使って設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Freshdeskにコンタクトが作成されたら、Outlookでメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Freshdeskのマイアプリ連携
上記のナビと同様にマイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますので選択してください。
アカウント名とAPIキーを入力します。
それぞれ注釈を確認しご入力ください。
入力できたら「追加」をクリックしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、「Outlook」と入力します。
アプリが表示されたらクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携したいアカウントを選びましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
以上で、マイアプリ連携が完了です。
ここから、フローボットを作成していきます。
今回は、テンプレートを使って設定します。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックします。
テンプレートを使うことで、その他の項目はあらかじめ設定されています。
トリガーの起動間隔を設定します。
次に、Freshdeskの画面に移動しコンタクトを新規作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、Freshdeskにコンタクトが作成または更新されたら起動します。
そのため、実際に動かせるかをテストするにはテスト用のコンタクトを作成する必要があるのです。
今回は下記のコンタクトを新規作成しました。
ドメイン名を設定します。
注釈を確認しながらFreshdeskのURLからドメインをコピーし、入力してください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
より詳しく知りたい方は、下記のリンク先をご覧ください。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
今回ご紹介するテンプレートでは、分岐機能を使用し、コンタクトが新規作成されたものか、更新されたものかを判断します。
新規作成されたコンタクトにはメールを送り、更新されたコンタクトには何も処理しないといった、このあとの処理の判別をしているのです。
それでは、「分岐コマンドオペレーション」をクリックしてください。
こちらの項目については、今回はテンプレートの状態のままで変更を行いません。
確認して「保存する」をクリックしてください。
「メールを送る」をクリックしてください。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
問題なければ、そのままメール内容の設定へ進みます。
To（送り先）を設定します。
コンタクトに登録したメールアドレスにメールを送信する場合は、下記のように入力欄をクリックし、取得した値から設定してください。
特定の担当者にメールを送る場合は、メールアドレスを直接入力します。
CC、BCCの設定を行いましょう。
※直接メールアドレスを入力するとコンタクトが新規作成されるたびに今回設定したメールアドレスに毎回メールが送信されます。
ご利用予定の方はご入力ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
件名と本文を設定します。
件名、本文はデフォルトで設定されていますが、どちらも自由に変更できます。
直接入力した文字は、コンタクトを新規作成するたびに、同じ内容で送信されますのでご注意ください。
本文に設定されている{{名前}}の箇所には、コンタクトに登録した氏名が反映されます。
今回は下記のように設定しました。
※取得した値を設定することも可能ですが、設定した項目が入力されていないコンタクトが作成された場合、空欄のままメールが送信されるのでご注意ください。
例えば、役職や電話番号などを取得した値から設定できますが、コンタクトの作成時に未入力の場合、空欄で送信されます。
設定できたら「次へ」をクリックしてください。
メールの送信内容を確認しましょう。
誤字や文章の内容をチェックし、問題なければ「テスト」をクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
また、メールも送信されていますので確認しておきましょう。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしてください。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です。
以上が、「Freshdeskにコンタクトが作成されたらOutlookでメールを送信する方法」でした！
今回はFreshdeskからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookで受信したメールをきっかけにFreshdeskでアクションを起こすこともできます。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
お客様からの問い合わせメールをOutlookで確認してから、手作業でFreshdeskにチケットを登録する運用では、対応の遅れや漏れが発生するリスクがあります。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">Outlookでメールを受信した際に、その内容を基にFreshdeskのチケットを自動で作成できる</span>ため、問い合わせへの初動をスムーズにし、サービス品質の向上に繋がります。
日々の大量の受信メールの中から、緊急性の高い問い合わせや特定のキーワードを含むメールだけを選別してチケット化するのは大変な作業ではないでしょうか。
この連携では、<span class="mark-yellow">件名や添付ファイルの有無などの条件を指定し、合致するメールだけを自動でFreshdeskにチケットとして登録できます。</span>
重要な問い合わせを見逃さず、迅速に対応できる環境を整えたいときにおすすめのテンプレートです。
FreshdeskやOutlookのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールやデータベースアプリと連携することで、チケットが作成されたことを通知したり、作成されたチケット情報を転記したりする業務を自動化できます。
手作業で入力する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください！
他のアプリをトリガーとして利用したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
FreshdeskとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた新規コンタクトへのメール送信や、問い合わせメールからのチケット登録といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報をもとに対応できるようになり、より付加価値の高い業務に取り組むための貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単にフローを構築できます。
もし日々のSaaS連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：メール本文はもっと細かく設定できますか？
A：はい、できます。
今回ご紹介した解説では、コンタクトの名前のみを設定していましたが、他にも様々な項目をメール文に設定できます。
例えば、コンタクトの説明やCSAT評価、SNSのIDといった情報を設定することも可能です。
業務にあわせて柔軟に設定してご利用ください。
Q：メール送信が失敗したらどうなりますか？
A：ご使用中にメール送信失敗など、エラーが出てフローボットが停止している場合は、Yoomにご登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内容の中にエラーの原因などが記載されていますのでご確認ください。
対処方法が分からずお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：送信したメールの履歴はどこで確認する？
A：送信したメールの履歴は、Outlookの送信済みアイテムからご確認いただけます。
なお、送信したメールの履歴は、Yoomに連携したOutlookアカウントの送信済みアイテム内に保存されています。
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