Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
・重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
・日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「午前の打ち合わせに午後の定例、夜はクライアントとのZoom…」
気づけば一日がミーティングでいっぱい。
リマインド設定やスケジュール入力に追われていませんか？
会議が増えると、リマインド設定やタスク登録に時間を取られがちです。
少しの抜けで参加者に連絡が届かず、慌てて対応することもありますよね。
そんな時、Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、自動でリマインド用のタスクを作成する仕組みがあれば便利だと思いませんか？
そうすれば、リマインドの手間を減らせば、会議の準備や調整に時間をかけられるようになりそうですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティングのリマインドを自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
・重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
・日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomミーティングが作成されたらOutlookにリマインドタスクを作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが作成された際に、Outlookにリマインドタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定とAI・日時計算・Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
・重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
・日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：ZoomとOutlookをマイアプリ連携
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Zoomのマイアプリ連携
以下よりご確認の上、連携をお試しください。
2．Outlookのマイアプリ連携
以下よりご確認の上、連携をお試しください。
上記を行うとマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
試してみる
■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
・重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
・日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
Webhookについて、Yoom画面の注釈通り設定を行います。WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookに関する設定が済んだら、ホストIDを候補より入力してください。
ここでWebhook感知用にZoomでミーティングを作成します。
タイムゾーンは日本にいる方の場合「大阪、札幌、東京」にしておくと、のちの設定がスムーズです。
Zoomでミーティングを作成したらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：AIで開始時間の整形・抽出を行う
AIで開始時間をのちのオペレーションに適した形に整形し、抽出を行います。「テキスト抽出」をクリックしてください。
デフォルトのアクションでは2タスクが使われます。
問題がない場合はそのままでOKです。
「変更」をクリックすることで、変換タイプを変更できます。
タスクの実行数について詳しく知りたい場合は、タスク実行数を調べる方法を参考にしてみてください。
詳しい設定方法については、以下のリンク先をチェックしてみてくださいね。
設定が終わったら次へ進みます。
対象のテキストは取得した値より「開始日時」を選択します。
抽出したい項目は「開始日時」、指示内容は例に倣って「YYYY-MM-DD HH:MM形式、かつJSTで抽出してください」としています。
※JST (Japan Standard Time) 日本標準時
テストボタンを押し、YYYY-MM-DD HH:MM形式、かつJSTに修正されればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ5：リマインドを行う時間を設定する
次にリマインドを行う時間を減算を用いて出力していきます。「日時・日付の加算減算」をクリックしてください。
変換対象の日時・日付の欄は、取得した値より前段階で整形・抽出した「開始日時」を入力してください。
今回はミーティング予定時刻の一時間前にリマインドを行いたいので、以下のように「開始時刻」より「-1時間」の設定を行っています。
変換対象の日時・日付形式に関しては、YYYY-MM-DD HH:MM形式のものを選択してください。
上記設定が完了したらテストボタンを押します。テストが完了し、取得した値が「リマインドを行いたい時刻」になっているか確認してください。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ6：Outlookでリマインド設定対応のタスクを作成する
最後にOutlookでリマインド設定対応のタスクを作成していきます。「タスクを作成する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
ユーザーIDは、タスクを作成したいユーザーを候補から入力してください。
タスクリストIDも同様に候補から入力いただけます。
タスクのタイトルは、取得した値から「トピック」を選んでください。
ここで取得した値から選択することにより、毎回固定した値ではなく、常に最新の値を利用できます。
「期限」はミーティング自体の開始時間を取得した値より入力します。
「リマインド日時」は計算後の値から、リマインドを行いたい日時を選択します。
他にも詳細を設定できますので、任意で設定してください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
Outlookのタスクも見に行ってみましょう。タスクが追加されていれば成功です。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Zoomを使ったその他の自動化例
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
SlackやMicrosoft Teams、Google Chatなどへの自動通知も可能です。
さらに、Wixのフォーム送信やDiscordで特定のメッセージが投稿された際に、Zoomミーティングを自動で立ち上げることもできます。
自動化を活用することで、スケジュール作成から通知までの一連の流れをノーコードで自動化でき、日々の業務をより快適に整えられます。
Discordで特定条件のメッセージが投稿されたら、Zoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
Discordでのコミュニケーションが活発になる中で、急な打ち合わせのためにZoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。特定のメッセージをきっかけに手動でスケジュールを調整したり、URLを発行して共有したりするのは時間もかかり非効率です。このワークフローは、Discordの特定メッセージに反応して自動でZoomミーティングを作成するため、こうした連携の手間を解消し、スムーズなオンライン会議の開催を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordでの議論をきっかけに、シームレスにZoom会議へ移行したいと考えている方
・DiscordとZoom間のミーティング設定やURL共有といった手作業を効率化したい方
・特定のキーワードを含む投稿があった際に、ミーティング設定を自動化したいチームの方
■注意事項
