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Calendlyは、スケジュール管理に便利なツールです。カレンダーとの同期や通知機能も充実しており、日々のスケジュールをスムーズに管理するためのサポートを提供します。
しかし、Calendlyで新しい予定が作成されるたびにGoogle Chatで通知を手動で送信していると、その作業に時間を取られ、本来の業務に集中できなくなることがあります。
本記事では、CalendlyとGoogle Chatを連携する際のメリットや、設定の進め方について詳しく紹介します。
今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・CalendlyとGoogle Chatをそれぞれ活用しているが、通知を効率化したいと考えている方
・予約情報をチームでリアルタイムに共有し、対応ミスを防ぎたい方
・営業職やカスタマーサポートで、チームのスケジュール共有を簡略化したい方
CalendlyとGoogle Chatを連携することで、予定が登録されるたびに自動でチーム全体に通知が届くようになるため、最新の情報がスムーズに共有されます。
例えば、営業チームでクライアントとのミーティングが設定された場合、その予定が迅速にチーム全体に通知されます。
誰がミーティングを行うのか、日時やクライアント名、さらには目的などの重要な情報が共有されることで、チーム全体が状況を正確に理解しやすくなります。
さらに、営業マネージャーにとっても、チーム全体のスケジュールや進捗状況をリアルタイムで把握しやすくなるため、必要なサポートや調整を適切なタイミングで行うことができるかもしれません。
結果として、メンバー全員が自分の役割に集中できる環境を整える助けになります。
Calendlyで登録された予定がGoogle Chatに通知される仕組みを活用することで、重要なミーティングを見落としたり、二重予約が発生したりするリスクを軽減できます。
例えば、IT部門で複数のプロジェクトを同時進行しているプロジェクトマネージャーの場合、プロジェクトごとのミーティング予定がCalendlyに登録されるたびにGoogle Chatで通知を受け取ることができます。
自動通知により、どのプロジェクトがいつミーティングを実施するのかを正確に把握し、スケジュールが重ならないように調整することが可能になります。
結果として、スケジュールの重複を抑え、業務の質の向上に繋がるでしょう。
Google Chatへの即時通知により、顧客やクライアントからの予約情報を素早く確認できるようになります。
例えば、カスタマーサポート部門のスタッフがクライアントからの問い合わせを受け、Calendlyを通じて面談予約が設定された場合、Google Chatで即時に通知を受け取ることができます。
これにより、スタッフは事前に顧客の過去の問い合わせ履歴を確認したり、関連資料を揃えたりすることができるようになります。
また、関連する部署や関係者に情報を適切に伝えることが可能となり、統一感のある対応がしやすくなります。
結果として、効率化だけでなく、顧客とのやり取りの質を高める一助となるかもしれません。
本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
[Yoomとは]
今回は、【Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
・CalendlyとGoogle Chatをマイアプリ登録
・Calendlyで予定が登録されたら起動するトリガーの設定
・Google Chatにメッセージを送信する設定
・テストと確認
まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はCalendlyとGoogle Chatをそれぞれ検索して、登録していきます。
まず、Calendlyから登録していきましょう。入力欄にCalendlyと入力するとCalendlyのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
アプリケーションIDとシークレットを入力してください。
「追加」をクリックすると、Calendlyのマイアプリ登録は完了です。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照してください。
Google Chatも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.Client IDとClient Secretを入力してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
入力が終わったら「登録する」をクリックしてください。
以上で、CalendlyとGoogle Chatのマイアプリ登録は終了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にCalendlyとGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.まず、一番上の「予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
Calendlyと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「予定が登録されたら（webhook起動）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.組織uriを設定してください。
組織uriは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。
3.以下の画面が表示されます。「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
1.最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックしてください。
2.Google Chatと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「メッセージを送信」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.スペースのリソース名、メッセージ内容を設定していきます。
入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
スペースのリソース名は候補から選択してください。
メッセージの編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので適宜活用してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存」をクリックしてください。
4.これで、【Calendlyで予定が登録されたらGoogle Chatに通知する】というフローが完成しました。
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
プログラミングの知識がない方でも心配無用。
Yoomなら、ノーコードで簡単に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にもCalendlyを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Calendlyで予定が登録されたらkintoneにレコードを登録するフローです。
このテンプレートを活用すると、Calendlyで予定が登録されると、kintoneにレコードが自動で登録されるようになります。
kintoneへの手動入力が不要になるため、情報登録の漏れを防ぎやすくなり、業務効率を高める助けになります。
2.Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを作成するフローです。
このテンプレートを活用することで、Calendlyで予定が作成されたら、Notionでページを自動で作成できます。
これにより、手動で連絡や情報を整理する手間が減り、効率的な作業環境を整えることができるようになるでしょう。
3.Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付するフローです。
このテンプレートを使用することで、Calendlyに予定が登録された際に、Gmailで資料を送付することができるようになります。
これにより、予定に基づく資料送付が迅速に行え、業務上の手間や誤送信のリスクも抑えられるようになるでしょう。
CalendlyとGoogle Chatを連携することで、Calendlyで予定が登録された際、Google Chatに自動で通知することができるようになりました。
これにより、管理画面や通知メールを繰り返しチェックする手間が減り、スムーズに情報を共有できるようになります。
Yoomは初心者の方でも簡単に使い始められる自動化ツールで、プログラミングの知識がなくても問題ありません。
毎日のルーティンワークや、ミスが発生しやすい細かな作業を自動化することで、業務効率が向上し、余裕を持った働き方が目指せます。
Yoomを活用して、業務の効率化を目指してみてください！
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