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CalendlyとGoogle Chatを連携して、Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する方法
Calendlyは、スケジュール管理に便利なツールです。カレンダーとの同期や通知機能も充実しており、日々のスケジュールをスムーズに管理するためのサポートを提供します。
しかし、Calendlyで新しい予定が作成されるたびにGoogle Chatで通知を手動で送信していると、その作業に時間を取られ、本来の業務に集中できなくなることがあります。
本記事では、CalendlyとGoogle Chatを連携する際のメリットや、設定の進め方について詳しく紹介します。
本記事はこんな方におすすめ
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・CalendlyとGoogle Chatをそれぞれ活用しているが、通知を効率化したいと考えている方
・予約情報をチームでリアルタイムに共有し、対応ミスを防ぎたい方
・営業職やカスタマーサポートで、チームのスケジュール共有を簡略化したい方
CalendlyとGoogle Chatの連携のメリットと具体例
メリット1：チーム内の連携強化
CalendlyとGoogle Chatを連携することで、予定が登録されるたびに自動でチーム全体に通知が届くようになるため、最新の情報がスムーズに共有されます。
例えば、営業チームでクライアントとのミーティングが設定された場合、その予定が迅速にチーム全体に通知されます。
誰がミーティングを行うのか、日時やクライアント名、さらには目的などの重要な情報が共有されることで、チーム全体が状況を正確に理解しやすくなります。
さらに、営業マネージャーにとっても、チーム全体のスケジュールや進捗状況をリアルタイムで把握しやすくなるため、必要なサポートや調整を適切なタイミングで行うことができるかもしれません。
結果として、メンバー全員が自分の役割に集中できる環境を整える助けになります。
メリット2: スケジュール管理の効率化
Calendlyで登録された予定がGoogle Chatに通知される仕組みを活用することで、重要なミーティングを見落としたり、二重予約が発生したりするリスクを軽減できます。
例えば、IT部門で複数のプロジェクトを同時進行しているプロジェクトマネージャーの場合、プロジェクトごとのミーティング予定がCalendlyに登録されるたびにGoogle Chatで通知を受け取ることができます。
自動通知により、どのプロジェクトがいつミーティングを実施するのかを正確に把握し、スケジュールが重ならないように調整することが可能になります。
結果として、スケジュールの重複を抑え、業務の質の向上に繋がるでしょう。
メリット3: 顧客対応の精度向上
Google Chatへの即時通知により、顧客やクライアントからの予約情報を素早く確認できるようになります。
例えば、カスタマーサポート部門のスタッフがクライアントからの問い合わせを受け、Calendlyを通じて面談予約が設定された場合、Google Chatで即時に通知を受け取ることができます。
これにより、スタッフは事前に顧客の過去の問い合わせ履歴を確認したり、関連資料を揃えたりすることができるようになります。
また、関連する部署や関係者に情報を適切に伝えることが可能となり、統一感のある対応がしやすくなります。
結果として、効率化だけでなく、顧客とのやり取りの質を高める一助となるかもしれません。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
CalendlyとGoogle Chatの連携フローの作り方
今回は、【Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
■概要Calendlyで新たなアポイントが登録されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。特に、商談や面談などの重要な予定は、迅速かつ正確な情報共有が不可欠です。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録された際に、その詳細を自動でGoogle Chatに通知できます。手作業による共有の手間を省き、チームへのスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Calendlyで獲得したアポイント情報を、手作業でGoogle Chatに転記している方
- チーム内での予定共有にタイムラグや漏れが発生し、改善したいと考えているマネージャーの方
- 営業や採用活動における日程調整後の情報連携を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Calendlyで予定が作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有の際に起こりがちな、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な予定を確実にチームへ伝えられます。
■フローボットの流れ- はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「招待者によってイベントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定の詳細を任意のスペースに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Calendlyのトリガー設定では、通知の対象としたい組織のURIを任意で設定してください。特定のチームや個人の予定のみをトリガーにすることも可能です。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）や、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Calendly、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで獲得したアポイント情報を、手作業でGoogle Chatに転記している方
- チーム内での予定共有にタイムラグや漏れが発生し、改善したいと考えているマネージャーの方
- 営業や採用活動における日程調整後の情報連携を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有の際に起こりがちな、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な予定を確実にチームへ伝えられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「招待者によってイベントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定の詳細を任意のスペースに送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、通知の対象としたい組織のURIを任意で設定してください。特定のチームや個人の予定のみをトリガーにすることも可能です。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）や、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Calendly、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・CalendlyとGoogle Chatをマイアプリ登録
・Calendlyで予定が登録されたら起動するトリガーの設定
・Google Chatにメッセージを送信する設定
・テストと確認
