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こんにちは！Yoom編集部です。
「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用事例インタビューシリーズ。
今回インタビューを行ったのは、インターネット動画配信の第一人者として、動画や音声コンテンツの制作・配信・運用などを行う株式会社Ｊストリーム（www.stream.co.jp）。Yoom導入前の課題から導入後の変化、導入の決め手について、購買管理部の北岡様と阿部様にお伺いしました。
最大の課題は手配依頼や管理方法がバラバラだったこと
──Yoomを導入した理由を教えて下さい
私たちがいる購買管理部では、運用業務としては、所属本部内で発生するバックオフィス業務として、外注費処理、支払いに関わる申請業務から精算処理、購買機能を担当しています。改善業務としては、所属本部におけるＤＸ推進担当として業務改善を推進しています。
Yoom導入前には、運用業務において、大きく3つの課題がありました。
1つ目は、「手配依頼の連絡経路が複数あり見落としが生じていた」ことです。メール、Slack、Teamsなど、部署ごとに手配依頼の連絡経路がバラバラだったので、依頼の見落としがよく発生していました。
2つ目は、「各部署への連絡作業に工数が発生していた」ことです。依頼を受けた際の受領返信や完了連絡といった、依頼に付随する連絡作業にも工数がかかっていました。
3つ目は、「タスクの管理方法が複数あり煩雑化していた」ことです。依頼を受けたタスクの管理方法が部署ごとに異なっていたため、タスクごとにそれぞれの管理ツールや管理表へ転記を行う必要があり、とても煩雑でした。
そういった一連の業務について、「点」での自動化はある程度できていましたが、もっと全体的に業務フローを連携させ、「線」や「面」での自動化を進めたいと思っていた時に出会ったのがYoomです。簡単に操作でき、費用もあまりかからずに、私たちのやりたいことが実現できそうだということで導入に至りました。
手配依頼を統一し、フローを自動化したことで負荷が大幅減
——どのようにYoomを活用されているのでしょうか？
まず、各部署からの依頼は全てYoomのフォームに入力してもらう形に一本化しました。新規依頼がフォーム入力されると自動的に担当者にタスク追加の通知が飛び、同時に依頼元にも受領返信が送られます。タスク処理後、担当者がバックログのステータスを「完了」にすると、Yoomのデータベースも自動更新され、依頼元に完了通知が送信されます。今まではこれら全てを手作業で行っていたのが、今はタスク処理とステータス変更のみ手作業で行えば、あとは自動化されるようになりました。
他にも課題となっていたのが、期日管理とリマインド連絡でした。
部署ごとに点在している管理表を一つずつ探し、期日と進捗を確認し、遅れていればリマインドする。こういった作業は、手間がかかるだけでなく、心理的な負荷も小さくありません。Yoomでタスクのステータス管理ができるようになり、納期に合わせて自動でリマインドやアラートが送られるようになったので、担当者にとっては大きな負荷軽減となりました。
Yoomで手配依頼を一元化したことで、全社的な依頼状況を可視化できたことも大きな成果の一つです。どの部署からいつの時期にどれくらいの依頼が来るのか、といった情報が見える化されたことで、適切な人員配置を行えるようになりました。
これらの改善によって、各作業にかかる工数が月間で20時間以上削減できています。
ITリテラシーがなくても使いこなせるYoomはバックオフィス全般におすすめ
——今後どのようにYoomを活用していきたいですか？
今後は、まだ社内で一部点在している情報をYoomのデータベース上に一元化していきたいと思っています。また承認フローも、メール承認からYoom上での承認に統一していきたいです。他には請求書や発注書の期日管理・処理状況管理なんかもYoomで自動化を進めたいですね。細かな部分で改善してほしいところはありますが、個人的な利用満足度は85%です。
私たちのYoom導入の決め手の一つに、ITリテラシーが高くなくても使いこなせそう、という点がありました。実際、私はさほどITリテラシーがあるわけではないのですが、Yoomは視覚的にも感覚的にも操作がわかりやすいシステムだと感じています。導入当初は、どのようにオペレーションを組めば業務フローが構築できるのか、迷う部分もあったのですが、チャットやオンラインサポートですぐに解決してもらえました。
Yoomは業種や企業を問わず、バックオフィス業務に携わる人全般におすすめです。
株式会社Ｊストリームの北岡様と阿部様、インタビューへご協力をいただきありがとうございました！
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