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業務の効率化が求められる現代において、特にデータ管理や注文処理は企業にとって重要な課題です。
注文情報を拾い、まとめる作業は時間や手間がかかるだけでなく、手動で行うとヒューマンエラーのリスクも伴います。
そのため、今回はBASEとkintoneを組み合わせて、注文が発生した際に自動的にデータを追加する連携設定を紹介します。
この連携によって、業務効率の向上が期待できます。
このブログでは、プログラミング知識がなくてもできる具体的な連携方法と導入によるメリットについて詳しく解説します。
ぜひ参考にしてください！
BASEで注文が発生した際にkintoneへ自動的にデータが追加されることで、手間のかかる入力作業が削減でき、業務効率の向上が期待できます。
また、作業時間の削減により、別の重要な業務に時間を使うことができるので、チーム全体の効率化にもつながります。
例えば、1日の注文データを分析用に別にデータ入力する必要がなくなるので、発送業務などほかの業務に時間を使うことが可能になります。
そのため、従業員の負担が軽減され、業務全体の流れもスムーズになるでしょう。
自動化によって、ヒューマンエラーで起こりがちな漏れや重複などのミスや無駄な確認作業が減り、正確な情報を保つことが期待できます。
また、BASEでの注文データをkintoneに自動で追加する際、独自の業務プロセスに合わせたデータのフィルタリングや集計が可能なため、必要な情報が漏れなく管理できます。
例えば、BASEのデータを基に顧客ごとのリクエストや特典の適用状況を適切に追跡できます。
これにより、個別対応がしやすくなり、カスタマーサポートや後続のマーケティング施策にも役立ちます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【BASEで注文が発生したらkintoneに追加する】というフローを作成します。
注文が発生したら自動でその情報をkintoneに追加することで手動入力作業を削減できます。
そのため、これまで手動入力作業にかけていた時間をより重要な業務に充てることで、時間短縮を実現します。
また、追加するデータは引用した情報を使用するため、ヒューマンエラーのリスクを回避し、データの正確性を保つことが見込めます。さらに、BASEでの注文データをkintoneに自動で追加する際、各企業のニーズに合わせてフォームやフィールドを柔軟にカスタマイズも行えます。
■概要
BASEで注文が発生したらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・自社のECサイトの運営に活用している方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.kintoneで件数管理している企業
・注文情報をレコードに登録し、件数管理している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトの運営を円滑に行うために有益なツールです。
さらに注文ごとにkintoneにレコードを登録し件数管理や進捗管理をすることで、業務進行をスムーズにします。
しかしBASEで注文があったらその情報を手作業でkintoneに登録するのは手間がかかり、柔軟な働き方を阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、BASEで注文があったら詳細をkintoneに自動で登録することができ、手入力の手間を省きます。
手入力を省いて作業の時間を短縮することでコア業務にチーム全体で注力することができ、生産性の向上につながります。
■注意事項
・BASE、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集していきます。
タイトルや詳細は、クリックして変更できますので、必要に応じて変更してください。
3)「アプリトリガー 注文が発生したら」をクリックします。
4) アクションは「注文が発生したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) トリガーの起動間隔を選択し、必須項目を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」します。
※トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
6) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
7)アクションは「レコードを追加する」を選択し、データベースIDを入力して「次へ」をクリックします。
データベースIDはアプリ登録ができていると、候補から選択できます。
8) 必須項目を入力します。
アプリが登録されていれば、BASEのアウトプット情報を活用して、候補から選択し、入力できます。
入力が完了したら、「保存」します。
9) これで【BASEで注文が発生したらkintoneに追加する】というフローが完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
BASEで注文が発生したらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・自社のECサイトの運営に活用している方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.kintoneで件数管理している企業
・注文情報をレコードに登録し、件数管理している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトの運営を円滑に行うために有益なツールです。
さらに注文ごとにkintoneにレコードを登録し件数管理や進捗管理をすることで、業務進行をスムーズにします。
しかしBASEで注文があったらその情報を手作業でkintoneに登録するのは手間がかかり、柔軟な働き方を阻害する可能性があります。
このフローを活用すると、BASEで注文があったら詳細をkintoneに自動で登録することができ、手入力の手間を省きます。