ステップ1:CalendlyとGoogle Chatとのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はCalendlyとGoogle Chatをそれぞれ検索して、登録していきます。
Calendlyのマイアプリ登録
まず、Calendlyから登録していきましょう。入力欄にCalendlyと入力するとCalendlyのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
アプリケーションIDとシークレットを入力してください。
「追加」をクリックすると、Calendlyのマイアプリ登録は完了です。
Google Chatのマイアプリ登録
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照してください。
Google Chatも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.Client IDとClient Secretを入力してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
入力が終わったら「登録する」をクリックしてください。
以上で、CalendlyとGoogle Chatのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にCalendlyとGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
テンプレートの選択と格納場所の準備
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要Calendlyで新たなアポイントが登録されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。特に、商談や面談などの重要な予定は、迅速かつ正確な情報共有が不可欠です。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録された際に、その詳細を自動でGoogle Chatに通知できます。手作業による共有の手間を省き、チームへのスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Calendlyで獲得したアポイント情報を、手作業でGoogle Chatに転記している方
- チーム内での予定共有にタイムラグや漏れが発生し、改善したいと考えているマネージャーの方
- 営業や採用活動における日程調整後の情報連携を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Calendlyで予定が作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有の際に起こりがちな、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な予定を確実にチームへ伝えられます。
■フローボットの流れ- はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「招待者によってイベントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定の詳細を任意のスペースに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Calendlyのトリガー設定では、通知の対象としたい組織のURIを任意で設定してください。特定のチームや個人の予定のみをトリガーにすることも可能です。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）や、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Calendly、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで獲得したアポイント情報を、手作業でGoogle Chatに転記している方
- チーム内での予定共有にタイムラグや漏れが発生し、改善したいと考えているマネージャーの方
- 営業や採用活動における日程調整後の情報連携を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有の際に起こりがちな、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な予定を確実にチームへ伝えられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「招待者によってイベントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定の詳細を任意のスペースに送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、通知の対象としたい組織のURIを任意で設定してください。特定のチームや個人の予定のみをトリガーにすることも可能です。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）や、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Calendly、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ2:Calendlyで経費申請が承認されたら起動するトリガーの設定
1.まず、一番上の「予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Calendlyと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.組織uriを設定してください。
組織uriは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
3.以下の画面が表示されます。「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Google Chatで通知する設定
1.最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックしてください。
2.Google Chatと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「メッセージを送信」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.スペースのリソース名、メッセージ内容を設定していきます。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
スペースのリソース名は候補から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。
4.これで、【Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する】というフローが完成しました。
ステップ4:テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
プログラミングの知識がない方でも心配無用。
Yoomなら、ノーコードで簡単に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要Calendlyで新たなアポイントが登録されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。特に、商談や面談などの重要な予定は、迅速かつ正確な情報共有が不可欠です。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録された際に、その詳細を自動でGoogle Chatに通知できます。手作業による共有の手間を省き、チームへのスムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Calendlyで獲得したアポイント情報を、手作業でGoogle Chatに転記している方
