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スキューバダイビングショップ「AQCIA DIVE HOUSE（アクシア・ダイブハウス）」（aqcia-diving.jp）を運営する株式会社インプレシー。
今回は、同社のマーケティング部にて社内DXや新規事業のシステム構築を推進されている大西様にお話を伺いました。
kintoneを基幹データベースとし、Yoomを「ハブ」として活用することで予約管理や商品発注フローを劇的に効率化した裏側に迫ります。
kintoneだけでは完結しなかった「その先の自動化」
ーー 大西様の担当されている業務内容について教えてください。
株式会社インプレシーでダイビングショップ「AQCIA DIVE HOUSE」の社内DXや、Yoomを含めたシステム構築、マーケティング領域を担当しています。
具体的には、Yoomを業務の「ハブ」として位置づけ、基幹データベースであるkintone、メール配信のSendGrid、社内連絡用のLINE公式アカウントなどを連携させ、店舗運営の自動化・効率化を推進しています。
ーー 以前はどのような課題があり、Yoomの導入に至ったのでしょうか。
もともと店舗の管理はExcelや紙ベースで行われており、まずはその状態を改善するためにkintoneを導入しました。
しかし、アプリを作成してデータベース化を進めていく中で、「kintoneにデータを蓄積するだけでは物足りない」と感じ、帳票出力やその後のアクションまで含めて自動化したいと考え、iPaaS*のサービスを探し始めました。
サービス選定では海外製のツールも検討しましたが、日本のSaaSアプリに強く、日本企業にとって使いやすいUIである点が決め手となり、Yoomの導入を決めました。
* iPaaS：Integration Platform as a Service
【活用事例1】事務スタッフ1名の限界を救った「予約カレンダー」の自動化
ーー Yoom導入の決め手となった、最初のフローボットについて教えてください。
一番の決め手であり、現在も最も活用しているのが「予約管理」のフローボットです。
導入前、当店の事務スタッフは1名しかおらず、お客様からメールで届く多くの予約希望に対して、返信やカレンダーアプリの入力、さらに管理用Excelへの転記といった業務をすべて手作業で行っていました。1名では対応しきれない作業量であり、この点を自動化することが急務でした。
ーー 具体的にどのような仕組みで課題を解決されたのでしょうか。
予約システムから入ってきたお客様情報を、Yoomを介してkintoneに自動で蓄積し、同時に社内のGoogleカレンダーにも予定を自動登録するフローを構築しました。
ーー 導入後、どのような変化がありましたか？
メール返信、カレンダー入力、Excel転記の手作業が一切なくなり、事務スタッフの作業時間が劇的に短縮されました。
また、これまではカレンダーを見なければ予約状況が分からず、営業担当はお客様ごとに進捗を確認する必要がありました。Yoom導入後は、kintone上で「どのお客様がいつ予約していて、スクール講習がどこまで進んでいるか」という情報が全スタッフに共有されるようになり、工数削減だけでなく、情報の透明性が高まり、属人化を防げたことも大きな成果です。
【活用事例2】入荷連絡の自動化がもたらした「心理的負担」の解消
ーー 他に、効果的だったフローボットやよく使われているフローボットはありますか？
「商品の発注から入荷連絡」までの一連のフローボットも非常に効果的でした。
当店ではお客様が購入されたダイビング機材を取り扱いますが、以前はFAXで発注し、商品が到着後に伝票を確認、営業担当に口頭で伝え、営業担当が手動でお客様にLINEやメールで連絡する、というアナログな運用でした。
ーー その運用にはどのようなリスクがあったのでしょうか。
「連絡漏れ」のリスクです。事務から営業へ伝わっても、営業がお客様への連絡を忘れてしまうことがあり、せっかく商品が届いているのにお渡しできず、お客様満足度を下げてしまうおそれがありました。
ーー Yoomでどのように改善されましたか。
kintone上のステータスを変更するだけで完結する仕組みを作りました。
