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手作業が中心の契約書管理をもっと正確かつ効率的に行いませんか？
本記事では、Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Chatworkに通知する自動化を解説します。
この自動化により、手作業で行っていた業務が自動化されるため、手間を省くことができます。
また、登録ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確に契約書情報を管理できるでしょう。
さらに、Chatworkで契約書情報を共有することで、簡単にチームメンバーに通知できます。
毎日膨大な契約書を手作業で確認し、管理する作業は多くの時間と労力を奪いかねません。
一方、OCRを活用した契約書管理の自動化は、手作業を省き、担当者の負担を軽減できます。
たとえば、Gmailに届いた契約書をOCRが自動で読み取り、そのデータをkintoneに登録し、Chatworkに通知することで、契約書管理の効率化が期待できます。
これにより、契約書管理に長い時間を割く必要がなくなり、担当者は優先度の高い業務に専念できるようになるでしょう。
契約書のデータ登録を手動で行うと、締結日や会社名の誤入力は避けられません。
たとえば、締結日や契約終了日の登録ミスが起こると、契約更新などに影響するでしょう。
そのため、契約書情報をOCRで読み取り、kintoneに登録する自動化を活用すれば、重要なデータを正確に管理できます。
特に、期限が厳しいプロジェクトにおいて、この自動化は大きな手助けとなるでしょう。
さらに、Chatworkへの自動通知も可能になるため、誤送信のリスクも防止も期待できます。
Gmailに届いた契約書をkintoneに登録し、Chatworkに自動通知することで、チーム内の共有が容易になります。
たとえば、複数のプロジェクト関係者に契約書情報の通知が必要な場合でも、この自動化を活用すれば、簡単に共有できるでしょう。
これにより、通知が必要なメンバーへの通知漏れや共有の遅れを防ぎ、スピーディーに共有可能です。
また、契約書内容をChatworkで確認し、そのまま話し合いに活用することもできるので、非常に便利です。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Gmailで受信した契約書をGmailのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCRを組み合わせることで、読み取った契約書情報をkintoneの提供するAPIを用いて、データベースに追加することで実現できます。
また、Chatworkが提供するAPIを用いることで、通知することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailで契約書を受信する機会が多い企業や個人事業主の方
・契約書の情報管理に手間を感じている方
2.kintoneを利用して業務管理を効率化したい方
・kintoneを使って契約書の管理を一元化したい方
3.社内コミュニケーションツールとしてChatworkを利用している企業
・契約書の管理フローを効率化し、社内での共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Chatworkに通知することで、多くのメリットがあります。
まず、手動で契約書の情報を入力する手間が省け、業務の効率化が図れます。
これにより、スタッフは他の重要な業務に集中することができます。
また、OCR技術を使うことで入力ミスを減らし、正確なデータ管理が可能となります。
さらに、Chatworkに自動通知が送られるため、メンバー間の情報共有が迅速に行われ、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■注意事項
・Gmail、kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmail・kintone・ChatworkをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単になります。
まず、Gmailのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、アプリ一覧からGmailを探すか、検索欄で検索します。
以下の画面が表示されるので、Gmailにログインしてください。
次に、kintoneのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、kintoneを検索欄で検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行ってください。
こちらからkintoneのマイアプリ登録方法を確認しましょう。
次に、Chatworkのマイアプリ登録を行いましょう。
検索欄でChatworkを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、Chatworkにログインします。
Gmail・kintone・Chatworkが自身のマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailで契約書を受信する機会が多い企業や個人事業主の方
・契約書の情報管理に手間を感じている方
2.kintoneを利用して業務管理を効率化したい方
・kintoneを使って契約書の管理を一元化したい方
3.社内コミュニケーションツールとしてChatworkを利用している企業
・契約書の管理フローを効率化し、社内での共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Chatworkに通知することで、多くのメリットがあります。
まず、手動で契約書の情報を入力する手間が省け、業務の効率化が図れます。
これにより、スタッフは他の重要な業務に集中することができます。
また、OCR技術を使うことで入力ミスを減らし、正確なデータ管理が可能となります。
さらに、Chatworkに自動通知が送られるため、メンバー間の情報共有が迅速に行われ、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■注意事項
・Gmail、kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
まず、Gmailの設定から行うので、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※特定のラベルで受信したメールに契約書が添付されている前提で作成しています。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意してください。
次に、「ラベル」を設定しましょう。
候補から該当するラベルを選択してください。
候補は枠内をクリックすると、表示できます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、契約書の情報をAIを利用して読み取る設定を行うので、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AIオペレーションは一部有料プランのみ利用できる機能です。
