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取引先ごとに発注書を作成し、メールを送付する作業は、容易に見えて作業負担が大きい業務の一つです。
特に、膨大な顧客リストから対象の顧客を探して発注書の作成や送付を行うのは、担当者の負担になります。
本記事では、Microsoft Excelとマネーフォワード クラウド請求書を連携し、Microsoft Excelの顧客情報を取得してマネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成する自動化を解説します。
これにより、作業負担が軽減される上に、担当者は他の業務に専念できる環境が整うでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Microsoft Excel上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomのフォーム機能を活用して顧客情報を検索し、Microsoft Excelの顧客情報取得をAPIを介して受け取り、マネーフォワード クラウド請求書のAPIを通じて発注書を送付することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Microsoft Excelとマネーフォワード クラウド請求書のマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が簡単に進められます。
まず、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索機能を使用してMicrosoft Excelを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Microsoft Excelにログインしましょう。
続いて、マネーフォワード クラウド請求書のマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、マネーフォワード クラウド請求書をアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、マネーフォワード クラウド請求書にログインします。
Microsoft Excelとマネーフォワード クラウド請求書がマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、以下のページから変更してください。
まず、フォームを活用して顧客情報を取得する設定を行うので、「顧客情報送信フォーム」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
フォームの設定方法は、こちらを参照して設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定できたら、「次へ」→「プレビューページ」をクリックし、確認しましょう。
スクロールして「取得した値」を確認します。
設定後、「保存」をクリックしてください。
続いて、Microsoft Excelの設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Microsoft Excelに移動し、顧客情報をテスト用に設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
先ほどのファイルが保存されている場所を選択しましょう。
スクロールし、「ドライブID」を設定してください。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するIDを選択します。
「アイテムID」、「シート名」も同様に選択しましょう。
他にも必要な項目があれば設定を行ってください。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらでは、フォームに回答された顧客情報をキーとし、Google スプレッドシート上の顧客データを取得します。
以下のように設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、発注書PDFのダウンロードURLを取得する設定を行うので、「発注書PDFのダウンロードURLを取得」をクリックします。
※マネーフォワードクラウド請求書では、発注書と見積書を同じページで管理するので、発注書をダウンロードするために見積書ダウンロードのアクションを使用しています。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項を確認しましょう。
次に、「見積書ID」を設定してください。
※発注書をダウンロードする際に必要な見積書IDは事前にMicrosoft Excelに格納されていることを前提として設定を行います。
Microsoft Excelのアウトプットから選択しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、発注書PDFをダウンロードする設定を行うため、「発注書PDFをダウンロード」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項を確認しましょう。
次に、「見積書PDFのダウンロードURL」を設定してください。
「発注書PDFのダウンロードURLを取得」のアウトプットから選択します。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、メールを送る設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
次に、「メール内容」を設定しましょう。
Microsoft Excelのアウトプットから「アドレス」を選択してください。
スクロールし、「件名」と「本文」を任意で設定します。
Microsoft Excelのアウトプットを活用して設定を行うと、顧客名が自動的に変更されます。
最後に、「添付ファイル」を設定してください。
以下のように設定しましょう。
「次へ」をクリックし、メール内容を確認します。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもMicrosoft Excelやマネーフォワード クラウド請求書を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionデータベースで取引先が登録されたら、自動的にマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
Notionの取引先登録をトリガーにマネーフォワード クラウド請求書に取引先が登録されるため、登録の手間が省けます。
手作業の登録が不要になるため、取引先登録のミスを防止できます。
2.kintoneのステータスが更新されたら、マネーフォワード クラウド請求書で自動的に請求書を作成するフローです。
kintoneのステータスが更新されると、マネーフォワード クラウド請求書で請求書を自動作成できるため、作業負担を軽減できるでしょう。
頻繁に請求書を作成する企業や毎月同じタイミングで作成する方におすすめの自動化です。
3.Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、自動的に投稿内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加するフローです。
Microsoft Teamsを活用して、問い合わせや進捗報告をしている方におすすめです。
Microsoft Teamsのメッセージを記録する際に有効な自動化です。
従来の発注書作成はMicrosoft Excelで顧客情報を確認し、そのデータを基に作成する必要があり、ヒューマンエラーが発生しやすいです。
たとえば、顧客名の転記ミスや発注書作成の漏れが起こると、発注書の修正や顧客とのやり取りが増え、余計な業務が発生します。
しかし、Microsoft Excelの顧客情報を基に自動的にマネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成できれば、その問題を解決できるかもしれません。
この自動化により、データを正確に維持したまま発注書を作成し、送付できるため、スムーズに発注業務を進められるでしょう。
発注書の作成や送付は、工数が多く、担当者の負担が大きい作業と言えるでしょう。
特に、Microsoft Excelで管理している膨大な顧客情報から該当する顧客を探し、そこから発注書を作成して送付するのは時間と手間がかかります。
たとえば、フォームを活用して顧客情報を検索し、Microsoft Excelの顧客情報を取得してマネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成・送付するフローを自動化すれば、負担を軽減できます。
これにより、手作業で起こりがちな業務フローの遅延を防ぎ、他の業務と並行して作業できるでしょう。
発注内容が確定しているのに、発注書の作成や送付に時間がかかると、納期の遅延や取引先からの信用低下につながる可能性があるでしょう。
その問題を解決するために、Microsoft Excelの顧客情報を取得し、自動的にマネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成・送付する方法が有効です。
この自動化により、発注書の作成遅れや送付漏れのリスクを軽減し、発注書作成から送付までのプロセスをスピーディーに行うことができるかもしれません。
その結果、急ぎで発注書の作成をしなければいけない場合でも、最小限の時間で作成・送付ができるでしょう。
従来の発注書の作成や送付は、取引先の設定ミスや送付漏れ、作業負担がかかるといった課題があります。
しかし、Microsoft Excelの顧客情報を基に、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成し、メールを送付する自動化を活用すれば、その課題を解消できるでしょう。
この自動化により、担当者の負担が軽減されるだけでなく、発注書送付プロセスを円滑にできるかもしれません。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、作業負担を軽減させましょう。
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