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「午前の打ち合わせに午後の定例、夜はクライアントとのZoom…」
気づけば一日がミーティングでいっぱい。
リマインド設定やスケジュール入力に追われていませんか？
会議が増えると、リマインド設定やタスク登録に時間を取られがちです。
少しの抜けで参加者に連絡が届かず、慌てて対応することもありますよね。
そんな時、<span class="mark-yellow">Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、自動でリマインド用のタスクを作成する仕組み</span>があれば便利だと思いませんか？
そうすれば、リマインドの手間を減らせば、会議の準備や調整に時間をかけられるようになりそうですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomミーティングのリマインドを自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Zoomでミーティングが作成された際に、Outlookにリマインドタスクを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下よりご確認の上、連携をお試しください。
以下よりご確認の上、連携をお試しください。
上記を行うとマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
Webhookについて、Yoom画面の注釈通り設定を行います。WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookに関する設定が済んだら、ホストIDを候補より入力してください。
ここでWebhook感知用にZoomでミーティングを作成します。
タイムゾーンは日本にいる方の場合「大阪、札幌、東京」にしておくと、のちの設定がスムーズです。
Zoomでミーティングを作成したらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
AIで開始時間をのちのオペレーションに適した形に整形し、抽出を行います。「テキスト抽出」をクリックしてください。
デフォルトのアクションでは2タスクが使われます。
問題がない場合はそのままでOKです。
「変更」をクリックすることで、変換タイプを変更できます。
タスクの実行数について詳しく知りたい場合は、タスク実行数を調べる方法を参考にしてみてください。
詳しい設定方法については、以下のリンク先をチェックしてみてくださいね。
設定が終わったら次へ進みます。
対象のテキストは取得した値より「開始日時」を選択します。
抽出したい項目は「開始日時」、指示内容は例に倣って「YYYY-MM-DD HH:MM形式、かつJSTで抽出してください」としています。
※JST (Japan Standard Time) 日本標準時
テストボタンを押し、YYYY-MM-DD HH:MM形式、かつJSTに修正されればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
次にリマインドを行う時間を減算を用いて出力していきます。「日時・日付の加算減算」をクリックしてください。
変換対象の日時・日付の欄は、取得した値より前段階で整形・抽出した「開始日時」を入力してください。
今回はミーティング予定時刻の一時間前にリマインドを行いたいので、以下のように「開始時刻」より「-1時間」の設定を行っています。
変換対象の日時・日付形式に関しては、YYYY-MM-DD HH:MM形式のものを選択してください。
上記設定が完了したらテストボタンを押します。テストが完了し、取得した値が「リマインドを行いたい時刻」になっているか確認してください。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
最後にOutlookでリマインド設定対応のタスクを作成していきます。「タスクを作成する」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
ユーザーIDは、タスクを作成したいユーザーを候補から入力してください。
タスクリストIDも同様に候補から入力いただけます。
タスクのタイトルは、取得した値から「トピック」を選んでください。
ここで取得した値から選択することにより、毎回固定した値ではなく、常に最新の値を利用できます。
「期限」はミーティング自体の開始時間を取得した値より入力します。
「リマインド日時」は計算後の値から、リマインドを行いたい日時を選択します。
他にも詳細を設定できますので、任意で設定してください。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
Outlookのタスクも見に行ってみましょう。タスクが追加されていれば成功です。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します
SlackやMicrosoft Teams、Google Chatなどへの自動通知も可能です。
さらに、Wixのフォーム送信やDiscordで特定のメッセージが投稿された際に、Zoomミーティングを自動で立ち上げることもできます。
自動化を活用することで、スケジュール作成から通知までの一連の流れをノーコードで自動化でき、日々の業務をより快適に整えられます。
Zoomミーティングのリマインドを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたリマインドタスクの作成業務をなくし、ヒューマンエラーによるリマインド忘れを防ぐことができます。</span>
これにより、会議の参加率向上やスムーズな進行に貢献し、担当者はより重要な会議の準備や本来の業務に集中できる時間を確保できます！
ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築可能です。
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoomの会員登録画面から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Outlook以外のツールにもタスクを作成できますか？
A：はい、可能です。
既存のものを削除後+マークをクリックし、別のタスク管理ツールにすることで行えます。
ぜひ、お試しください！
Q：予定変更時、リマインドも自動で更新されますか？
A：このフローはタスク作成のフローなので、すでに作成されたタスクの予定変更時に、リマインドが自動で更新されることはありません。
一度該当Outlookでタスクを削除したのち、Zoomでミーティングを作成し直すか、Outlookのタスクを手動で書き換える対応を行ってください。
Q：定期的なミーティングも自動化の対象ですか？
A：定期的なミーティングの場合はトリガーを「スケジュールトリガー」にするのがおすすめです。
スケジュールトリガーについては以下のページからご確認ください。
以下のフローの設定もご覧ください。
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