他のプランで設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にお試しください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の注意事項をご覧ください。
次に、「ファイルの添付方法」を設定しましょう。
取得した値を使用するので、以下のように設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、kintoneの設定を行うので、「レコードを追加する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
kintoneの画面に移動して、テスト用に契約書情報の項目名を設定してください。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
Yoom画面に戻り、「データベースの連携」を設定します。
「アプリID」を説明の通りに設定するか、候補から選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、「追加するレコードの値」を設定します。
追加するレコードの値には、先ほどkintoneで設定した項目名が表示されます。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットから項目名に合うアウトプットを選択してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
他の項目も同じように設定しましょう。
全項目の設定が完了すると、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、Chatworkの設定を行うため、「メッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項をご覧ください。
次に、候補から「ルームID」を設定しましょう。
スクロールし、「メッセージ内容」の設定を行ってください。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、Chatworkで確認したい契約書情報を設定します。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailで契約書を受信する機会が多い企業や個人事業主の方
・契約書の情報管理に手間を感じている方
2.kintoneを利用して業務管理を効率化したい方
・kintoneを使って契約書の管理を一元化したい方
3.社内コミュニケーションツールとしてChatworkを利用している企業
・契約書の管理フローを効率化し、社内での共有をスムーズに行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加し、Chatworkに通知することで、多くのメリットがあります。
まず、手動で契約書の情報を入力する手間が省け、業務の効率化が図れます。
これにより、スタッフは他の重要な業務に集中することができます。
また、OCR技術を使うことで入力ミスを減らし、正確なデータ管理が可能となります。
さらに、Chatworkに自動通知が送られるため、メンバー間の情報共有が迅速に行われ、スムーズなコミュニケーションが実現します。
■注意事項
・Gmail、kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
他にもGmail・kintone・Chatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneから1クリックで定型メールをGmailで自動送信するフローです。
kintoneのWebサイトからGmailで直接メールを送信できるため、メール作成・送信作業が不要になります。
打ち合わせ後のお礼メールの送信に、定型メールを活用している方におすすめの自動化です。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を登録している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報管理を行う企業
2.Gmailを主な連絡手段として使用している方
・関連企業とのやりとりに使用している営業担当
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで情報を一元管理することでチーム全体へ共有ができ、プロジェクト進行をスムーズにすることができます。
しかし、kintoneに登録されている情報をお礼メールを送付するたびに手入力するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となります。
このフローを使用することで、打ち合わせのたびに手動でお礼メールを送る手間を省くことができます。
kintoneの詳細ページから1クリックでメールの送付を完了するため、定型業務を省きかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
2.kintoneでレコードが編集されたら、自動的にChatworkに通知フローです。
kintoneでのレコード編集をChatworkに通知できるため、編集内容をすぐに確認したい方におすすめです。
レコードの編集をリアルタイムでChatworkに通知されるので、最新の情報を取得できます。
■概要
kintoneにあるレコードが編集されたら、Chatworkに自動的に通知します。
■設定方法
・kintone、ChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・kintoneの「レコードが編集されたら（即時起動）」というトリガー内で取得できるWebhook URLをkintoneの該当アプリのWebhook送信先URLに設定してください。
・データベースを操作するアクションで、アプリIDと検索条件を指定してレコードを取得してください。
・Chatworkの「メッセージを送る」というオペレーションで、通知内容を設定してください。
・編集者の名前やレコードの内容などを含めることができます。
■注意事項
・kintone、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
3.Gmailで受け取ったファイルをChatworkに自動転送するフローです。
Chatwork上でGmailのファイルを確認できるので、システム間の移動を減らせすことができます。
手作業で転送する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
契約書のデータ管理や通知を自動化することで、作業効率向上が期待できます。
これにより、作業負担を軽減しながら正確なデータ管理が可能になるでしょう。
また、Chatworkを活用した契約書情報の自動通知により、チーム内への共有が容易になります。
そのため、通知ミスや共有遅れを防ぎ、契約書情報をスピーディーに把握できるでしょう。
今まで手動で行っていた作業をYoomの自動化に任せて、もっと作業負担を軽減させましょう。
