Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
- 重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
- 日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにタスクが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録忘れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議への参加漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を活用し、ミーティングの開始時間を任意の形式で抽出します
- 次に、オペレーションの計算機能を活用し、ミーティング開始時間をもとにリマインドしたい日時を算出します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、ミーティング情報と算出した日時を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを指定することで、特定のユーザーが作成したミーティングのみを対象にワークフローを起動させることが可能です。
- Outlookのタスク作成アクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「午前の打ち合わせに午後の定例、夜はクライアントとのZoom…」
気づけば一日がミーティングでいっぱい。
リマインド設定やスケジュール入力に追われていませんか？
会議が増えると、リマインド設定やタスク登録に時間を取られがちです。
少しの抜けで参加者に連絡が届かず、慌てて対応することもありますよね。
そんな時、Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、自動でリマインド用のタスクを作成する仕組みがあれば便利だと思いませんか？
そうすれば、リマインドの手間を減らせば、会議の準備や調整に時間をかけられるようになりそうですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティングのリマインドを自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
- 重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
- 日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにタスクが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録忘れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議への参加漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を活用し、ミーティングの開始時間を任意の形式で抽出します
- 次に、オペレーションの計算機能を活用し、ミーティング開始時間をもとにリマインドしたい日時を算出します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、ミーティング情報と算出した日時を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを指定することで、特定のユーザーが作成したミーティングのみを対象にワークフローを起動させることが可能です。
- Outlookのタスク作成アクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomミーティングが作成されたらOutlookにリマインドタスクを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが作成された際に、Outlookにリマインドタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定とAI・日時計算・Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
- 重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
- 日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにタスクが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録忘れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議への参加漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を活用し、ミーティングの開始時間を任意の形式で抽出します
- 次に、オペレーションの計算機能を活用し、ミーティング開始時間をもとにリマインドしたい日時を算出します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、ミーティング情報と算出した日時を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを指定することで、特定のユーザーが作成したミーティングのみを対象にワークフローを起動させることが可能です。
- Outlookのタスク作成アクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：ZoomとOutlookをマイアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Zoomのマイアプリ連携
以下よりご確認の上、連携をお試しください。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下よりご確認の上、連携をお試しください。
上記を行うとマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
- 重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
- 日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにタスクが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録忘れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議への参加漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を活用し、ミーティングの開始時間を任意の形式で抽出します
- 次に、オペレーションの計算機能を活用し、ミーティング開始時間をもとにリマインドしたい日時を算出します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、ミーティング情報と算出した日時を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを指定することで、特定のユーザーが作成したミーティングのみを対象にワークフローを起動させることが可能です。
- Outlookのタスク作成アクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
Webhookについて、Yoom画面の注釈通り設定を行います。WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookに関する設定が済んだら、ホストIDを候補より入力してください。
