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「Calendlyで日程調整が完了したら、次にZoomでミーティングURLを発行して、相手に送付して…」
「急な予定変更で、またZoomのURLを作り直さないと…」
このように、CalendlyとZoomを併用する中で、日程調整後のミーティング設定という一連の手作業に、地味な手間やストレスを感じていませんか？
手作業であるがゆえに、URLを送り忘れたり、間違った情報を伝えてしまったりといったヒューマンエラーの懸念もつきまといます。
もし、<span class="mark-yellow">Calendlyで予定が作成された瞬間に、Zoomのミーティングが自動で作成され、必要な情報が関係者に共有される仕組み</span>があれば、こうした手作業の手間やミスから解放されるはずです。
これにより日程調整後のコミュニケーションコストを削減し、より重要なミーティングの準備などに時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CalendlyとZoomを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CalendlyとZoomのAPIを連携すれば、Calendlyでの予定作成をトリガーとして、Zoomの操作を自動化することが可能になります。これにより、これまで手作業で行っていた一連の業務フローを効率化し、ミスをなくすことができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにCalendlyとZoomの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Calendlyで新しい予定が作成されるたびに、手動でZoomミーティングを設定し、参加者にURLを共有する作業は手間がかかり、共有ミスや遅延の原因にもなります。この連携を利用すれば、<span class="mark-yellow">Calendlyで特定の条件に合致する予定が作成された際に、Zoomミーティングを自動で作成できます。</span>
このフローは特定の条件で処理を分岐させることができるため、「特定のイベントタイプの予定が作成された場合のみZoomミーティングを作成する」といった柔軟な自動化が実現でき、手作業によるURL発行・共有の手間とヒューマンエラーをなくします。
それでは、さっそく実際にCalendlyとZoomを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでCalendlyとZoomの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly／Zoom
[Yoomとは]
今回は「Calendlyで特定条件の予定が作成されたら、Zoomにミーティングを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはYoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
各アプリの連携方法はナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
次にテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「予定が登録されたら(webhook起動)」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
組織urlを入力します。
入力欄をクリックすると連携したアカウントに基づいた選択肢が表示されますので、候補の中から選びましょう。
この後、連携テストをおこないますので、Calendlyでテスト用の予定を登録しておきましょう。
準備ができたら、Yoomの画面に戻りテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功したら「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「保存」をクリックし、アプリトリガーの設定完了です！
特定の条件の場合のみフローを進行させるよう分岐の設定を進めていきましょう。
赤枠の「分岐する」をクリックします。
タイトルは任意でわかりやすいものを、オペレーションはデフォルトのままで進めます。
取得した値の欄には分岐条件の対象にしたいものを選びましょう。
分岐条件を設定します。今回は「TEST」という値を含む場合のみ、この後設定するアクションに進むようにしてみました。
つまり、Calendlyの予定名の中にTESTというワードが含まれている場合のみZoomミーティングを作成するということになります。
このように任意の設定を行ってください。
次に、先ほどの分岐で設定した条件に当てはまった場合に、Zoomでミーティングを作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「ミーティングを作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
メールアドレスを入力します。
ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを指定しましょう。
トピックの欄は先ほどCalendlyのトリガー設定時に取得した値の中から選びましょう。
今回は予定名をトピックとしました。
開始日時も同じく取得した値から選びます。
会議時間は、分単位の数字を入力してください。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Zoomで新しくミーティングが作成されていますので確認してみてください。
確認できたら、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
CalendlyやZoomのAPIを活用することで、商談調整や会議運営に関する業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Calendlyを活用した自動化では、予定の登録や作成をトリガーに、CRMやスプレッドシート、メール送信などの業務を効率化できます。
例えば、ミーティングが登録された際にHubSpotやSalesforceへ情報を自動登録することで、営業チームのリード管理をスムーズに行えます。また、Google Driveへのフォルダ作成やShopifyへの顧客登録など、商談前後の関連タスクも自動化できます。社内外の連携を一元管理したいチームに最適です。
Zoomによる自動化は、ミーティング終了後の記録・共有や、会議スケジュールの発行・通知を効率化します。
会議の文字起こしデータをNotionやGoogleドキュメントに保存するほか、録画URLをChatworkやDiscordに通知するなど、情報共有をスムーズに行えます。また、Salesforceやフォーム連携により、ミーティング登録やカレンダー追加まで自動化可能です。社内会議や商談記録を正確かつスピーディに管理したい組織におすすめです。
CalendlyとZoomの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日程調整のたびに手作業で行っていたZoomミーティングの発行と共有作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも減少できます。</span>
これにより、ミーティング設定という細かなタスクに気を取られることなく、担当者は本来注力すべき顧客との対話やその準備に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Zoomのパスコードも設定可能？
A：はい、ミーティングを作成するアクション設定の際に、パスコードの設定が可能です。
Q：この連携に必要な各ツールのプランは？
A：CalendlyとZoomについては無料プランでご利用いただけます。
ただし、分岐オペレーションはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっておりますので、Yoomのフリープランをご利用の場合にはエラーとなってしまう点にご注意ください。
料金プランについて
Q：分岐条件には具体的にどのような情報が使えますか？
A：条件として指定する「取得した値」は、参加者の名前、メールアドレスなどさまざまな分岐条件を指定できます。
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