Brushupのタスク情報をGaroonのカレンダーに自動登録する方法！

チームで業務を進めるにあたって、次のようなお悩みはありませんか？

抱えている案件が多くて、タスクの把握が大変
チームメンバーの予定が分からず、作業の指示や依頼をしづらい
案件の進捗報告に手間がかかり、作業時間が少なくなってしまう

本記事では、Brushupに登録したアイテム情報を基に、自動でGaroonのスケジュール登録を行う方法を紹介します。2つのアプリを連携してこの作業を自動化すれば、Brushupの情報がGaroonに反映されるため、カレンダー登録を手作業で行う必要がなくなります。チームメンバーのタスクを可視化して業務をスムーズに進めるため、ノーコードツールYoomを使った連携設定をおすすめします。Brushupを使った制作物管理とGaroonでのスケジュール管理を行っている方はぜひお試しください。

BrushupとGaroonを連携するメリット

作業効率の向上とエラーの削減

連携により、Brushupに登録したアイテムの情報をGaroonに自動でスケジュール登録できます。手動入力の手間が省け、作業時間の短縮が可能です。これにより、担当者は制作物の校正やフィードバックなど本来の業務に集中できます。
さらに、自動化により、入力ミスや登録漏れ、二重登録といったリスクが減少します。同期された正確な情報をGaroon上で管理できます。チームメンバー間で同じ情報を基に作業するため、誤解や情報の行き違いが発生しづらくなり、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

スケジュールの可視化

Brushupに登録されたアイテム情報がGaroonのスケジュールに自動的に反映されることで、担当者ごとに個別報告しなくても、チーム全体のスケジュールを一目で把握できます。タスクの期限や進捗、重要度を速やかに確認できるため、責任者は優先順位の判別やリソース配分を適切に行えます。

[Yoomとは]

BrushupとGaroonの連携フローの作り方

それでは、BrushupとGaroonの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「Brushupで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. Yoomにログインしてください。

2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: BrushupとGaroonのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、BrushupとGaroonをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※・Brushupの連携に必要なアクセストークンは、Brushupの担当者へお問い合わせください。

‍‍‍‍‍‍ステップ2: Brushupのアイテム作成・更新時に起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：新たにアイテムが登録または更新されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　トリガーの起動間隔、プロジェクトIDを選択・入力してください。
　※起動間隔は、プランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: 日時の表記を変更するアクションの設定

※Brushupのアイテムから取得した期限(日時)を、Garoonに合わせた表記に変更します。

1. フローボットの「テキストからデータを抽出する：正規表現によるデータの抽出」をクリックします。

2. 操作条件を設定します。
　・タイトル：必要に応じて変更できます。
　・抽出対象：ステップ2で取得した期限日のアウトプットを参照してください。
　※「抽出箇所を正規表現で指定」欄は、デフォルトのままにしてください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

3. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Garoonのスケジュールを登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：【スケジュール】予定を登録」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　各項目の入力・設定をしてください。
　※下図は入力項目の一部であり、入力・アウトプット参照内容は一例です。タイトル、メモ、日時欄は、ステップ2～3で取得したアウトプットを活用してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Brushupで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する」フローの完成です。

Garoonを使ったその他の自動化例

他にもGaroonを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートの情報を基に、Garoonの予定登録や更新を行うフローです。ミーティングや商談などのスケジュールをデータベースで管理している場合に役立ちます。また、さらにコミュニケーションツールと連携すれば、予定日が近くなった時にリマインダーを送ることも可能です。

2. Googleフォームの回答が送信された際に、Garoonに予定を登録するフローです。説明会や面談の予約フォームの送信内容を自動でスケジュール登録することで、回答の確認や転記の手間を省くことができます。さらに、ダブルブッキングの防止にも役立ちます。

まとめ

BrushupとGaroonの連携により、アイテムに登録した情報の自動転記が可能です。これにより、スケジュール登録における手動入力の手間を省き、正確な情報を迅速に共有できます。タスクやスケジュールを可視化し、チーム全体でのスケジュール管理を効率化しましょう。チーム全員が互いのスケジュールを把握できることで、コミュニケーションの円滑化も期待できます。
ぜひ、Yoomを使ってこの連携を試してみてください。