ここでWebhook感知用にZoomでミーティングを作成します。
タイムゾーンは日本にいる方の場合「大阪、札幌、東京」にしておくと、のちの設定がスムーズです。
Zoomでミーティングを作成したらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：AIで開始時間の整形・抽出を行う
AIで開始時間をのちのオペレーションに適した形に整形し、抽出を行います。「テキスト抽出」をクリックしてください。
デフォルトのアクションでは2タスクが使われます。
問題がない場合はそのままでOKです。
「変更」をクリックすることで、変換タイプを変更できます。
タスクの実行数について詳しく知りたい場合は、タスク実行数を調べる方法を参考にしてみてください。
詳しい設定方法については、以下のリンク先をチェックしてみてくださいね。
設定が終わったら次へ進みます。
対象のテキストは取得した値より「開始日時」を選択します。
抽出したい項目は「開始日時」、指示内容は例に倣って「YYYY-MM-DD HH:MM形式、かつJSTで抽出してください」としています。
※JST (Japan Standard Time) 日本標準時
テストボタンを押し、YYYY-MM-DD HH:MM形式、かつJSTに修正されればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：リマインドを行う時間を設定する
次にリマインドを行う時間を減算を用いて出力していきます。「日時・日付の加算減算」をクリックしてください。
変換対象の日時・日付の欄は、取得した値より前段階で整形・抽出した「開始日時」を入力してください。
今回はミーティング予定時刻の一時間前にリマインドを行いたいので、以下のように「開始時刻」より「-1時間」の設定を行っています。
変換対象の日時・日付形式に関しては、YYYY-MM-DD HH:MM形式のものを選択してください。
上記設定が完了したらテストボタンを押します。テストが完了し、取得した値が「リマインドを行いたい時刻」になっているか確認してください。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ6：Outlookでリマインド設定対応のタスクを作成する
最後にOutlookでリマインド設定対応のタスクを作成していきます。「タスクを作成する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
ユーザーIDは、タスクを作成したいユーザーを候補から入力してください。
タスクリストIDも同様に候補から入力いただけます。
タスクのタイトルは、取得した値から「トピック」を選んでください。
ここで取得した値から選択することにより、毎回固定した値ではなく、常に最新の値を利用できます。
「期限」はミーティング自体の開始時間を取得した値より入力します。
「リマインド日時」は計算後の値から、リマインドを行いたい日時を選択します。
他にも詳細を設定できますので、任意で設定してください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
Outlookのタスクも見に行ってみましょう。タスクが追加されていれば成功です。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Zoomを使ったその他の自動化例
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
SlackやMicrosoft Teams、Google Chatなどへの自動通知も可能です。
さらに、Wixのフォーム送信やDiscordで特定のメッセージが投稿された際に、Zoomミーティングを自動で立ち上げることもできます。
自動化を活用することで、スケジュール作成から通知までの一連の流れをノーコードで自動化でき、日々の業務をより快適に整えられます。
Discordで特定条件のメッセージが投稿されたら、Zoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Discordでのコミュニケーションが活発になる中で、急な打ち合わせのためにZoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。特定のメッセージをきっかけに手動でスケジュールを調整したり、URLを発行して共有したりするのは時間もかかり非効率です。このワークフローは、Discordの特定メッセージに反応して自動でZoomミーティングを作成するため、こうした連携の手間を解消し、スムーズなオンライン会議の開催を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordでの議論をきっかけに、シームレスにZoom会議へ移行したいと考えている方
- DiscordとZoom間のミーティング設定やURL共有といった手作業を効率化したい方
- 特定のキーワードを含む投稿があった際に、ミーティング設定を自動化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿から手動でZoomミーティングを作成し共有していた時間を短縮し、迅速な打ち合わせの開始を可能にします
- ミーティングURLの発行ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な会議設定と案内を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージ内容が特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、ミーティングの議題などをメッセージ本文から抜き出します
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワード（例：「MTG希望」など）がメッセージに含まれている場合のみZoomミーティングを作成するなど、実行条件を自由に設定できます
- トリガーとなるDiscordの設定では、ワークフローを起動させたい特定のサーバーIDおよびチャンネルIDを任意で指定してください
■注意事項
- Discord、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GaroonとZoomの両方を利用している営業担当者
・Garoonで登録した予定をZoomにも自動で反映させたい方
・スケジュール管理の手間を減らし、ダブルブッキングを防ぎたい方
2.GaroonとZoomの連携による業務効率化を検討している企業
・複数のスケジュール管理ツールを利用していることによる非効率を解消したい方
・情報共有を促進し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Garoonに予定が登録されたら、その予定を元に自動的にZoomでミーティングを作成するため、業務の効率化を図ることができます。
・Garoonで登録した予定から、Zoomでミーティングを作成する手間が省けるため、業務効率が向上します。
■注意事項
・Garoon、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
毎日のZoom会議の予定を手作業で確認し、チームのSlackチャンネルに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に会議が多い日には、情報の転記ミスや共有漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にその日のZoomミーティング情報を自動で取得し、指定のSlackチャンネルへ通知できます。これにより、共有の手間やヒューマンエラーをなくし、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとSlackを使い、チームの会議スケジュールを手作業で共有している方