商品到着後、事務スタッフがkintoneのステータスを変更すると、Yoomが起動して、お客様へのメール連絡と社内へのLINE通知を自動で行うといったことが実現できています。
ーー 自動化によって、現場にはどのような変化がありましたか。
単なる工数削減以上に、「心理的負担の軽減」が大きかったと感じています。
これまでは営業スタッフが「あのお客様の機材はまだ届かないか？」と常に気を張り、入荷状況を自分で追いかける必要がありました。今は「届いたら勝手に通知が来る」という安心感があるため、そういった心理的な焦りから解放されたと思います。
細かいDXの積み重ねですが、スタッフが本来の接客や営業活動に集中できる環境を作れたことは、結果として店舗の売上や営業力の底上げにも繋がっていると感じています。
【活用事例3】契約手続きの自動化で実現した「対応の標準化」
ーー その他、店舗運営において重要なフローボットはありますか？
「契約手続きからご案内」までの自動化フローです。 以前はExcelで契約書を作成後、印刷してお客様と読み合わせるという手法をとっていました。現在は電子契約サービスの「freeeサイン」を導入し、kintoneからボタン一つで帳票作成から送付まで完結させています。 そのうえで、電子化しただけではなく、その後の「ご案内」をYoomで自動化した点がポイントです。
ーー どのような課題があって「ご案内」を自動化されたのでしょうか。
「担当者による対応のバラつき」です。 契約業務はメインの担当者以外が行うこともありますが、契約後の重要なアナウンスを忘れてしまったり、人によっては説明不足が発生したりすることがありました。 そのため、「誰が担当するか」によってお客様へのサービス品質が変わってしまうリスクがありました。
ーー Yoomを挟むことで、どのように解決されましたか。
お客様と契約締結が完了したタイミングでYoomが起動し、kintone内の顧客ステータスを更新すると同時に、お客様へ「今後の流れ」や「ご案内事項」を記載したメールを自動送信する仕組みを構築しました。
ーー 導入による効果をお聞かせください。
誰が契約を担当しても、間違いのない情報がお客様に届くようになりました。 契約手続き自体のペーパーレス化はもちろんですが、Yoomが裏側で動くことで、スタッフの熟練度に依存せず「対応の標準化」が実現できたことは、店舗の安定運営に大きく寄与しています。
フローボット作成におけるポイント
ーー 貴社ではアクション数の多い複雑なフローボットも構築されていますが、作成時はどのようなことを意識されていますか？
自動化する業務を細かく分解することを意識しています。例えば、現場から「この業務を自動化したい」と依頼された場合、それを一つの塊として見るのではなく、「誰が、いつ、何をきっかけに行う作業なのか」という"点"に分解します。その"点"を一つずつYoomのアクションとして繋げていくことで、結果として長いフローボットが出来上がるという感覚です。
ーー 複雑なフローボットを構築する上で注意することはありますか？
「条件分岐」を早めに設けることを意識しています。長いフローボットになればなるほど、途中で「この条件の場合は処理しなくていい」というケースが出てきます。その際、最後までフローを流してしまうとYoomのタスク数を多く消費してしまいます。「該当しないデータは早めに分岐させて、空のルートに逃がす（終了させる）」設計にすることで、タスク消費を抑えつつ、エラーも起きにくい安定したフローボットが作れると思います。
AIエージェント活用による更なる自動化へ
ーー 最後に、今後のYoom活用に関する構想や期待をお聞かせください。
今後は「AIエージェント」の活用に期待しています。現在のフローボットでは、分岐処理などは人が予め定めた値に沿って処理されますが、今後はAIが判断して分岐先を決めたり、処理を実行したりするような、より自律的な自動化を目指せると嬉しいです。
また、蓄積されたナレッジをAIが参照し、チャットボット形式で必要な情報を引き出せるような仕組みも構築できると理想的です。
Yoomは常に機能がアップデートされているので、新機能も積極的にテストしながら、さらなる業務効率化と顧客体験の向上を追求していきたいですね。
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