・
少数精鋭の情シス部門が抱える「定型業務」の課題
多くの会員/ユーザーが利用するSaaS比較サイト「BOXIL」をはじめ、さまざまな事業を展開されるスマートキャンプ株式会社(smartcamp.co.jp)。
組織規模も大きく、正社員約200名、全スタッフを含めると300名近くの方が在籍されています。
そんな同社のIT環境をわずか3名で支えているのが、コーポレートインフラ室です。
1人あたり約100名分の対応を行う計算となる同部署では、SaaSのアカウント発行やデバイス管理、ヘルプデスク業務など多岐にわたる業務を担当されています。
今回は、Yoom導入によって入社手続きやアカウント発行などの定型業務を自動化し、業務効率化と心理的負担の軽減を実現された背景や具体的な活用方法について同部署の大島様にお話を伺いました。
Pythonによる自動化からの脱却。求めたのは「誰でもメンテナンスできる」環境
ーーYoom導入前はどのような課題を抱えていたのでしょうか。
もともと前任者がPythonなどのプログラミング言語を用いて一部の業務自動化を行っていました。しかし、コードベースでの運用は修正やトラブル対応時にコードを編集する必要があり、専門知識を持つメンバーしか触れない「属人化」の課題がありました。
私自身はコードを触ることもできますが、他のメンバーも含め、誰でもメンテナンスができる環境に移行したいと考え、ノーコードツールの導入を検討し始めました。
ーー数あるツールの中で、なぜYoomを選ばれたのですか。
トライアルで利用した際、プログラミング経験のないメンバーでも「操作しやすい」「処理の流れが一覧化されていて分かりやすい」という声が上がったことが大きな理由です。コードの羅列ではなく、視覚的にフローが見えるため、どこに処理を差し込めばよいかが直感的に理解できました。
また、サポート体制が手厚かった点も決め手となりました。機能的に実現が難しい場合でも、「できません」で終わらせず、技術的な背景や代替案を含めて誠実に回答いただけたことで、安心して導入を進めることができました。
【活用事例1】入社手続きの完全自動化へ。効率化の先にあった心理的負担の軽減
ーー導入の決め手となった「入社処理フローボット」について教えてください。
以前は、ワークフローシステムからの入社申請をもとに、氏名や入社日などの情報を手作業でデータベースへ転記し、さらに入社日に合わせて各種SaaSのアカウントやパスワード通知書の発行を行っていました。これらの工程を毎月決められた入社日に向けて、多いときは十数名分、他の業務と並行しながら対応していたので工数面だけでなく、対応漏れがないかなどの心理的な不安もありました。
ーーYoom導入後、どのような変化がありましたか。
現在は、ワークフローシステムの申請承認をトリガーに、データベースへの登録からアカウント発行までを自動化しています。
具体的には、まず申請データをメンバー管理のデータベースとしても使用している販売管理システムへ自動連携し、その後、入社1週間前になるとYoomが毎日データをチェックして、対象者がいればグループウェアなどのアカウントを自動発行する仕組みです。
これにより、1件あたり数分かかっていた手作業の工数がゼロになったことはもちろんですが、それ以上に「作業ミスへの不安」や「対応漏れがないか気にするストレス」から解放された効果が非常に大きいです。
以前は「アカウントの発行を忘れていないか」と急に不安になることもありましたが、今は自動化されているため、安心して本来注力すべき業務に集中できるようになりました。
【活用事例2】申請から即時発行を実現。ユーザー体験を向上させた依頼対応の迅速化
ーーもう一つの活用事例である、ワークフロー起点の自動化についても教えてください。
メンバーの受け入れ対応やVPNアカウントの発行など、社員からのさまざまな申請依頼に基づいた業務を自動化しています。例えば、VPNアカウントの発行では、以前まで申請が来てから手動でアカウントを作成し、利用手順などを記載した案内文をチャットツールで送信していました。そのため、社員が「今日使いたい」と要望していても、どうしてもタイムラグが発生してしまうことがありました。
ーー自動化によってどのような効果が得られましたか。
現在は、ワークフローシステムで承認ボタンを押すだけで、Yoomが自動的にアカウントを発行し、チャットツールで手順書とともに本人へ通知を送るフローを構築しています。
これにより、我々の作業工数が削減されただけでなく、申請した社員にとっても「承認されたらすぐに使える」という状態になり、利便性が大幅に向上しました。
ーー紹介いただいたフローボットが分岐を含む多数のアクションで構成されていますが、構築のコツはありますか。
最初から100点満点の自動化を目指さないことが重要だと考えています。まずは「社員番号の採番だけ」といった小さな処理から始め、徐々に「雇用形態ごとの分岐」などを追加していきました。
また、メンテナンス性を高めるために、フローボットの各アクションにわかりやすくタイトルを付けたり、同じアプリを使った構築をする際にフローボットの組み方の「型」を決めて、常に同じような動きが再現できるような工夫をしています。
処理の途中で「○○さんの処理を実行中」といった通知をチャットツールに送ることで、正常に動作していることを可視化するのも長いフローボットの運用におけるポイントです。
「手作業ゼロ」を目指して
ーー最後に、今後のYoom活用に関する構想をお聞かせください。
将来的には、入社手続きだけでなく、退職時のアカウント削除などのオフボーディング業務も自動化していきたいと考えています。
また、現在手作業で残っている部分についても徹底的に自動化を進めたいですね。もちろん、全ての業務を全自動にするのではなく、人間による確認が必要なチェックポイントは残しつつ、実作業の部分はYoomに任せられるような仕組みを構築していく予定です。
情シス部門だけでなく、ワークフローシステムを利用している他部署の業務についても、Yoomを活用して自動化を支援し、全社的な業務効率化を推進できればと考えています。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
毎日のルーティン業務やデスクワークをYoomで自動化・効率化しませんか？
フリープランもございますのでお気軽にお試しください。こちらからYoomのアカウント発行が可能です。
サービス説明やデモ等をご希望の方はこちらよりご予約をお願い致します。