- 毎日の会議情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、情報共有を正確に行いたい方
- 日々の繰り返し作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にZoomの会議情報を自動で取得し通知するため、これまで情報共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による会議情報の転記ミスや共有漏れのリスクをなくし、チームへ正確な情報を確実に共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「毎日9時になったら」のようにフローを起動する日時を設定します。
- 次に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングの一覧を取得」アクションを設定して、その日の会議情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した会議情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動する日時を自由にカスタマイズできます。例えば、業務開始時間の9時に設定したり、お昼前にリマインドとして設定したりすることが可能です。
- Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文は、Zoomから取得した会議名や時間などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- ZoomとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日Zoomの会議情報をTelegramに通知する
試してみる
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をTelegramに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを利用してリモート会議を行っている方
・毎日Zoomにアクセスして会議情報の確認を行っている方
・頻繁にリモート会議を行っている営業担当者
2.Telegramを利用して業務に関するやりとりをしている方
・予定されている会議を抜漏れなく正確に把握したい方
・直接ZoomにアクセスせずにTelegram上で会議情報を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Zoomの会議情報をTelegramに自動通知することができます。
毎回Zoomにアクセスして情報を確認していた方は、このテンプレートにより、ZoomにアクセスすることなくTelegram上で確認できるようになります。
これにより、情報の確認が簡単になるため、把握漏れを防ぐことができます。
また、チームメンバーへの情報共有としても有効です。
毎日Telegramに通知が送られるため、メンバー間で予定されている会議の共有ができ、情報の可視性が向上します。
誰がどんな会議を予定しているかわかりやすくなるでしょう。
■注意事項
・ZoomとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでオンライン会議の予定を立てる際、手動でZoomミーティングを作成し、参加者へURLを共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Zoomミーティングの作成から招待メールの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの会議設定とZoomのURL発行を手作業で行っている方
- 会議の招待メールの作成や送付に時間がかかり、業務の非効率を感じている方
- 手作業によるURLの共有ミスや招待漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、ZoomのURL発行とメール通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、会議URLの貼り間違いや招待メールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、カレンダーの予定情報から会議名や参加者などを抽出します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を設定し、作成されたZoomミーティングの情報を記載したメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能を追加することで、「定例」や「1on1」など、予定の件名に含まれる特定のキーワードに応じて処理を分けるといったカスタムが可能です。
- メールの本文には、Googleカレンダーの予定名や日時、ZoomミーティングのURLやパスワードといった情報を変数として埋め込み、自動でパーソナライズできます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、Zoomから本日の予定を取得して、Google Chatでリマインド通知する
試してみる
■概要
毎朝、その日のZoomミーティングの予定を確認し、手作業でリマインド通知を送るのは手間ではありませんか。特に多くの会議を抱える日には、確認漏れや通知忘れといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にZoomから自動で予定を取得して、Google Chatへ通知できるため、定型業務から解放され、重要な予定の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンラインミーティングが多く、毎日の予定確認に手間を感じている方
- チームのスケジュールを管理し、Google Chatでリマインドを行っている方
- 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日決まった時間にZoomの予定が自動で通知されるため、予定の確認やリマインド作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による予定の見落としや通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な会議への参加漏れを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogle ChatをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、毎日決まった時間など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングの一覧を取得」アクションを設定し、その日のミーティング情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、取得したミーティング情報を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動する頻度や曜日、時間を任意で設定できます。例えば「平日の毎朝8時」など、業務スタイルに合わせて変更してください。
- Google Chatの通知設定では、メッセージを送信するスペースやメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Wixでフォームが送信されたらZoomミーティングを作成し、主催者へ通知する
試してみる
■概要