・Discord、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Garoonに予定が登録されたらZoomでミーティングを作成するフローです。
毎日Zoomの会議情報をSlackに通知するフローです
毎日Zoomの会議情報をTelegramに通知する
試してみる
毎日Zoomの会議情報をTelegramに通知するフローです
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付する」ワークフローは、会議の設定と通知の手間を削減します。
GoogleカレンダーとZoomを連携することで、スムーズなスケジュール管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを使ってスケジュール管理をしている方
・迅速にZoomミーティングを設定し、組織全員に通知を送りたい方
・毎回手動でZoomミーティングを作成する手間を感じている方
・ミーティング参加リンクを忘れずに共有したい方
・プロジェクトやチームの会議スケジュールを効率よく管理したい方
・GoogleカレンダーとZoomを併用していて、これらを連携させたい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎日、Zoomから本日の予定を取得して、Google Chatでリマインド通知する
試してみる
■概要
「毎日、Zoomから本日の予定を取得して、Google Chatでリマインド通知する」フローを利用すると、毎日の予定確認が簡単になります。
Zoomの予定をGoogle Chatで自動通知するため、漏れを防ぎつつ作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用してオンラインミーティングやウェビナーを頻繁に行っている方
・Google Calendarで予定を管理しているが、リマインド機能が不十分だと感じている方
・日々のスケジュールを迅速に確認し、業務の効率化を図りたい方
・コミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・Google Chatを活用して、チームメンバーとスピーディに情報共有を行いたい方
・毎日のスケジュール確認やリマインド作業を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Wixでフォームが送信されたらZoomミーティングを作成し、主催者へ通知する
試してみる
■概要
「Wixでフォームが送信されたらZoomミーティングを作成し、主催者へ通知する」フローは、ウェブサイトからの問い合わせや予約を受け取った際に、自動でZoomミーティングを設定し、主催者に通知する業務ワークフローです。
これにより、手動でのミーティング設定や通知作業の手間を削減し、業務効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixを使用してウェブサイトを運営し、ユーザーからの問い合わせや予約をフォームで受け付けている担当者の方
・Zoomミーティングの設定や主催者への通知作業を自動化したいと考えているビジネスオーナーやチームリーダー
・手動でのミーティング設定による時間の無駄やミスに悩んでいるサポートスタッフや営業担当者
・業務プロセスの効率化を図り、より重要な業務に集中したいと考えている経営者やマネージャー
■注意事項
・Wix、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが作成されたら、LINE公式アカウントで通知する
試してみる
■概要
セミナーやオンラインミーティング作成時、開催案内はどのように管理されていますか？Zoomでミーティングを作成した後、手作業でLINE公式アカウントから通知を送るのは手間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ZoomとLINE公式アカウントのAPI連携により、ミーティング作成をトリガーにセミナーの案内を自動で通知できます。セミナーなどの管理業務を効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで開催するセミナー連絡を効率化したいと考えている方
・LINE公式アカウントを活用し、セミナーの案内連絡を自動化したいマーケティング担当者の方
・API連携を活用して、手作業によるセミナーの案内業務をなくしたい方
■注意事項
・Zoom、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Teamsにメッセージを送信する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングを設定した後、関係部署やメンバーへMicrosoft Teamsで共有する作業を手間に感じていませんか。
また、手作業での連絡は、通知漏れや遅延のリスクも伴います。
このワークフローは、ZoomのWebhook機能を活用し、ミーティングが作成された際に自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへメッセージを送信します。
この連携により、手作業による通知業務から解放され、重要なミーティング情報を迅速かつ確実に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomで作成したミーティング情報を手作業でMicrosoft Teamsに共有している方
・ZoomのWebhookなどを活用して、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方
・ミーティング設定後の関係者への通知漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomでミーティングが作成されたら、Outlookにリマインドタスクを作成する
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■概要
Zoomでオンラインミーティングを設定した後、参加忘れを防ぐために手作業でOutlookにタスクを登録していませんか？この作業は手間がかかる上に、登録漏れや日時設定のミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でOutlookにリマインドタスクが作成されるため、手作業によるタスク登録の手間をなくし、重要な会議の参加忘れを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議が多く、Outlookへのリマインド登録を手作業で行っている方
・重要なZoomミーティングの参加忘れをなくし、確実なリマインド設定を自動化したい方
・日々発生する定型業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Zoomミーティングのリマインドを自動化することで、これまで手作業で行っていたリマインドタスクの作成業務をなくし、ヒューマンエラーによるリマインド忘れを防ぐことができます。
これにより、会議の参加率向上やスムーズな進行に貢献し、担当者はより重要な会議の準備や本来の業務に集中できる時間を確保できます！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築可能です。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoomの会員登録画面から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくある質問
Q：Outlook以外のツールにもタスクを作成できますか？
A：はい、可能です。
既存のものを削除後+マークをクリックし、別のタスク管理ツールにすることで行えます。
ぜひ、お試しください！
Q：予定変更時、リマインドも自動で更新されますか？
A：このフローはタスク作成のフローなので、すでに作成されたタスクの予定変更時に、リマインドが自動で更新されることはありません。
一度該当Outlookでタスクを削除したのち、Zoomでミーティングを作成し直すか、Outlookのタスクを手動で書き換える対応を行ってください。
Q：定期的なミーティングも自動化の対象ですか？
A：定期的なミーティングの場合はトリガーを「スケジュールトリガー」にするのがおすすめです。
スケジュールトリガーについては以下のページからご確認ください。
以下のフローの設定もご覧ください。
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