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「大量のCSVデータの中から、毎回特定の条件に合う行だけを手作業で抜き出すのが面倒…」
「複雑な関数を使わずに、もっと簡単にCSVから必要なデータだけを抽出したい…」
このように、CSVファイルから特定の条件に基づいてデータを抽出する作業に、手間や難しさを感じていませんか？
もし、受け取ったCSVファイルから指定した条件に合致するデータだけを自動で抽出し、新しいCSVファイルとして出力できる仕組みがあれば、データ抽出にかかる時間を大幅に削減し、抽出ミスを防ぎながら、より分析や報告といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してCSVデータの処理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCSVファイルから特定の条件でデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Gmailに送信する」フローは、フォーム入力データの処理を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信されたCSVファイルから必要なデータを特定の条件で抽出し、新たなCSVファイルを自動生成します。
さらに、この抽出されたデータをGmailを通じて指定の受信者に自動送信するため、手作業によるデータ処理やメール送信の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して大量のCSVデータを収集しているビジネスユーザーの方
・条件に基づいたデータ抽出作業を効率化したい担当者の方
・定期的にCSVファイルをGmailで送信する必要があるチームの方
・手動でのデータ処理によるミスを減らしたい業務管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
CSVから条件抽出したデータを連携する方法
ここでは、フォーム経由で受け取ったCSVファイルから特定の条件でデータを抽出し、その結果を様々なツールに連携する自動化の方法を具体的なテンプレートを使いながら紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
抽出したCSVデータをメールツールに送信する
フォームで受け取ったCSVファイルから条件に合うデータを抽出し、その結果をGmailやOutlookなどのメールツールを使って関係者に自動で送信することができるので、定期的なレポート送付や関係部署への情報連携がスムーズです！
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Gmailに送信する」フローは、フォーム入力データの処理を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信されたCSVファイルから必要なデータを特定の条件で抽出し、新たなCSVファイルを自動生成します。
さらに、この抽出されたデータをGmailを通じて指定の受信者に自動送信するため、手作業によるデータ処理やメール送信の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して大量のCSVデータを収集しているビジネスユーザーの方
・条件に基づいたデータ抽出作業を効率化したい担当者の方
・定期的にCSVファイルをGmailで送信する必要があるチームの方
・手動でのデータ処理によるミスを減らしたい業務管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
抽出したCSVデータをチャットツールに送信する
フォームで受け取ったCSVファイルから条件に合うデータを抽出し、その結果をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに自動で通知することができるので、チーム内での迅速な情報共有や確認作業の効率化が見込めます！
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Microsoft Teamsに送信する」業務ワークフローは、フォーム経由で受信したCSVファイルを自動的に条件抽出し、新しいCSVファイルを生成します。
さらに、その結果をMicrosoft Teamsに自動送信することで、データ処理と情報共有を効率化し、業務のスムーズな運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから収集したCSVデータを効率的に管理したい担当者
・特定の条件でデータを抽出し、レポート作成を自動化したいチームリーダー
・Microsoft Teamsを活用してスムーズに情報共有を行いたい企業のIT管理者
・業務プロセスの自動化を通じて業務効率を向上させたい企業の経営者
・データ処理の手間を減らし、正確性を高めたい業務担当者
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
抽出したCSVデータをストレージサービスに格納する
フォームで受け取ったCSVファイルから条件に合うデータを抽出し、その結果をGoogle DriveやOneDriveといったオンラインストレージサービスに自動で保存することができるので、抽出結果の整理や保管、後からの参照を容易にし、データ管理の手間を削減しましょう！
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、OneDriveに格納する」フローは、データ管理をスムーズに行う業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、設定した条件に基づいて自動的にデータを抽出し、新しいCSVファイルをOneDriveに保存することが可能です。
これにより、データ処理の効率化と正確性の向上が期待でき、日常業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを通じて大量のCSVデータを収集しているビジネスユーザーの方
・特定の条件でデータを抽出し、整理された形で保存したいと考えている方
・OneDriveを利用してデータの共有やバックアップを行っているチームや企業の方
・データ処理の自動化を進め、業務効率を向上させたいIT担当者の方
・手動でのデータ抽出作業に時間を取られ、業務の効率化を図りたい経営者や管理者の方
■注意事項
・OneDriveとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Google Driveに格納する」ワークフローは、データ処理の効率化を目指す業務ワークフローです。
フォーム経由で送信されたCSVファイルを自動的に受け取り、設定した条件に基づいて必要なデータを抽出します。
その後、新しいCSVファイルを生成し、Google Driveに自動保存することで、データ整理や保存の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームから送信されるCSVデータを効率的に管理したい業務担当者の方
・データの条件抽出や整理に手間を感じているチームリーダーの方
・Google Driveへの自動保存を活用して業務効率を向上させたい経営者の方
・CSVデータの取り扱いを自動化し、ミスを減らしたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
フォームで受け取ったCSVから条件抽出してGmailに送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、YoomのフォームでCSVファイルを受け取ったら、特定の条件でデータを抽出し、その結果をGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Gmailに送信する」フローは、フォーム入力データの処理を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信されたCSVファイルから必要なデータを特定の条件で抽出し、新たなCSVファイルを自動生成します。
