ユーザー事例｜ミカタ株式会社：エンジニア不在でも月5000件対応

こんにちは！Yoom編集部です。
「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介するYoom活用企業インタビューシリーズ。
今回インタビューを行ったのは不動産の追客代行サービスを提供するミカタ株式会社（https://f-mikata.co.jp/）。
Yoom導入前の課題や、実際の活用方法について、ミカタ株式会社 代表取締役の荒川様にお伺いしました。

国産で手厚いカスタマーサポートが魅力

──Yoomを導入した理由を教えて下さい

弊社はIT領域ではあるのですが、エンジニアは所属していないため、私ともう一人で仕組みを構築し、手が届かないことに関しては、外部に委託している形になります。細かい業務の外注は、経済的・心理的にコストがかかります。また、業務の効率化を考えた時、日々様々な課題が生じるので、社内で早期解決する必要があります。だからといって、エンジニアを雇う段階ではありません。ノーコードで解決できないかと考え、海外のサービスを使っていたんですが、そのサービスでは対応できないこともありましたし、不安定であまり信頼できませんでした。国産で、なおかつカスタマーサポートがしっかりしているサービスを探したところ、Yoomに辿り着きました。

Yoomは、今の弊社の体制で運用が可能で、動きが安定しているため導入を決めました。カスタマーサポートがしっかりしていて、何かあったときに相談できるというのも大きかったです。今はまだ、私たちがやりたいこと全ては解決できていませんが、今後改善されるだろうと期待しています。

──Yoomを導入する前に不安や不明点はありましたか？

導入前は、難しそう。学習コストをかけられるのか。という不安はありました。他のサービスを使用した際、私が張り付かないと運用できないという状況になってしまい、結局そのサービスは解約することになりました。

Yoomに関しては、導入時、私は運用には入らず、インターン生だけで設定・運用など、全て回すことができました。インターン生が卒業してからは私が運用に入っているのですが、既に稼働しているので運用工数を大きくかけることなく、使うことができています。ただ、今は私一人でYoomを運用しており、他のメンバーで構築・運用できている状況ではありません。

ヒューマンエラーと確認工数の削減に成功

──どのようにYoomを活用されているのでしょうか？

弊社では、不動産の追客代行サービスを提供しています。新規反響（物件への問い合わせなど）に対し、電話やSMS、メールなどでエンドユーザーにアプローチを行います。

追客代行をするにあたり、特に弊社と外注のコールスタッフとの情報共有が重要になります。手動で行っていた情報共有の業務を自動化・効率化したいと考えていたのですが、システム業者に依頼することによって生じるコミュニケーション（工数）を懸念していましたが、Yoomで自動化ができるのではと考えました。

Yoomを導入した頃は、追客件数が月500件ほどだったので、なんとか１件ずつ抜け漏れの確認ができていましたが、今は月5000件にまで増えているので、もう人の目では確認しきれません。元々綿密にマニュアル化しているので、フローの工数が減ったというよりは、電話のかけ忘れやリマインドといった、ヒューマンエラーと確認工数の削減につながっています。また、FAXの読み取りやスプレッドシートへのデータ入力の自動化など、社内の業務効率化としても活用しています。

＜Yoomを活用し、自動化している業務一例＞
①エンドユーザーからのアクションをトリガーにコールスタッフに通知
②顧客からのFAXを読み取り、チャットワークに通知

③月5000件のBPOに対する分析結果をスプレッドシートへ入力
④HPに入った問い合わせをチャットワークに通知

社員からは「楽になった」という声も

──今後はどのように活用していきたいですか？

今後は請求書関連の自動化を進めたいです。今は改善できることが見つかり次第自動化している状態で、複雑なフローに関しては、それを考える時間がなくてまだできていませんが・・。やりたいことや不明点がある時は、カスタマーサポートの方にいつも相談させてもらっています。

社員には、「面倒くさいという感情を大事にして欲しい」「面倒なことは解決していこう」と伝えています。楽になったという実感が大事なので、私が自動化・効率化を進めることで、今後は社員が率先してそういった行動を起こしてくれるといいなと考えています。社員たちからも楽になったという声を聞くので、効率化できている実感はあります。

──サービスに対するリクエストや改善点、欲しい機能などございましたらお教えてください

FAXを読み込む際、余計な情報も読み込んでしまうので、読み込み範囲の指定ができると良いですね。また、紙からデータ収集する際に一気に読み込むと止まってしまうので改善してほしいです。他にも細かい要望がありますが、随時カスタマーサポートの方にリクエストさせてもらっています。

──Yoomをおすすめしたい方や企業、業種などありますか？

全ての企業ではないでしょうか。一人一人の生産性をあげる必要があるので、それを実現できる可能性のあるプロダクトだと思っています。

荒川様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！

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