AirtableとGoogle Chatを連携して、Airtableに新規情報を追加したらGoogle Chatに自動通知する方法

[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（AirtableとGoogle Chat）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定、アプリ連携
• トリガーボタンをONにして連携動作を確認

※ご案内

• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
  ヘルプ：Google Chatでスペースにメッセージを送る方法
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。プランによって選べる最短の起動間隔が異なるため、事前にご確認ください。

AirtableとGoogle Chatの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをリストアップしました。

Airtable（OAuth）

• Airtableのログイン情報
• 情報を追加する表

• Last Modified Time（最終更新日時）フィールドを追加してください。

• ベースID
  • 表のURLから取得できます。「app〜」から始まる値です。
• テーブル名
  • 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。

Google Chat

• Google ChatとYoomの連携はGoogle Cloud Platformの管理者権限を持つ方のみ実施可能なため、管理者へYoomとGoogle Chat連携を依頼してください。

＞ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

ステップ1　マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回接続するアプリを選び、マイアプリ登録を進めます。

Airtable

検索結果からAirtableを選択します。

アクセスを許可するをクリックすると、Airtableのマイアプリ登録が完了します。

Google Chat

検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。

Sign in with Googleをクリックし、連携するGoogleアカウントを選択します。

各項目にGoogle Cloud Platform上から取得した情報を入力し、追加ボタンをクリックします。

＞ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「レコードが登録されたら」

次に、テンプレートの最初の工程をクリックします。

この工程ではAirtableから表の項目を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Airtableと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガーの起動間隔
  • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

• ベースID
  • URLから取得できます。「app〜」から始まる値です。

• テーブル名
  • 表のURLから取得できます。「tbl〜」から始まる値です。
• Created Timeのフィールド名
  • 行の作成日時を記載するフィールドの項目名を入力します。事前に作成した表の「作成日時」に該当するフィールド名を入力します。
    サンプルで作成した表では「Created Time」と表記しました。

テストをクリックします。
成功すると、初期設定の取得項目がアウトプットとして表示されます。さらに、Airtableの項目を追加するために、同画面下のアウトプットの枠にある「＋取得する値を追加」を選択します。

選択すると、指定したAirtableの表の項目名が表示されます。

• 青丸のプラスをクリックすると、アウトプットとして値が取得できるようになります。
  例えば、今回の場合は赤枠で囲った箇所が私が作成したAirtableの項目名なので、顧客ID〜住所までのボタンをクリックしました。追加した項目は右側に表示されます。
  選択が完了したら右下の「追加」をクリックします。
• レコード名（id）とレコード作成日（Created Time）はデフォルトで取得できるため、追加は不要です。

→テストをクリックします。　→成功　追加した項目もアウトプットとして取得できました。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「メッセージを送信」

次に、テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

この工程でGoogle Chatに通知する定型文を作成します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらの項目は初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google Chatと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• スペースのリソース名
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携済みGoogle Chatのスペース名が表示されます。
    スペース名を選択すると、IDが引用されます。

• メッセージ内容
  • 送信するメッセージの定型文を作ります。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。
    Google Chatに送信する項目を選択すると、引用コードを埋め込めます。引用コードの前に、項目名を入力するとわかりやすいです。

→テストをクリックします。　→成功　

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ5　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えできます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>今回使用したテンプレートについては、こちらです。

もっと活用！Airtableを使った自動化3選

Airtableで顧客情報やスケジュールを一元管理することで、他のアプリと連携した活用の幅がさらに広がります。

1. Google フォームのデータをAirtableに自動登録

Google フォームで収集した情報をAirtableに自動登録できます。手入力が不要になり、入力漏れやミスを防ぎ、顧客情報を効率的に管理できます。

2. Airtableの発注先データをboardに反映

Airtableで登録された発注先情報をboardに自動反映します。手動作業を削減しスムーズな請求業務や情報の共有が可能です。

3. Airtableの情報でGoogle カレンダーに予定登録

Airtableのデータを基にGoogle カレンダーに自動で予定を作成できます。手入力が不要になり、予定管理がスムーズで正確になります。

まとめ

AirtableとGoogle Chatを連携するこのフローボットテンプレートは、情報管理をシンプルにし、チーム全体の連携をスムーズにします。この仕組みを導入することで、通知の手間を削減しながら、必要な情報を正確に共有する仕組みを構築できます。営業活動、プロジェクト運営、イベント準備など、さまざまな業務で活用できます。

<span class="mark-yellow">簡単な設定だけで日々のタスクを効率よく進められる環境を整えられる点が、この自動化の魅力です。</span>下のバナーからテンプレートを使ってみてください！

では、またお会いしましょう！