- チーム内での予定共有にタイムラグや漏れが発生し、改善したいと考えているマネージャーの方
- 営業や採用活動における日程調整後の情報連携を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Calendlyで予定が作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有の際に起こりがちな、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な予定を確実にチームへ伝えられます。
■フローボットの流れ- はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「招待者によってイベントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定の詳細を任意のスペースに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Calendlyのトリガー設定では、通知の対象としたい組織のURIを任意で設定してください。特定のチームや個人の予定のみをトリガーにすることも可能です。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）や、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項- Calendly、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Calendlyで獲得したアポイント情報を、手作業でGoogle Chatに転記している方
- チーム内での予定共有にタイムラグや漏れが発生し、改善したいと考えているマネージャーの方
- 営業や採用活動における日程調整後の情報連携を効率化したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Calendlyで予定が作成されると自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報共有の際に起こりがちな、通知の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な予定を確実にチームへ伝えられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CalendlyとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「招待者によってイベントが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定の詳細を任意のスペースに送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- Calendlyのトリガー設定では、通知の対象としたい組織のURIを任意で設定してください。特定のチームや個人の予定のみをトリガーにすることも可能です。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペース（リソース名）や、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Calendly、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
Calendlyを使ったその他の自動化例
他にもCalendlyを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Calendlyで予定が登録されたらkintoneにレコードを登録するフローです。
このテンプレートを活用すると、Calendlyで予定が登録されると、kintoneにレコードが自動で登録されるようになります。
kintoneへの手動入力が不要になるため、情報登録の漏れを防ぎやすくなり、業務効率を高める助けになります。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらkintoneに新規レコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・部門長会議に使用している企業の担当者
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.kintoneを利用して顧客や案件の登録、採用管理などを行っている方
・数字目標達成のために案件ごとに分析を行う営業担当者や営業アシスタント
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・kintoneを採用管理の基幹データベースとして使用している人事担当者
3.業務の手間を省き、自動化を考えている方
・効率化を目指す中小企業の経営者
・手入力による作業が多い事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でkintoneにレコード登録することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。
・kintoneへの登録を自動化することで登録の漏れを防ぎ、すべての予定に対して確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定が登録された時点でkintoneにも情報共有されるため、ミーティング前に情報の取りまとめや、アプローチ方法の確認など事前準備の時間を確保することが可能となり、
商談や面接の質向上を狙うことができます。
■注意事項
・Calendly、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Calendlyで予定が登録されたらkintoneに新規レコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Calendlyで予定の作成や管理を行なっている方
・顧客との打ち合わせを作成している営業担当や営業アシスタント
・ウェビナーを企画運営するカスタマーサービス部門の担当者
・部門長会議に使用している企業の担当者
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.kintoneを利用して顧客や案件の登録、採用管理などを行っている方
・数字目標達成のために案件ごとに分析を行う営業担当者や営業アシスタント
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・kintoneを採用管理の基幹データベースとして使用している人事担当者
3.業務の手間を省き、自動化を考えている方
・効率化を目指す中小企業の経営者
・手入力による作業が多い事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Calendlyでの登録内容を自動でkintoneにレコード登録することで、手入力による手間を省き業務の効率化につながります。
・kintoneへの登録を自動化することで登録の漏れを防ぎ、すべての予定に対して確実に営業アプローチを行うことができます。
・予定が登録された時点でkintoneにも情報共有されるため、ミーティング前に情報の取りまとめや、アプローチ方法の確認など事前準備の時間を確保することが可能となり、
商談や面接の質向上を狙うことができます。
■注意事項
・Calendly、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成するフローです。
