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「Brushupのアイテムを手動で編集不可にするのを忘れてしまった…」
「毎回、特定のタイミングで複数のアイテムを編集不可に設定するのが面倒で時間がかかる…」
このように、Brushupでのコンテンツ管理において、ステータスの手動変更に手間を感じたり、設定漏れによるトラブルに悩んだりしていませんか？
もし、あらかじめ設定したスケジュールに合わせて、Brushup上の特定プロジェクト内にあるアイテムをすべて自動で編集不可にできる仕組みがあれば、こうした管理業務の手間を削減可能です。
これにより、コンテンツのバージョン管理を徹底しながら、よりクリエイティブなコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
YoomにはBrushupのアイテムを編集不可にする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、設定したスケジュールに合わせて自動でBrushupの特定プロジェクト内のアイテムを全て編集不可にするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
※今回連携するアプリの公式サイト：Brushup
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
「新規接続」をクリックすると「アプリ一覧」が表示されます。
Brushupを検索してください。
Brushupの新規登録画面が表示されます。
「アカウント名」は、任意の名前を入力しましょう。
「アクセストークン」はBrushupの担当者に問い合わせて入力してください。
入力できたら「追加」ボタンをクリックし連携完了です！
では、ここから自動化フローを作成していきます。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
下記画面が表示されたら、「OK」を押して設定を進めましょう！
スケジュール設定では、日付指定・曜日指定・Cron指定など、さまざまな起動タイミングを自由に選べます。
Cron設定を利用することで、実行頻度をより細かく調整できます。
今回は例として、毎週月曜日の9時になったら起動するように設定しました！
実際の使用状況に合わせて設定しましょう。
設定できたら「完了」ボタンを押してください。
まずは、事前準備としてBrushupにテスト用のプロジェクトを作成しアイテムを2つ以上追加してください。
（内容は自由に設定してOKですが、繰り返し機能を使用するため必ず2つ以上アイテムを追加しましょう。）
例として、下記画像のように設定しました。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認してください。
確認できたら、次のページに進みましょう。
プロジェクトIDには、先ほど事前準備でテスト用に作成したプロジェクトの画面を開きURLから設定してください。
▼参照：赤枠部分がプロジェクトIDになります。
設定が完了したら、テストを実行します。
テストが成功すると、取得した値が表示されるので確認し「完了」ボタンを押しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
続いて、指定したプロジェクト内のすべてのアイテムを編集不可にするため、同一の処理を繰り返し実行する設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値は、「アイテムIDの一覧」が取得できるようにデフォルトで設定されています。
設定内容の確認ができたら、「完了」ボタンを押してください。
最後に、指定したプロジェクトのアイテムを編集不可にするための設定を行います。
「アイテムの編集不可」という項目をクリックしましょう。
プロジェクトIDも、ステップ4で設定したIDと同様のものを入力しましょう。
アイテムIDは、取得した値から「アイテムIDの一覧のループ変数」が設定されているので、このままにしてください。
※取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定完了後、テストを実行します。
テストが成功したら、完了ボタンをクリックしてください。
Brushupの画面を開き、指定したプロジェクトのアイテムにロックがかかっているのを確認しましょう。
今回は、テストのため1つのアクションのみロックがかかっている状態です。実際にフローを起動するとすべてのアイテムにロックがかかります。
すぐに、すべてのアイテムにロックがかかるか確認したい場合は、一旦スケジュールトリガーを変更しテストしてみましょう！
（確認後は、スケジュール設定を元に戻すのを忘れないようご注意ください。）
これで、「自動でBrushupの特定プロジェクト内のアイテムを全て編集不可にする」フローの完成です！
レビュー・校正管理と各種業務システムを連携し、情報転記・通知を自動化。
フォームやチャットから受信した情報を基に、レビュー対象を自動登録したり、完了時に別プロジェクトへ自動コピー。
情報共有の漏れを防ぎ、業務効率と進捗管理の精度を向上します。
■概要
Brushupで新しくコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。
BrushupとGoogle Chatを連携するとBrushupに投稿されたコメントをGoogle Chatに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Brushup、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Brushupで新しくコメントが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
BrushupとMicrosoft Teamsを連携するとBrushupに新しくコメントが投稿される毎にMicrosoft Teamsに自動的に通知することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Brushup、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Brushupでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客の問い合わせ内容や進捗状況の管理に使用している担当者
・チケットを活用してタスク管理を行なっている方
2.Brushupを活用したコンテンツ作成や管理を行う方
・デザインの校正を行う方
・誤字脱字チェックやコンテンツ内容の修正に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客とのコミュニケーションを円滑にすることで、顧客満足度を向上させるのに有効的なツールです。
Brushupで登録されているタスクとZendeskのチケットを紐付けることで顧客ごとの課題解決を迅速に行うことができ、業務を円滑に行うことができます。
しかし、Brushupのタスクが完了したら都度Zendeskに手作業で反映させるのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このフローを使用すると、Brushupのタスク完了を自動でZendeskに反映するため、時差なく情報共有を行うことができます。
チーム内への情報共有を自動化することで、手作業によるミスや漏れを未然に防ぐことにつながります。
■注意事項
・Zendesk、BrushupのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.フィードバックのやり取りでBrushupを活用している方
