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現代のビジネスシーンでは先の見通しを管理者以外にも共有し、スケジュール調整を柔軟に行うことが求められます。案件ごとの見積もり作成や売り上げ管理に便利なboard。担当者が案件登録を行ったら、即時通知をチームメンバーに行えるフローボットを作成しました。様々なチャットへの通知設定ができますが、今回はGoogle chatへの通知を想定しました。
本記事では、自動化するメリットとプログラミング不要で実装する方法をご紹介します。
手動でできる作業ですが、自動化で得られるメリットを改めて考えてみました。
boardは支出管理から、月ごとの売り上げ予測まで管理できる人気なツールです。案件を登録したら、チームメンバーに即時共有すると、チームメンバーは次の段取りが予測しやすくなります。見積もりが作成されていれば、自分が担当するタスクのボリュームを把握しやすくなりますし、スケジュールの見通しが立てやすく、案件の整理とマイルストーンの設定にも役立ちます。
案件の登録と見積もりまで作成すると、管理者は売り上げの予測がたてやすくなります。もともとboardには月ごとの売り上げ見込みを可視化する機能が備わっているため、自動通知の設定を行うとリアルタイムで見積もりが確定なのか暫定なのか即時把握ができます。
アプリ連携は専門の知識と経験、技術が必要です。これから習得を始めると考えるたら、高いハードルを感じてしまいませんか？ でも、Yoomではプログラミング不要で実装できるツールを開発していますので、今日から連携して自動化を体感できるんです！
Yoomは直感的なインターフェースを提供しています。専門的な知識がなくても、粛々と上から順に設定を行うとサクッと実装できます。日本語での指示が充実しているので、わからない文言をいちいち調べる必要がないんです。
様々なクライアントからの要望と世間のニーズをふまえてフローボットのテンプレートを作成しています。使いやすそうなフローボットをベースに、さらにカスタマイズできる仕様になっていますので、ご自身の業務フローにあった内容に対応できます。
次のセクションから、「boardに新しい案件が登録されたら、Google Chatに通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
お試しはフリープランから！まずはご登録をどうぞ♪ ＞Yoomに無料で登録する
アプリをYoomへ連携するため、事前にログインを行ってください。
board のマイアプリ登録には、APIトークンの取得が必要です。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらの記事を参照ください。
こちらのバナーをクリックで、Yoomのワークスペースの「マイプロジェクト」にコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各オペレーションの編集に進みます。
1つめのプロセスボタンをクリックします。
アプリトリガーのタイトル：新しい案件が登録されたら
アプリ：board
boardと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。アカウント名とアクセストークンの入力を求められます。
＞ヘルプ：boardのマイアプリ登録方法
トリガーアクション：新しい案件が登録されたら
→次へ
トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
APIキー：https://the-board.jp/api_settings で取得したAPIキーを設定してください。
＞ヘルプ；APIキーの取得方法
テスト→成功 アウトプットには下記の項目が抽出されました。
→保存する
2つめのプロセスボタンをクリックします。
タイトル：Google chatに通知する
アプリ：Google Chat（OAuth）
Google Chat（OAuth）と連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。
Client IDとClient Secretを求められます。 ＞ヘルプ：Google Chat（OAuth）と連携する方法
アクション：メッセージを送信
スペースのリソース名：対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名です。「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例）spaces/AAAAgSu7BjA
メッセージ内容：任意の内容を設定できます。先ほどのアウトプットの項目を引用できます。編集欄をクリックで候補が表示されるので、選択し追加してください。
テスト→成功→保存する
フローボットの１つめのプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。フロー作成完成です！テンプレートを使ったので、専門知識がない私でも短時間で実装できました。
Yoomでは市場調査し、ニーズがあるテンプレートを日々生産し続けています。boardとGoogle chatは他のアプリとも連携できるテンプレートをたくさんご用意してます！チェックしてくださいね♪ ＞テンプレート一覧
いかがでしたか。この連携はテンプレートも活用することで短時間でも作成できます。この連携作業で共同作業者や経営者とスケジュールや売り上げの見通しを共有しやすくなるんです。いちいち聞かれる前にもう報告してしまうと、他の業務に集中しやすくなりますね。そういう意味で一番利点があるのはプロジェクト管理者かもしれないですね。
Yoomを使って、あなたとチームの時間をもっと豊かにしましょう♪まずはフリープランのご登録からお試しくださいね。 ＞Yoomを無料ではじめてみる
では、また〜！
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