このテンプレートを活用することで、Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを自動で作成できます。
これにより、手動で連絡や情報を整理する手間が減り、効率的な作業環境を整えることができるようになるでしょう。
■概要Calendlyで日程調整が完了した後、商談や面談の準備としてNotionに手動でページを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、対応漏れが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が作成されると同時に、Notionのデータベースへ自動でページが作成されるため、こうした手作業をなくし、本来の業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方- CalendlyとNotionを連携させ、日程調整後のタスク管理を効率化したい方
- 営業や採用担当者で、Calendlyで確定した予定の議事録作成を自動化したい方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを手作業で行い、負担を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- Calendlyで予定が作成されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていたページ作成の時間を短縮することができます。
- ページ作成を自動化することで、手作業による作成漏れや、タイトル・日時の記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、CalendlyとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Calendlyの予定情報をもとにページが作成されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Notionでページを作成するアクションでは、タイトルやプロパティに設定する値を自由にカスタマイズできます。Calendlyから取得した予定名や日時などの情報を変数として埋め込むことや、任意のテキストを固定値として入力することが可能です。
■注意事項- Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- CalendlyとNotionを連携させ、日程調整後のタスク管理を効率化したい方
- 営業や採用担当者で、Calendlyで確定した予定の議事録作成を自動化したい方
- 日程調整からタスク管理までの一連の流れを手作業で行い、負担を感じている方
- Calendlyで予定が作成されると自動でNotionにページが作成されるため、これまで手作業で行っていたページ作成の時間を短縮することができます。
- ページ作成を自動化することで、手作業による作成漏れや、タイトル・日時の記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、CalendlyとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「ページを作成」アクションを設定し、Calendlyの予定情報をもとにページが作成されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでページを作成するアクションでは、タイトルやプロパティに設定する値を自由にカスタマイズできます。Calendlyから取得した予定名や日時などの情報を変数として埋め込むことや、任意のテキストを固定値として入力することが可能です。
- Calendly、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付するフローです。
このテンプレートを使用することで、Calendlyに予定が登録された際に、Gmailで資料を送付することができるようになります。
これにより、予定に基づく資料送付が迅速に行え、業務上の手間や誤送信のリスクも抑えられるようになるでしょう。
■概要Calendlyで日程調整が完了した後、参加者への資料送付などを手作業で行っていませんか？手作業での対応は手間がかかるだけでなく、送信漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Calendlyに新しい予定が登録されたタイミングをきっかけに、自動でGmailから資料送付メールを送信できるため、日程調整後のフォローアップ業務を効率化し、スムーズな情報提供を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Calendlyで調整した予定の参加者へ、Gmailを使い手動で資料を送付している方
- 手作業による資料の送付漏れや、対応の遅延といった課題を削減したい方
- 日程調整からフォローアップまでの一連の業務フローを自動化し、効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- Calendlyへの予定登録をトリガーに、Gmailから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。
- 手作業による資料の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者への情報提供に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。例えば、Calendlyの予定情報から取得した参加者のメールアドレスを宛先に設定し、事前に用意した件名と本文で資料を送付する、といったカスタマイズが可能です。
■注意事項- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Calendlyで調整した予定の参加者へ、Gmailを使い手動で資料を送付している方
- 手作業による資料の送付漏れや、対応の遅延といった課題を削減したい方
- 日程調整からフォローアップまでの一連の業務フローを自動化し、効率化したい方
- Calendlyへの予定登録をトリガーに、Gmailから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた情報連携の時間を短縮できます。
- 手作業による資料の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者への情報提供に繋がります。
- はじめに、CalendlyとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとにメールが送信されるように設定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、送信するメールの宛先、件名、本文を任意の内容に設定してください。例えば、Calendlyの予定情報から取得した参加者のメールアドレスを宛先に設定し、事前に用意した件名と本文で資料を送付する、といったカスタマイズが可能です。
- Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
CalendlyとGoogle Chatを連携することで、Calendlyで予定が登録された際、Google Chatに自動で通知することができるようになりました。
これにより、管理画面や通知メールを繰り返しチェックする手間が減り、スムーズに情報を共有できるようになります。
Yoomは初心者の方でも簡単に使い始められる自動化ツールで、プログラミングの知識がなくても問題ありません。
毎日のルーティンワークや、ミスが発生しやすい細かな作業を自動化することで、業務効率が向上し、余裕を持った働き方が目指せます。
Yoomを活用して、業務の効率化を目指してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