Wixのフォームから問い合わせや予約が入った際、都度Zoomミーティングを手動で作成し、関係者へ共有することに手間を感じていませんか？手作業での対応では、日程の調整ミスやURLの共有漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Wixでフォームが送信されるとZoomミーティングの作成から主催者への通知までが自動で完結するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- WixのフォームとZoomを連携させ、日程調整業務を効率化したいと考えている方
- フォームから受け付けた問い合わせに対し、手動でのZoom発行や通知に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング設定での連絡漏れや、入力ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、手作業で設定していた時間を短縮できます。
- ミーティング情報が自動でSlackに通知されるため、URLの共有漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Wix、Zoom、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、フォームの内容から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでZoomを選択し、抽出した情報をもとに「ミーティングを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、作成したミーティング情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でのデータ抽出では、Wixフォームから取得した情報の中から、氏名や連絡先などZoomミーティングの作成に必要な項目を任意に設定して抽出できます。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定できるほか、メッセージ本文もWixやZoomで取得した情報を組み込んだ形で自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Wix、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが作成されたら、LINE公式アカウントで通知する
試してみる
■概要
セミナーやオンラインミーティング作成時、開催案内はどのように管理されていますか？Zoomでミーティングを作成した後、手作業でLINE公式アカウントから通知を送るのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ZoomとLINE公式アカウントのAPI連携により、ミーティング作成をトリガーにセミナーの案内を自動で通知できます。セミナーなどの管理業務を効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで開催するセミナー連絡を効率化したいと考えている方
- LINE公式アカウントを活用し、セミナーの案内連絡を自動化したいマーケティング担当者の方
- API連携を活用して、手作業によるセミナーの案内業務をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでのミーティング作成後、自動でLINE公式アカウントから通知が送信されるため、案内業務にかかる時間を短縮できます
- 手作業による通知の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとLINE公式アカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントを選択し、「テキストメッセージを送信」アクションを設定して、通知内容を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを持つユーザーがミーティングを作成した場合のみフローを起動するように設定が可能です
■注意事項
- Zoom、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
- ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
- ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます。
- 手動での通知によるメッセージの誤送信や、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したミーティングのトピックや開始時間などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
- 重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
- 日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにタスクが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録忘れや日時設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、会議への参加漏れのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を活用し、ミーティングの開始時間を任意の形式で抽出します
- 次に、オペレーションの計算機能を活用し、ミーティング開始時間をもとにリマインドしたい日時を算出します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、ミーティング情報と算出した日時を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のホストIDを指定することで、特定のユーザーが作成したミーティングのみを対象にワークフローを起動させることが可能です。
- Outlookのタスク作成アクションでは、タスクを登録するユーザーIDやタスクリストIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Zoomミーティングのリマインドを自動化することで、これまで手作業で行っていたリマインドタスクの作成業務をなくし、ヒューマンエラーによるリマインド忘れを防ぐことができます。
これにより、会議の参加率向上やスムーズな進行に貢献し、担当者はより重要な会議の準備や本来の業務に集中できる時間を確保できます！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築可能です。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoomの会員登録画面から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：Outlook以外のツールにもタスクを作成できますか？
A：はい、可能です。
既存のものを削除後+マークをクリックし、別のタスク管理ツールにすることで行えます。
ぜひ、お試しください！
Q：予定変更時、リマインドも自動で更新されますか？
A：このフローはタスク作成のフローなので、すでに作成されたタスクの予定変更時に、リマインドが自動で更新されることはありません。
一度該当Outlookでタスクを削除したのち、Zoomでミーティングを作成し直すか、Outlookのタスクを手動で書き換える対応を行ってください。
Q：定期的なミーティングも自動化の対象ですか？
A：定期的なミーティングの場合はトリガーを「スケジュールトリガー」にするのがおすすめです。
スケジュールトリガーについては以下のページからご確認ください。
以下のフローの設定もご覧ください。
