TimeRexとGaroonを連携して、TimeRexで予定が登録されたらGaroonに自動登録する方法

スケジュール管理はビジネスの現場において、とても大事な作業と言えます。
どちらもスケジュール管理に便利なアプリケーションですが、連携させると運用がもっと楽に、そして簡単になります。
手動で予定を登録していると、入力ミスや予定が重複してしまいがちですが、そういったトラブルを防ぐことが可能です。
本記事では「TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する」フローの作成方法をご紹介します。
メリットや自動化の設定についても詳しく記載しているので、見ていただけるとうれしいです。

TimeRexとGaroonを連携するメリット

TimeRexとGaroonを連携すると、一元で予定登録ができ、入力作業が楽になります。
以下にアプリを連携するメリットをまとめてみました。

メリット1:一元で予定管理ができる

TimeRexとGaroonを連携することで、一元で予定管理ができるというメリットが挙げられます。
たとえば、TimeRexで予定が登録された際に、Garoonにも予定を登録することが可能です。
営業担当者が顧客とアポイントの設定をしてすぐに、Garoonにも自動的に予定が同期されるので、チーム内の情報共有がスムーズに行えます。
これにより、予定登録の二重登録や予定情報の共有忘れも防げるため、業務効率が高まるでしょう。

メリット2:入力作業が楽になる

TimeRexとGaroonを連携すると、入力作業が楽になるというメリットが挙げられます。
アプリを連携しないまま利用していると、それぞれのアプリに手動で予定を登録しなければなりません。
しかし、アプリを連携しておくことで、予定を何度も登録する必要がなくなります。
これにより、頻繁にスケジュールの調整や更新を行うチームリーダーやプロジェクトマネージャーにとって、予定登録の負担が少なくなるでしょう。
また、手入力のミスも減少するため、正確な予定情報を得ることができます。

Yoomでアプリを連携するメリット

アプリ連携にはたくさんの種類があって、どれをどのように利用すればいいのか分からないという方も多いですよね。
Yoomを利用すれば、誰でも簡単にノーコードでアプリ連携ができます。
今まで連携に挑戦しようとして諦めていた方やハードルが高すぎて見て見ぬふりをしていた方にオススメです。
自動化の設定も指示された通りに入力するだけなので、難しいことは一切ありません。
私自身も面倒くさいことや難しいことは苦手ですが、そんな私でもできたので、安心してくださいね。
今回はテンプレートを使用しており、設定を少し変更するだけでできるため簡単です。
画面を見ながら、自動化の設定を一緒に行いましょう。

TimeRexとGaroonの連携フローの作り方

今回は「TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する」テンプレートの設定をご紹介します。

TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する

試してみる

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■概要

TimeRexで日程調整が完了した後、その予定をGaroonへ手作業で登録する手間を感じていませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、TimeRexで新しい予定が登録されると、その情報がGaroonのスケジュールへ自動で同期されるため、こうした課題をスムーズに解消し、日程調整後の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• TimeRexとGaroonを併用し、スケジュールを手作業で登録している方
• 日程調整後の社内共有やスケジュール反映の遅れに課題を感じている方
• 手作業による予定の転記ミスや登録漏れをなくし、業務を正確に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• TimeRexで予定が確定すると自動でGaroonに登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になることで、日時や参加者の登録間違い、予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとTimeRexをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」アクションを設定することで、新しい予定が登録された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した予定の情報に基づいて後続の処理を分岐させる条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGaroonの「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、TimeRexから取得した情報をもとに予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、TimeRexから取得した情報（例：予定名や参加者情報など）をもとに、特定の条件に合致する場合のみGaroonへ登録するといった設定が可能です。
• Garoonに予定を登録する際に、件名や設備情報、メモ欄などに、TimeRexから取得した情報を変数として設定したり、任意の固定テキストを追加したりと、柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Garoon、TimeRexのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

3ステップで設定が完了するので、煩わしいことは一切ありません。

1. Webhookを受信したら起動するフローボットの設定
2. イベントタイプが予定の確定でない場合分岐するオペレーションの設定
3. 予定を登録するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