さらに、この抽出されたデータをGmailを通じて指定の受信者に自動送信するため、手作業によるデータ処理やメール送信の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して大量のCSVデータを収集しているビジネスユーザーの方
・条件に基づいたデータ抽出作業を効率化したい担当者の方
・定期的にCSVファイルをGmailで送信する必要があるチームの方
・手動でのデータ処理によるミスを減らしたい業務管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「フォームからCSVファイルが送信されたら、特定の条件でデータを抽出したCSVファイルを生成し、Gmailに送信する」フローは、フォーム入力データの処理を効率化する業務ワークフローです。
フォームを通じて送信されたCSVファイルから必要なデータを特定の条件で抽出し、新たなCSVファイルを自動生成します。
さらに、この抽出されたデータをGmailを通じて指定の受信者に自動送信するため、手作業によるデータ処理やメール送信の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを活用して大量のCSVデータを収集しているビジネスユーザーの方
・条件に基づいたデータ抽出作業を効率化したい担当者の方
・定期的にCSVファイルをGmailで送信する必要があるチームの方
・手動でのデータ処理によるミスを減らしたい業務管理者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを自動化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成
ここでは、フォームの具体的な内容を設定します。
デフォルトで質問が入力されていますが、質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下記赤枠を押して、先ほど設定したフォームの内容を確認してみましょう。
プレビューページと完了ページをそれぞれ確認し、内容に誤りがないかチェックしてください。
フォーム内容に問題がなければページを下に進み、「取得した値」を入力してください。
ここには、対象となるCSVファイルをアップロードしましょう。今回はテストなので、下記のようなCSVファイルを準備しアップロードしました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：AIでのCSV操作設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「CSVデータの加工（10タスク）」が選択されています。今回は、CSVデータの加工が目的ですのでこのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定したCSVファイルからAIを用いて加工する設定をします。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、加工されたデータをダウンロードすることができます。
ダウンロードボタンを押して、加工されたデータが正しいか確認してみてください。
下記画像のように、指示通りデータが加工されていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Gmailのメール送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
ここでは、Gmailに送信したいメール内容を設定します。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。
お好みに合わせて、アウトプットを活用しメール内容を設定してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようなメール内容を入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.メール送信のテスト
前のページで設定したメールの内容が反映しているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、指定した内容のメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面の戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
CSVを使った便利な自動化例
今回ご紹介したCSVファイルから特定の条件でデータを抽出する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
■概要
「Boxに格納されたCSVファイルからデータを抽出しMicrosoft Excelに追加する」ワークフローは、データ管理の効率化を目指す業務ワークフローです。Boxに保存されたCSVデータを自動的に抽出し、Microsoft Excelに追加することで、手動でのデータ入力や転記作業を削減します。これにより、データの正確性を保ちつつ、作業時間を短縮することが可能です。多くのSaaSアプリを利用する現代のビジネス環境において、この自動化ワークフローは業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存されたCSVファイルのデータを頻繁にMicrosoft Excelに転送しているビジネスユーザー
・データ入力作業の自動化を検討しており、手作業によるミスを減らしたいと考えている経理担当者
・複数のSaaSアプリを連携させて効率的な業務フローを構築したいIT担当者
■注意事項
・BoxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google DriveにMicrosoft Excelのファイルがアップロードされると、自動的にCSVファイルに変換し、Discordに送信するワークフローです。
YoomのAPI連携やRPA機能を活用することで、手作業の手間を省き、効率的なデータ共有を実現します。
Microsoft ExcelからCSVへの変換作業を自動化し、スムーズな情報共有をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveでMicrosoft Excelファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・CSVデータをDiscordでチームと共有したい方
・データ変換作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・YoomのAPI連携やRPA機能を活用したいIT担当者の方
・手動でのCSV変換に時間を取られている方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveのCSVデータをGoogle スプレッドシートに変換しYoomデータベースに転記するフローです。
指定したスケジュールになったら特定のWebサイトからCSVをダウンロードしMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
まとめ
CSVファイルから特定の条件でデータを抽出する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの絞り込みやコピー＆ペーストといった煩雑な作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクも無くすことができます。
これにより、データ抽出にかかっていた時間を分析や戦略立案などのより価値の高い業務に充てることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしCSVデータの処理自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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