手入力を省いて作業の時間を短縮することでコア業務にチーム全体で注力することができ、生産性の向上につながります。
■注意事項
・BASE、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
他にもBASEやkintoneを使った自動化のテンプレートがYoomにあるのでご紹介します。
用途に合わせてテンプレートを活用してください。
1. BASEで注文が発生したらNotionに追加する
BASEで注文が発生したら自動でNotionに追加されるため、毎回BASEにログインする手間が不要となり、業務の効率化が期待できます。
また、手動入力作業で削減された時間を別の業務に使えるので、業務全体の効率化にもつながります。
■概要
BASEで注文が発生したらNotionに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・商品販売に関しての管理を担当する方
2.Notionでデータの一元管理を行なっている方
・発行した帳票類の情報を集約し、分析を行う方
■このテンプレートを使うメリット
BASEは自社商品の販売を行うプラットフォームとして活用できます。
さらにNotion上で情報を管理することで出荷状況や顧客情報を同時に管理でき、顧客対応の効率化につながります。
しかしBASEでの注文ごとにNotionに手作業で情報を追加するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
チーム全体の作業効率の向上を目指す方にこのフローは適しています。
このフローを使用することで、BASEの情報を自動でNotionに追加でき、手作業の手間を省きます。
また引用した情報を使用してデータの登録を行うため、入力ミスや入力漏れを未然に防ぎ、業務効率化を行います。
■注意事項
・BASE、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2. Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録する
Google スプレッドシートの新規行をトリガーにして、商品情報を自動的にBASEへ登録することができるため、手作業による入力が不要になります。
これにより、業務効率の大幅な向上が期待でき、人的ミスの軽減にもつながります。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらBASEに商品情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ECサイト運営者
・BASE上で商品情報を管理しておりGoogle スプレッドシートで商品情報を一括で編集・管理したい方
・新商品追加など商品情報の登録作業を効率化したい方
・手作業による商品情報登録のミスを減らしたい方
2.商品管理担当者
・Google スプレッドシートで商品マスタを管理して、その情報をBASEに反映させたい方
・Google スプレッドシートの使い慣れた操作で商品情報を追加してBASEへの反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは商品情報管理に便利なツールですが、Google スプレッドシートで管理している商品情報をBASEなどのECプラットフォームに連携させる作業は、しばしば手作業となり時間と労力を要し商品点数が多い場合などで手作業での登録作業は非効率的です。
このフローを使用することで、Google スプレッドシートの新規行をトリガーに商品情報を自動的にBASEへ登録することができるため、手作業による入力作業が不要になります。これにより業務効率が大幅に改善され人的ミスの軽減にも繋がります。
またBASE上で商品情報が一元管理されるため、在庫管理や受注処理などの販売業務をスムーズに実行できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
3.kintoneでコメントが投稿されたらSlackに通知する
kintoneにコメントが投稿されると自動でSlackに通知が届くため、毎回kintonにログインする手間が不要となり、業務の効率化が期待できます。
また、Slackの通知機能を活用することで、重要なコメントの見逃し防止につながり、コメント確認後のスピーディーな対応にも期待できます。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加を起点にSlackで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Slackで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務効率化に役立つツールですが、コメントが投稿されるたびにSlackを手動でチェックするのは情報の見落としや対応の遅れに繋がりかねません。
このフローを活用すれば、kintoneにコメントが投稿されるとSlackに通知が届き、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認して迅速な対応が可能になります。また、Slackの通知機能を活用することで、重要なコメントを見逃すことなく常にプロジェクトの進捗を把握することもできます。
■注意事項
・kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
BASEとkintoneの連携により、注文データの管理が自動化され、業務効率の向上が可能になりました。
手動での入力作業を省くことで、時間を大幅に削減し、スタッフは他の重要な業務に専念できるようになります。
また、ヒューマンエラーのリスクが軽減されるため、データの正確性が保たれ、注文処理の質の向上も期待できます。
kintoneのダッシュボード機能を使えば、注文状況を素早く把握でき、スピーディーな意思決定につながります。
プログラミング不要のノーコードツール、Yoomを使えば、誰でも簡単に導入できる点が大きな魅力です。
ぜひ、業務の効率化を図るために、BASEとkintoneの連携を試してみてください。
