「Slackに新しいメンバーが参加するたびに、Googleスプレッドシートの従業員リストと照合して、情報が存在するかを手作業で確認するのが面倒…」
「目視での確認作業では、どうしても見落としや入力ミスが発生してしまう…」
このように、Slackのユーザー情報を手作業で確認する業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、フォームに入力されたメールアドレスをもとにSlackでユーザー情報を自動で検索し、その結果をGoogleスプレッドシートに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、担当者はより重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSlackのユーザー情報を自動で確認する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォーム回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行い、Google スプレッドシートに追加して通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせや申請内容を確認する際、Slackで該当者のユーザー情報を探し、その情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Slackでのユーザー検索からGoogle スプレッドシートへの記録、関係者へのメール通知までを自動化し、こうした確認作業の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をもとに、Slackでユーザー情報を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートにまとめている方
- SlackとGoogle スプレッドシートを連携させ、問い合わせ管理の効率化を目指している情報システム部門やバックオフィス担当者の方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、正確な情報管理フローを構築したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からSlackでのユーザー検索、Google スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・転記作業の時間を短縮します
- 手作業での情報転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSlackの「メールアドレスでユーザーを検索」アクションを設定し、フォームで取得したメールアドレスをもとにユーザー情報を検索します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とSlackで取得したユーザー情報を記録します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Slackでの検索結果に応じて後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、検索結果に応じた内容を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、メールアドレス以外にも氏名や用件など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定できます
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を指定することが可能です
- 分岐機能では、Slackでユーザーが見つかった場合と見つからなかった場合など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます
- メール通知アクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、本文にフォームの回答内容やSlackの検索結果を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackのユーザー情報をGoogle スプレッドシートで確認するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームの回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行い、Google スプレッドシートに追加して通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SlackとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーと各アクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォーム回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行い、Google スプレッドシートに追加して通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせや申請内容を確認する際、Slackで該当者のユーザー情報を探し、その情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Slackでのユーザー検索からGoogle スプレッドシートへの記録、関係者へのメール通知までを自動化し、こうした確認作業の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をもとに、Slackでユーザー情報を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートにまとめている方
- SlackとGoogle スプレッドシートを連携させ、問い合わせ管理の効率化を目指している情報システム部門やバックオフィス担当者の方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、正確な情報管理フローを構築したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からSlackでのユーザー検索、Google スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・転記作業の時間を短縮します
- 手作業での情報転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSlackの「メールアドレスでユーザーを検索」アクションを設定し、フォームで取得したメールアドレスをもとにユーザー情報を検索します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とSlackで取得したユーザー情報を記録します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Slackでの検索結果に応じて後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、検索結果に応じた内容を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、メールアドレス以外にも氏名や用件など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定できます
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を指定することが可能です
- 分岐機能では、Slackでユーザーが見つかった場合と見つからなかった場合など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます
- メール通知アクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、本文にフォームの回答内容やSlackの検索結果を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：SlackとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは、今回使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
それぞれナビを参照して連携を行ってください。
【Slackのマイアプリ連携】
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォーム回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行い、Google スプレッドシートに追加して通知する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせや申請内容を確認する際、Slackで該当者のユーザー情報を探し、その情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Slackでのユーザー検索からGoogle スプレッドシートへの記録、関係者へのメール通知までを自動化し、こうした確認作業の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答をもとに、Slackでユーザー情報を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートにまとめている方
- SlackとGoogle スプレッドシートを連携させ、問い合わせ管理の効率化を目指している情報システム部門やバックオフィス担当者の方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、正確な情報管理フローを構築したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からSlackでのユーザー検索、Google スプレッドシートへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認・転記作業の時間を短縮します
- 手作業での情報転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSlackの「メールアドレスでユーザーを検索」アクションを設定し、フォームで取得したメールアドレスをもとにユーザー情報を検索します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容とSlackで取得したユーザー情報を記録します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Slackでの検索結果に応じて後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、検索結果に応じた内容を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、メールアドレス以外にも氏名や用件など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定できます
- Google スプレッドシートへの記録アクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDやシート名を指定することが可能です
- 分岐機能では、Slackでユーザーが見つかった場合と見つからなかった場合など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズできます
- メール通知アクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、本文にフォームの回答内容やSlackの検索結果を変数として埋め込むことも可能です
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：フォームのトリガー設定
最初の設定です！
フォームに回答があった際にフローボットが起動します。赤枠をクリックしてください。
※詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
フォームの基本設定・オプション設定について
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
デフォルトで設定されていますが、フォームのタイトルや質問項目など、自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
必要に応じて質問文、質問形式などを設定しましょう！
「メールアドレス」の部分が質問項目です。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、以下の画面に遷移します。
「回答ページ」や「完了ページ」をクリックすると、回答する際に表示される画面や完了画面のプレビューを確認できます。
次に「取得した値」を設定しましょう！
ここでは、次のステップで使用するサンプル値を直接入力してください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックします。以上で、フォームトリガーの設定は完了です！
ステップ4：Slackのアクション設定
フォーム回答をもとにSlackでメールアドレスによるユーザー確認を行います。
赤枠をクリックしましょう！
※「Slackと連携してできること」についても、あわせてご確認ください。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