・Brushupを通じて制作物のレビューや修正を行っている方
・Brushupで登録したアイテムをMicrosoft Excelに自動で追加したい方
2.管理業務でMicrosoft Excelを利用している方
・制作物の進行状況をMicrosoft Excelで管理している方
・Microsoft ExcelへのBrushupのアイテム追加を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupを利用することで、制作物のレビューや修正を効率的に進めることができます。
しかし、BrushupのアイテムをMicrosoft Excelにも手動で追加している場合、手間だと感じているかもしれません。
Microsoft ExcelへのBrushupのアイテム追加を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Brushupで新しいアイテムが登録されるとMicrosoft Excelにも追加されるため、管理業務を効率化することができます。
また、Brushupでの対応状況が可視化されるため、チーム全体での進捗をスピーディーに把握することが可能です。
■注意事項
・Brushup、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらTrelloに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.制作物の管理でBrushupを活用している方
・業務でBrushupを導入しているチーム
・制作物に対するフィードバックの収集や管理をしているプロジェクトマネージャー
2.TrelloでBrushupのアイテムを管理している方
・BrushupのアイテムをTrelloで一元管理している方
・TrelloとBrushupの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupを利用することで、制作物に対するフィードバックの収集や管理を効率的に行うことができます。
しかし、BrushupのフィードバックをTrelloにタスクとして追加している場合、手動による追加作業は手間です。
このテンプレートは、Brushupで新たにアイテムが追加されるとTrelloにタスクとして追加することができます。
Trelloにタスクを追加する手間が無くなるため、常にタスクにおける最新情報を確認できるようになり、作業の抜け漏れを防止することができます。
また、タスクの自動追加により、Trelloにおけるタスク管理も楽になるため、プロジェクト管理における管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Brushup、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで新たにアイテムが登録されたらWrikeに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Brushupを導入しているチーム
・Brushupを活用しているデザイン部門の方
・タスク管理やプロジェクト管理をBrushupで行う方
2.業務でWrikeを利用している方
・業務の用途に合わせてタスク管理ツールを使い分けている方
・Wrikeへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Brushupは制作業務におけるレビューやフィードバックで活用することができます。
しかし、Brushupに登録されたアイテムをWrikeに手動で追加している場合、毎回の転記作業は時間がかかり、追加漏れが発生する恐れがあります。
BrushupのアイテムをWrikeに自動で追加したい方に、このフローは適しています。
このフローを利用することで、Brushupでアイテムが登録されるとWrikeにも自動で追加できるため、追加漏れの懸念が無くなります。
Wrikeへのタスク追加が自動化されるため、手動作業が不要となり、タスクをスピーディーかつ効率的に進めることが可能です。
■注意事項
・Brushup、WrikeのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Brushupで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でBrushupを利用している方
・Brushupを活用してフィードバックやレビュー依頼を行っている方
・制作業務に携わっている方
2. 管理業務でGoogleカレンダーを利用している方
・スケジュール管理をGoogleカレンダーで行っている方
・Brushupのタスク期日をGoogleカレンダーに連携したい方
■このテンプレートを使うメリット
BrushupにおけるタスクをGoogleカレンダーでチームメンバーと共有している場合、毎回の登録作業は手間です。
また、Googleカレンダーへの反映が遅れてしまうとタスクの期日の共有にタイムラグが生じてしまい、業務の遅延が発生する恐れがあります。
Brushupに登録されたタスクをGoogleカレンダーに効率的に反映させたいという方に、このフローは適しています。
このフローでは、Brushupにタスクが登録されるとタスクの期日をGoogleカレンダーに自動で登録できるため、チームメンバーとの期日の共有がスピーディーなります。
タスクの期日が正確にGoogleカレンダーに連携されることで、作業漏れを防止し、スケジュール管理を効率化することが可能です。
■注意事項
・Brushup、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Chatworkでメンションされたら、Brushupに連携して特定のアイテム情報を取得するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkを主なコミュニメーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・部署を超えたやりとりが発生する企業の方
2. Brushupを使用して校閲等行なっている方
・自身の制作物をチェックしてもらいたい業務委託を受けているデザイナー
・企業のマーケティングに関するものを制作するコンテンツクリエイターやマーケター
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkでのメンションをトリガーにフローボットが起動するため、メッセージの確認がなくても業務を進めることができます。
・特定のアイテム情報を自動で取得できるため、手作業によって探す手間が省け、業務の効率化につながります。
■注意事項
・Brushup、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：アイテムを編集不可にしたことをSlack等で通知できますか？
A：
はい、可能です。
ステップ6で設定した「アイテムの編集不可」アクションの下にある＋ボタンをクリックしSlackで「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加することでSlackに通知するフローを作成できます。
後続のタスクを促したり、チームの状況を可視化したりできますよ！
Q：スケジュール以外のタイミングで自動実行できますか？
A：
はい、可能です。
「スケジュールトリガー」の右上にカーソルを合わせると✕マークが表示されるのでクリックしましょう。
削除後は「手動起動」トリガーが自動で設定されます。
その他のトリガーに変更したい場合は「変更」マークをクリックし設定してください。