TimeRexとGaroonをYoomと接続する方法

YoomにTimeRexとGaroonを連携するマイアプリ登録から行います。
このマイアプリ登録をしておくと、後の自動化の設定が簡単になります。

まずは、TimeRexのマイアプリ登録からしていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ名が一覧で表示されるので、TimeRexを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

• 「アカウント名」→任意の管理用の値を入力　例)管理者アカウント
• 「アクセストークン」→「yoom」と入力
  

次にGaroonのマイアプリ登録を行うので、先ほどと同様にGaroonを選択してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。

• 「アカウント名」→管理用の名前を設定　例)tanaka@yoom.fun
• 「アクセストークン」→ログイン名とパスワードを「ログイン名:パスワード」という形式で接続した文字列をbase64エンコードしたものを設定
  

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄に表示されます。

TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する

試してみる

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■概要

TimeRexで日程調整が完了した後、その予定をGaroonへ手作業で登録する手間を感じていませんか？この二重入力は時間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、TimeRexで新しい予定が登録されると、その情報がGaroonのスケジュールへ自動で同期されるため、こうした課題をスムーズに解消し、日程調整後の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• TimeRexとGaroonを併用し、スケジュールを手作業で登録している方
• 日程調整後の社内共有やスケジュール反映の遅れに課題を感じている方
• 手作業による予定の転記ミスや登録漏れをなくし、業務を正確に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• TimeRexで予定が確定すると自動でGaroonに登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記が不要になることで、日時や参加者の登録間違い、予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GaroonとTimeRexをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」アクションを設定することで、新しい予定が登録された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した予定の情報に基づいて後続の処理を分岐させる条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでGaroonの「【スケジュール】予定を登録」アクションを設定し、TimeRexから取得した情報をもとに予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、TimeRexから取得した情報（例：予定名や参加者情報など）をもとに、特定の条件に合致する場合のみGaroonへ登録するといった設定が可能です。
• Garoonに予定を登録する際に、件名や設備情報、メモ欄などに、TimeRexから取得した情報を変数として設定したり、任意の固定テキストを追加したりと、柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Garoon、TimeRexのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページより変更可能です。
初めにTimeRexの設定から行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
• 「TimeRexと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→Webhookを受信したら
  

以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhookURLをコピーしましょう。
TimeRexの管理画面を開いて、「チーム連携>サービス連携>Webhook」と進み、YoomのWebhookURLを設定してください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、予定の登録が確定している場合としていない場合に分ける設定を行うので、「イベントタイプが予定の確定でない場合」をクリックしてください。
Yoom上にある分岐というオペレーションを使用します。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→Webhookを受信したら
• 「アウトプット」→Webhookタイプ

分岐条件

• 「Webhookタイプ」、「値と等しくない」、「event_confirmed」

「保存する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Garoonと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→【スケジュール】予定を登録
  

以下の画面が表示されたら、設定をしてください。

• 「サブドメイン」→「https://●●●●●●●.cybozu.com/」の「●●●●●●●」部分がサブドメイン
  ※GaroonのURL内から取得が可能です。
• 「予定のタイプ」→任意で設定
• 「開始日時」→「2022-09-27T14:00」という形式で設定

参加者

• 「参加者のタイプ」→任意で設定
• 「ユーザーのログイン名または組織コード」→候補から選択するか、ログイン名または組織コードを指定

他にも必要な項目があれば、入力しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、設定完了です。

まとめ

本記事では「TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する」フローの紹介をしました。
この自動化により、予定の登録が一度で済むので、入力する手間が省けます。
また、予定管理で起こりがちな二重登録や共有忘れも防げます。
登録されていた予定に気づかず、同じ日に登録してしまうことも起こりにくいです。
Yoomのテンプレートを利用することで、イチから自動化の設定を行わなくていいのも便利なところです。
Yoomを活用して予定の登録もそれ以外の作業も効率化させましょう。